5 moduri Xero poate ajuta cu finanțele dumneavoastră

Contabilitatea poate fi confuză Top 12 cursuri de contabilitate online pentru a vă închide diferența de competențe Top 12 cursuri de contabilitate online pentru a vă închide diferența de îndemânare Datorită cursurilor ieftine și gratuite de înaltă calitate, este mai ușor decât oricând să fiți propriul CFO pentru afacerea dvs. nouă sau existentă . Citiți mai mult, consumatoare de timp și (dacă trebuie să plătiți un profesionist contabil) costisitoare.

Nu este o surpriză, prin urmare, că software-ul contabil a început să crească în popularitate în rândul freelancerilor și proprietarilor de afaceri mici.

Astfel de software este adaptat în mod obișnuit țării în care o utilizați, poate gestiona toate aspectele procesului de contabilitate și este mult mai rentabilă decât plata unui profesionist.

Una dintre cele mai populare soluții disponibile este Xero. Vom analiza ceea ce este și ce puteți face cu ea.

Ce este Xero?

Xero a fost fondată în Noua Zeelandă în 2006 și de atunci a crescut la peste 600.000 de utilizatori. Ei își oferă produsul pe baza celor utilizate în mod obișnuit “sistem de operare ca serviciu” (SaaS), deci nu va trebui să descărcați nimic pentru ao folosi.

Au primit o mulțime de recunoaștere a industriei, incluzând două premii Webby în 2009 și una în 2010, un premiu Fast Company Innovation by Design în 2012, și cel mai impresionant, primul loc în revista Forbes “100 de companii cele mai inovatoare de creștere” listă în 2014.

Produsul în sine este una dintre cele mai multifuncționale piese de software de contabilitate de pe piață de astăzi, oferind aproape tot ceea ce fie o întreprindere mică sau un freelancer trebuie să aibă succes.

Caracteristicile sale cheie includ:

• • Gestionarea fluxului de numerar (contabilitate online, reconciliere bancară, rapoarte bugetare și gestionarea inventarului)

Facturare (trimitere, plată și emitere de cotații)

• Gestionarea plăților (creanțe de cheltuieli, facturi și ordine de cumpărare)
• Managementul salariilor (inclusiv foile de pontaj și plățile standard de salarizare)
• Asistența fiscală (W-2s, 1099s, calculul impozitului pe vânzări și returnările de depunere)

Dar care sunt cele cinci caracteristici cele mai utile? Să investigăm.

Impozit

Ah, impozit ... Federal 940, W-2, 1099, impozite pe muncă, impozite pe șomaj - ce înseamnă tot?!

În timp ce Xero nu vă poate învăța despre toate codurile și formularele individuale federale și la nivel de stat (deși au un ghid de ajutor de bază foarte important), le puteți face să le calculați și să le trimiteți mult mai ușor.

De exemplu, vă va permite imediat să aflați cât trebuie depuse pe W-2s și 1099s. Se va elimina chiar și confuzia neterminată peste clasificarea vânzătorului de 1099, permițându-vă să rulați un raport, apoi efectuați toate ajustările necesare.

Iată o privire la acest proces:

Pentru a depune un W-2 (probabil cel mai comun formular fiscal în Statele Unite), trebuie mai întâi să creați un angajat. Faceți acest lucru dând clic pe Salarizare> Adăugați angajați și completarea detaliilor personale necesare.

Apoi, va trebui să completați detaliile de angajare - inclusiv datele salariale și numărul lor de securitate socială. Evident, ar trebui să aveți deja toate informațiile angajaților dvs., dar dacă nu le adăugați aici, va fi imposibil să adăugați individul la salariul dvs..

În cele din urmă, puteți adăuga detaliile lor fiscale individuale federale și de stat. Trebuie remarcat faptul că acest lucru poate fi în continuare un câmp minier potențial pentru neprofesioniști. S-ar putea să fiți înțelept să plătiți un contabil pentru a vă asigura că acest lucru este setat corect - este în continuare auto-gestionat după aceea, astfel încât veți economisi încă mult pe taxe pe termen lung.

Odată ce aveți un angajat complet înființat, va trebui, de asemenea, să vă stabiliți impozitele companiei proprii. Nu veți putea să creați un salariu (și, prin urmare, să generați date privind returnarea taxelor) până când nu ați făcut acest lucru.

Navigheaza catre Setări> Impozite și completați informațiile dvs. federale și de stat:

Asta e. Rulați salariul dvs. în fiecare lună, iar software-ul va reține în mod automat impozitele acolo unde este cazul și va înregistra totul în sistem. La sfârșitul fiecărui an fiscal, veți putea să emiteți W-2-urile necesare și orice alte forme de stat care ar putea fi necesare.

Puteți urma exact aceeași metodologie pentru antreprenorii independenți, dar de această dată va trebui să emiteți în schimb un formular 1099.

Cel mai bun dintre toate, nici măcar nu trebuie să vă faceți griji cu privire la depunerea formularelor fiscale 1099 6 cel mai bun software gratuit de taxe pentru a da dosarul dvs. de returnare 6 cel mai bun Software-ul gratuit de impozitare pentru fișier dvs. de returnare următoare Dacă sunteți obosit de a plăti pentru a depune impozitele dvs., vă va plăcea aceste șase opțiuni gratuite pentru depunerea formularelor de stat și federale. Citiți mai mult, odată ce le-ați completat puteți să le depuneți din cadrul software-ului folosind Track1099.

Există de fapt multe probleme fiscale cu care Xero vă poate ajuta, în afară de formularele IRS.

De exemplu, va calcula automat impozitul pe vânzări în funcție de localizarea dvs., iar integrarea Xero cu Avalara TrustFile înseamnă că puteți pregăti și trimite declarațiile de impozit pe vânzări aproape instantaneu Setări> Setări generale> Setări financiare pentru a introduce informațiile dvs.).

Puteți chiar să exportați fișierele Xero în copii tipărite dacă preferați mai mult “DIY” abordare a depunerilor de impozite Faceți-vă impozitele? 5 Formule Excel trebuie să știi că îți faci impozitele? 5 Formule Excel Trebuie să știți Este cu două zile înainte ca impozitele dvs. să fie datorate și nu doriți să plătiți o altă taxă de depunere târzie. Acesta este momentul să valorificăm puterea Excel pentru a face totul în ordine. Citeste mai mult .

stat de plată

Rularea salarizării săptămânal, bi-săptămânal sau lunar poate fi la fel de confuză și de consumatoare de timp ca și elaborarea taxelor!

Există mai multe aspecte pentru Xero, care vă vor ajuta să faceți salariile dvs. mai puțin dureroase.

În primul rând, acesta include software-ul pentru perioadele de angajare a angajaților. Angajații pot să introducă propriile date sau dvs. (sau un alt angajat) pot să o facă în numele lor și sunt livrate cu instrumente de raportare extinse care vă vor permite să vedeți date bazate pe câștigurile pe oră, tipul de venit și banii cheltuiți pe angajat sau pe timp perioadă.

În al doilea rând, vine cu software-ul de plată. În practică, aceasta înseamnă că puteți rula și aproba salarizarea angajaților la o dată fixă, un ciclu de plată unică la mijlocul ciclului și puteți iniția depuneri directe în conturile bancare ale angajatului. Puteți chiar imprima cecuri și plăți, ambele putând fi personalizate cu marca proprie a companiei dvs..

Rețineți că va trebui să configurați angajați, informații fiscale, locații de lucru, programe de plată și informații despre contul bancar înainte de a putea efectua plata integrală a salariilor.

În sfârșit, există o întreagă serie de aplicații terță parte care pot oferi funcționalități suplimentare. De exemplu, dacă aveți angajați care lucrează în țări care nu sunt acoperite în mod direct de Xero, puteți utiliza plug-in-uri pentru a le putea plăti.

cheltuieli

Bine, astfel încât perioada de glorie a utilizării conturilor de cheltuieli ale companiei pentru a plăti totul de la cină la vacanțe exotice ar putea să dispară de mult, dar acestea sunt încă o parte vitală a unei afaceri moderne.

Gestionarea cheltuielilor 10 Utilizări unice de Trello altele decât managementul de proiect 10 Utilizări unice ale Trello altele decât managementul de proiect Trello este o plăcere a loverului de listă. Abordarea sa în stil Kanban nu era destinată doar gestionării proiectelor. Nu ne credeți? Uită-te la cele zece utilizări unice ale lui Trello. Funcția Citește mai mult despre Xero este foarte impresionantă, permițându-vă atât să vă gestionați propriile cheltuieli personale, cât și să rambursați angajații pentru costurile lor.

Din perspectiva utilizatorului, vă va permite (și angajaților dvs.) să adăugați cheltuieli în timp ce sunteți afară și doar prin fotografia unei chitanțe și trimiterea acesteia prin intermediul aplicației mobile, făcând astfel mai puțin probabil ca costurile să fie trecute cu vederea.

Din perspectiva managementului, încasările de la călătorii sunt grupate astfel încât să puteți vedea cu ușurință costul total și puteți aproba și respinge revendicarea după cum doriți.

Toate aceste date pot fi apoi exportate la funcția de salarizare pentru a face ziua de plată chiar mai dreaptă.

Freelancerii pot, de asemenea, să rămână pe lângă cheltuielile lor (și situația fluxului lor de numerar mai larg) prin utilizarea funcției de reconciliere a băncilor.

În primul rând, va trebui să adăugați un cont bancar. Pentru a face acest lucru, navigați la Conturi> Conturi bancare> Adăugați cont bancar. Băncile populare sunt listate automat și puteți adăuga servicii precum PayPal și carduri de credit.

Completați numărul contului dvs. și dați contului un nume, apoi vi se va afișa un ecran care vă va permite să importați toate feedurile bancare.

Odată ce ați terminat, puteți importa toate datele băncii dvs. și se va reconcilia automat cu Xero. Datele pot fi accesate prin intermediul aplicației mobile pentru reconciliere în mișcare, puteți crea reguli personalizate pentru a ajuta la potrivirea tranzacțiilor mai complexe și sunt suportate peste 160 de valute.

Rapoarte financiare

Este foarte dificil să înțelegi clar cât de sănătoasă este afacerea ta fără rapoarte financiare clare și eficiente.

Din fericire, Xero oferă mai mult de 40 de rapoarte financiare de bază și avansate. Acestea includ toate cele mai obișnuite, cum ar fi profitul și pierderea, declarațiile de impozit pe vânzări și bilanțurile - dar și cele mai neobișnuite (dar la fel de utile), cum ar fi câștigurile și pierderile în valută străină Evitați să vă loviți atunci când schimbați valutele sau expediați bani în străinătate Evitați Încetinirea schimbării valutelor sau a trimiterii de bani în străinătate Dacă ați trimis bani în străinătate sau ați făcut schimb de valute înainte de o vacanță, probabil că ați avut o înțelegere proastă. Iată câteva alternative mai bune pentru bănci și pentru schimburile valutare. Citiți mai multe și programele de depreciere.

Rapoartele oferă și urmărirea bugetului 5 Aplicații bugetare pe care ar trebui să le utilizați dacă vreți să economisiți bani 5 Aplicații bugetare pe care ar trebui să le utilizați dacă doriți să economisiți bani Iată cele mai eficiente aplicații bugetare disponibile în prezent. Alegeți-vă cel mai mult. Citește mai mult (astfel încât să puteți pregăti contururile și să comparați performanța reală cu performanța prognozată) și capacitatea de a adăuga categorii de urmărire (oferindu-vă astfel o modalitate ușoară de a compara și de a contrasta secțiunile individuale ale afacerii dvs.).

Toate aceste rapoarte pot fi pregătite și imprimate într-o chestiune de clicuri.

Facturare

Ce bine sunt toate aceste caracteristici fanteziste dacă nu puteți gestiona cu ușurință facturile? Acestea sunt pâinea și untul de a conduce o afacere, dar se pot complica rapid Cum să utilizați Internetul pentru a urmări facturile neplătite Cum să utilizați Internetul pentru a urmări facturile neplătite Dacă lucrați pentru dvs. există îngrijorarea constantă că în cele din urmă unul dintre clienții dvs. nu va plăti o factură. Iată câteva sfaturi online pentru a recupera banii pierduți. Citiți mai multe dacă aveți o mulțime de clienți.

Funcția de facturare Xero are numeroase caracteristici interesante. De exemplu, puteți adăuga note de credit și puteți reîncărca cu ușurință cheltuielile către clienți utilizând o etichetă specială, iar notele de credit pot fi emise acolo unde este cazul.

Clienții dvs. vor putea, de asemenea, să vă plătească facturile cu doar un singur clic, fie prin intermediul unui card de credit, fie prin intermediul serviciului PayPal și veți fi avertizat când clienții își deschid facturile (astfel încât să știți dacă vă ignoră!).

În cele din urmă, asemenea software-ului de salarizare, veți putea personaliza și personaliza toate facturile cu propriile logo-uri și branding.

Ai folosit Xero?

Ați folosit Xero? Ce funcții și caracteristici ți-a plăcut? Care avea nevoie de mai multă muncă? Există ceva care lipsește pe care doriți să îl vedeți dezvoltatorii?

Puteți să ne comunicați gândurile și feedback-ul dvs. în secțiunea de comentarii de mai jos.

Explorați mai multe despre: Finanțe personale.