Iată cea mai decisă soluție de sortare a e-mailurilor pe care o veți avea vreodată nevoie

Indiferent dacă utilizați Gmail, Outlook, Google Inbox, Yahoo Mail sau orice altceva, e-mailul este un e-mail și, mai devreme sau mai târziu, inbox-ul dvs. este inundat. Dar un sistem simplu de sortare vă veți asigura că nu veți simți niciodată că a ieșit din mână și că vă aflați mereu pe partea de sus a mesajelor.

Ați încercat vreodată trucuri de listă de sarcini în căsuța poștală de e-mail? Am facut. De cele mai multe ori, nu funcționează. Ceea ce nu înțelegem despre diferența dintre e-mailuri și liste de sarcini este că sarcinile necesită doar o acțiune de la dvs., în timp ce e-mailurile vizează comunicarea cu persoane.

Dar modificarea unui sistem de productivitate popular este răspunsul la îmblânzirea constantă a e-mailurilor. Matricea americană a președintelui Dwight Eisenhower de a sorta sarcinile este minunat eficientă și în sortarea e-mailurilor, dacă o faceți bine.

Modificată matrice Eisenhower pentru e-mailuri

Matricea Eisenhower este modul în care și-a sortat lista de sarcini în patru cadrane, ceea ce ia ajutat să-și dea seama ce sarcină ar trebui să facă în continuare. Matricea de bază arată astfel și o vom păstra intactă:

Veți clasifica fiecare e-mail într-unul din aceste patru cadrane. Cvadrantele vor dicta ceea ce faci cu acel e-mail și când vei acționa în acest sens. Uita de “inbox zero”, ne vom concentra doar pe obtinerea lucrurilor.

Cel mai bine este să combinați matricea cu folderele din Outlook sau să utilizați etichete Gmail pentru a vă îmbogăți inboxul Redescoperiți etichetele Gmail și în cele din urmă imbunătățiți cutia poștală Redescoperiți etichetele Gmail și în cele din urmă imblanziți căsuța poștală Există o mulțime de trucuri pentru a rezolva problema supraîncărcării prin e-mail, nasul pe care probabil că nu îl folosiți: etichete vechi vechi Gmail. Citeste mai mult . Astfel, fiecare cvadrant va avea propriul nume de etichetă / folder și poate și propria sa culoare.

Indiferent ce faceți, nu schimbați numele acestor cadrane. Deci, folderele sau etichetele dvs. vor avea doar aceste patru categorii:

• Important și urgent
• Important (nu Urgent)
• Urgent (nu este important)
• Nu este important sau urgent

Ce este “urgent”?

Este ușor să identificați ce “important” este - este un apel subiectiv pe care îl putem lua ușor, în funcție de prioritățile noastre. Dar “urgent” pune o imagine a unui calcul bazat pe timp și asta aruncă oamenii.

Relaxează-te, nu te supăra. “urgent” aici va însemna ceea ce vrei să însemne. Dacă ai o zi aglomerată, fără să pierzi nici un moment, atunci “urgent” are un nou sens. Dacă aveți o zi plină de întâlniri, atunci “urgent” are un alt sens. Să fie flexibil; de fapt, este important să fie flexibil.

Câțiva experți în productivitate doresc să impună o limită de timp “urgent” din matricea Eisenhower, dar nu este viabilă, având în vedere că nevoile de viață și de muncă bazate pe timp continuă să se schimbe.

Nu există o formulă magică sau setați o limită de timp pentru a defini “urgent”. O vei ști când o vei vedea. Nu este un cuvânt greu de înțeles, așa că nu o răstoarnă.

Păstrați-l simplu, nu aveți “Regulile cadrelor”

Veți fi tentați să asociați o acțiune cu cadranul dvs. De exemplu, Bryan Lee a lui Tutum folosește sistemul și a pus o acțiune specifică pentru fiecare cvadrant, cum ar fi “Decideți când să faceți acest lucru” pentru “Important, dar nu Urgent”, și “Delegați-o” pentru “Urgent, dar nu important”.

Resistă asta. Există două probleme în acest sens.

În primul rând, astea “norme de acțiune” sfârșesc să biți modul în care etichetați un e-mail. Dacă știți că trebuie să acționați într-un e-mail chiar acum, dar nu aveți timp să faceți acest lucru, veți găsi că creierul dvs. vă păcălește pentru al clasifica greșit.

În al doilea rând, un cvadrant nu are întotdeauna aceeași acțiune. Delegarea unei sarcini nu este întotdeauna o opțiune. “Nu este urgentă și nici importantă” nu înseamnă că trebuie să o ștergeți, este posibil să mai aveți nevoie de acel e-mail mai târziu.

În schimb, încrederea în matricea lui Eisenhower și încrederea în propria capacitate de a face lucrurile. Un sistem de productivitate supracomplicat, supra-specific, este unul pe care veți termina să-l eliminați cu regula de productivitate cu trei strike Sistemul 3-Strike: Cum să vă prioritizați lista dvs. de sarcini Sistemul 3-Strike: Do List Nu reușiți să faceți o listă de sarcini? Problema ar putea să nu fie productivitatea ta, ar putea fi doar prioritățile tale. Să învățăm să prioritizăm lista de sarcini și să facem lucrurile. Citeste mai mult . Numele acestor cadrane oferă de fapt o idee bună despre ce este vorba despre un e-mail și veți putea lua decizia corectă.

O regulă de aur: nu se mișcă fără etichetare

Ideea este să sortați e-mailurile dvs. fără milă Nu puteți dezactiva e-mailul în fiecare dimineață? Încercați acest ritual în schimb nu se poate dezactiva e-mail în fiecare dimineață? Încearcă acest ritual În loc să începi ziua ta e-mailul este în mod regulat pus jos - chiar dacă majoritatea dintre noi o fac. Verifică e-mailul după trezirea cu adevărat așa de rău? Citiți mai multe și implică un act de auto-disciplină - nu puteți trece la următorul e-mail fără a marca eticheta pe care o citiți.

Acest lucru este critic. De fiecare dată când deschideți un e-mail, este absolut necesar să o sortați. Nu vă permiteți să verificați următorul mesaj de poștă electronică dacă nu l-ați clasificat într-un cvadrant.

Așa cum am discutat mai devreme, nu sortarea sau sortarea greșită este motivul pentru care aplicația dvs. de productivitate nu funcționează 5 Motivele aplicației dvs. de lucru vă fac mai puțin productive 5 motive pentru care aplicația dvs. de lucru vă face mai puțin productivă -să listează? Problema dvs. nu este ambiția dvs. sau aplicația de planificare a sarcinilor pe care o utilizați. Problema este în modul în care folosiți lista dvs. de sarcini în general. Citeste mai mult . Trebuie să obțineți dreptul de sortare și apoi orice altceva se află în poziție.

Cum să vă atacați emailurile

Iată frumusețea: Odată ce ați sortat căsuța poștală, nu veți avea nevoie de prea multe sfaturi cu privire la momentul și modul în care ar trebui să adresați adresa dvs. de e-mail. Pentru lucrurile urgente și importante, veți termina să o abordați în momentul în care aveți timp liber.

Pentru orice altceva, ca Andy Mitchell ActiveInbox a spus MakeUseOf Cum să se ocupe cu Inbox suprasarcină și de a face-Liste în e-mailuri Cum să se ocupe cu Inbox suprasarcină și de a-Listuri în e-mailuri Email nu este doar de comunicare, de asemenea, în mare măsură dictates dvs. de a face listă. Să vorbim despre cele mai bune sfaturi pentru a conecta inboxul la productivitatea noastră cu Andy Mitchell - fondatorul ActiveInbox. Citeste mai mult ,

Alegeți puncte de energie scăzută în timpul zilei (cum ar fi acea jumătate de oră după masa de prânz) și căutați în căsuța de e-mail pentru a mări prin ea.

Dacă este deja prioritizată, este ușor să faceți lucrurile fără să pierdeți dintr-un element obligatoriu.

La sfârșitul fiecărei zile, acționați asupra tuturor e-mailurilor dvs. sortate, chiar dacă din aplicația smartphone. Crede-mă, de îndată ce e deja prioritizată, vei trece prin ea în jumătate din timpul tău.

Este ușor sau greu?

Personal, consider că metoda Eisenhower Matrix de sortare a e-mailurilor este cea mai simplă pe care am folosit-o. De fapt, mi-a făcut mult mai ușor administrarea căsuței poștale și nu am pierdut nimic din cauza asta.

Credeți că acest sistem este ușor de implementat sau ați fi greu? Spune-ne de ce!

Creditele de imagine: Hey Paul Studios / Flickr

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail, Gestionarea timpului.