Redescoperiți etichetele Gmail și, în cele din urmă, îmbrățișează Mesaje primite

Mai devreme sau mai târziu, căsuța poștală Gmail a tuturor devine o mizerie copleșitoare. Există o mulțime de trucuri pentru a rezolva problema supraîncărcării prin e-mail, dar există un singur drept sub nas ca să nu folosiți: vechile etichete Gmail vechi.

Etichetele au fost în jur de mult timp, așa că au devenit aproape oase pentru mulți dintre noi. Am fost un utilizator Gmail încă de la început, dar până acum nu am folosit niciodată etichete. A schimbat complet modul în care abordez e-mailurile, ajutându-mă în cele din urmă să îmi îmblânzesc dosarul.

Utilizarea etichetelor depinde cu succes de câteva principii de productivitate de bază, la fel ca orice sistem de gestionare a problemelor. Iată trucurile care m-au ajutat și pot să vă ajute și voi.

Etichetele nu ar trebui să te facă să gândești

Aplicarea unei etichete trebuie să fie mecanică; acțiunea pe care o luați pe baza unei etichete trebuie să fie mecanică.

Aceasta este probabil cea mai importantă parte a utilizării etichetelor în Gmail. Inițial, veți fi tentați să veniți cu o listă lungă de etichete. “Fiecare sarcină sau un e-mail este unic,” îți spui tu. Evitați să cădeți în această capcană. Cu cât mai multe etichete pe care le aveți, cu atât mai mult te fac să crezi, cu atât mai mult timp îți trebuie. Trebuie să vă luptați în mod activ cu oboseala de decizie Cum să formați un obicei nou Când se pare prea greu să continuați să vă deplasați Cum să formați un obicei nou Când se pare prea greu să păstrați obiceiurile obișnuite Nu se formează peste noapte. În fiecare an, facem aceste rezoluții care necesită schimbări majore. Dacă doriți un nou obicei, trebuie să fiți pregătiți pentru capcane și cum să le depășiți. Citește mai mult, deci etichetele ar trebui să fie.

Aveți cât mai puține etichete pe cât puteți. Fiecare etichetă trebuie să aibă un singur scop. Ca regulă pentru degetul mare, utilizați aceste etichete primare și adăugați încă cinci, care sunt specifice nevoilor dvs. de lucru.

Cele 5 etichete primare: Astăzi, terminat, în așteptare, la întrebări, răspundeți

Câțiva specialiști inbox vă recomandă să faceți o scanare zilnică a e-mailului dvs. în dimineața Cum să biruiți dependența de e-mail prin urmărirea obiceiurilor primite Cum să biruiți dependența de e-mail prin urmărirea obiceiurilor din mesajele primite Email-ul vă deturnează zilele și se șiculează despre asta. Vă puteți recâștiga controlul asupra timpului. Aflați cât timp consacrați e-mailului în momentul de față și furați-l înapoi. Citiți mai multe, deci știți ce să faceți cu fiecare e-mail. Tratați această scanare ca fiind timpul pentru a vă aranja căsuța poștală, la fel ca și cum ați aranja lista dvs. de sarcini.

regula zorilor de gestionare a e-mailului: dacă îl puteți șterge, ștergeți-l. Pentru mesajele pe care nu le puteți șterge, le puteți categorisi de obicei cu aceste cinci etichete primare:

1. Astăzi: Marcați acest lucru în orice e-mail care are o acțiune care trebuie luată astăzi. Este în regulă dacă un e-mail este marcat Astăzi, precum și altceva; punctul este să știți că acest e-mail este relevant pentru ziua de azi.
2. A face: Dacă un e-mail are un proiect sau o sarcină pe care trebuie să o faceți astăzi, atunci marcați-o cu această etichetă. Punct cheie: Sarcina trebuie să fie mai mult decât să răspundem la e-mailul respectiv. Puteți încerca să cuplați acest lucru cu Sortd pentru a transforma Gmail într-o placă de sarcini asemănătoare cu cea Trello Întoarceți Gmail într-o placă de lucru asemănătoare cu Trello, cu funcții de direcționare în Gmail într-un tabel de lucru asemănător Trello cu Sortd În forța de muncă modernă, lista de sarcini. Acum, puteți obține organizația în stil Trello chiar în Gmail cu o nouă extensie Chrome, Sortd. Citeste mai mult .
3. Răspuns: Marcați acest lucru în orice e-mail care are nevoie de un răspuns. Deci, un e-mail ar putea fi marcat “Astăzi + Răspuns + Răspuns” indicând faptul că conține o sarcină non-e-mail și că trebuie răspunsată până la sfârșitul zilei.
4. În așteptare pentru: Marcați acest lucru pe orice e-mail unde este important pentru dvs., dar trebuie să așteptați o altă persoană să ia o acțiune. Am luat acest truc de la fondatorul ActiveInbox sfaturile lui Andy Mitchell privind gestionarea suprasarcină prin e-mail Cum să te ocupi de suprasarcină cu mesajele primite și de liste de e-mailuri în e-mailuri Cum să rezolvi problema cu suprasarcină și cu dosare în e-mailuri E-mailul nu este doar comunicare, dictează lista dvs. de sarcini. Să vorbim despre cele mai bune sfaturi pentru a conecta inboxul la productivitatea noastră cu Andy Mitchell - fondatorul ActiveInbox. Citeste mai mult .
5. Terminat: Eticheta cea mai importantă. Orice e-mail unde nu mai este nevoie de intrare, marcați-l ca fiind Efectuat. Nu sunt un fan al ștergerii de e-mailuri, deoarece prefer să am acea pistă de hârtie; și chiar dacă arhivați un e-mail, un răspuns de la expeditor îl va aduce înapoi în căsuța de e-mail. Ai nevoie de asta “Terminat!” eticheta - mai ales daca esti un fan al metodei Productivitate listata.

Etichetele sunt minunate ca și placebo!

De fiecare dată când primesc o nouă notificare prin e-mail, primul meu instinct era de a deschide, citi, răspunde sau șterge. Era o perturbare pentru fluxul meu de lucru. Dar acea notificare nesupravegheată mă deranja, așa că am terminat să întrerup tot ce făceam pentru ao rezolva.

Acum, aplic doar o etichetă și mă întorc la muncă. Adresez e-mailul mai târziu, odată ce lucrarea mea se termină. Aplicarea unei etichete îmi dă satisfacția mentală că am interacționat sau am adresat e-mail-ul, fără a cheltui timpul necesar altfel.

Etichetele sunt un fantastic placebo pentru cei care au nevoie de compulsiv pentru a face ceva cu privire la e-mailurile primite.

Etichetele ar trebui să fie ușor accesibile, aplicate și identificate

Gmail dispune de o mulțime de instrumente pentru a face etichetele să fie cât mai ușor de utilizat. Petreceți puțin timp personalizând aspectul etichetelor, va crește utilizarea.

Mergi la Gear icon> Setări> Etichete pentru a vedea toate etichetele și pentru a le gestiona. De asemenea, vă recomand să ascundeți majoritatea celorlalte elemente pe care le vedeți în bara laterală din stânga Gmail Actualizări Etichete Utilizând Extensiile Două Labs [Știri] Actualizări Gmail Etichete Utilizând Extensiile Două Labs [Știri] Citește mai multe, cum ar fi Sent Mail, Drafts, Cercuri și multe altele. Dacă etichetele apar mai întâi, devine mai ușor să le observi și să trageți și să aruncați pe e-mailuri.

De asemenea, colorați-vă etichetele. Faceți clic pe meniul derulant mic din orice etichetă din bara laterală pentru a alege culorile. Culorile simple aplicate etichetelor principale vă vor ajuta să le identificați cu ușurință. Eu folosesc o etichetă verde pentru “TERMINAT!”-este satisfăcătoare să se uite și să știe că nu mai trebuie să deranjez cu e-mail-ul acela mai mult. În mod similar, marchez “ASTĂZI!” etichetă cu roșu aprins, așa că îmi atrage întotdeauna atenția.

Nu există prelungiri

Frumusețea etichetelor este că este încorporată în Gmail. Nu aveți nevoie de extensii de mestecat RAM pe care le puteți utiliza în Chrome, dar nu pe aplicația Gmail pentru mobil. Funcționează perfect ori de câte ori deschideți căsuța poștală. Cele mai bune sisteme de productivitate sunt cele care ies din cale, și asta e ceea ce etichetele sunt.

Dacă aveți un truc pentru a utiliza etichete mai eficient în Gmail, ne-ar plăcea să le auzim! Aruncați sugestiile în comentarii sau întrebați orice întrebare aveți.

Creditele de imagine: Cairo

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail.