3 sfaturi pentru a face față suprasolicitării prin e-mail în Gmail [Show & Tell]

Cei mai mulți dintre noi suferă de supraîncărcarea informațiilor. Fiind copleșit de e-mail-uri private nu poate fi o problemă mare și ignorarea jumătății de e-mail-uri este de fapt acceptabilă într-o anumită măsură. Cu toate acestea, într-o viață profesională, nu numai că vă așteptați să găsiți modalități de a face față tuturor canalelor primite, ci și să procesați informațiile, adică să transmiteți, să răspundeți, să discutați, să urmăriți și să urmați.

La MakeUseOf am scris o mulțime de articole despre modalități diferite de utilizare a serviciului Google Mail și cum să profitați la maximum de aceasta. Dar care sunt caracteristicile și tehnicile pe care le folosesc cu adevărat oamenii care primesc sute de e-mailuri pe săptămână? Cum monitorizăm zeci de sarcini și rămânem în continuare la inundațiile zilnice? În timp ce nu pot să vorbesc pentru colegii mei, pot să vorbesc cu siguranță pentru mine. Eu folosesc Google Mail pentru a gestiona e-mail-uri și cele mai multe dintre sarcinile mele și cu acest articol aș dori să împărtășesc "trucuri magice" cu tine.

Filtrarea mesajelor primite

Pentru mine, un pas cheie pentru a face față inundațiilor a fost de a crea filtre pentru mesajele primite. Dacă primiți mai mult de trei sau patru e-mailuri pe zi și dacă primiți în mod repetat e-mailuri specifice, de exemplu, notificări, buletine de știri sau mementouri, aș recomanda cu tărie să configurați filtre.

Am creat peste 20 de filtre, care sortează poșta sub 15 etichete cheie (similare cu folderele), de exemplu pentru a avea grijă de notificările de comentarii, e-mailurile legate de răspunsurile MakeUseOf, inclusiv întrebările noi și publicate sau e-mailurile legate de Duminică.

Primesc o mulțime de e-mailuri pe care nu trebuie să le citesc, cel puțin nu în căsuța mea primită, de exemplu întrebări noi trimise la răspunsurile MakeUseOf. Totuși, îmi place să am o copie în căsuța mea de e-mail, de exemplu, pentru a transmite o întrebare unui coleg sau pentru a răspunde la el prin e-mail. Cu toate acestea, deoarece nu trebuie să citesc aceste e-mailuri, am creat un filtru care să le sorteze și să le marcheze ca citite.

Deci, ori de câte ori văd un număr îndrăzneț care apare lângă unul dintre etichetele mele, știu că există un mail pe care trebuie să-l citesc. În funcție de etichetă, l-am citit imediat (de exemplu, Inbox) sau am rezervat o bucată de timp pentru a citi toate e-mailurile din acea categorie în mod colectiv (de exemplu, notificări de comentarii).

Dacă doriți să aflați mai multe despre setarea filtrelor în Google Mail, vă recomandăm articolul 3 Exemple minunate de utilizare a filtrelor Gmail pentru productivitate 3 exemple minunate de utilizare a filtrelor Gmail pentru productivitate 3 exemple minunate de utilizare a filtrelor Gmail pentru productivitate Citiți mai multe. Acesta conține câteva sfaturi utile pentru configurarea listelor de sarcini de e-mail, gestionarea mementourilor sau filtrarea evenimentelor din calendarul Google.

prioritizarea

Deci, ați creat filtre pentru e-mailurile pe care le primiți în mod regulat, dar căsuța dvs. poștală continuă să fie plină de lucruri mai puțin importante? Google Mail are o soluție pentru asta și se numește Inbox prioritar. Este ușor de configurat sub> Setări > Inbox. În mod prestabilit, vor apărea următoarele etichete în partea de sus a căsuței dvs. poștale: Mesajele importante și necitite, Mail-ul cu stea și Totul altceva în căsuța de e-mail. Puteți să-l personalizați pentru a include o altă etichetă importantă sau pentru a schimba sau a elimina una dintre cele menționate mai sus.

Pentru o introducere aprofundată în Inbox Priority, a se vedea articolul Gmail's Priority Inbox Rezolvă Problema Bacn Mesajele prioritare ale Gmail rezolvă problemele din Bacn Mesajele primite de la Gmail rezolvă problema de la Bacn Citiți mai mult .

Urmărirea

Puteți urmări e-mailurile diferite prin etichetarea automată sau manuală a acestora. Dacă trebuie să marcați manual zeci de e-mailuri în fiecare zi, cu toate acestea, etichetarea poate fi destul de obositoare, deoarece durează mai multe clicuri de mouse și unele coordonare. Ceea ce funcționează mult mai bine pentru mine este că e vorba de e-mailuri.

Una dintre principalele mele sarcini editoriale este de a urmări comentariile. Acestea includ comentariile din cadrul MakeUseOf care trebuie abordate, comentariile notabile în general, cele mai bune comentarii din partea personalului, cele mai bune comentarii pentru concursul "Cel mai bun răspuns al săptămânii" (MakeUseOf Answers) și câștigarea comentariilor din acel concurs. De obicei, am între 50 și 100 de comentarii marcate în orice moment și folosesc cinci etichete diferite pentru a diferi între ele. Pot accesa toate e-mailurile marcate prin eticheta Starred, care îmi permite să tratez rapid cu toate acestea, iar această etichetă tinde să fie foarte colorată.

Pentru termenele sau e-mailurile pe care vreau să le urmez, eu convertesc e-mail-uri în sarcini, așa cum este descris în acest articol mare: 4 Pași simpli pentru a obține și menține Inbox Zero în Gmail 4 Pași simpli pentru a realiza și menține Inbox Zero în Gmail 4 Pași simpli pentru Realizarea și menținerea Mesaje primite în Gmail Citiți mai multe

Toate lucrurile mici

Am creat o serie de setări mici, care fac mai ușoară lucrul cu e-mailurile. Este de la sine înțeles că folosesc vizualizarea conversației cu filet. Cele mai multe alte setări mici sunt furnizate prin intermediul funcțiilor Google Labs, iar mai jos este o listă a preferințelor mele.

• Auto-avans...
  pentru a afișa automat următoarea conversație după procesarea e-mailului anterior.
• Implicit "Răspunde tuturor"...
  deoarece cea mai mare parte a corespondenței mele de ieșire este destinată mai multor destinatari.
• Vizualizări primite...
  pentru că nu pot să aștept să văd ce mă așteaptă în timp ce se încarcă GMail.
• Mutați coloana de pictograme...
  deoarece mi se pare mai ușor să le scanez când sunt pe partea stângă.
• Trimiteți & Arhivați...
  pentru a salva un clic și pentru a primi această căsuță poștală mai rapidă.

Concluzie

Dacă încă mai așteptați un truc magic, mă tem că trebuie să vă dezamăgesc. Nu există magie implicată în păstrarea lucrurilor! În general, este nevoie doar de câteva strategii simple și o mulțime de disciplină.

Dacă ați fost în serios în speranța pentru un truc elegant, încercați acest tip 1 Awesome Gmail nu știți despre. 1 Sfat minunat pentru Gmail pe care nu îl cunoașteți. Serios. 1 Sfat minunat pentru Gmail pe care nu îl cunoașteți. Serios. Citeste mai mult

Și multe sfaturi utile pot fi găsite aici:

• Cum să transformați Inbox-ul Gmail într-o listă de sarcini de citire Cum să transformați căsuța poștală Gmail într-o listă de sarcini de citire Cum să transformați căsuța poștală Gmail într-o listă de sarcini de citire Dacă sunteți adesea în Gmail, știți cel mai probabil câte lucruri poți să faci de fapt (cu excepția citirilor și trimiterii poștei). Am distribuit deja câteva sfaturi despre cum ... Read More
• Cum de a căuta e-mailuri în Gmail eficient Cum de a căuta e-mailuri în Gmail eficient Cum de a căuta e-mailuri în Gmail eficient Citește mai mult
• 4 moduri de a seta Gmail ca e-mail implicit în browser-ul dvs. 4 moduri de a seta Gmail ca e-mail implicit în browser-ul dvs. 4 moduri de a seta Gmail ca e-mail implicit în browser-ul dvs. Ca utilizatorii migrează încet datele de la Cloud, având un cont de webmail a devenit o dată, cu Google Mail fiind alegerea de top. Unimpressed de aceste evoluții, Windows continuă să link-ul de hyperlink-uri de e-mail (a.k.a ... Read More
• 3 lucruri Pro Gmail utilizatorii au instalat în conturile lor 3 lucruri Pro Gmail utilizatorii au instalat pe conturile lor 3 lucruri Pro Gmail utilizatorii au stabilit pe conturile lor Citiți mai mult

Câte e-mailuri primiți pe zi și cum vă descurcați cu ele? Aveți vreo sugestie și trucuri despre GMail pe care nu le-am acoperit? Sau există un motiv pentru care utilizați alt client de e-mail?

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail.