4 Smart Gmail Filtre care vă ajută să se ocupe cu prea multă e-mail

Nu folosiți e-mail 4 Persoane care influențează e-mail (și de ce) 4 Persoane care influențează e-mail (și de ce) Este greu să vă imaginați o viață fără e-mail, dar unii oameni aleg să nu mai folosiți cu totul. Aceasta include senatorii americani și celebrele regizori. Read More nu este o opțiune pentru mulți dintre noi. Deci, o mai bună gestionare a e-mailurilor este!

Declanșarea și organizarea intrării dvs. Gmail 10 Gmail nu se utilizează prea mult pentru a vă adăuga la fluxul de lucru de astăzi 10 Gmail pentru a adăuga la fluxul dvs. de lucru în zilele noastre Gmail a fost deja folosit de mult timp. Dar unele caracteristici ale serviciului Gmail încă ne surprind. Să analizăm zece caracteristici care pot accelera gestionarea e-mailurilor și fluxul de lucru. Citește mai mult este minunat, dar necesită încă contribuția dvs. și, prin urmare, timpul și atenția. Asta-nu întotdeauna ideal, ceea ce înseamnă că este timpul pentru aceste întrebări:

• Ce sarcini puteți delega la Gmail?
• Cum puteți evita să vă ocupați zilnic de majoritatea e-mailurilor?
• Cum vă păstrați căsuța de e-mail de la ieșirea din control dacă decideți să ignorați adresa de e-mail?

Strategia de e-mail pe care o vom explora astăzi are câteva răspunsuri pentru dvs. Aceasta implică crearea patru tipuri de filtre de bază în Gmail pentru a sorta corect e-mailurile automat. În acest fel le puteți trece cu vederea de cele mai multe ori și apoi le puteți procesa cu ușurință, de exemplu, odată la fiecare două zile.

Cum se creează un filtru Gmail

Prin crearea unui filtru de e-mail stabiliți un set de reguli care să spună căsuțele dvs. primite cum ar trebui să proceseze un anumit e-mail.

Pentru a crea un filtru în Gmail, faceți mai întâi clic pe pictograma roată de sub imaginea de profil din partea dreaptă sus a căsuței de e-mail și mergeți la Setări> Filtre și adrese blocate. Apoi faceți clic pe Creați un filtru nou link-ul de acolo pentru a porni configurarea.

În panoul Creare filtru (afișat mai jos), care va apărea, va trebui să specificați cel puțin un criteriu - cum ar fi adresa de e-mail a expeditorului, linia de subiect sau un cuvânt cheie - pentru a filtra e-mailurile. Odată ce faceți acest lucru, faceți clic pe Creați un filtru cu această căutare în partea dreaptă jos a panoului.

Aceasta vă duce la următorul panou (prezentat mai jos). Acolo, puteți specifica ce doriți să faceți Gmail cu e-mailurile care corespund criteriilor dvs. de căutare. Puteți alege să le arhivați, să le marcați ca citite, să le ștergeți, să le marcați ca importante etc. Verificați toate casetele care se aplică și faceți clic pe Creați filtru buton. Și asta este!

Notă: În vizualizarea Inbox din Gmail, puteți să trageți și să renunțați la e-mailuri între file și să configurați filtre personalizate pentru mesajele primite.

Acum, să vedem de ce aveți nevoie de fiecare dintre cele patru filtre pe care le-am promis că vă vor ajuta să gestionați mai eficient e-mailurile.

Pentru a direcționa e-mailuri din toate domeniile, dar unul la un anumit dosar

Dacă cele mai importante e-mailuri de lucru pe care le primiți doar vin dintr-un singur domeniu sau chiar 2-3 dintre acestea, creați un filtru pentru a păstra numai e-mailurile din căsuța de e-mail și a le muta restul într-un folder separat.

99.99% din timp, e-mailurile mele legate de muncă provin din domeniul makeuseof.com. De aceea am creat un filtru care identifică e-mailurile:

• care sunt nu de la makeuseof.com,
• îi obligă să sări peste căsuța de e - mail și
• aplică eticheta Diverse (scurt pentru Diverse) către ei

Acum, când deschid căsuța de e-mail MakeUseOf, nu există niciun e-mail care nu este relevant pentru munca mea. Așa cum este frecvența de e-mailuri a redus de când ne-am mutat la Slack Slack face Grupul de comunicare mai rapidă și mai ușoară Slack face Grupul de comunicare mai rapidă și mai ușor Grupuri de e-mail poate ucide într-adevăr productivitatea. Este timpul să punem clienții de corespondență să se odihnească și să utilizeze servicii de colaborare cum ar fi noul lansat Slack. Citeste mai mult .

Notă: Pentru a exclude e-mailurile dintr-un anumit domeniu, în Din/La câmp veți avea nevoie de o sintaxă care arată astfel: -*@makeuseof.com - minus (-) exclude adresa de e-mail care vine după ea. În acest caz, asta se întâmplă orice adresa de e-mail de la domeniul makeuseof.com, după cum a fost indicat de *@makeuseof.com, Unde * este un caracter wildcard.

Pentru a trimite direct e-mailuri către un serviciu “Acțiune” Pliant

Dacă primiți prea multe e-mailuri, este ușor să pierdeți evidența celor pe care trebuie să le acționați. Pentru a împiedica acest lucru, filtrați e-mailurile de rezolvat pe baza expeditorului, subiectului sau cuvintelor cheie și direcționați aceste e-mailuri către un folder separat.

Un tip de e-mail pe care îl primesc în Inbox-ul meu MakeUseOf este notificarea de comentariu care îmi spune că unul dintre articolele mele a primit un comentariu de la un cititor. Pentru a vă asigura că nu uit să răspund la comentarii, am creat un filtru care:

• identifică e-mailurile cu subiectul [MakeUseOf] Comentariu:,
• îi obligă să sări peste căsuța de e - mail și
• aplică eticheta Comentarii lor

Acest filtru direcționează toate notificările de comentarii către un folder separat. Verific acest dosar o dată la fiecare 2-3 zile și răspund la comentarii în loturi.

Pentru a șterge automat e-mailurile care tocmai nu renunță

Împiedicarea trimiterii de mesaje prin e-mail este mult mai bună decât să vă ocupați de aceasta odată ce vă aflați în căsuța de e-mail. Deci, am recomanda folosirea libera a butoanelor Gmail Block si Unsubscribe Gmail adauga un buton bloc, Groupon exista inca ... [Tech News Digest] Gmail adauga un buton de bloc, Groupon exista inca ... [Tech News Digest] De asemenea: Netflix crede TV după cum știm că va dispărea, Samsung speră că veți plăti mai mult pentru o televiziune de designer și pentru cel mai greu nivel de Mario care a fost creat vreodată. Citeste mai mult . Ați putea obține chiar și un instrument inteligent de dezabonare, cum ar fi Unroll.me.

Dar cum vă ocupați de e-mailurile din listele de discuții care nu onorează cererile de dezabonare sau de la persoanele pe care nu le puteți bloca, chiar dacă doriți? Și cum rămâne cu e-mailurile care se termină în căsuța de e-mail, indiferent de câte ori le marcați ca spam? Există o cale de ieșire:

• creați un filtru pentru a identifica e-mailurile pe baza adresei de e-mail a expeditorului și
• instruiți Gmail să șterge automat aceste e-mailuri

Dacă nu vă place să ștergeți e-mailuri fără să le aruncați o privire, alegeți Săriți căsuța de e-mail (arhivați-o) opțiune de arhivare a e-mailurilor. Folosește Aplicați eticheta: dacă doriți să fie într-un singur loc.

Notă: Nu apăsați pe butonul Dezabonare sau link-ul în e-mailuri spam. Este una dintre acele greșeli care vă aduc mai multe mesaje de spam în timp ce obțineți spam? 4 greșeli de e-mail pentru a evita astăzi încă primesc spam? 4 greșeli de e-mail de evitat astăzi Evitarea spam-ului este imposibilă. Dar există câteva sfaturi, trucuri și secrete mai puțin cunoscute care vă pot ajuta să luptați împotriva bătăliei împotriva mesajelor e-mail suspecte. Citeste mai mult .

Pentru a marca toate e-mailurile ca fiind citite

Doar spuneți "nu" la adresa de e-mail dependență.

?? ?înainte de a trimite un e-mail
?? ?după numai o zi de dependență de e-mail
?? ?după ani de utilizare a e-mailurilor

- Fiona Pigott (@notFromShrek) 12 februarie 2016

Atingerea serviciului Inbox Zero nu este la fel de importantă ca rezistența la nevoia de a verifica e-mailurile la fiecare câteva minute. Acesta din urmă devine mai ușor atunci când există e-mailuri necitite de zero așezate în căsuța poștală de fiecare dată când o deschideți. Realizați acest lucru creând un filtru pentru a marca toate mesajele primite ca citite automat.

În timp ce adăugați filtrul, utilizați mai întâi adresa dvs. de e-mail în La pentru filtrarea tuturor e-mailurilor trimise către el. Apoi, utilizați marcheaza ca citit pentru a marca fiecare ultimă e-mail după citire.

Dacă utilizați același cont Gmail pentru gestionarea e-mailurilor din alte conturi, va trebui să creați filtre similare pentru celelalte adrese de e-mail.

Cu această strategie, vă veți pierde dorința de a vă verifica căsuța de e-mail pentru mesaje noi și preferați să vă apropiați de ea atunci când aveți timp. Pentru mine, acesta este cel mai util filtru Gmail vreodată.

3 sfaturi pentru a Dodge e-mail mai departe

Mutați buletine de știri la cititorul de feeduri. Optați pentru obținerea doar a câtorva selectate ca actualizări prin e-mail. Pentru restul acestora, vizitați fiecare arhivă de buletine informative și adăugați link-ul acesteia la cititorul de feed-uri.

Ascundeți toate etichetele din bara laterală dând clic pe săgeata de lângă fiecare etichetă și selectând Ascunde sub În lista de etichete: în meniul derulant care apare. Păstrați numai linkul Inbox vizibil.

După ce creați filtrele bazate pe # 1 și # 4, căsuța dvs. poștală conține numai cele mai importante mesaje de e-mail pe care trebuie să le rezolvați și chiar dacă acestea apar citite. Aceasta înseamnă că vă puteți permite să ignorați e-mailurile sub toate celelalte etichete și să le procesați o dată în 2-3 zile sau chiar o dată pe săptămână.

Deci ... @nrh mi-a arătat că puteți ascunde etichetele necitite în Gmail. Acest lucru a făcut mai multe minuni pentru productivitatea mea decât ar trebui să fie rezonabil.

- Marcus Frödin (@marcusf) 11 iunie 2014

Tăiați înapoi pe e-mailul personal. Este ușor să faci acest lucru dacă ești activ pe social media Cum să ții pasul cu tendințele în mediile sociale Cum să ții pasul cu tendințele în mediile sociale Jurnaliștii moderni au mereu un ochi pe social media pentru a vedea ce povești sunt în tendință și de ce . Doriți să urmăriți tendințele mass-media sociale ca și profesioniștii? Citeste mai mult . Cheia este să mișcați toate comunicările, cu excepția celor mai importante, din cutia dvs. de mesaje primite către platforme pe care nu sunteți la fel de dependente de dvs. sau dacă vă puteți permite să le ignorați.

Dacă utilizați e-mailuri pentru partajarea documentelor, comutați la partajarea fișierelor și folderelor prin Google Drive 10 Sfaturi pentru administrarea fișierelor partajate pe Google Drive 10 Sfaturi pentru gestionarea fișierelor partajate pe Google Drive Ia Google Drive dincolo de un sistem de stocare a fișierelor, cu multe sfaturi și trucuri oferă o colaborare în timp real. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să gestionați fișierele pe Google Drive. Citiți mai multe sau orice alt serviciu de stocare / partajare în cloud. Discutați documentele partajate în secțiunea Comentarii pe documente individuale sau prin chat în loc de mesaje de e-mail. Acest lucru facilitează păstrarea unei înregistrări a lucrurilor fără a vă agăța inbox-ul.

Următorul cel mai bun lucru pentru a da e-mail

Trimiterea e-mailurilor este aproape imposibilă în aceste vremuri. Cel puțin, cu ajutorul filtrelor de e-mail corecte, veți avea siguranța că veți avea mai puțin zgomot. Știi ce înseamnă asta, nu? Mai mult timp pentru alte lucruri din viața ta!

Ați instruit Gmail să evite, să deflectă și să distrugă e-mailurile fără să vă deranjeze? Partajați-ne cu noi tipurile de filtre Gmail pe care le utilizați pentru a reduce stresul prin e-mail 6 Trucuri simple pentru a reduce stresul de e-mail 6 trucuri simple pentru a reduce stresul de e-mail De a face cu e-mailul este cea mai bună parte a zilei mele. Nimeni nu a spus vreodată. Aveți nevoie de toate sfaturile pe care le puteți obține pentru a vă gestiona mesajele primite? Vă putem ajuta! Citeste mai mult .

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail, Gestionarea timpului.