Deveniți un sef la e-mail Nu lăsați-l să ia toată ziua

182.900.000.000 de e-mailuri.

182,9 miliarde de euro.

Sunt mai mult de 25 de e-mailuri pe fiecare minte umană de pe planetă.

Și asta e ceea ce trimitem într-o zi (PDF).

Având în vedere numărul nebun de e-mailuri care sunt trimise și primite în fiecare zi, nu e de mirare că această comunicare electronică a devenit prea greu să se ocupe de atâția dintre noi. Dar nu vă faceți griji, aici sunt câteva secrete de productivitate care vă pot ajuta să îmblânziți fiara.

Utilizați răspunsurile conservate

Nu pot sublinia importanța acestui aspect. Sunt șanse să răspundeți la multe e-mailuri în același fel, fie că este vorba de un refuz al unei depuneri, de recunoașterea eforturilor unui coleg sau de un simplu salut. Singurul lucru pe care trebuie să-l faceți este să creați răspunsuri conservate pentru e-mailurile cele mai utilizate de cele mai multe ori.

Este foarte ușor să configurați răspunsuri conservate în Gmail E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Nu aveți timp să gătiți masa de prânz? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citiți mai mult sau orice alt client de e-mail. Indiferent cât de repede ești un dactilograf, tu nu ești mai rapid decât două clicuri ale mouse-ului, nu-i așa? Salvează-ți puțin timp și fă asta acum.

Configurați filtrele și etichetele / folderele

Cea mai bună metodă de a rezolva o supraîncărcare este să o rezolvi mai întâi. Aceasta înseamnă utilizarea filtrelor și a etichetelor / dosarelor în căsuța de e-mail. Outlook are dosare, Gmail are etichete și ambele au filtre pe care le puteți configura pentru a vă direcționa automat e-mailurile către aceste dosare și etichete. Puteți să configurați filtre avansate 5 Filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și să organizați căsuța poștală 5 Filtre Gmail pentru a vă ajuta să prioritizeze și organizați căsuța poștală Ce filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul său, astfel încât căsuțele poștale să fie la fel de ordonate ca ale mele? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să vă configurați primele cinci filtre sau ... Citiți mai multe în Gmail în funcție de nevoile dvs. personalizate. De fapt, Gmail oferă posibilitatea de a aduce automat o comandă la adresa dvs. de e-mail. 6 moduri de a recupera mesajele primite de la poșta electronică. 6 moduri de recuperare a primului e-mail. Există altceva util, predominant și frustrant? A fost în jur pentru totdeauna și continuăm să-l folosim, și atâta timp cât o vom continua să o folosim, oameni ca mine vor ... Citiți mai multe cu noul Inbox prioritar.

Ei au nevoie de ceva timp pentru a stabili și clasifica bine, iar prima lună necesită o intrare constantă de la dvs. Dar merită bine timpul pe termen lung. Nu trebuie doar să puneți lucrurile sub etichete și filtre, gândiți-vă la ele și categorizați-le bine, deoarece aceasta este automatizarea pe care o veți utiliza în căsuța poștală pentru restul vieții.

Mi se pare mai bine să faceți o verificare în 3 pași înainte de a filtra un e-mail:

1. Întrebați-vă ce este cel mai bun nume de etichetă / dosar (dacă există sau nu) pentru acest mesaj.
2. Verificați dacă acest nume există deja și, dacă nu, creați-l.
3. Întrebați-vă dacă acel nume ar trebui să fie o entitate separată sau sub-categorizată sub unul dintre folderele existente.

Faceți acest lucru în mod regulat și căsuța dvs. poștală va fi mai curată.

Luați-vă lista de rezolvare în altă parte

Spune-mi cu mine: “Mesajele primite nu sunt lista dvs. de rezolvare.” Google Vivek Haldar a scris despre asta ceva timp în urmă și nu am putut fi de acord mai mult. Iată ce ia lui Haldar:

E-mailul este un loc teribil pentru o listă cu todo. Chiar nu înțeleg cum se poate ajunge pe GTD la e-mail. Un e-mail nu poate fi atacat. Odată ce ați citit-o și ați înțeles-o, s-ar putea să ajungeți la o acțiune clară, dar căsuța dvs. poștală nu este locul în care să-l împingeți.

Adresa dvs. de e-mail este despre comunicare, așa că lăsați-l să fie despre asta. Există o mulțime de aplicații fantastice pentru liste de lucru, și aș recomanda cu toții Any.do sau Wunderlist Wunderlist - cea mai bună listă de aplicații pe iPhone [iOS] Wunderlist - cea mai bună listă de aplicații pe iPhone [iOS] Wunderlist este una dintre cele mai simple moduri de a urmări ceea ce trebuie să faci. Are o interfață elegantă care are sens. Oricine poate să o ia și să-și dea seama cum ... Citește mai mult .

Dezabonare de la Junk

Nu veți crede câte buletine de știri și alte e-mailuri junk închise în căsuța poștală, în ciuda unui filtru de spam. Și odată ce aglomerația începe să se construiască, ea poate ieși rapid de sub control. Pentru ao opri, trebuie să începeți să vă dezabonați și există un truc foarte ușor de făcut.

În clientul dvs. de e-mail, căutați cuvântul “de dezabonare”. Este atașat la sfârșitul fiecărui buletin informativ, astfel încât să vedeți brusc o listă a tuturor mesajelor de masă din căsuța de e-mail. Acum, deschideți-le unul câte unul și dezabonați-vă. Vă recomandăm să utilizați panoul de previzualizare al Gmail când faceți acest lucru pentru a accelera lucrurile.

Există, de asemenea, suplimente și servicii pentru a vă dezabona rapid de la listele de discuții Clear Out Inbox: Dezabonarea rapidă de la buletinele de știri multiple cu aceste instrumente Ștergeți mesajele primite: Dezabonarea rapidă de la mai multe buletine de știri cu aceste instrumente Dezabonarea de la newslettere este mai mult decât spam. Cele mai multe buletine de știri care ne completează căsuța poștală nu vând medicamente sau oferind premiu - sunt buletine informative autentice de la companii de încredere pe care noi ni le-am abonat ... Citește mai mult sau le cumperi în e-mailuri.

Întrebarea de aur să ceară fiecare e-mail

Aceasta este biggie-ul și a fost ceea ce ma ajutat să țin deasupra supraîncărcării din dosarul meu din ultimul an. BBC Future lui Tom Stafford a oferit o întrebare de aur să vă întrebați când deschideți un mesaj:

“Dacă nu aveam aceste informații în căsuța poștală, aș merge să-l caut?”

Dacă răspunsul este negativ, nu atingeți răspunsul sau nu îl ștergeți fără să îl deschideți. Este atat de simplu. Nu, nu vei pierde nimic imens - am făcut-o timp de un an și chiar funcționează. Iată explicația lui Stafford:

Nicăieri nu este mai evident decât e-mailul grupului și avalanșa răspunsurilor care rezultă invariabil. Încetați să vă reamintiți că nu trebuie să răspundeți tuturor e-mailurilor, că multe probleme vor fi - și ar trebui să fie - tratate de alte persoane. Intreaba-te pe tine insuti: “Dacă nu aveam aceste informații în căsuța poștală, aș merge să-l caut?” De cele mai multe ori răspunsul este probabil “Nu”, și asta este un semn că altcineva îți controlează atenția.

Distribuiți hack-urile de e-mail

Toată lumea are propriile hack-uri de e-mail pentru a gestiona dezordinea și cel mai bun mod de a învăța este prin împărtășirea lor. Avem, de asemenea, propriul Gmail Guide for Everyone. Ajută, la fel ca și sfaturile utilizatorilor profesioniști. Dacă Stafford nu ar fi scris acest articol, încă mă voi îneca în mesaje și îmi voi fi recunoscător pentru totdeauna pentru asta.

Deci, spune-mi, cum te descurci cu suprasarcina prin e-mail 3 Sfaturi pentru a face față suprasarcinii prin e-mail în Gmail [Show & Tell] 3 sfaturi pentru a face față suprasolicitării prin e-mail în Gmail [Show & Tell] Majoritatea dintre noi suferă de supraîncărcarea informațiilor. Fiind copleșit de e-mail-uri private nu poate fi o problemă mare și ignorarea jumătății de e-mail-uri este de fapt acceptabilă într-o anumită măsură. Într-o viață profesională, totuși, ... Citește mai mult? Nu există răspunsuri greșite aici, oameni buni.

Credite de imagine: Pete, Lars Plougmann

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail.