Cum puteți utiliza instrumentele de scriere în colaborare pentru a vă face viața mai ușoară

Dacă ați avut vreodată să co-produceți o lucrare scrisă, veți ști pe câte niveluri acest lucru poate fi dificil. Așteptarea partenerului (partenerilor) dvs. de scriere sau fixarea versiunilor conflictuale ale unui document ar trebui să fie cel mai puțin îngrijorătoare. La urma urmei, Internetul face o colaborare scrisă o briza.

După ce am scris o teză de 100 de pagini într-o echipă de trei, folosind Google Drive, știam că este adevărat. Cu toate acestea, recent nu am reușit să împing Google Drive pentru a completa un document de mai puțin de 10 pagini într-o echipă de cinci. Am ajuns să trimitem documentele Word înainte și înapoi, ceea ce aproape că ma făcut nebun. Ajutați-vă echipa să evite următoarele probleme, mergând cu un instrument de scriere în colaborare în timp real, cu instrumente de scriere a textului în Google Docs? 5 sfaturi importante pentru a păstra în minte procesarea de cuvinte în Google Docs? 5 sfaturi importante pentru a păstra în minte Pentru majoritatea vieții mele, Microsoft Word a fost instrumentul de procesare a cuvintelor de utilizat, dacă urmați să faceți ceva serios. Sigur, au existat alternative ca Corel WordPerfect și mai târziu pe OpenOffice, ... Citește mai mult de la început.

Se așteaptă unul pe altul

Ce se întâmplă atunci când nu utilizați un instrument care să susțină scrierea în colaborare în timp real?

În cele din urmă te aștepți unii pe alții. Numai o persoană va putea să scrie sau să editeze documentul, înainte ca persoana următoare să poată continua. Când căutați un termen limită, acest lucru vă va costa timp prețios.

Pentru o colaborare eficientă, membrii echipei au nevoie de acces nelimitat la documentul pe care lucrați cu toții. Acest lucru va permite tuturor să scrie sau să editeze în timpul lor liber. Veți descoperi că nimic nu este mai puternic decât petrecerea timpului de a scrie împreună în timp real pe un singur document, mai ales dacă nu sunteți în aceeași cameră.

Împreună cu comunicarea slabă și lucrul de la distanță, așteptându-mă unul pe altul, costă săptămâni echipa mea. Din fericire, nu am avut de-a face cu un termen greu. Dar aceasta nu este cea mai gravă problemă pe care o puteți aștepta atunci când lucrați într-o echipă aflată la distanță.

Messing Up Formatarea versiunilor celorlalte

Există șanse, nu toate să utilizați același sistem de operare, același procesor de text sau aceeași versiune software. Acest lucru poate schimba lucrurile și pierde ore de muncă.

Puteți evita problemele de formatare oferindu-le tuturor aceleași instrumente. Cea mai ușoară modalitate de a face acest lucru este ca toată lumea să lucreze în același document pe o platformă neutră OS, cum ar fi un procesor de text online.

În echipa noastră, am fost de vină pentru această problemă, pentru că nu folosesc Microsoft Office. De ce aș plăti pentru Word, dacă de obicei am nevoie de ea pentru a deschide documente și dacă există multe alternative excelente de birou 9 ale celor mai bune alternative gratuite și low-cost la Microsoft Office 9 din cele mai bune alternative gratuite și ieftine la Microsoft Office Microsoft Office a dominat piața de documente text, foi de calcul și prezentări de diapozitive de ani de zile și pentru un motiv bun - este una dintre cele mai bune. Cu toate acestea, există un dezavantaj și că este prețul ... Citește mai mult? Din păcate, am mers cu o alternativă - LibreOffice - care nu se joacă bine cu Word.

Crearea de documente conflictuale și pierderea modificărilor urmărite

Când oamenii nu se pot aștepta unii pe alții, deoarece termenul se apropie, veți ajunge la diferite versiuni ale documentului. În cele din urmă, cineva trebuie să se așeze și să îmbine diferitele versiuni într-un singur document. Aceasta nu este doar o pierdere de timp, ci și o sursă de erori.

Mai mult, atunci când reînconectați versiuni conflictuale într-un singur document, veți sfârși, de asemenea, să pierdeți cel puțin unele dintre modificările urmărite Cum să colaborați cu modificările de urmărire în Microsoft Word Cum să colaborați cu modificările de urmărire în Microsoft Word Citiți mai multe și comentariile . Acest lucru poate întrerupe trenul colectiv de gândire și poate duce la neînțelegeri. Cum puteți să evitați acest lucru?

Din experiența mea, nimic nu se întâmplă atunci când utilizați un instrument de colaborare scris. În echipa noastră, oamenii au devenit nerăbdători, iar runda finală de feedback și editare a fost făcută în același timp. Aceasta însemna că o persoană trebuia să fuzioneze toate documentele, ceea ce aproape a condus la o greșeală jenantă.

Avantajele scrisului colaborativ dincolo de evitarea problemelor

Instrumentele de colaborare pot fi mai sigure decât transferul de fișiere pe Internet.

Din cauza preocupărilor legate de securitate (NSA et al.), Multe instituții au restricționat utilizarea unor instrumente cum ar fi Dropbox. În timp ce Dropbox nu este ideal, în primul rând, evită o practică deosebit de proastă: trimiterea documentelor înainte și înapoi prin e-mail.

În general, e-mailul nu este foarte sigur 7 Important sfaturi de securitate pentru e-mail Trebuie să știți despre 7 sfaturi importante de securitate pe care ar trebui să le știți Despre securitatea Internetului este un subiect pe care cu toții știm că este important, dar de multe ori se află în spatele vacanțelor minții noastre , păcăliți să credeți că "nu se va întâmpla cu mine". Dacă ... Citește mai mult pentru partajarea documentelor. Nu numai că e-mailul ușor de interceptat, de asemenea, puteți uita să includeți pe cineva sau să selectați accidental un destinatar greșit. Introduceți platforme colaborative de scriere, care pot rezolva toate aceste probleme.

Dacă nu doriți să mergeți cu servicii de la marile corporații, cum ar fi Google Drive sau SkyDrive (care va fi în curând OneDrive), alegeți dintre numeroasele procesoare alternative de text online. 5 Alternative excelente la Google Docs Ar trebui să luați în considerare 5 alternative excelente la Google Docs Considerăm că Documentele Google au deficiențe. Poate doriți să evitați problemele de confidențialitate ale Google. Sau puteți avea nevoie de funcții diferite. Am găsit cinci alternative excelente și una dintre ele va lucra pentru dvs. Citeste mai mult . Serios despre securitate? Utilizați un instrument ca EtherPad pentru a configura propria dvs. platformă de colaborare bazată pe colaborare, pe bază de clustere, privată și cloud.

În cele din urmă, după cum am menționat mai devreme, este o adevărată grabă care lucrează la un document în timp ce observă simultan intrările creative de la alții. Atunci intri pe terenul unei adevarate co-creatii si acolo se naste spiritul de echipa.

Cum colaborați pe documente și ce trucuri sau instrumente v-au ajutat să vă păstrați sănătoși?

Credite de imagine: Omul așteaptă prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Instrumentele de colaborare, Disc Google, Sfaturi pentru scriere.