6 moduri de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mailurile tale

Când te plimbi pe cineva pe stradă și spui salut, cum te face să te simți când nu spun un hi back? Este uimitor cât de mică poate fi o lipsă de recunoaștere a unei persoane să se simtă, dar este de asemenea uimitor cât de mult puteți face pentru a încuraja un răspuns. Același lucru este valabil și în cazul e-mailurilor.

Acum, imaginați scenariul invers. Voi treceți pe cineva pe stradă și vă văd scurt, vă spun hi, și apoi vă uitați repede. Cât de probabil ai să spui înapoi? Acum, imaginați-vă o persoană care vă privează direct în ochi, zâmbind în general și spunând hi - chiar folosind numele dvs.! Șansele sunt mult mai bune pentru că veți fi inspirați să răspundeți în natură.

Același lucru este valabil și în cazul e-mailurilor. Cu excepția, în loc de expresii faciale sau ton de voce, există un set complet diferit de reguli atunci când vine vorba de e-mail care vor încuraja sau descuraja o persoană să lovească “răspuns” butonul și vă răspund. În acest post, am să vă împărtășesc câteva trucuri pe care le-am învățat de-a lungul anilor - sfaturi care vă vor spori foarte mult succesul obținând răspunsuri prin e-mail, chiar și de la oameni foarte ocupați.

De ce aveți nevoie de un răspuns?

Când am schimbat locurile de muncă cu câțiva ani în urmă, am început să lucrez într-o companie unde oamenii erau mult mai ocupați decât în ​​ultimul meu loc de muncă. Oamenii abia au avut timp să termine lucrul la proiect, deci răspunsul la e-mail-uri a devenit o sarcină în stabilirea priorității a 5 filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și să organizeze căsuțele poștale 5 Filtre Gmail pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea Mesaje primite Ce filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor inbox-ul lor este la fel de ordonat ca al meu? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să stabiliți primele cinci filtre sau ... Citește mai mult. În curând am învățat că dacă nu ar fi urmat un anumit format și o abordare atunci când le-aș trimite pe e-mail, aș putea să nu primesc un răspuns de multe zile, dacă deloc.

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți când trimiteți un e-mail pe cineva - în special pe cineva care este extrem de ocupat - este să faceți un inventar rapid al motivelor proprii pentru trimiterea mesajelor prin e-mail. Dacă sunt ocupați și e-mailul dvs. nu este o problemă cu prioritate suficientă, va fi probabil ascuns undeva într-o listă de sarcini, doar pentru a fi tratată atunci când aveți mai mult timp să vă concentrați asupra problemei (dacă este deloc ). Oamenii ocupați au un e-mail greu de gestionat. Cu cât sunt mai ocupați, cu atât este mai puțin probabil să primiți un răspuns dacă nu vă jucați corect.

Dacă puteți justifica importanța problemei suficient pentru a justifica un e-mail, atunci, prin toate mijloacele, să începem.

Pune o intrebare - preferabil despre ei

În anul 2012, cercetătorii de la Universitatea Harvard au efectuat un studiu destul de aprofundat, care a implicat scanări ale creierului și a constatat că oamenii primesc de fapt “biochimice” de la a vorbi despre ei înșiși. Cea mai puternică persoană este - cât de mulți oameni sunt foarte ocupați - cu cât se bucură mai mult vorbind despre ei înșiși. La urma urmei, este doar atat de mult să spun, corect?

Asta inseamna ca daca incercati morcovul unei intrebari personale in interiorul e-mail-ului dvs., esti in esenta tentant ca persoana cu o inalta personalitate - ocazia pentru un pic de “bâzâit” împărtășind ceva despre ei înșiși cu tine. Și unii oameni chiar într-adevăr, place foarte mult posibilitatea de a avea o cutie de săpun. Așa că le dați-le.

Puteți doar să întrebați cum merge un proiect pe care lucrează. Dacă sunteți foarte apropiați de ei și discutați destul de des despre familie, întrebați ce face familia. Dacă există un joc mare despre care vorbește toată lumea - întrebați-le ce cred ei. Dați-le o șansă să vă răspundă “ia o pauză” de la gândirea de a lucra atât de mult. Puteți să vă urmați întrebarea cu întrebarea pe care ați dorit să o întrebați în primul rând, dar solicitarea unui aviz va determina necesitatea unei “I-get-to-talk-despre-mine” înalt.

Extra Bonus: Utilizați ceva ce aveți în comun. Copii. O iubire de baseball. Indiferent ce este - face prima conexiune personală. Este mai puțin probabil ca persoana respectivă să trimită rapid e-mailul mai târziu.

Alegeți o linie de urgență

Oamenii ocupați încep să evalueze în mod natural e-mailurile și, uneori, nici măcar nu vor deschide e-mailul pentru a face acest lucru. Vor vedea rapid subiectul subiectului. Deci, dacă doriți un răspuns rapid de la acești oameni, puteți să vă imaginați cât de importantă este subiectul subiectului. Dacă aveți nevoie de sfaturi despre cum să faceți acest lucru, eu recomand foarte sfaturi Aaron despre modul de a face linia dvs. de subiect să iasă în evidență Cum Pentru a face mesajul dvs. de e-mail stand într-o cutie poștală aglomerat Cum de a face mesajul dvs. de e-mail stand într- ați trimis vreodată un e-mail pe care l-ați simțit important, doar pentru a vă răspunde după câteva zile, sau mai rău uitat? Acordat, uneori nu mai e sub control, dar sunt lucruri pe care le poți face ... Citește mai mult într-o cutie poștală aglomerată.

Linia de fund este următoarea: dacă aveți nevoie de un răspuns imediat, atunci de ce nu este precedată de linia de subiect “IMPORTANT:” sau “URGENT:” ? Nu este nimic în neregulă cu acest lucru și este de fapt util pentru persoanele ocupate care folosesc astfel de linii de subiect ca un indicator vizual al a ceea ce trebuie să atace mai întâi în căsuța de e-mail. Doar nu o faceți peste probleme prostești, neimportante sau veți deveni “băiat care a strigat lup”, iar e-mailurile dvs. vor fi complet ignorate!

Păstrați-l scurt și dulce

Aceasta este partea din articol în care mă fac ipocrit. Tipul care scrie articole din 2000 de cuvinte va spune SUA să-l țină scurt și dulce? Da. Exact asta am și eu”ma voi face. Aici vorbim e-mailuri și aici este lecția pe care domnul Wordy a învățat-o aici în primul an în noua sa activitate: PILE. Este un acronim pe care tocmai l-am găsit. Înseamnă că oamenii ignoră e-mailurile lungi.

După aproximativ șase luni de oameni ignorând e-mailurile mele lungi și elaborate, am încercat ceva nou. Am început să scriu e-mailuri foarte scurte, care au afirmat doar punctul. Nu am oferit detalii suplimentare, dar la sfârșitul e-mailurilor mi-am oferit să furnizeze mai multe informații dacă le-ar fi dorit.

Am inceput sa-mi tai e-mailurile. Când am crezut că au fost destul de scurte, am trecut și am tăiat ceva mai mult. Trebuie să vă întrebați, este această linie pur și simplu inutilă? Îți împărtăși informațiile pentru a lăsa oamenii să știe cât de mult știi - sau nu contează cu adevărat la problema la îndemână? Tăiați cuvintele. Obțineți rapid punctul. Când am început să fac acest lucru, am observat că rata de răspuns răsare. Dacă vă puteți împărți e-mailul pe o singură linie - cotele sunt destul de bune veți primi un răspuns imediat.

Împotriviți-i

Dacă vom fi cinstiți aici, atunci trebuie să recunoașteți că, prin natura lor, oamenii sunt o grămadă de auto-servire. Când oamenii văd că ar putea fi “ceva în ea” pentru ei, ei se simt mai obligați să ia măsuri. Puteți profita de acest lucru într-un e-mail prin închiderea e-mailului cu ceva asemănător, “Deci, întoarce-te la mine cu un moment bun când poți vorbi despre asta pe o ceașcă de cafea - pe mine!”

O ceașcă de cafea gratuită doar pentru lovirea butonului de răspuns? Asta-i stimulent bun. Și dacă problema este chiar mai importantă - să zicem, încercați să vindeți ceva sau să câștigați un nou client - mergeți mai departe și vă oferiți să cumpărați masa de prânz. Această investiție mică va fi bine merită. Oamenii iubesc un prânz gratuit.

Implicați oa doua parte

Dacă ați trimis e-mail pe cineva de câteva ori, ați încercat toate tacticile enumerate mai sus și încă nu primiți niciun răspuns, atunci este timpul să scoateți armele mari. De obicei, am rezervat aceste două ultime tactici pentru persoanele care ignoră e-mailuri cronice. Primul “mare arma” abordarea este de a atrage pe cineva care poate fi legat de situație. Acesta ar putea fi șeful dvs. sau o persoană suplimentară cu care lucrați în proiect, care este ținută, deoarece persoana nu răspunde la adresa dvs. de e-mail.

Acest lucru nu este ceva pe care doriți să-l faceți pe primul, al doilea sau chiar al treilea e-mail. Cu toate acestea, dacă sunteți ignorat flagrant, atunci scrie un e-mail mai politicos, și doar cc o persoană implicată. Dacă este cineva mai sus, ca și șeful tău și cealaltă persoană știe că sunt în poziție de autoritate, vor răspunde rapid. Dintre toți ignoranții cronici pe care i-am ocupat de-a lungul anilor, asta “cc” abordare provoacă un răspuns 99 la sută din timp. Este ceva despre a avea o audiență care transformă dialogul și face brusc o prioritate mai mare.

În mod sistematic, memento-urile de eliberare

Dacă ați văzut vreodată filmul Shawshank Redemption sau citiți novele scrise de Stephen King, atunci vă puteți aminti partea în care Andy Dufresne trimite o scrisoare în fiecare săptămână Senatului de Stat, cerând bani pentru o bibliotecă a închisorii. După ce a primit câteva sute de dolari și o donație de cărți, Andy începe apoi să trimită două scrisori pe săptămână, cerând mai mulți bani.

Punctul la poveste este că persistența funcționează. Sunați-l enervant, agravant sau iritant - dar dacă într-adevăr, aveți nevoie într-adevăr de un răspuns la ceva important, solicitând în mod constant persoanei în mod politicos dacă au primit ultimul e-mail va avea unul din cele două efecte dorite. Aceasta va determina persoana să sapă prin căsuța de e-mail în căutarea e-mailului despre care vorbiți sau îi va face să înțeleagă că singura modalitate de a vă face să plecați este să răspundeți la e-mailul dvs. Aceasta este în mod clar o soluție de ultimă instanță, dar este și o soluție care funcționează.

Ce tehnici folosiți pentru a obține un răspuns mai rapid la e-mailurile dvs.? Ce funcționează pentru dvs.? Împărtășiți propriile sfaturi și sfaturi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit de imagine: Cumpărător copt copleșit, Shutterstock, Signal important (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock), Point to Point (Shutterstock).

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Sfaturi pentru scriere.