9 modalități instantanee de a vă transforma e-mailurile în activități

Poate ar fi o idee proastă de a combina e-mailuri și to-dos, dar știm cu toții că este aproape imposibil să le separăm. Asa ca sa ne gandim la un mediu fericit.

Ce zici de a obține e-mail-uri din calea ta, transformându-le în sarcini? Este destul de ușor de făcut, deoarece multe aplicații de gestionare a sarcinilor în aceste zile au un sistem disponibil pentru a transforma e-mailurile în to-dos fără a lăsa mesajele primite.

Să vedem cum funcționează funcționalitatea e-mail la sarcină în unele dintre cele mai populare aplicații de gestionare a sarcinilor din jur.

1. Trello

Dacă doriți să trimiteți un e-mail ca sarcină oricărui forum din Trello, va trebui mai întâi să găsiți adresa de e-mail unică a forumului. Pentru a face acest lucru, deschideți tabla și faceți clic pe Afișați meniul în extrema dreaptă. Veți vedea o ascunzătoare Meniul bara laterală zboară afară. Click pe Mai mult> Setări e-mail la bord pentru a dezvălui adresa de e-mail pe care Trello a atribuit-o actualului consiliu.

Ați găsit ID-ul de e-mail? Grozav! Salvați-l ca persoană de contact în agendă. Acum poți să trimiți un e-mail la acea adresă oricând și să-l transforme pe Trello într-o sarcină în partea de jos a listei implicite de pe acea placă.

Subiectul e-mail-ului devine numele sarcinii de pe noua carte și conținutul corpului devine adăugat ca descriere. Dacă ați adăugat atașamente la e-mail, acestea au fost de asemenea atașate la card.

Asta nu e tot. Puteți atribui acea carte membrilor echipei dvs. prin adăugarea de mențiuni în La sau CC domenii, linia subiectului sau chiar în corpul e-mailului.

Puteți utiliza, de asemenea, hashtag-uri pentru a adăuga etichete pe baza culorii, numărului sau numelui acestora. Aruncați o privire la captura de ecran de mai sus. Acum, de exemplu, dacă vreau să atribuie eticheta Akshata la o anumită carte, pot folosi sintaxa #akshata, #portocale, sau # 2 în linia subiectului e-mailului.

Doriți să schimbați unde se termină cardurile create prin e-mail? Puteți specifica o listă implicită și o poziție implicită a cardului de la Setări de e-mail la bord.

Fiecare carte are, de asemenea, o adresă de e-mail unică, pe care o puteți găsi sub Distribuiți și mai mult... când deschizi cartea. Orice e-mail pe care îl trimiteți la această adresă se termină ca un comentariu pe card.

Dacă sunteți utilizator Chrome, este posibil să doriți să instalați Gmail în Trello. Această extensie vă oferă câteva funcții utile, cum ar fi un Adăugați carte în Gmail pentru a crea o carte din e-mailul curent.

2. Wunderlist

Înainte de a începe să transformați e-mailurile în sarcinile Wunderlist, va trebui să activați accesul la e-mail pentru contul dvs. accesând Mail to Wunderlist și bifând caseta de lângă Activați Mail to Wunderlist pentru contul dvs..

Odată ce ați terminat, puteți să trimiteți sau să transmiteți orice e-mail bazat pe sarcini [email protected] și se dovedește a fi o sarcină în căsuța poștală Wunderlist. Desigur, pentru ca aceasta să funcționeze, va trebui să trimiteți e-mailul de la adresa asociată contului Wunderlist.

Subiectul e-mailului devine numele sarcinii; corpul e-mailului este atașat ca o notă. Aplicațiile de e-mail sunt, de asemenea, transmise. Rețineți că va trebui să utilizați textul în text al e-mailului, deoarece Wunderlist nu acceptă cod HTML.

Iată un sfat răcoros: Puteți prefixa subiectul e-mailului cu un asterisc (*) urmat de un spațiu pentru a crea o sarcină cu stea.

Listă Wunder vă permite să creați sarcini prin trimiterea de e-mailuri de la diferite adrese, dar numai după ce le-ați adăugat aceste adrese sub adresele de e-mail din setările contului. Puteți chiar să conectați fiecare adresă la o altă listă implicită, adică puteți alege lista în care doriți să plasați o sarcină trimisă de la o anumită adresă de e-mail.

Desigur, există o rețetă IFTTT pentru a crea o nouă sarcină Wunderlist. Suntem atat de bucurosi ca ai intrebat! Rețeta este declanșată de fiecare dată când etichetați un e-mail ca “Wunderlist”.

3. Ține minte laptele

Deschideți contul dvs. Amintiți-vă de lapte, faceți clic pe imaginea de profil din partea dreaptă sus și mergeți la Setări> Sarcini de e-mail. Consultați adresa de lângă Mesaj primitor? Acesta este e-mailul unic pe care îl puteți utiliza pentru a trimite sarcini din căsuța de e-mail. Veți găsi, de asemenea, acea adresă în e-mailul de întâmpinare de la Remember the Milk.

Ca de obicei, linia de subiect se transformă în numele sarcinii, iar conținutul corpului se adaugă ca notă. Dacă doriți să adăugați mai multe note, separați fiecare dintre acestea în corp cu trei liniuțe (-), după cum urmează:

Nota 1

-

Nota 2

-

Nota 3

Puteți adăuga proprietăți de sarcină în corpul e-mailului astfel:
Prioritate: 2
Tags: rezervare călătorie
Listă: Personal

Asigurați-vă că nu adăugați niciun text după numele sarcinii în linia de subiect.

Dacă sunteți confortabil folosind funcția Amintiți-vă de adăugarea inteligentă a laptelui, nu ezitați să adăugați proprietăți de sarcini după numele sarcinii în linia de subiect.

De asemenea, aruncați o privire asupra acestui ghid detaliat referitor la adăugarea sarcinilor prin e-mail și importând liste prin e-mail direct de la Remember the Milk.

4. Todoist

În aplicația Todoist, funcția de activități de e-mail este numai pentru abonații Premium. Dacă sunteți unul, îl puteți folosi făcând clic dreapta pe numele unui proiect în bara laterală și selectând Trimiteți prin e-mail sarcini acestui proiect din meniul drop down. Veți găsi aceeași opțiune ascunsă în spatele pictogramei creionului cheie din extrema dreaptă a numelui proiectului într-un proiect deschis.

După ce selectați această opțiune, veți vedea un popup cu adresa de e-mail unică atribuită proiectului respectiv. Veți găsi și alte câteva opțiuni în acest popup:

• sintaxa pentru adăugarea proprietăților de activități (cum ar fi etichetele și mementourile) prin e-mail și
• opțiunea de a adăuga alte adrese de e-mail de la care doriți să atribuiți sarcini.

Orice e-mail pe care îl trimiteți pe adresa de e-mail a unui proiect se transformă într-o sarcină cu subiectul mesajului de e-mail ca și numele și numele mesajului ca o notă. Se includ și atașamente de până la 10 MB.

Todoist are, de asemenea, pluginuri pentru a conecta mesajele la sarcini prin intermediul unor clienți populari de e-mail și browsere. Ea face inbox zero Cum să se ocupe de suprasarcină Inbox și liste de sarcini în e-mailuri Cum să se ocupe de suprasarcină Inbox și liste de sarcini în e-mailuri E-mail nu este doar de comunicare, de asemenea, în mare măsură dictează lista dvs. de a face-a face. Să vorbim despre cele mai bune sfaturi pentru a conecta inboxul la productivitatea noastră cu Andy Mitchell - fondatorul ActiveInbox. Citiți mai mult ușor!

5. Evernote

Dacă utilizați aplicația versatilă de notare Evernote Get Creative cu Evernote: 10 utilizări unice nu ați gândit să obțineți creativitate cu Evernote: 10 utilizări unice pe care nu le-ați gândit Evernote este unul dintre instrumentele finale ale productivității și cu o mare varietate de aplicații multiplatformate, nu există nicio limită a modului în care puteți utiliza serviciul. Suntem fanii mari ai Evernote aici ... Citiți mai multe pentru gestionarea listelor dvs. de lucru, puteți trimite e-mailuri ca sarcini Evernote cu numele sarcinii în linia de subiect. Desigur, veți avea nevoie de acces la id-ul dvs. de e-mail Evernote pentru a trimite e-mailuri către. Îl puteți găsi în Setări cont, alături Trimiteți un e-mail către.

Doriți să adăugați etichete sau un memento unei sarcini? Puteți face acest lucru folosind o sintaxă specială (#Etichetă și !Aducere aminte respectiv) după numele sarcinii din linia subiectului e-mailului.

De exemplu, dacă doriți să adăugați un atelier de rezervare a biletelor de avion mâine, subiectul e-mailului dvs. ar trebui să arate astfel: zboruri de carte #travel! mâine @personal, Unde personal este notebook-ul la care doriți să adăugați sarcina. Puteți înlocui !Mâine cu ceva asemănător !15/02/16 dacă doriți să specificați o dată pentru memento.

Oferiți-le notelor o experiență mai plăcută, mergând în Evernote și adăugând casetele de selectare pentru a nota elementele.

6. Asana

Când trimiteți prin e-mail sarcini [email protected] cu numele sarcinii în linia de subiect, Asana o trimite în lista My Tasks din Organizația sau spațiul de lucru implicit, pe care le puteți seta Setările profilului meu> Din e-mail.

Conținutul e-mailului dvs. devine note de activitate și atașamente de e-mail se transformă în atașamente de sarcini. Puteți cc membrii echipei dvs. să le adăugați ca urmăritori de activitate.

Dacă doriți să trimiteți un e-mail Asana și să-l transformați într-o sarcină în cadrul unui anumit proiect sau etichetă, acest lucru este posibil. Trebuie doar să modificați adresa de e-mail trimiteți la Asana pentru a adăuga ID-ul unic al proiectului astfel: [email protected].

Pentru a găsi ID-ul proiectului, deschideți proiectul și căutați o serie de numere în adresa URL a acestuia în bara de adrese. Acesta este ID-ul (numeric) al proiectului. De exemplu, în adresa URL a proiectului https://app.asana.com/0/88153235502733/list, ID-ul proiectului ar fi 88153235502733.

Există o altă metodă de identificare a proiectului: Selectați proiectul din bara laterală, faceți clic pe săgeata mică de lângă numele proiectului din secțiunea principală, apoi faceți clic pe Adăugați sarcini prin e-mail în meniul drop down.

La fel ca în Wunderlist, puteți adăuga diferite adrese de trimitere de la adresele de e-mail la contul dvs. Asana și puteți asocia fiecare cu un anumit spațiu de lucru sau o organizație pentru crearea de sarcini.

Există mai multe lucruri pe care le puteți face în ceea ce privește integrarea Asana cu e-mail, cum ar fi crearea de sarcini cu redirecționarea automată a e-mailurilor Utilizarea aliasului de email și redirecționarea în Gmail pentru a vă gestiona mai bine viața Utilizați email Alias ​​și Redirecționare în Gmail pentru a vă gestiona mai bine viața Prin acest punct, oamenii știu despre trucurile minunate pe care le puteți utiliza în adresa dvs. Gmail numite pseudonime, care vă permit să dați oamenilor adrese diferite de e-mail care toate sosesc în aceeași căsuță poștală ... Citiți mai multe și postați conversații către echipele dvs. prin e-mail. Citiți ghidul lui Asana cu privire la activitățile de trimitere prin e-mail.

Notă: X în id-ul de trimitere către Asana ([email protected]) nu este o variabilă. Lasă-l așa cum este.

7. Toodledo

Pentru a putea trimite e-mailuri ca sarcini în contul dvs. Toodledo, va trebui să generați adresa dvs. de e-mail secretă. Pentru a face acest lucru, faceți clic mai întâi pe imaginea de profil din partea dreaptă sus. Veți vedea un dropdown acum.

Căutați Mai Mult… link-ul de sub (central) Unelte din meniul derulant. Acest lucru vă duce la Instrumente și servicii secțiune, unde trebuie să faceți clic pe Configurare ... în panoul Acces la e-mail.

În ecranul următor, sub Serviciul de e-mail, bifați caseta de lângă Activați importul de e-mailuri și apăsați pe Salvează modificările buton. Veți vedea apoi adresa de e-mail secretă.

Orice e-mail pe care îl trimiteți la această adresă se transformă într-o sarcină din Toodledo, conținutul liniei de subiect dublând numele de sarcină ca de obicei și conținutul corpului ca notă. Dacă sunteți abonat Gold, aveți opțiunea de a adăuga atașamente de e-mail la sarcinile Toodledo.

Aveți posibilitatea să modificați câțiva parametri de sarcină utilizând o sintaxă specială, cum ar fi % Etichetă pentru numele etichetelor, : Aducere aminte pentru mementouri, și & Repeta pentru sarcini recurente. Aruncați o privire rapidă asupra tuturor proprietăților de activitate pe care le puteți modifica. Este o listă destul de lungă.

Dacă sunteți, de asemenea, un utilizator 2Do, toate sarcinile pe care le creați prin e-mail în Toodledo se sincronizează automat cu aplicația 2Do pe toate dispozitivele dvs. Acest lucru nu va funcționa în sens invers, deoarece 2Do nu are o caracteristică nativă care să vă permită să transformați e-mailurile în activități.

8. Any.do

Transmiterea e-mailurilor în sarcinile Any.do este simplă. Trimiteți un e-mail la [email protected] cu un nume de sarcină adecvat în linia de subiect și note de sarcină în corp și Any.do convertește e-mailul într-o sarcină. Va trebui să trimiteți e-mailul de la adresa pe care ați folosit-o pentru a vă înscrie pentru Any.do.

"Am adăugat acest buton cu adevărat cool în Gmail, astfel încât să puteți adăuga sarcini legate de e-mail la oricare dintre dvs." Frumos :)

- Mehdi Khalili (@MehdiKhalili) 20 februarie 2014

Dacă sunteți utilizator Gmail, instalați extensia Any.do Chrome. Vă oferă câteva opțiuni minunate pentru a vă gestiona sarcinile Any.do din cadrul Gmail. Unii utilizatori au raportat probleme de sincronizare cu această extensie, deci nu există nicio garanție că aceasta va funcționa pentru dvs. Dar merită încă o lovitură!

9. În Gmail

În loc să trimiteți e-mailuri pentru a crea în mod automat la dos în aplicația dvs. de gestionare a sarcinilor, puteți aduce și o configurație de gestionare a sarcinilor direct în Gmail cu următoarele aplicații:

1. Ordonat: Această extensie Chrome adaugă o placă cu stil Kanban în Gmail Întoarceți Gmail într-o placă de lucru asemănătoare cu Trello, cu funcția de direcționare a serviciului Gmail într-o comisie de lucru asemănătoare Trello cu Sortd În forța de muncă modernă, e-mailul devine adesea în lista de sarcini. Acum, puteți obține organizația în stil Trello chiar în Gmail cu o nouă extensie Chrome, Sortd. Citiți mai multe și sortează e-mailurile dvs. în liste bine definite. Veți găsi sarcini de rearanjare o briză datorită setării de drag și drop.

2. ActiveInbox: Aceasta este o altă extensie Chrome și vă permite să transformați fiecare e-mail într-o activitate și să-i atribuiți o dată scadentă în Gmail. Puteți chiar să adăugați dos-uri și note pentru e-mailurile de ieșire pentru referință. Acestea vor fi vizibile numai pentru dvs. și nu pentru destinatarii de e-mail.

Dacă căutați o alternativă decentă la ActiveInbox, încercați Taskforce.

3. Sarcini Google: Cum putem uita funcția proprie de gestionare a sarcinilor Google construită direct în Gmail? Ascunde niște trăsături puternice sub exteriorul său simplu. Uitați-vă la aceste cinci modalități de a folosi Google Tasks Five Killer Modalități de utilizare a sarcinilor Google Cinci modalități de a utiliza Killer Sarcini de a utiliza Google Dacă sunteți ca mine, vă petreceți mai mult timp gestionarea sarcinilor decât le-ați efectua de fapt. Totul se referă la mai multe liste, acces offline și obținerea sarcinilor dvs. în deplasare. De când am aruncat o privire ultima ... Citește mai mult. Da, există o extensie Chrome pentru a face mai bine Google Sarcini Transformarea sarcinilor Google într-o suită de gestionare a sarcinilor Cu Sarcini Google offline [Chrome] Transformarea sarcinilor Google într-o suită de gestionare a sarcinilor Cu sarcinile Google offline [Chrome] Utilizarea sarcinilor Google este ca o dragoste - relație de ședere. Problema cu utilizarea sarcinilor Google direct în Google Calendar sau în Google Mail este că aspectul și interfața cu utilizatorul sunt extrem de simplificate și ... Citește mai mult !

Cea mai simplă modalitate de a trimite o sarcină dintr-un e-mail către Sarcini Google este de a lovi Shift + T când aveți e-mailul deschis în Gmail. Aceasta creează o nouă sarcină cu textul subiectului e-mailului ca nume de activitate și un link la conversația de e-mail din detaliile sarcinii.

Câteva puncte de notat

1. Dacă utilizați OneNote ca listă de sarcini 5 Sfaturi pentru utilizarea OneNote ca listă de rezolvare 5 Sfaturi pentru utilizarea OneNote ca listă de sarcini Efectuați o listă de sarcini în lista dvs. de sarcini? Configurați-o în OneNote pentru a face ca lucrurile să fie făcute cât se poate de simple. Citiți mai multe, aveți nevoie de ghidul nostru privind integrarea sarcinilor Outlook în OneNote Întoarceți Outlook într-un instrument de management al proiectelor cu integrare OneNote Transformați Outlook într-un instrument de management al proiectelor cu integrare OneNote OneNote poate face mai mult decât credeți. Vă vom arăta cum să transformați lista Outlook într-un instrument puternic de gestionare a proiectelor utilizând pluginul OneNote pentru Outlook. Citeste mai mult .

2. Instrumentul propriu de notare Google, Google Keep, nu acceptă configurarea unui manager de e-mail. Nu puteți crea unul utilizând o rețetă IFTTT, deoarece nu există niciun canal Google Keep pe IFTTT.

@ mattar12 nu există Google Keep Channel în prezent: http://t.co/Lx7SsIAhRl

- IFTTT (@IFTTT) 19 august 2013

3. Păstrați un secret adresa de e-mail unică generată de aplicația dvs. pentru gestionarea sarcinilor, cu excepția cazului în care doriți să permiteți cuiva să trimită sarcini în listele dvs. de activități.

4. Este normal ca sarcinile trimise prin e-mail să dureze ceva timp pentru a apărea în managerul de activități.

5. Multe aplicații de e-mail pe Android și iOS oferă integrarea cu aplicații din lista de sarcini. S-ar putea să doriți să verificați dacă există o integrare disponibilă pentru combo-ul specific de email-manager de activități pe care îl utilizați.

6. În funcție de aplicația listei de sarcini pe care o utilizați, ați putea chiar să puteți prelua sarcini prin e-mail. Accesați secțiunea Ajutor sau asistență a aplicației pentru a vedea dacă permite acest lucru.

Mesaje primite ca listă de sarcini: nu la fel de rău cum credeți

E-mailurile nu sunt întotdeauna legate de corespondență. Destul de des se referă la discuții, alocare și urmărire a sarcinilor. Nu puteți opri ca astfel de e-mailuri să nu se termine în căsuța dvs. poștală, dar le puteți transforma în sarcini pentru a le gestiona mai bine. Este o modalitate foarte bună de a vă asigura că nu uitați niciodată o sarcină Cum să vă asigurați că nu uitați niciodată o sarcină din nou Cum să vă asigurați că nu uitați niciodată o sarcină din nou Sunteți o persoană organizată. Adăugați mereu evenimente viitoare în calendarul dvs. și aveți un sistem de etichetare decent în Gmail. Dar aveți nevoie de automatizare pentru a le introduce în lista de sarcini. Citiți mai multe din nou doar pentru că ați uitat sau ați deplasat greșit un e-mail.

Ce aplicație de gestionare a sarcinilor folosiți? Permite integrarea ușoară cu e-mail și profitați de asta? Am dori să știm dacă sunteți mulțumit prin e-mail pentru a vă gestiona lista de sarcini.

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, GTD, Gestionarea sarcinilor, Listă de sarcini.