Colaborați cu proiectele cu echipe mici, utilizând urmărirea proiectelor de tip Wedoist

Încă de la citit, Tina menționează pe scurt ToDoist despre articolul ei despre managementul timpului și, bineînțeles, recenzia lui Daniel Todoist - Aplicația de gestionare a sarcinilor, simplă, dar puternică, Taso Management Todoist - O aplicație simplă, dar puternică de gestionare a sarcinilor Read more of that app web, am fost obsedat de utilizarea acesteia. Îmi place cât de simplu și ușor este de a utiliza, dar cât de complet puteți seta niveluri de sarcini - organizarea completă a proiectelor în câteva minute.

Simplitatea este întotdeauna ceea ce caut, mai ales când această simplitate nu se îndepărtează de eficacitatea sau trăsăturile instrumentului. Puteți realiza mult mai mult atunci când nu pierdeți timpul cu gândul la faza de planificare. Este exact ceea ce vă ajută ToDoist.

Deci, când am aflat că producătorii de la ToDoist au creat un alt instrument similar pentru a ajuta echipele să realizeze lucruri minunate, am știut că trebuie să o verific și că mă bucur că am făcut-o.

Aplicația web este numită WeDoist și permite echipelor mici să gestioneze gratuit până la trei proiecte. Acesta vă va ajuta să colaborați cu grupul dvs. pentru a veni în întâmpinarea sarcinilor asociate unui proiect și pentru a le încredința membrilor echipei. Este una dintre cele mai rapide și mai simple căi pe care le-am văzut pentru a gestiona grupuri mici - ceva care ar fi foarte util dacă aveți o echipă de lucru în colegiu sau un proiect la locul de muncă care implică doi-trei.

Folosind WeDoist pentru a vă gestiona proiectele

Dacă doriți să gestionați mai mult de trei proiecte sau doriți să aduceți o echipă mai mare, va trebui să jucați o taxă lunară pentru aceasta. În caz contrar, pregătiți-vă să începeți să gestionați gratuit echipa dvs. mică.

Când vă înscrieți prima oară, veți avea ocazia să vă numiți primul proiect. Nu uitați să setați fusul orar corect, astfel încât să poată fi citit timbrele pe care ceilalți membri le văd atunci când editați sarcini.

De fiecare dată când faceți clic pe “Creați un nou proiect” și numele unui alt proiect, acesta va apărea în lista drop-down de sub “Proiectele tale”. Puteți trece rapid la secțiunea de gestionare a proiectului pentru proiectul respectiv, utilizând această listă derulantă și făcând clic pe nume. După cum puteți vedea aici, am creat trei proiecte legate de îmbunătățirea blogului meu și atribuirea de proiecte de articole scriitorilor mei. Cei doi scriitori vor face parte din echipa mea de WeDoist.

Pe fiecare pagină de proiect, puteți adăuga actualizări de stare, dacă doriți doar să împărtășiți niște știri sau comentarii altor colegi de echipă. Când lucrați cu o echipă, aceasta este o modalitate foarte bună de a comunica, deoarece prin e-mailuri nu puteți fi niciodată sigur dacă echipa dvs. a ignorat mesajul dvs. sau nu. De asemenea, atunci când puneți comunicarea direct în WeDoist, este legată direct de proiect și oricine se poate întoarce mai târziu pentru a verifica ce ați scris sau pentru a obține informațiile pe care le-ați publicat.

Când vă aflați pe pagina de proiecte, faceți clic pe “oameni” bifați în dreapta pentru a vedea o listă a membrilor echipei dvs. și statistici referitoare la modul în care au fost utilizați WeDoist. Aceasta va arăta câte sarcini au finalizat, precum și actualizările de stare și comentariile din cadrul proiectului.

Când creați sarcini individuale în interiorul proiectului, puteți atașa rapid un membru al echipei la această sarcină. Veți vedea toate membrii desemnați chiar sub descrierea sarcinii.

Nu uitați să adăugați o dată scadentă în caseta de date din colțul din dreapta jos. Nu trebuie să adăugați o dată scadentă, dar, de obicei, dacă o sarcină nu are o dată scadentă, va primi cea mai mică prioritate și va deveni victima unei amânări. Dați-i o dată rezonabilă. Dacă întâmpinați dificultăți în ceea ce privește planificarea proiectului dvs. și găsirea unor termene de îndeplinire a sarcinilor care au sens, atunci utilizați un instrument ca Gantter pentru a pune totul în scenă înainte de a începe să alocați sarcini cu WeDoist.

În partea dreaptă a rezumatului sarcinii, puteți, de asemenea, să faceți clic pe caseta de comentarii pentru a include un text complet care să descrie exact ce implică această sarcină. Acest buton va arunca o casetă mare de text pentru acea sarcină, astfel că există o mulțime de spațiu pentru a include cât mai multe detalii pe care le considerați necesare.

Ori de câte ori doriți să atribuiți unei persoane unei sarcini noi, dacă faceți clic pe “atribuiți persoane” , puteți selecta contul de utilizator din lista derulantă. Dacă doriți ca toată lumea să fie responsabilă pentru această sarcină, puteți doar să o includeți “Toata lumea”.

Pe pagina principală a proiectului veți vedea o știre despre toată activitatea proiectului, inclusiv sarcini completate, actualizări și multe altele. Proiectul este cel mai rapid loc pentru a obține o prezentare de 10 secunde a modului în care progresează proiectul, deoarece veți vedea cât de mult (sau nu) se realizează dintr-o privire.

De asemenea, puteți atașa fișiere la un proiect sau o activitate. Încărcarea efectivă a fișierelor în WeDoist nu este acceptată în contul gratuit, dar aveți permisiunea de a vă conecta la fișiere prin adresa URL sau de a adăuga fișiere stocate pe Google Drive. Aceste comenzi rapide vor fi afișate pe pagina dvs. de proiect sau de activitate.

Când adăugați fișiere, cum ar fi un document din contul Google Docs, de exemplu, puteți face clic pe numele membrilor echipei pe care doriți să vi le notificați despre actualizarea fișierului.

Din moment ce contul dvs. gratuit permite doar trei proiecte la un moment dat, când ați terminat cu un proiect, îl puteți dezactiva accesând pagina de prezentare a proiectului și făcând clic pe “Proiect de arhivă”.

O alta caracteristica bonus minutioasa pe WeDoist este cea ascunsa in coltul din dreapta jos al ecranului, veti vedea un buchet mic care citeste, “Chat de proiect”. Dacă faceți clic pe aceasta, se deschide o fereastră de chat mare.

Acest lucru, prietenii mei, este o fereastră de chat de echipă mică, pe care o puteți folosi ori de câte ori membrii echipei dvs. sunt conectați la WeDoist. Acest lucru înseamnă că vă puteți întâlni cu toții la un moment dat pentru a discuta progresul proiectului sau pentru a rezolva orice problemă cu orice sarcini.

În general, WeDoist este ca și cum a fi folosit pentru administrarea steroizilor - o aplicație web de proiect colaborativ care vă va permite să gestionați echipa mică, fără a vă obliga să pierdeți mult timp cu instrumente complexe de management de proiect pe care nu aveți nevoie. Cu WeDoist, echipa dvs. va avea timp să realizeze proiectul.

Dă-i lui WeDoist o încercare cu echipa ta mică și să ne spui ce crezi. Face tot ce ai nevoie? Există ceva pe care doriți să-l adauge dezvoltatorii WeDoist? Împărtășiți-vă gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos.

Explorați mai multe despre: Instrumentele de colaborare, Management de proiect.