10 sfaturi pentru a vă ajuta să trimiteți un e-mail mai eficient

Cel mai bun sfat pe care l-am auzit despre productivitatea e-mailului și a e-mailului este - nu răspundeți la e-mail-uri primul lucru dimineața. Este un pic paradoxal, dar este adevărat că e-mailurile și productivitatea se află la un nivel loggerheads între ele. Dacă suntem prea obsedați de aceasta, inbox-ul nostru devine o lovitură de viteză masivă pe autostrada de eficiență. Dar nu trebuie să fie. Cu obiceiurile și metodele potrivite putem să înfrângem fiara care ne așteaptă nevinovată din clipa în care ne trezim. Chiar și în momente de liste de prieteni sociale și actualizări de caractere de 140 de caractere “vârstnic” e-mail-ul rămâne mijlocul preferat de comunicare, poate chiar gât și gât cu SMS.

Aceste sfaturi nu sunt menite să vă ducă la Sfântul Graal al Inbox Zero, dar sunt menite să introducă modificări ușoare ale obiceiurilor de e-mail, care, sperăm, vă vor face să trimiteți un e-mail mai eficient. Deschidere primire.

actioneaza acum!

Mesajele primite sunt o linie de asamblare. Procesează ceea ce este în fața ta și trimite-o. Adică, motto-ul dvs. din momentul în care vă conectați ar trebui citit - răspuns - ștergeți (sau arhivați). Mulți dintre noi ne conectează conturile de e-mail și doar citim e-mailurile fără să luăm nicio măsură. Mai devreme sau mai târziu trebuie să ne întoarcem la asta, iar asta înseamnă dublu lucru și dublați timpul pierdut. Apoi, există întotdeauna riscul de a lipsi un e-mail important în a doua rulare. Deci, este mai eficient să citiți și să răspundeți imediat. Arhivați citește e-mailurile, astfel încât mesajele primite să conțină cele mai importante și cele care pot fi executate.

E-mailurile nu sunt de-dos

E-mailurile pot fi transformate în elemente care pot fi acționate cu etichete, ca în Gmail sau ca pavilioane ca în Microsoft Outlook. Dar este ușor să le pierzi în dezordinea casetei. Este mai eficient să depuneți punctele importante de acțiune într-un loc separat și să arhivați e-mailul pentru orice referință viitoare. Puteți transforma e-mailurile în elemente care pot fi executate în două moduri:

Utilizați funcțiile din Gmail: Aduceți panoul Lucrări făcând clic pe meniul derulant de lângă Poștă. Sarcini este o listă simplă de lucru, dar un instrument foarte eficient de gestionare a proiectelor. Trebuie doar să dați clic și să tastați pentru a adăuga noi sarcini, a stabili date scadente sau pentru a adăuga note și pentru a le verifica când ați terminat. Puteți crește productivitatea cu ajutorul tastelor de comenzi rapide. De exemplu, cu Shift + T, puteți crea o sarcină bazată pe mesajul deschis.

Utilizați un document Google: Puteți activa funcția Creați un document în laboratoarele Gmail. Deschideți un e-mail. Click pe Mai mult - Creați un document. Organismul de e-mail este copiat automat în Docul Google. Dacă aveți comenzi rapide de la tastatură în Gmail, puteți să loviți G și W pentru a deschide un document Google gol în timp ce vă aflați într-un e-mail.

Creați-vă personalitatea într-o semnătură

Iată cum arată semnătura mea oficială Gmail. Acest lucru a fost creat cu WiseStamp Cum Pentru a Spice Up semnăturile dvs. de e-mail cu WiseStamp Cum să Spice Up semnăturile dvs. de e-mail Cu WiseStamp WiseStamp vă permite să creați mai multe semnături personalizate de e-mail pentru toate conturile webmail standard, inclusiv Gmail, Windows Live / Hotmail, Yahoo! Mail și AOL Mail. În plus față de datele personale standard și profilul de rețele sociale ... Citește mai mult; contul gratuit vă permite să creați două semnături, așa că am una pentru e-mailuri personale și una pentru muncă. Semnătura mea are linkuri către profilurile mele Twitter, LinkedIn, Facebook și Google+. Cu o semnătură simplă, nu ofer doar ID-ul meu de e-mail ca referință de contact, dar și altele unde pot fi contactat. O semnătură bazată pe profil ajută la crearea unui e-mail mai profesionist și acționează ca o punte pentru crearea rețelelor sociale. Puteți promova chiar și dvs. de lucru Cele 2 modalități ușoare de a promova dvs. Ultimul post blog cu o semnătură de e-mail Cele 2 modalități ușoare de a promova dvs. Ultimul blog Post cu o semnătură de e-mail Citiți mai mult cu doar o semnătură de e-mail.

Ați auzit despre șabloane?

Destul de câteva e-mailuri care pot ajunge la destinație pot fi tratate cu răspunsuri de la boilerplate. Gmail Labs are o funcție numită Răspunsuri conservate care, după cum sugerează numele, pot fi folosite pentru a da răspunsuri instant și standard la e-mailurile comune.

Activați răspunsurile conservate de la Setări - Labs - Răspunsuri conservate. Click pe Salvează modificările. Compuneți un nou e-mail sau un răspuns, dați clic pe butonul Răspuns conservat, care este chiar sub linia subiectului. Primul dvs. răspuns conservat este configurat. Puteți configura mai multe răspunsuri conservate care pot fi utilizate ca șabloane pentru e-mailurile comune. Mark a intrat în folosirea răspunsurilor conservate în două articole, cu câțiva ani în urmă, care rămâne valabil astăzi:

• Economisiți timp cu ajutorul șabloanelor de e-mail Gmail “Consultați răspunsurile” Economisiți timp cu șabloanele de e-mail de la Gmail utilizând "Reacții conservate" Economisiți timp cu șabloanele de e-mail de la Gmail utilizând "Reacții conservate" Citiți mai multe
• Creați un răspuns automat prin e-mail cu noul filtru Gmail Creați un răspuns automat prin e-mail cu noul filtru Gmail Creați un răspuns automat prin e-mail cu noul filtru Gmail Citiți mai multe

Nu deranja - opriți notificările

Eficiența e-mailului este despre ceea ce trimiteți și despre ceea ce vă invitați. Fiecare site pe care vă conectați cu un e-mail are notificările activate în mod prestabilit. Nu există nimic care să fie un killer de productivitate ca fluxul constant de notificări de la Facebook, Twitter, Google+, Pinterest și altele asemănătoare. Inchide-le. Aveți nevoie de notificări când vizitați site-urile? Realizați faptul că este ușor să pierdeți concentrarea și foarte greu să-l câștigați înapoi.

Stați într-o zi ... și dezabonați-vă

Unul dintre cei mai mari vinovați de e-mailuri sunt buletine de știri, abonamente profesionale și surse de știri. Dacă faceți un audit al tuturor celor la care v-ați abonat, ați putea găsi că majoritatea nu sunt necesare. Dar ele au devenit pădurea pentru care vă lipsesc copacii. Mesajele prioritare ale serviciului Gmail Priority Inbox-ul Gmail de primă importanță rezolvă problemele din bacon Mesajele primite de la Gmail rezolvă problema Bacn Read More vă ajută la o anumită măsură. Dar cea mai bună cale este să le dezabonați manual. Este nevoie de timp, dar aveți o primire mai curată. De asemenea, puteți gestiona abonamentele dvs. utilizând servicii cum ar fi - Unroll.me și Swizzle

Desprindeți firele

Conversațiile cu discuții sunt minunate. Ele fac citirea e-mailului mai ușoară, dar au și obiceiul de a deveni un lanț lung, uneori greoi. S-ar putea să fi observat că majoritatea e-mailurilor au de obicei întreaga suprafață de conversație din ultimul e-mail trimis / primit. Deci, puteți păstra numai ultimul e-mail și puteți șterge restul care a venit înainte.

Păstrați-o pe scurt

Unul dintre animalele mele de companie este răspunsul la un singur cuvânt care nu spune nimic altceva decât unul “O.K”, sau a “Mulțumesc”. Deschiderea și citirea lor ia o fracțiune de minut și peste o zi aglomerată, se poate adăuga. Da, dar păstrați mesajele scurte. Ajută atât expeditorul, cât și receptorul. Taiați-vă e-mailul astfel încât să se adreseze celor mai importante. De asemenea, structurați mesajele dvs. pentru o mai bună lizibilitate. Utilizarea punctelor marcate sau a unor paragrafe bine definite vă ajută să scanați mai repede un e-mail. Este bine să vă amintiți regula de cinci fraze a lui Guy Kawasaki -

“Tot ce trebuie să faceți este să explicați cine sunteți, ce vreți, de ce ar trebui să obțineți și când aveți nevoie de ea.”

Și apoi, următorul sfat este întotdeauna sacrosanct.

Subiectul ... subiectul ... subiectul

Din experiența mea, am pierdut e-mailuri importante. Am deschis, de asemenea, e-mailuri care părea important. Ambele au avut un lucru în comun - o linie de subiecte construite prost. Este nevoie de câteva secunde pentru a gândi la o linie inteligentă care să reflecte mesajul. Din nou, ajută atât expeditorul, cât și receptorul, deoarece devine mai ușor să returnați e-mailul mai târziu fie cu o căutare, fie chiar manuală. Îmi amintesc - “laugh out Loud” nu este un subiect!

Uită-te la mine, fără mâini!

Eficiența e-mailului necesită, din păcate, opusul. Eficiența dvs. se va îmbunătăți drastic dacă veți afla comenzi rapide de la tastatură în loc să vă bazați pe clic pe mouse. Clienții de desktop precum Outlook și Thunderbird suportă comenzi rapide de la tastatură și, cu ei, este ușor să brizezi prin firele de conversație. Ce e cu Gmail? Aceste sfaturi ar trebui să acopere toate acestea, iar altele mai mult:

• DOWNLOAD Comenzi rapide utile Gmail
• Comenzi rapide pentru Gmail: o extensie utilă care vă ghidează despre comenzile rapide de la tastatură pentru contul Gmail [Chrome]
• Aflați rapid comenzile rapide ale tastaturii Gmail cu KeyRocket pentru Gmail Găsiți rapid comenzi rapide de la tastatură pentru Gmail Cu KeyRocket pentru Gmail Aflați rapid comenzile rapide ale tastaturii Gmail cu KeyRocket Pentru Gmail Profitați la maximum de Gmail prin aflarea tuturor scurtăturilor de la tastatură. Cu Keyrocket pentru Gmail vi se va afișa o notificare de fiecare dată când utilizați mouse-ul în locul unei comenzi rapide de la tastatură, ajutându-vă ... Citeste mai mult

E-mailurile sunt, probabil, ca partenerii cu care nu doriți să trăiți, dar de asemenea nu pot trăi fără. Dar, la fel ca orice partener, acesta poate fi și unul pentru productivitatea dvs. Trebuie să jucăm bine. Managementul e-mailului 6 Tricks simple pentru a reduce stresul de e-mail 6 trucuri simple pentru a reduce stresul e-mail De a face cu e-mailul este cea mai bună parte a zilei mele. Nimeni nu a spus vreodată. Aveți nevoie de toate sfaturile pe care le puteți obține pentru a vă gestiona mesajele primite? Vă putem ajuta! Citește mai mult a fost un subiect preferat al nostru aici, la MakeUseOf.com. Nu veți avea un sfat, dar mai mult decât atât, așteptăm cu nerăbdare pe a voastră. Două avertismente aici - m-am bazat pe cea mai mare parte a acestei postări pe Gmail, deoarece este alegerea populară și, de asemenea, am evitat să menționez utilizarea folderelor, etichetelor și a filtrelor și alte sfaturi despre fluxul de lucru mai evident.

Deci, care este cel mai bun sfat pe care l-ai primit, care ne poate ajuta pe toți să trimitem emailuri mai eficient?

Credit de imagine: desene animate prin Shutterstock | dacă ai putea să mă trimiti prin e-mail prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.