7 Sfaturi pentru eficacitatea e-mailului pentru a obține mai multe e-mailuri terminate, mai repede

Viața se învârte în jurul comunicării și, literalmente, nimic nu se realizează fără ea. E-mailul este un instrument de comunicare menit să vă ușureze viața. În loc să trebuiască să scrieți o scrisoare sau să încercați să prindeți pe cineva la telefon sau în persoană, puteți scrie rapid câteva linii și puteți să o depășiți.

Dar e-mail poate fi, de asemenea, o chiuveta de timp semnificativă. Acest lucru se întâmplă de obicei atunci când este utilizat în mod greșit. Mulți oameni vă trimit e-mailuri de care nu aveți nevoie, cu subiecte care nu reflectă conținutul și cu mai multe cuvinte decât este necesar. Dar poate fi și vina dvs., de exemplu, dacă nu procesați corect e-mailurile și nu vă abuzați de mesajele primite ca listă To To sau de citire. În realitate, puteți obține mai rapid prin e-mail-uri prin îmbunătățirea obiceiurilor și adoptarea cu rigurozitate a câtorva sfaturi cheie de eficacitate a e-mailurilor.

Programarea timpului de e-mail

Dacă vă temeți să vă mențineți e-mailurile sau dacă vă petreceți prea mult timp prea mult timp pentru a vă șterge căsuța poștală, încercați să vă angajați într-un program. Unii oameni vă recomandă să faceți e-mailuri pentru un timp stabilit de două ori pe zi. Timpul de programare este inteligent, deoarece creează intervalul de timp și spațiul minții pentru a se concentra pe îndeplinirea sarcinii. În plus, vă veți da seama cât de mult timp petreceți cu e-mail-uri.

Verificarea e-mailurilor doar de două ori pe zi nu funcționează pentru toată lumea. Dacă aveți nevoie să stați pe partea de sus a lucrurilor și să verificați mesajele de e-mail de mai multe ori pe parcursul zilei, asigurați-vă câteva minute pe oră în plus față de verificarea și prelucrarea e-mailurilor dimineața și seara. Aceste sprinturi de e-mail scurte reprezintă o oportunitate de a răspunde la e-mailurile urgente sau de a răspunde la un e-mail pe care ați avut nevoie să-l primiți pentru.

Ideea este să ...

• creați o limită de timp programând timpul de e-mail,
• au ambiția de a rămâne în această limită,
• devin mai repede, și
• eliberați-vă treptat timpul în programul dvs..

Această mentalitate vă ajută să vă concentrați și să deveniți mai eficienți. Combinați-l cu toate celelalte sfaturi despre eficacitatea e-mailului din acest articol și veți accelera în curând prin e-mail-uri ca niciodată înainte.

Procesați fiecare e-mail pe care îl deschideți

Fiecare e-mail pe care îl deschideți necesită să acționați într-un fel sau altul. Acest lucru economisește imediat timpul deoarece nu veți mai avea de a face cu emailul respectiv. De asemenea, veți șterge mesajele primite cel puțin o dată pe zi, ceea ce reprezintă un sentiment de eliberare.

Pentru fiecare e-mail pe care îl deschideți, acționați imediat dacă este posibil sau programați o sarcină dacă este necesar, apoi arhivați sau ștergeți e-mailul. Dacă acționați imediat, puteți să răspundeți rapid, să efectuați un scurt apel telefonic, să transferați datele în calendar, să adăugați sarcini în lista dvs. de activități, fișiere de e-mail sau orice conținut care să fie citit mai târziu. Ori de câte ori nu reușiți să răspundeți sau să acționați imediat, elaborați un răspuns și programați o sarcină pentru a aborda ceea ce este necesar să faceți. În orice caz, primiți toate e-mailurile din căsuța de e-mail.

Rețineți că în Gmail, fiecare e-mail are o adresă URL unică Știați că puteți marca anumite mesaje Gmail? Iată cum și de ce ați știut că puteți marca anumite mesaje Gmail? Iată cum și de ce au fost făcute multe cazuri pentru care Gmail este un client ingenios de webmail. Acum, chiar dacă este aproape banal să găsiți e-mailuri în Gmail, știind că le puteți găsi nu înseamnă că veți ... Citește mai mult. Acum nu utilizați acest lucru pentru a marca mesajele dvs. de poștă electronică! În schimb, adăugați linkul la sarcina respectivă din lista dvs. de activități sau din intrarea în agendă. Este mult mai bine decât să țineți evidența acelor e-mailuri din căsuța de e-mail.

Pentru a profita din plin de timpul dumneavoastră ...

• acționați la fiecare e-mail pe care îl deschideți,
• transferați sarcinile și datele în lista dvs. de activități sau în calendar și
• adăugați adrese URL de e-mail pentru referință,
• răspundeți imediat dacă este posibil,
• elaborați un răspuns dacă este necesar,
• arhivați sau ștergeți fiecare e-mail pe care l-ați deschis și,
• procesați dosarul Proiecte și lista de sarcini o dată pe zi.

E-mailuri de filtrare și etichetare

Mulți oameni păstrează e-mailuri în căsuța de e-mail, deoarece nu știu despre o modalitate mai bună de a urmări aceste informații. Contribuie la dezordine și, cu timpul, e mai greu să găsești lucruri. În Gmail, puteți găsi cu ușurință orice e-mail utilizând funcția de căutare puternică 5 Operatori avansați de căutare Gmail trebuie să știți 5 operatori de căutare avansați în Gmail trebuie să știți Gmail este un client ingenios webmail cu multe caracteristici minunate. Fiind un serviciu Google, unul dintre forțele sale este, evident, căutarea. Și acesta este exact modul în care Google a revoluționat e-mailurile. În Gmail nu prea ai ... Citește mai mult. Alternativ, puteți eticheta e-mailuri pentru a le găsi rapid dacă trebuie să le păstrați în căsuța de e-mail sau să le sortați în foldere pentru a le recupera mai târziu.

Mai degrabă decât sortarea manuală a e-mailurilor, aveți posibilitatea să configurați filtre pentru a procesa automat e-mailurile pe care le primiți în mod regulat 5 filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și organizați mesajele primite 5 Filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și organizați mesajele primite Ce filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor că primirea lor este la fel de ordonată ca a mea? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să stabiliți primele cinci filtre sau ... Citiți mai multe, inclusiv notificări, abonamente, digestări, dar și e-mailuri de la anumite persoane. În loc să setați un filtru nou pentru fiecare sursă individuală, creați un alias de e-mail Divide & Conquer Email-ul dvs. cu puterea aliasurilor Gmail Divide & Conquer Email-ul dvs. cu puterea de aliasuri Gmail Când vine vorba de organizație de e-mail, reacția imediată este adesea totul despre dosare, etichete, filtre, mărci de prioritate și lucruri de acest fel. Nu că oricare dintre acestea este rău - de fapt, cea mai mare parte din ... Citește mai multe despre tipurile de e-mailuri (de ex., Notificări pe forum sau abonamente la buletine de știri) și filtrați e-mailuri în funcție de adresa de e-mail la care sunt trimise. Prin direcționarea acestor e-mailuri către propriul dosar dedicat, acestea nu vă vor înfunda niciodată mesajele primite, nu le veți pierde timpul procesându-le și le veți putea citi oricând aveți ori de câte ori aveți timp.

Cel mai bun mod de a gestiona e-mailurile dvs. este să ...

• aflați cum să căutați e-mailul,
• eticheta și
• sortați e-mailurile,
• ideal cu filtre automatizate, acolo unde este posibil, și
• fă-le să-ți ocolească căsuța poștală dacă nu trebuie să le rezolvi imediat.

Reduceți e-mailurile primite

Pe măsură ce începeți să vă deblocați căsuța poștală zilnic, veți observa ce e-mailuri nu aveți nevoie. În loc să setați filtre pentru e-mailuri pe care nu doriți să le primiți sau nu veți avea niciodată timp să citiți, să acționați. Acest lucru poate însemna că vă dezabonați de la un buletin informativ pe care nu l-ați citit niciodată, spuneți unui prieten să nu vă mai trimită desene animate sau cereți unui coleg să vă adreseze doar dvs. de e-mailuri importante.

Pe scurt, adresați-vă e-mailurile inutile, dezabonați-vă riguros și filtrați-le în coșul de gunoi, dacă este necesar.

Setați un exemplu: păstrați propriile dvs. e-mailuri clare și scurte

Este nevoie de timp pentru a compune un e-mail elaborat. Și este nevoie de timp să citiți și să o procesați. Salvați-vă pe ceilalți și pe ceilalți și învățați să păstrați e-mailurile clare și scurte.

Aceasta începe cu o linie de subiect bună. Asigurați-vă că reflectă în mod clar conținutul e-mailului dvs. Acest lucru devine mai ușor dacă rămâneți la un singur subiect pe e-mail. În cele din urmă, păstrați-vă e-mailul scurt. Nu aș recomanda o politică cu o singură propoziție, dar e-mailurile de lucru de zi cu zi ar trebui să fie scurte. Gândiți-vă și extrageți esența a ceea ce doriți să comunicați înainte de a trimite.

Destinatarii dvs. îți vor plăcea e-mailurile dacă conțin ...

• o linie clar subiect,
• un subiect pe e-mail,
• idei cheie exprimate în mod clar în
• nu mai mult de 1-5 propoziții.

Utilizați răspunsurile conservate

Dacă primiți o mulțime de e-mailuri care necesită mai mult sau mai puțin unul și același răspuns, creați un șablon și configurați un răspuns conservat. Acest lucru poate economisi mult timp și este foarte ușor de făcut cu Gmail. Ne-am dedicat un articol complet despre cum să trimiteți un e-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri consacrate Trimiteți un e-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri consacrate Trimiteți un e-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Nu aveți timp să preparați prânzul? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citește mai mult .

Utilizați comenzile rapide de la tastatură

Majoritatea programelor de e-mail oferă comenzi rapide de la tastatură. De exemplu, Gmail are comenzi rapide pentru a răspunde (a), a șterge (SHIFT + 3) sau pentru a arhiva un e-mail (a). Am compilat aici un rezumat PDF al comenzilor rapide Gmail. Rețineți că trebuie să activați comenzile rapide de la tastatură. Petreceți câteva minute pentru a afla comenzile rapide de la tastatură pentru clientul de e-mail ales și veți procesa e-mailurile mult mai rapid în fiecare zi.

Iată câteva sfaturi de eficiență a e-mailului pentru a vă ajuta să utilizați e-mailul mai eficient 10 sfaturi pentru a vă ajuta să trimiteți un e-mail mai eficient 10 sfaturi pentru a vă ajuta să trimiteți un e-mail mai eficient Cel mai bun sfat pe care l-am auzit despre productivitatea e-mailului și a e-mailurilor este - dimineața. Este un pic paradoxal, dar adevărat că e-mailurile și productivitatea sunt la loggerheads ... Read More .

Concluzie

E-mailul este un instrument de comunicare care ar trebui să vă servească, să nu vă controlați viața. Fii clar ce vrei să obții cu acest instrument de comunicare, cum vrei să-ți petreci timpul, și să automatizezi sau să elimini orice se întâmplă între tine și să procesezi rapid e-mailul. Dacă ați terminat corect, deblocarea căsuței poștale nu trebuie să dureze mult. Iar odată ce aveți o rutină bună, nu vă faceți griji că nu vă verificați e-mailurile pentru câteva ore sau o zi pe măsură ce faceți mai mult de lucru. Veți ști că rutina dvs. vă va permite să vă aruncați într-o cutie inundată în cel mai scurt timp.

Aveți orice sfaturi de procesare a e-mail-urilor pe care le-am pierdut?

Credite de imagine: Logo-ul e-mail prin Shutterstock, ceas și e-mail prin Shutterstock, Inbox prin Shutterstock, e-mail prin Shutterstock, buletine de vorbire prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.