Acțiune:
Cum să devii super-productiv prin externalizarea sarcinilor de zi cu zi
Știm cu toții că o persoană care pare să se alăture vieții mai bine făcut într-o zi decât majoritatea dintre noi ar putea gestiona într-o săptămână. Dar prin învățare ce puteți externaliza, plus câteva sfaturi despre "cele mai bune practici" pentru a vă delega treburile de zi cu zi, și dvs. puteți deveni super-productive.
Acest articol vă va explica modul de alegere a sarcinilor de externalizare online, vă vom arăta câteva exemple și vă vom oferi câteva sfaturi despre cum să deveniți un furnizor online eficient și competent.
Ce este Outsourcing-ul?
Într-un cuvânt, delegație. De la lansarea (și succesul ulterior) a cărților și a blogurilor, cum ar fi săptămâna de lucru de 4 ore, un număr imens de oameni cu experiență în tehnologie au apelat la site-uri precum Elance, Odesk, TaskRabbit și multe alte modalități de delegare a sarcinilor. Un asistent virtual Cele 5 site-uri web cele mai bune pentru a găsi un asistent virtual Un asistent virtual este o persoană reală care vă sprijină de la distanță sau de la biroul de acasă. Ele pot fi practic oriunde și serviciile pe care le oferă variază de la profesionale administrative, tehnice, personale, sau ... Citește mai mult, treburi și chiar joburi întregi pentru freelancerii din întreaga lume.
Dacă ai altcineva să preia sarcini pe care nu le poți (sau pur și simplu nu vrei) să le faci singur, ai brusc acces la mai multe (potențial mult mai mult) decât 24 de ore pe zi.
Cum știu ce să externalizez?
O mulțime de oameni au luat în considerare externalizarea, dar s-au retras în ultimul moment datorită faptului că pur și simplu nu crede că este posibil ca altcineva să preia controlul asupra anumitor aspecte ale vieții lor, indiferent cât de mică sau mare este acea parte.
Acesta este un obstacol pe care trebuia să-l depășesc acum patru ani, când am externalizat pentru prima dată și am învățat că există cinci întrebări care să le ceară fiecărei sarcini să decidă dacă ar trebui sau nu să fie externalizate.
- Temut: Gândul de a începe această sarcină mă umple cu teamă?
- Lipsa de cunostinte: Există altcineva care să facă această sarcină mai bine decât am putut?
- Repetiţie: Fac această sarcină de nenumărate ori, fără a adăuga o valoare reală la ceea ce mă îndrept?
- Procrastinare: Sunt amânarea, mai degrabă decât de a începe această sarcină?
- Timp: Ar putea fi timpul meu petrecut mai bine făcând altceva?
Dacă răspund da la oricare dintre întrebările de mai sus, voi alege de obicei să externalizez sarcina. Singurul moment în care eu nu va externalizarea sarcinii în aceste situații este dacă externalizarea va fi mai dificilă sau consumatoare de timp decât de fapt îndeplinirea sarcinii.
Ce fel de sarcini de zi cu zi pot exersa în mod realist?
Când am început să externalizez, am început să recrutez angajații independenți pentru sarcinile de introducere a datelor și pentru cercetarea de bază, dar în timp ce învățam tot mai mult despre cum să externalizez în mod eficient, am aflat curând că tipurile de sarcini pe care le-am delegat erau limitate doar de imaginația mea.
Probabil că te-ai răsculat la gândul de a-ți da răspunderea căsuței primite către un tip pe care tocmai l-ai angajat de pe Internet, care lucrează la jumătatea drumului în întreaga lume. Crede-mă, înțeleg. Inboxul este sanctuarul tău, nu-i așa? Deci, începeți mici, pur și simplu transmiteți e-mail-ul ciudat către freelancerul dvs. pentru a putea face față acelei singure cereri (de exemplu, introduceți o întâlnire în jurnalul dvs.), atunci puteți construi treptat acea încredere foarte necesară.
Pe măsură ce încrederea în agentul tău liber crește, poți să predai și alte responsabilități prin e-mail, permițându-le să-ți filtreze întreaga căsuță poștală, astfel încât trebuie doar să răspunzi la cele mai presante și mai productive mesaje.
Numiri și rezervări
Având un asistent independent, care vă poate face și gestiona numirile și rezervările pentru dvs. nu numai că vă economisește timp și efort. De asemenea, vă face experiențele mai bine.
Anul trecut, asistentul meu independent a rezervat un hotel pentru prietena mea și pentru mine să rămânem. Cu o noapte înainte de ședere, el a sunat la recepție și sa asigurat că totul era în regulă pentru rezervare (a menționat, de asemenea, că a fost ziua de naștere a prietenei mele). Când am ajuns a doua zi, presupun că personalul hotelului trebuie să fi crezut că am fost o lovitură fierbinte (având propriul meu asistent și totul) și am ajuns într-o cameră modernizată, cu o sticlă de vin și o mână scrisă cartea rămasă de pat.
Dacă asistentul meu nu ar fi sunat în avans, acest lucru nu s-ar fi întâmplat niciodată. Aveți posibilitatea să vă ascultați programarea asistenților, să faceți întâlniri cu medicii, să rezervați bilete, să cumpărați bilete la concerte - tot ce aveți nevoie!
Cumparaturi online
Odată am auzit-o pe Ramit Sethi vorbind despre cum și-a simplificat cumpărăturile online. În trecut, s-ar fi aflat în discuție cu un prieten care a recomandat o carte, un film sau un album. El ar dori, ca majoritatea dintre noi, să noteze numele recomandării, să continue conversația și să nu ajungă în realitate să facă cumpărarea. Deci, acum, când primește o recomandare, trimite un e-mail extrem de rapid asistentului său:
Cumpărați carte: The Great Gatsby
Din instrucțiunile anterioare, asistentul său știe exact ce să facă, adică cum să alegeți ce ediție să cumpere, cât de mult este permis să cheltuiască, unde ar trebui să fie livrat cartea. Aceasta este o metodă de externalizare pe care am adoptat-o recent și aș vrea doar să o fac mai devreme. Și poate fi extinsă și la alte forme de cumpărături, cum ar fi alimente sau haine (atâta timp cât ați învățat asistentului dvs. ce vă place).
Navigarea pe internet
De câte ori te-ai găsit fără rost în navigarea pe Internet, în speranța că ceva îți va atrage interesul? Câte ore pe săptămână pierzi fila de deschidere după fila în timp ce stai în tren sau în timp ce te uiți la televizor doar pentru a le închide din nou fără să citești un singur cuvânt pe pagină?
Învățând asistentul dvs. în legătură cu interesele dvs., lucrurile despre care doriți să citiți sau să fiți la curent, puteți să ocoliți stadiul inutil de navigare și, în schimb, știți că veți avea întotdeauna un flux continuu de conținut care va fi cu adevărat de interes pentru dvs..
Pentru mine, asistentul meu găsește conținut pe care-l voi bucura (sau pe subiecte de care trebuie să învăț) și le salvează în contul meu Instapaper Gestionește-ți marcajele și lista de lectură cu Instapaper Gestionează-ți marcajele și lista de lectură cu Instapaper Citiți mai multe, deci Le pot accesa pe telefonul meu, iPad sau laptop, ajutându-mă să salvez nenumărate ore de rătăciri online inutile.
transcriind
Cred că ți-ai pierdut numărul de întâlniri în care ai fost și ai terminat complet, lipsind o bucată decentă de conversație importantă. De asemenea, probabil că ați ieșit dintr-o întâlnire care intenționa să scrie câteva note și puncte de acțiune, doar pentru a fi ascunse, uitând complet ceea ce trebuia să scrie în primul rând.
Pentru a ocoli această problemă, încercați să înregistrați întâlnirile și trimiteți fișierul audio unui freelancer care poate transcrie conversația sau pur și simplu puteți nota puncte importante pentru a le putea scana în viitor.
Există sute de alte sarcini pe care le puteți externaliza, indiferent dacă sunt personale sau legate de afaceri. De la designul web, consultanta si scris, la sfaturi de moda, planificare de calatorie si chiar de a aplica pentru locuri de munca. Ceea ce alegeți să externalizați trebuie să se bazeze pe cele cinci întrebări enumerate în partea de sus a acestui articol, pentru a vă asigura că investiți timpul în cele mai importante activități de îndatorare.
Niste sfaturi
Nu există nici o îndoială că externalizarea poate fi descurajantă. La urma urmei, angajând pe cineva care să se ocupe de anumite activități de zi cu zi, devii în mod automat un manager. Iată câteva sfaturi pentru a vă ajuta să vă mențineți la curent:
Închiriați cu atenție
Când postezi o slujbă pe Elance de Odesk, probabil vei primi cel puțin 30-40 de propuneri și e treaba ta să găsești persoana potrivită pentru tine. înainte de a lua o decizie finală, să elaboreze o listă scurtă de aproximativ 3-7 solicitanți și să le stabilească o sarcină simplă. Asigurați-vă că furnizați instrucțiuni foarte clare și un termen limită. Lăsați-i să știe cum doriți să primiți informațiile pe care le-ați solicitat. Dacă doriți ca aceștia să facă apeluri telefonice în viitor, cereți-i să vă trimită un fișier audio care să răspundă la câteva întrebări, astfel încât să puteți auzi "vocea telefonului".
Creați un document "Despre mine"
Ultimul lucru pe care doriți să-l faceți este să repetați cerințele dvs. asistentului dvs. de peste și peste din nou. De fiecare dată când le oferiți noi informații (magazinele care vă plac, tipul de hoteluri pe care doriți să le păstrați, cerințele dvs. atunci când faceți rezervarea unui zbor, orele la care sunteți disponibil pentru apeluri etc.), trebuie să introduceți aceste informații într-un document comun. Acest document va fi primul lor punct de referință dacă au întrebări despre o sarcină pe care o stabiliți (reducând astfel cantitatea de muncă repetată pe care trebuie să o faceți), plus dacă începeți să lucrați cu un alt asistent, puteți să le dați pur și simplu document și vor putea afla mai rapid despre tine și despre preferințele tale.
Fii specific
Cu fiecare sarcină pe care o delegați, fiți cât mai concret posibil. Mai degrabă decât să scrieți instrucțiuni pas cu pas, ar putea fi mai eficient să înregistrați un film de captare a ecranului Ashampoo Snap 7 Review: Captură ușoară și captură video Ashampoo Snap 7 Recenzie: Captură ușoară a imaginii și captura video Caută o soluție ușoară și cuprinzătoare de captură pe desktop? Snap 7 oferă opțiuni avansate pentru capturi de ecran, inclusiv fotografii multiple și captura video. Dar merită 20 de dolari? Citiți recenzia noastră și încercați-o singură cu ... Citește mai mult pentru a trimite asistentului dvs. pentru ca ei să poată urmări cum tu ar îndeplini anumite sarcini. Asigurați-vă întotdeauna ca asistentul dvs. să știe cât timp poate cheltui pe o sarcină (și / sau bugetul dvs.), termenul limită și să răspundă la orice întrebări pe care ar putea să le aibă înainte de a ajunge până la reducerea trimiterii de e-mail înapoi și înapoi pot apărea dacă nu sunteți destul de clar.
Fii corect: Mulți oameni angajează liber profesioniști, gândindu-se că pot angaja pe cineva care să-și îndeplinească sarcina după sarcină pentru 3 $ pe oră. Fiți echitabil cu ceea ce solicitați și cu tariful orar pe care îl oferiți. Cu cât ești mai corect, cu atât vei obține mai bine rezultatele.
După cum sper că puteți vedea, domeniul de aplicare al modului în care externalizarea vă poate ajuta cu eliberarea timpului și a energiei este enorm, deși pentru a profita din plin de outsourcing, trebuie să vedeți acest lucru ca pe o investiție pe termen lung, care va plăti tot mai mult ca asistentul dvs. (e) aflați mai multe despre dvs. și cum vă pot ajuta.
Dacă nu sunteți încă convins, ar trebui să verificați acest interviu cu Dan Andrews de la Tropical MBA, despre modul în care a reușit să externalizeze afacerea de peste un milion de dolari. Dacă nu te deranjează, nimic nu o va face!
Acest articol sa concentrat pe pe net outsourcing, dar există o mulțime de sarcini pe care le puteți externaliza și offline. Unelte precum TaskRabbit au fost construite pentru a ajuta la treburile de zi cu zi cum ar fi curățarea și spălarea, chiar și cumpărăturile pentru produse proaspete.
Ați externalizat oricare dintre sarcinile de zi cu zi? Dacă da, cum a mers?
Imagine de credit: Marcos Meca Sam Wordley (Shutterstock)
Explorați mai multe despre: Gestionarea timpului.