Automatizați-vă viața și slujba cu Todoist și IFTTT

Aflați de câte ori ați uitat ceva în ultimele 24 de ore. De câte ori ați avut ocazia de a automatiza.

Automatizarea vizează eliminarea necesității de a vă aminti lucrurile pe care le faceți frecvent. Este vorba despre simplificarea vieții și a muncii într-un mod în care oamenii vă dau credit pentru a fi mult mai productiv decât sunteți de fapt - pentru că aveți “sistemul” a face tot munca ta pentru tine.

A ajunge acolo este partea cea mai grea. Gândiți-vă la toate sarcinile mici pe care le faceți. Există ceva pe care îl faceți în fiecare zi? Există lucruri de care trebuie să vă amintiți să faceți în același timp al zilei, în fiecare săptămână sau în fiecare lună? Uneori, nu este vorba chiar de automatizarea sarcinii în întregime, ci de crearea unui sistem care, cel puțin, vă ajută să obțineți sarcina mai rapidă.

Acest lucru vă poate furniza toate informațiile de care aveți nevoie într-un e-mail, în același timp în fiecare săptămână, prin trimiterea automată a unui raport șefului dvs. sau prin transferarea automată a fișierelor din spațiul dvs. de stocare în spațiul de stocare privat. Posibilitățile sunt limitate numai de imaginația ta.

Automatizarea cu ToDoist și IFTTT

Am o relație de dragoste-ură cu ToDoist. De fapt, cu liste de sarcini și servicii în general. Chiar m-am dus atat de departe incat sa fac upgrade la ToDoist Premium Cât de mult mai productiv este sa primești premium? Aici sunt 6 motive bune pentru a actualiza cât de mult mai productiv este să primești Premium? Iată 6 motive bune pentru a face upgrade: Folosesc ToDoist gratuit pentru o vreme. Dar a continuat să vină împotriva lucrurilor pe care am vrut să le fac și nu am putut. Rememorări de e-mail. Adăugarea de note la sarcină. Lucruri care ar adăuga cu adevărat o mulțime ... Citește mai mult. Nu mai mult de timp după aceea, cred că m-am dus la gTasks Utilizați gTasks Pentru a vă sincroniza sarcinile Cu Google [Android] Utilizați gTasks Pentru a vă sincroniza sarcinile Cu Google [Android] În prezent, există un milion și o modalitate excelentă de a gestiona un task lista online și prin intermediul aplicațiilor mobile. Acestea fiind spuse, există încă câteva persoane care încă nu utilizează una dintre ... Citește mai mult și apoi au încercat tot felul de alte aplicații de productivitate Opriți trecerea apei și faceți progrese în viață cu imaginea mare Opriți trecerea apei și faceți progrese în viață Cu Imagine mare Sunt sigur că mulți dintre voi v-ați gândit dacă faceți lucrurile potrivite în fiecare zi, indiferent dacă ajungeți oriunde și dacă vă îndreptați în direcția cea bună. Listele de lucru și aplicațiile organizaționale vor ajuta ... Citește mai mult .

Îmi place ideea unui sistem on-line în care poți să-ți stochezi listele și proiectele de rezolvare a problemelor, dar nu suport faptul că foarte puține sisteme online de rezolvat 5 Aplicații noi de productivitate pentru a-ți gestiona lista de lucru și pentru a obține lucruri S-a făcut 5 noi aplicații de productivitate pentru a vă gestiona lista de rezolvare și a-ți face treaba. Cea mai bună aplicație de productivitate va fi întotdeauna cea care funcționează pentru dvs. În această listă, puteți găsi unul care vă va ajuta să faceți lucrurile. Citiți mai multe sunt într-adevăr personalizate pentru modul în care vreau să le utilizeze.

Iată de ce îmi place ToDoist pentru automatizare deși - vă oferă posibilitatea de a emite notificări prin e-mail sau prin SMS.

Ce înseamnă acest lucru este că puteți conecta acele notificări prin e-mail sau prin SMS prin intermediul IFTTT unui anumit tip de sarcină de ieșire pe care ați dori să o realizați la un moment dat în viitor. De asemenea, puteți utiliza sistemul de planificatori recurenți ToDoist recursiv pentru a configura orice sarcină repetitivă.

Atunci când configurați sarcini de rezolvat în ToDoist ca parte a programului dvs. normal, începeți să vă gândiți la tipurile de sarcini - în special la sarcini recurente - pe care ați putea să le automatizeze. Creați un e-mail sau o ieșire SMS de la acea sarcină la IFTTT (după cum este detaliat mai jos),

Automatizați un raport de e-mail către șeful dvs.

E-mailul este probabil cel mai ușor declanșator ToDoist pentru a trimite IFTTT pentru orice automatizare. În acest prim exemplu, veți vedea cum să automatizați trimiterea unui raport către supraveghetorul dvs. în fiecare zi.

Mai întâi, creați o sarcină recurentă în ToDoist.

Apoi, dați clic pe pictograma notificări (un ceas deșteptător), setați-o “Prin email” și setați întârzierea la 0 minute.

În exemplul de mai sus, va fi emis un e-mail pentru această sarcină în fiecare vineri la ora 15:00. E-mailul utilizat este cel pe care l-ați configurat în “Pentru a seta setările” din contul dvs. Lucrul important pe care trebuie să-l amintiți aici este că orice text ați pus pentru titlul de activitate va apărea în corpul e-mailului respectiv.

Acum, intrați în contul dvs. de e-mail și configurați un filtru pentru textul respectiv. Pentru filtru, aveți clientul dvs. de e-mail să aplice o etichetă e-mailului. În acest caz, vom aplica eticheta “Săptămânal-Raport-to-Boss”. Pentru filtru, va veni de la “[email protected]”, și apoi orice cuvinte din numele dvs. de activitate intră în “Are cuvintele” camp.

Apoi, aplicați eticheta (poate fi necesar să creați eticheta).

Acum, de fiecare dată când începeți sarcina dvs. ToDoist recurentă, aceasta va declanșa un e-mail în căsuța dvs. poștală, clientul dvs. de e-mail va aplica eticheta și tot ce trebuie să faceți acum este setarea IFTTT pentru a viziona acea etichetă și apoi a trimite raport. Declanșatorul IFTTT va arăta mai jos.

În cele din urmă, pentru declanșatorul pe care îl veți folosi și pe e-mail - trimiteți IFTTT un e-mail cu un subiect și un corp fix, dar faceți atașamentul o adresă URL fixă ​​în fișierul de raport pe care l-ați salvat în Dropbox.

Acum, tot ce trebuie să faceți este să vă amintiți să actualizați acel dosar cu rapoarte săptămânale în Dropbox cu cele mai recente date (sau, mai bine, să găsiți o modalitate de a automatiza un raport Google Spreadsheet Cum se creează un raport Google Spreadsheets automat din datele Google Analytics Cum să Creați un raport Google Spreadsheets automatizat din datele Google Analytics Citește mai mult și nu trebuie să faci niciun fel de muncă! Timpul de lucru pentru a actualiza cu o zi înainte de această e-mail automatizat și puteți să prindeți o cafea - permițând sistemului să facă totul munca ta pentru tine.

Programați un mesaj de pe Facebook de la ToDoist

Bine, deci ești ca mine și ai cele mai bune intenții să ții legătura actuală cu postări și actualizări constante, dar apoi viața devine ocupată și următorul lucru pe care îl știi, o lună a trecut fără niciun post din Facebook. Nu rece.

De ce nu programați o serie de sarcini Facebook Post în ToDoist? Este ușor. Mai întâi, a creat un nou proiect numit ToDoist “Actualizare rapida” pentru toate postările de pe Facebook. Apoi, trebuie doar să creați o sarcină și să faceți titlul textul postării.

La fel ca în prima automatizare de mai sus, veți crea un filtru de e-mail utilizând “Actualizare rapida” la începutul liniei subiectului. Configurați filtrul și aplicați eticheta “Todoist-Facebook-post” după cum se arată mai sus. De ce linia subiectului? Ei bine, ceea ce este cool este că notificarea dvs. pentru ToDoist adaugă numele proiectului în partea din față a e-mailului primit așa cum este prezentat aici.

Ce este cool despre acest lucru este că nu numai că puteți utiliza “Actualizare rapida” în subiectul pentru a filtra e-mailurile primite, dar puteți utiliza IFTTT pentru a posta întreaga linie de subiect a acelui e-mail pe Facebook! Într-un declanșator IFTTT pe Facebook, este la fel de ușor ca selectarea subiectului de intrare ca ingredient pentru postare.

Asta e! Acum, trebuie doar să vă programați sarcina / postul în ToDoist sub “Actualizare rapida” proiect folosind titlul de sarcină ca post de pe Facebook. Asigurați-vă că notificarea de sarcină este setată să meargă la contul dvs. de e-mail. Asta e. E-mailul dvs. va eticheta e-mailul primit, IFTTT va posta pe Facebook pentru dvs., iar acum sunteți un ninja de productivitate!

Emiteți o întâlnire de reamintire a mai multor persoane

Un dezavantaj cu ToDoist este faptul că mementourile de e-mail se duc doar la un singur e-mail. Deci, dacă doriți să creați un e-mail recurent pentru echipa dvs., care să servească drept memento pentru o întâlnire sau pentru o sarcină pe care trebuie să o colaborați cu toții?

Puteți seta o notificare de întâlnire periodică în ToDoist și setați notificarea pentru a vă accesa adresa de e-mail.

Din nou, configurați un filtru pentru a căuta linia din titlul de activitate, creați o etichetă pentru aceasta și apoi în IFTTT, utilizați acea etichetă pentru a declanșa un declanșator de e-mail la mai multe adrese de e-mail.

Acesta este un mod foarte simplu și eficient de a extinde limitarea aplicației ToDoist de la o notificare prin e-mail la mai multe, datorită unei rețete IFTTT cu un declanșator de e-mail și a unui e-mail!

Trigger File Transfer Cu SMS

O altă caracteristică interesantă a ToDoist este că oferă și notificări prin SMS. Din fericire, IFTTT oferă posibilitatea de a declanșa rețete prin SMS. Doar alegeți SMS ca declanșator și alegeți “Trimiteți IFTTT un etichetă SMS”. Pentru a transfera un fișier utilizând SMS, utilizați o etichetă ca #TransferReport.

Odată ce ați creat acest declanșator, IFTTT vă va da numărul de SMS pe care trebuie să-l trimiteți.

Singura problemă aici este că pentru ToDoist să trimită notificări direct la IFTTT, va trebui să faci “din” numărul de telefon pentru a vă trimite numărul de SMS. Acest lucru nu va funcționa, deoarece IFTTT vă cere să trimiteți un SMS de testare și să răspundeți cu un cod PIN.

Modul ușor în jurul acestui lucru este să vă configurați telefonul mobil - care este setat ca telefonul dvs. SMS atât cu IFTTT cât și cu ToDoist - cu orice aplicație de expediere SMS disponibilă. Pansi SMS face ușor să vă gestionați mesajele text pe Android Pansi SMS face ușor pentru a vă administra mesajele text pe Android Există aplicații care transformă trimiterea textului dintr-o lucrare de zi cu zi într-o briză absolută. Pansi SMS este una dintre aceste aplicații. Citeste mai mult . Există o mulțime de disponibil atât pentru Android cât și pentru iOS. Configurați aplicația pentru a redirecționa notificările SMS primite de la ToDoist către numărul dvs. IFTTT și ați terminat.

Acum, configurați-vă sarcina ToDoist pentru a declanșa transferul de fișiere prin denumirea sarcinii cu eticheta pe care doriți să o utilizați pentru ao declanșa în IFTTT.

SMS-urile primite de la ToDoist vor arata ceva asemanator “Reminder | #TransferReport | Raport Nume”

Deoarece ați configurat un trigger IFTTT SMS pentru a căuta eticheta #TransferReport, acest mesaj text va declanșa acea rețetă.

Acum, pentru a face ca IFTTT să transfere un fișier de la Dropbox la Google Drive, trebuie să setați declanșatorul IFTTT să utilizeze Google Drive și să selectați “Încărcați fișierul de la adresa URL”.

După cum puteți vedea, trebuie doar să setați URL-ul fișierului la adresa URL a fișierului din Dropbox. Denumiți fișierul utilizând “ReceivedAt” data SMS-ului, astfel încât de fiecare dată când fișierul să fie încărcat, acesta va primi o nouă dată și apoi va selecta calea dvs. din Google Drive în care doriți ca raportul să meargă.

Beneficiul acestei automatizări este că puteți avea unul dintre angajații dvs. să își plaseze ultimul raport în URL-ul public Dropbox, înlocuind vechiul fișier și păstrând același nume. Apoi, la un interval săptămânal, sistemul dvs. automatizat se va întinde, va lua acel raport sau fișier de date și îl va încărca în propriul cont Google Drive, unde puteți vedea noul raport.

Adăugați un rând în foaia de calcul Google cu SMS

Ultima idee de automatizare declanșează o nouă linie de introducere a datelor într-o foaie de calcul Google. Un exemplu de motiv pentru care acest lucru ar putea fi util este dacă aveați o echipă de tehnicieni de teren sau un alt personal de la distanță. Poate că colectează răspunsuri din sondaj de la clienți sau colectează cititoare de contoare din locații îndepărtate.

Puteți să le trimiteți un mesaj SMS către telefon, utilizând o etichetă unică pentru fiecare tehnician. De exemplu, Bob vă poate trimite textul “#bobdata 779 Church Street, 4021”, iar John te-ar face cunoscut “# 767 Main Strett, 6543”.

Doriți să automatizați introducerea acelor date într-o singură foaie de calcul Google. Sunet nebun complicat? Ei bine, nu este.

De fapt, nici măcar nu aveți nevoie de ToDoist pentru această soluție. Mai întâi, asigurați-vă că aveți aplicația de redirecționare automată a telefonului, astfel încât textele primite de la tehnicienii respectivi să fie transmise în mod automat la numărul dvs. IFTTT SMS. Apoi, setați declanșatoarele în IFTTT pentru fiecare etichetă.

Apoi creați o acțiune utilizând Google Drive și selectați “Adăugați rândul în foaia de calcul”.

Crearea unui declanșator individual pentru fiecare tehnician, utilizând același nume de foaie de calcul, va încărca toate informațiile primite într-o foaie de calcul individuală.

Când începeți să jucați creativ cu funcțiile de notificare ale lui ToDoist și capacitatea IFTTT de a le lua și de a realiza automatizări cu adevărat cool cu ​​ei, devine foarte evident că combinația celor două este un lucru foarte puternic.

Vă puteți gândi la orice alte modalități interesante de a combina ToDoist și IFTTT pentru a automatiza alte sarcini? Împărtășiți ideile și gândurile dvs. creative în secțiunea de comentarii de mai jos!

Explorați mai multe despre: GTD, IFTTT.