Cum să vă asigurați că semnătura dvs. de e-mail nu dă impresia greșită

Spunând la revedere este atât de greu de făcut, nu-i așa? Este incomod și, uneori, este ciudat. Ei bine, este posibil să nu existe vreo instrucțiune pentru acele situații, dar cel puțin putem oferi câteva instrucțiuni despre cum puteți să vă luați la revedere într-un e-mail fără să vă simțiți ciudat.

O semnătură de e-mail Puteți prea beneficia de puterea de semnături de e-mail Sunteți prea pot beneficia de puterea de semnături de e-mail O semnătură vă spune ceva despre o personalitate. La fel cum doi scriu abia la fel, ei semnează și altfel. Așa a apărut "știința" grafologiei. Dar vârsta digitală și e-mailul ... Citește mai mult este pentru toate intențiile și scopurile tale “la revedere”. Nu este dacă îmbrățișați pe cineva sau dați-i o strângere de mână. Nu este dacă le dați doar numele dvs. sau le transmiteți cărții de vizită cu toate informațiile dvs. de contact incluse. Așa faceți o impresie. Sau nu.

În acest articol, voi împărtăși cele cinci cele mai importante lecții pe care le-am învățat în cele două decenii pe care le-am comunicat cu oamenii pe Internet. Interesant este faptul că dilemele implicate în semnăturile de e-mail au existat de când mesajele primite prin e-mail au fost transmise prin BitNet și FidoNet sau chiar prin sistemul de mesagerie CTSS al MIT în anii 1960,.

E-mailul a fost cu noi de foarte mult timp. Deci, cum ai reușit? Cum vă deconectați fără a vă arăta ca un snob, dar, de asemenea, oferind suficiente informații, astfel încât oamenii să știe cine și ce sunteți? Să începem. În momentul în care am trecut, veți avea o idee destul de bună despre ceea ce doriți să faceți cu propria dvs. semnătură de e-mail.

Ce trebuie să facă o semnătură de e-mail

Aceste zile, în procesul de trimitere prin e-mail a persoanelor, am 3 diferite “niveluri” de semnătură prin e-mail. De ce? Ei bine, există trei nivele de relații care trebuie acoperite - totul dintr-o notă scurtă către un prieten, până la un mesaj de afaceri formal către o companie. Trei variații sunt într-adevăr tot ceea ce aveți nevoie, iar scopul acestora ar trebui să fie următorul:

1. Un zâmbet rapid - Această versiune de semnătură se adresează prin e-mailuri rapide prietenilor sau colegilor pe care îi trimiteți prin e-mail în mod constant, de mai multe ori pe zi.

2. Zâmbet și un Handshake - Această versiune semnătură merge pe e-mail-uri mai lungi pentru a lucra colegii, unde e-mailul dvs. trebuie să fie doar puțin mai formal.

3. Un Handshake și o carte de vizită fermă - Aceasta este pentru acele momente în care trebuie să scrieți un e-mail legat de afaceri și să furnizați titlul și toate informațiile de contact.

Există reguli nescrise pentru fiecare dintre aceste tipuri de semnături de e-mail. Sparge-le, și nu va fi sfârșitul lumii. Dacă doriți să faceți o impresie deosebit de bună, atunci veți dori să luați în considerare unele dintre aceste sfaturi pentru fiecare tip de e-mail pe care îl trimiteți.

Semnătura zâmbetului rapid

Nu aveți întotdeauna nevoie de o semnătură de e-mail. Cel puțin, nu aveți nevoie întotdeauna de unul formal. Acest lucru este ca și cum ați merge pe jos de un coleg pe hol. Le vezi de mai multe ori pe zi. Participați la aceleași întâlniri. Chiar trebuie să-i salut pe hol cu ​​o strângere de mână? Nu; de cele mai multe ori este rapid “Hei, Fred” și un zâmbet, dacă e deloc. Când trimiteți rapid un e-mail unui coleg pentru a solicita sfaturi sau pentru un sfat, este posibil să nu aveți nevoie nici măcar de o semnătură. Dacă simți nevoia să vă deconectați, puteți să vă apropiați, doar numele dvs. prefacut cu o linie. Nu este nevoie de citate florale sau titluri elaborate. Persoana știe cine ești, ce anume ești și orice altceva dincolo de numele tău ar fi ciudat. Considerați-o ca o conversație de bază de către răcitorul de apă, de obicei, care se termină cu ceva asemănător “bine, te prinde mai târziu!” și un val rapid. Nu este nevoie de nimic mai mult.

Zâmbet și un Handshake

Celălalt tip de semnătura este un fel de hibrid între formal și informal. Acesta este cel greu pentru a avea dreptate. Aceștia pot fi colegi pe care doriți să îi trimiteți prin e-mail cu cereri de afaceri semi-formale, dar nu doriți ca aceștia să creadă că vă întâlniți ca fiind rigizi. Ei trebuie să aprecieze importanța e-mailului, dar nu doriți să se întrebe dacă sunteți de fapt prieteni. Aici intră în joc semnătura foarte subtilă. Acestea sunt, de obicei, diminuate în dimensiune și aproape neobservate în subsolul e-mail-ului în sine. Una dintre cele mai bune abordări pentru aceasta este o semnătură pe care o numesc “One-liner”.

În această versiune, toate informațiile sunt împărțite cu un “|” caracter. Acest lucru ar putea fi la fel de simplu ca o adresă sau un e-mail, numere de telefon, numere de celule sau orice altceva. Ar trebui să fie succintă, să includă doar puțină informație necesară și asta este. Am văzut chiar și unii oameni care fac această semnătură într-un font mai slab decât restul e-mailului - poate în gri. O altă abordare pe care am remarcat-o este una foarte scurtă cu două linii. Practic, un nume și o formă de contact care ar putea fi un singur număr de telefon sau o adresă de e-mail.
Evident, aceasta este pentru destinatarii care știu deja cine sunteți, cu ce companie lucrați și le trimiteți doar unul dintre numeroasele e-mailuri de corespondență. Acesta oferă “simți” un e-mail prietenos, dar dacă persoana trebuie să vă contacteze și să nu vă păstreze numărul în Rolodex (oamenii încă mai folosesc acei ...?), atunci există informațiile dvs. de contact la poalele e-mailului, chiar la îndemână.

Un handshake formal

Desigur, există acele momente în care trimiteți un e-mail pe cineva din afara companiei sau, poate, trimiteți prin e-mail pe cineva din cadrul companiei despre ceva oficial care necesită ca conversația să fie formală. Este ca și cum ai purta un costum formal când participi la o ceremonie de premiere pentru colegii tăi. Înainte de a acoperi ceea ce trebuie să faceți în aceste cazuri, este mai educativ să acoperiți ce să nu faceți mai întâi. Da, ar trebui să furnizați informații de contact, cum ar fi numele companiei, site-ul web și adresa de e-mail, dar nu trebuie să exagerați. Este într-adevăr nevoie să furnizați patru numere de telefon diferite, inclusiv un aparat de fax?

Nu, furnizați suficiente informații de contact, astfel încât să existe mai multe metode de a vă contacta - prin e-mail, telefon sau chiar prin intermediul unui site Web - dar nu vă lăsați deloc rătăciți. Furnizarea unei liste de numere de telefon face să pară că sunteți atât de mobil încât nu sunteți niciodată la birou și prea greu de contactat.

O altă greșeală comună se întâmplă ca un auto-promotor. Oamenii ca acest lucru vor supraîncărca semnăturile lor de e-mail cu conturile lor de social networking până la punctul în care semnătura este de peste 10 linii lungi și umplut cu cea mai mare parte de auto-marketing.

Un alt mod de a da o impresie oribilă este să folosiți tot felul de culori și fonturi funky în adresa dvs. de e-mail. Este greu să tragi ceva de genul ăsta, pentru că culorile trebuie să se potrivească, iar fonturile trebuie să arate bine. Din păcate, mulți oameni nu au nici o idee cum să se potrivească în mod corespunzător cu culorile, iar semnătura lor prin e-mail se termină să arate ca ceva dintr-o fabrică Willy Wonka.

Acest tip de semn de clovn este neprofesional și oricine îl trimiteți va crede că nu aveți nicio idee despre ceea ce faceți, indiferent de domeniul în care vă aflați. Evitați astfel culorile extravagante. Nu te complica.

Ce puteți face corect

Deci, ce arata o semnatura oficiala de email buna daca vreti sa faceti o impresie buna? Du-te cu informațiile de bază necesare, păstrați simplu formatarea și stilul și nu o exagerați cu informații.

Iată un exemplu. Aceasta include 4 linii - nume, companie, număr de telefon și adresa de e-mail. Asta e.

Această persoană a folosit doar textul simplu și păstrându-l doar la patru linii îl face să vină la fel de clasic și profesional.

Cu propria mea adresă, merg puțin mai departe, menținând semnătura modestă folosind italica și decolorându-i în gri închis. Menținându-i o umbră mai ușoară decât textul de e-mail în sine, îi spune destinatarului că considerați că informațiile dvs. sunt secundare mesajului propriu-zis. Este o sugestie subtilă de umilință.

De asemenea, titlurile trebuie folosite numai atunci când sunt relevante pentru conversația la îndemână. În majoritatea corespondențelor legate de site-ul meu, oamenii trebuie să știe că eu sunt proprietarul site-ului, deci titlul este important. Sunt incluse doar suficiente informații pentru contactul rapid - adresa de e-mail și numărul de telefon, asta este.

Un alt exemplu este semnătura pe care o folosesc pentru corespondența internă și externă de la MakeUseOf.

Aici, de fapt, m-am simțit între utilizarea titlului sau nu. Este, de obicei, important doar în comunicațiile externe de e-mail și extrem de important în unele comunicări interne. Am inceput sa folosesc doua versiuni - unul pentru exterior si unul pentru interior - dar am obosit sa trec manual intre cele doua, pe care am decis sa le stau cu cel de mai sus. Cu riscul de a se întâlni ca fiind de sine stătătoare, ea rămâne decolorată și secundară. De asemenea, face uz de “|” caracterul menționat mai sus, o mică stropire a culorii pentru a face ca numele site-ului să iasă în evidență și am decis să fiu îndrăzneț și să adaug o a cincea linie pentru un citat.

Vino cu semnătura perfectă de e-mail 6 Sfaturi pentru a obține mai mult de semnături în Gmail 6 Sfaturi pentru a obține mai mult de semnături în Gmail Citiți mai mult care reprezintă cine sunteți, ce faci și cum să vă contactați poate face unele încercări și erori, dar odată ce ai dreptate, se simte bine știind că îți dai cel mai bun picior înainte în fiecare corespondență pe care o trimiți.

Care sunt sfaturile dvs. pentru o mai bună semnătură de e-mail 5 Moduri de a crea mai multe semnături personalizate în GMail 5 moduri de a crea mai multe semnături personalizate în GMail Citiți mai multe? Ce lucruri îți place sau nu îți place de alte semnături pe care le-ai văzut? Împărtășiți-vă gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos!

Credit de imagine: Cuplu de afaceri prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail.