5 Setările Foiței Google esențiale pentru lucrul în echipă

Servicii precum Google Docs și Foi de calcul Google au luat nativi digitali prin furtună și sunt folosiți pe tot globul pentru a colabora atât în ​​proiecte școlare, cât și profesionale.

Foi de calcul Google este echivalentul online al Excel Excel vs. Foi de calcul Google: Care dintre ele este mai bună pentru dvs.? Excel vs. Foi de calcul Google: Care dintre ele este mai bună pentru dvs.? Chiar aveți nevoie de Excel? Atât soluțiile desktop cât și cele on-line au avantajele lor. Dacă aveți probleme la alegerea dintre Excel și Foile Google pentru gestionarea foilor de calcul, permiteți-ne să vă ajutăm să decideți. Citiți mai multe și nu este primul instrument care vine în minte în sfera muncii în echipă. Dar când furnizați colectiv date, foaia de calcul ca instrument de procesare a informației devine inevitabilă.

Acest articol vă va oferi funcții Google Sheets și caracteristici esențiale pentru proiectele de grup. Unele sunt universale și pot fi găsite în Excel, altele sunt unice pentru Foile Google și opțiunile de colaborare pe care le oferă.

Cele elementare

Subiectul Demonstrației

Pentru a demonstra puterea foilor Google, folosesc o foaie de calcul care a fost creată pentru a evalua rezultatele unui exercițiu de dinamică a echipei. Scopul exercițiului este de a identifica ce membri ai echipei au adoptat ce roluri în cadrul echipei, așa cum le-au văzut colegii. Dacă doriți să aflați mai multe despre dinamica și rolurile echipei, vă recomandăm să vă uitați în cadrul Belbin.

Foaia de calcul și sursa de date pentru foi de calcul

Pe scurt, am creat o foaie pentru fiecare participant, pe care să poată evalua fiecare membru al echipei pentru fiecare dintre cele nouă roluri din cadrul Belbin. După crearea primului șablon, l-am copiat pentru a crea mai multe coli identice. Datele sunt importate într-o foaie de procesare, care la rândul lor eliberează rezultatele în foaia de bază. Când spun foi, mă refer la file într-un singur document de calcul tabelar. În afara ratingului mediu pentru fiecare membru al echipei și a rolului său, foaia de bază demonstrează, de asemenea, care roluri sunt acoperite de echipă și care lipsesc sau sunt subreprezentate.

Pentru a crea un set aleatoriu de date pentru această demonstrație, am folosit Generatorul de aleatoare, unul dintre cele mai multe extensii utile Google Drive 5 Suplimente Google Drive pe care trebuie să le folosești pentru 5 aplicații Google Drive, pe care trebuie să le folosești Google Docs și Google Foaia de calcul sunt ambele servicii gratuite uimitoare, dar când includeți unele dintre programele de completare enumerate aici, acestea pot reîncepe o nouă viață în aceste instrumente. Citeste mai mult .

Am scos în evidență celulele de care aveam nevoie, umplem suplimentele pentru inserare Întreg numerele de la 0 la 3 (opțiunile de evaluare pentru testul nostru), au eliminat marcajul pentru Valori unice, și a făcut clic Genera. Am repetat procesul pentru toate fișele de date individuale. Din moment ce membrii echipei nu ar trebui să se evalueze, am intrat și am scos respectivele date aleatoare din fiecare pagină, creând o linie goală.

În afară de introducerea numerelor întregi, puteți folosi și Generatorul Random pentru a adăuga valori booleene pentru a deveni mai bine la găsirea de lucruri cu motoarele de căutare: Boolean Search Logic Explained Devine mai bine la găsirea de lucruri cu motoarele de căutare: Boolean Search Logic Explained Nu este nevoie decât de mii de servere Google o jumătate de secundă pentru a căuta aproximativ 50 de miliarde de pagini indexate, vă durează mult mai mult pentru a scana doar prima pagină a rezultatelor căutării. În plus, citiți mai multe, date, liste personalizate și șiruri de caractere.

Cum să găsiți formulele de care aveți nevoie

Rețineți că ori de câte ori începeți să introduceți o formulă, adică un semn egal urmat de cel puțin o literă, sugerarea automată va apărea cu funcțiile disponibile. Plasați cursorul peste funcțiile sugerate pentru a vedea ce sunt proiectate să facă.

Puteți examina toate formulele din lista de funcții Google sau puteți revizui câteva dintre ele, luând cursul Crearea Formulelor Simple la GCFLearnFree.org.

Asigurați-vă că foile Google funcționează pentru dvs.

Importați date din alte foi Google

Cu condiția să aveți permisiune de vizualizare, puteți importa date din orice foaie Google Cum să importați date din alte foi de calcul Google Cum să importați date din alte foi de calcul Google Majoritatea utilizatorilor utilizează doar o mică parte din potențialul Google Spreadsheet. Știți cum să obțineți informații dintr-o foaie de calcul Google într-un altul? Iată o funcție de celule pentru a face treaba. Citiți mai multe, dacă este vorba de o altă filă din fișa dvs. prezentă sau de un document de foaie de calcul diferit. Puteți importa celule individuale sau coloane întregi și / sau rânduri; formula de bază este aceeași:

= ImportRange ("SHEET_ID", "TAB_NAME! CELL_OR_RANGE")

SHEET_ID se referă la șirul de litere care se găsesc între două tăișuri din spate în adresa URL a documentului, așa cum se arată în imaginea de mai jos. Șirul poate fi destul de lung.

TAB_NAME se referă la numele foii individuale dintr-un document. Asigurați-vă că faceți ceva simplu, în mod ideal fără spații. Dacă numele filei conține spații, utilizați ghilimele simple pentru al înfășura. Este separat de CELL_OR_RANGE cu un semn de exclamare. CELL_OR_RANGE se poate referi la o singură celulă, cum ar fi B4 sau la o gamă de celule, cum ar fi B: B pentru a copia o întreagă coloană, B4: J4 pentru a copia dintr-o singură linie sau B4: J15 pentru a copia mai multe linii și coloane.

Adăugați formula la prima celulă dorită “gamă de import” și va completa automat toate celulele solicitate la dreapta și / sau dedesubt. Deși când încercați mai întâi să faceți acest lucru, puteți obține un #REF! eroare, după cum se arată mai jos. Pur și simplu faceți clic pe Permite accesul pentru ca importul să continue.

Dacă faceți referire la date din același document de calcul tabelar, ar trebui să funcționeze o formulă simplificată, deși pentru mine funcționează numai cu celule singulare:

= TAB_NAME! CELL

Numără punctele de date și calculează mediile

Pentru a calcula ratingul mediu pentru fiecare membru al echipei, i-am importat evaluările din toate foile individuale într-o foaie de procesare utilizând formula prezentată mai sus. Cu alte cuvinte, pentru fiecare membru al echipei, am 11 rânduri de date, cu cel puțin un rând gol, deoarece nimeni nu se evaluează. De asemenea, a trebuit să țin cont de faptul că dacă mai puțin de 11 participanți apar pentru exercițiu, mai mult de o linie va fi goală, ceea ce creează o provocare pentru calcularea mediei. Iată cum am rezolvat asta.

Pentru a calcula media, am adăugat pur și simplu totalul lor din toate ratingurile individuale. Aceasta este formula pentru care:

= SUM (START: END)

START se referă la prima celulă, de ex. B5 și END se referă la ultima celulă pe care doriți să o includeți, de ex. B15.

Pentru a determina numărul de puncte de date, am folosit formula COUNTIF:

= COUNTIF (B5: B15, "<4")

Știam că ratingul ar fi orice număr între 0 și 3. O celulă care conține altceva decât unul din acele numere, care sunt toate mai mici decât 4, în mod ideal o celulă goală, nu trebuie să fie luată în calcul. Prin urmare, rezultatul acestui număr va fi egal cu numărul de puncte de date transmise.

Apoi, am combinat cele două formule într-o funcție imbrăcată, adică DIVIDE SUM cu rezultatul COUNTIF și astfel calcularea mediei într-o singură celulă:

= DIVIDE ((SUM (B5: B15)), (COUNTIF (B5: B15,<4")))

Este bine să rețineți că funcția din paranteze va fi procesată mai întâi.

Rețineți că o paranteză sau un citat lipsă este cea mai frecventă sursă de eroare de calcul tabelar. De asemenea, dacă utilizați formatarea numărului european, unde se utilizează mai degrabă virgulele decât punctele pentru a separa zecimalele, este posibil să întâmpinați probleme cu virgula folosită pentru separarea valorilor din formula dvs.; încercați să utilizați un punct și virgulă în loc.

Am folosit din nou această formulă, pentru a număra cât de mulți oameni apar în roluri specifice din cadrul echipei noastre. În acest caz, am folosit “> 1”, deoarece evaluările mai mari de 1, adică 2 sau 3, indică faptul că aptitudinea este aplicată.

Aveți posibilitatea să utilizați formulele COUNTIF Mini Excel Tutorial: Utilizarea funcțiilor avansate de numărare și adăugare în Excel Tutorial Excel Excel: Utilizarea avansată de numărare și adăugarea de funcții în Excel Numărarea și adăugarea formulelor pot să apară luminoase în comparație cu formule Excel mai avansate. Dar ele vă pot ajuta să economisiți mult timp când trebuie să colectați informații despre datele din foaia dvs. de calcul. Citiți mai multe pentru multe operații avansate, așa cum am subliniat într-un articol separat. De asemenea, dacă aveți nevoie să găsiți informații specifice într-o foaie de calcul, puteți utiliza funcțiile de căutare universală. 4 Funcții Excel de căutare pentru a căuta eficient foi de calcul 4 Funcții Excel de căutare pentru a căuta eficient foi de calcul Într-o foaie de calcul Excel excelentă, CTRL + departe. Fii inteligent și lasă formulele să facă munca grea. Formulele de căutare economisesc timp și sunt ușor de aplicat. Citeste mai mult . În cele din urmă, dacă sunteți curios de formatare condiționată, combinând date din diferite celule sau importând date externe, vă recomandăm articolul despre funcții utile din Foi de Google Efectuați fapte uimitoare cu aceste funcții Google Spreadsheet Funcții uimitoare cu aceste funcții utile Google Spreadsheet I mi-e rușine să recunosc că am decis doar de curând să încep să experimentez cu Google Spreadsheets și ceea ce am descoperit este că oricare ar fi aluzia sau puterea pe care a avut-o Excel datorită lucrurilor uimitoare ... Citește mai mult .

Ascundeți și protejați foile

Pentru a ajuta echipa mea să se concentreze asupra datelor care au avut importanță, am ales să ascund foaia de procesare. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe săgeata de lângă numele foii pentru a extinde meniul, apoi selectați Ascunde foaia. După cum puteți vedea în ecranul de mai jos, puteți afișa o foaie ascunsă prin accesarea Vizualizați> Foi ascunse și selectând din nou foaia pe care doriți să o afișați din nou.

Pentru a împiedica utilizatorii să încurce în mod accidental formule complexe sau să schimbe datele, puteți alege și Protejați foaia ... opțiune din meniul afișat mai sus. Acest lucru vă va oferi opțiunea de a proteja a Gamă de celule sau un întreg Foaie. Dacă mergi cu cel din urmă, poți Cu excepția anumitor celule. În ambele cazuri, puteți Setați permisiunile și Restricționați cine poate modifica acest interval, permițând utilizatorilor selectați să efectueze modificări sau în general Afișați un avertisment la editarea acestui interval.

Configurați notificări pentru a fi avertizat de modificări

Când lansați un document pentru colaborarea asincronă în grupuri, este o idee bună să faceți check-in din când în când și să vedeți ce au făcut ceilalți. Sau setați notificări, deci știi exact ce se întâmplă când.

Mergi la Instrumente> Reguli de notificare ... și alegeți rutina preferată. Puteți fi anunțat oricând Se fac modificări sau când Un utilizator trimite un formular și puteți fi notificat prin e-mail în din a zilnic sau imediat.

Deoarece fișierele Google acceptă comentarii, puteți primi și notificări despre comentarii sau răspunsuri. Clic Comentarii în partea dreaptă sus, extindeți notificări meniu și selectați preferința dvs..

Pentru a face un comentariu, mai întâi evidențiați celula / celulele vrei să comentezi, apoi du-te la Comentarii> Comentariu.

Utilizați istoricul reviziilor pentru a restabili versiunile de documente

Uneori se întâmplă lucruri care nu au fost intenționate sau poate doriți să re-utilizați o foaie și transformați-o într-un șablon 10 Șabloane utile de utilizare a foilor de calcul pentru a vă organiza viața 10 Șabloane utile utile pentru a vă organiza viața Viața dvs. este o fierbinte termenele limită, cumpărăturile uitate și angajamentele renegate? Se pare că trebuie să vă organizați. Citiți mai mult, ceea ce înseamnă că trebuie să ștergeți toate datele introduse între timp. Atunci revine istoria reviziilor. Puteți accesa prin aceasta Fișier> Consultați istoricul reviziilor sau cu ajutorul comenzii rapide de la tastatură CTRL + ALT + SHIFT + G.

La început, aceasta va afișa editările cheie de-a lungul istoricului documentului, împreună cu data, ora și numele de utilizator al persoanei care a editat documentul. Pentru a vedea fiecare pas, faceți clic pe Afișați revizuiri mai detaliate chiar în partea de jos a listei. Când ați găsit starea în care doriți să vedeți documentul, faceți clic pe Restabiliți această revizuire.

Faceți mai multe cu Foi de calcul Google

Nu numai caracteristicile sale de colaborare fac ca Google Sheets să fie un instrument mult mai versatil decât programul Excel. În combinație cu alte instrumente Google, puteți crea operațiuni complexe. De exemplu, puteți să combinați Foi de calcul Google cu Formulare Google pentru a configura un test de auto-clasificare Cum să utilizați formularele Google pentru a vă crea propriul Quiz de auto-evaluare Cum să utilizați formularele Google pentru a vă crea propriul Quiz de auto-evaluare Sunteți un profesor antrenor? Cineva implicat într-un proces de angajare? Trebuie să verificați cumva că ceilalți oameni au abilitățile sau cunoștințele pe care le așteptați? Ei bine, veți ... Citește mai multe sau cu Google Analytics pentru a crea un raport automatizat Cum să creezi un raport Google Spreadsheets automatizat din datele Analytics Cum să creezi un raport Google Spreadsheets automatizat din datele Analytics Citește mai mult. Imaginația ta este limita.

Ce faceți cu Foi de calcul Google și ce formule, Scripturi Google Sheets Creșterea productivității cu aceste scripturi excelente pentru foi de calcul Google Îmbunătățiți productivitatea cu aceste scripturi excelente pentru foi de calcul Google Dacă utilizați o aplicație de calcul tabelar pentru a cronometra datele, atunci script-urile personalizate ar putea fi cheia master. Începeți rularea cu aceste scripturi Google Spreadsheet excelente și folosiți datele în moduri noi. Citeste mai mult , sau adiționali, nu puteți trăi fără?

Explorați mai multe despre: Instrumentele de colaborare, Google Drive, foaie de calcul.