Recuperarea controlului asupra cutiei poștale cu aceste 5 sfaturi pentru administrarea Gmail

Toată lumea știe că în aceste zile este destul de dificil să supraviețuiți sau să vă gestionați afacerile fără e-mail. De fapt, majoritatea oamenilor au două sau trei e-mail-uri pentru a gestiona, deci fără un bun mâner în gestionarea e-mailurilor, că primirea ocupată poate scăpa de sub control destul de repede.

Știu, te întrebi că avem nevoie de noi o alta articol despre gestionarea e-mailurilor? Vreau să spun că tocmai în 2012 am avut multe dintre ele, cum ar fi articolul lui Tina despre gestionarea proiectelor intensive de e-mail în Gmail Gestionați și colaborați pe e-mail Proiecte intense În interiorul Gmail Cu Streak [Chrome] Gestionați și colaborați pe e-mail Proiecte intense În Gmail cu Streak [Chrome] Streak este un puternic add-on pentru gestionarea proiectelor Gmail pentru Chrome. Acesta vine cu șabloane pentru multe tipuri diferite de proiecte, de exemplu, asistență pentru clienți sau planificare de evenimente. În Streak, proiectele sunt numite conducte. Puteți să citiți mai multe și e-mailurile despre importul și gestionarea mai multor conturi Cum să importați și să gestionați mai multe conturi de e-mail în Gmail Cum să importați și să gestionați mai multe conturi de e-mail în Gmail Nu este neobișnuit să aveți mai multe conturi de e-mail, locurile diferite sunt plictisitoare. Prin urmare, mulți oameni revin la un client desktop de e-mail cum ar fi Thunderbird sau Outlook pentru a gestiona toate lor ... Citeste mai mult. Yaara a acoperit noua caracteristică Compose din Gmail, prea multe clicuri? Urmați aceste sfaturi pentru a economisi timp cu noul Gmail compune prea multe clicuri? Urmați aceste sfaturi pentru a economisi timp cu compunerea noului Gmail Într-un sondaj recent pe care l-am ținut aici la MakeUseOf, am constatat că peste 75% din voi folosiți deja noul compozit al Gmail. Citesc mai multe, Aaron a discutat despre cum să obțineți adresa dvs. de e-mail pentru a iesi în evidență Cum să faceți ca mesajul dvs. de e-mail să stea într-o căsuță poștală aglomerată Cum să vă faceți mesajul de e-mail Afară într-o căsuță poștală aglomerată Ați trimis vreodată un e-mail pe care l-ați considerat important doar pentru a vă răspunde după câteva zile sau, mai rău, ați uitat? Dat fiind faptul că uneori este în afara controlului dvs., dar există lucruri pe care le puteți face ... Citește mai mult în cineva altcineva aglomerate de e-mail și doar recent Yaara a acoperit răspunsurile conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Nu ai timp să gătești masa de prânz? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citește mai mult. Nu am terminat încă?

Ei bine, adevărul este că una dintre cele mai frecvente probleme pe care le au oamenii este că, în ciuda tuturor eforturilor lor cele mai bune, în ciuda tuturor celor mai tari pluginuri și foldere creative pe care le creează pentru a ține e-mailuri, căsuța de e-mail inevitabil devine aglomerată din nou.

Motivul pentru aceasta este că, indiferent de cât de mult încercați să vă organizați mesajele primite, dacă păstrați sistemul manual - dacă depindeți de tine să vă amintiți să vă faceți timp pentru a intra și a gestiona inbox-ul dvs. ocazional, va nu s-a intamplat niciodata.

În schimb, este mai bine să automatizezi complet organizarea căsuței de e-mail cu ajutorul celor mai bune instrumente din interiorul și exteriorul Gmail. În acest articol, vă voi arăta cinci lucruri pe care le puteți face chiar acum pentru a vă automatiza căsuța de e-mail Gmail, astfel încât să nu vă faceți griji în legătură cu încercarea de a sapa prin aglomerație pentru a găsi acele e-mail-uri importante.

5 sfaturi pentru gestionarea intrărilor Gmail

Nu trebuie să pierzi controlul de genul asta. Toate aceste eforturi pentru a vă organiza inbox-ul în dosare frumoase și ordonate nu trebuie să devină efort pierdut într-o lună când toate aceste lucruri se schimbă și noul dvs. sistem de directoare nu are sens.

Lucrul deosebit pentru Gmail este că există câteva instrumente de automatizare strălucitoare disponibile pe care le puteți folosi pentru a permite Gmail să facă toată munca grea pentru dvs..

Utilizați filtre și etichete pentru a automatiza organizarea

Acesta este un lucru pe care unii scriitori de la MUO au predicat des. De fapt, Craig a acoperit filtre Gmail 5 Filtre Gmail pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea Inbox 5 Filtre Gmail pentru a ajuta la prioritizarea și organizarea Mesaje primite Ce filtre ar trebui să aibă fiecare persoană în arsenalul lor, astfel încât primirea lor să fie la fel de ordonată ca a mea? Sunt aici pentru a vă ajuta să începeți să stabiliți primele cinci filtre sau ... Citește mai mult destul de bine în 2011, dar dincolo de filtrarea și sortarea o singură dată, este esențial să aplicați filtrele de fiecare dată când primiți un nou e-mail în căsuța de e-mail care nu a fost furnizată automat cu una dintre etichetele dvs. existente.

Să ne întoarcem puțin. Să spunem că caseta dvs. de e-mail arată puțin ca a mea. O mizerie confuză de e-mail junk, câteva etichete vechi pe care le-am creat cu ani în urmă și o grămadă de e-mail-uri importante pe tot parcursul anului. Observați că primirea mea a crescut la peste 10.000 de e-mailuri? Crazy, nu-i așa??

Deci, să începem să facem lucrul spunând Gmail ce să facă cu e-mailurile care intră în Inbox în fiecare zi. Urmând acești pași pe care voi încerca să le acopere, veți observa că numărul de mesaje primite de la Inbox începe să scadă câteva sute de e-mailuri simultan.

În primul rând, când vedeți un e-mail în Mesaje primite care nu are o etichetă, dați seama ce doriți să faceți cu ea. Sunt e-mailuri de la un client pe care tu avea pentru a răspunde în timp util? Este o alertă Google cu povești interesante pe care doriți să le citiți când aveți timp mai târziu? Pentru fiecare mesaj, creați un nume de etichetă care se aplică.

Odată ce ați creat noua dvs. etichetă, deschideți e-mailul respectiv și utilizați lista verticală din partea dreaptă pentru a selecta “Filtrează mesaje ca acesta“. Aceasta va crea în mod automat regula necesară care va identifica e-mailurile primite data viitoare când va sosi unul nou - de obicei, folosind e-mailul expeditorului.

Puteți stabili orice reguli suplimentare care au sens în cazul dumneavoastră. Dincolo de e-mailul expeditorului, puteți să vă asigurați că numai anumite e-mailuri de la acel expeditor - cum ar fi cele care au anumite linii de subiect sau cu e-mailuri care conțin anumite cuvinte, se aplică cu eticheta respectivă.

Pentru fiecare filtru, trebuie să-i spuneți contului dvs. Gmail cum să organizați sau să gestionați automat e-mailurile primite. În acest caz, știu că această adresă de e-mail este de la un anumit client și că aceste e-mailuri sunt foarte importante, așa că am de gand să introducă în mod automat o etichetă în care să pot răspunde zilnic la acele e-mailuri - cât de mult este dezordinea de fapt în Mesaje primite.

Asta pentru că puteți să faceți clic pe eticheta din partea stângă a contului dvs. Gmail și veți vedea numai acele e-mailuri. Nu mai pierdeți e-mailuri importante în gramada de mesaje nedorite și alerte cu prioritate redusă.

Chiar mai bine, dincolo de aplicarea doar a unei etichete, spuneți Gmail să marcheze întotdeauna cele importante (astfel că steagul galben apare lângă ele) și nu uitați să ieșiți “De asemenea, aplicați filtrul” astfel încât sutele de e-mailuri care vă completează Mesajele primite să fie organizate imediat cu un singur clic.

Dacă ați primit poștă nesolicitată de mult timp și ați uitat să vă dezabonați de la acestea, atunci este posibil să aveți sute sau chiar mii de e-mailuri care vă completează căsuța de e-mail, care sunt complet inutile. Când întâlniți aceștia, aplicați un filtru și, în loc să creați un filtru nou, atingeți butonul de căutare.

Aceasta va lista toate e-mailurile din căsuța dvs. poștală de la acel expeditor. Acum puteți să le selectați pe toate și să le ștergeți în bloc. Urmăriți-vă Inbox-ul înfundat se micșorează rapid și mai rapid spre zero.

Păstrați e-mailurile informale din dosarul Mesaje primite

Un lucru care este foarte comun în Inbox-ul meu este alertele de intrare constante sau actualizările de stare de la o grămadă de sisteme pentru care am semnat, cum ar fi Alertele Google pentru anumiți termeni de căutare sau rapoarte săptămânale de date din Google Analytics sau Google Adsense. Chiar nu trebuie să le deschideți și să le citiți tot timpul, dar doriți să păstrați informațiile respective.

Pentru a le împiedica să le aglomereze, creați un filtru și selectați “Treceți la Primite”, și asigurați-vă că aplicați o etichetă astfel încât să puteți găsi rapid acele e-mailuri la o dată ulterioară când aveți timp să le dedicați.

Până acum, ar trebui să aveți deja mesajele primite către un număr minuțios de e-mailuri - poate chiar zero!

Cu toate acestea, nu am făcut automatizarea căsuței primite. Realitatea este că există încă mai multe lucruri pe care le puteți face pentru a sorta și a depune în mod automat informații importante, fără a fi nevoie să le faceți de unul singur.

Fișierele atașate automat

Aaron a acoperit prima dată Attachments.me Eliberați-vă atașamentele din Gmail Inbox Cu Attachments.me Eliberați-vă atașamentele din Gmail Inbox Cu Attachments.me Ați primit vreodată un e-mail de la șeful dvs., membru de familie, prieten sau altă conexiune cu un atașament în el, apoi salvat acel e-mail pentru că ați vrut să accesați atașamentul mai târziu? Probabil că ... Citește mai mult înapoi anul trecut și, în opinia mea, este absolut cea mai inteligentă metodă de a vă menține mărimea cutiei Gmail sub control.

Dacă primiți rapoarte periodice sau date de la persoane care lucrează pentru dvs., probabilitatea este că aceștia utilizează întotdeauna același subiect atunci când vă trimit rapoartele (probabil pentru că și-au automatizat sistemul). Puteți conecta serviciul Attachments.me la contul dvs. Gmail, astfel încât acesta să poată descărca automat atașamentele în contul dvs. de stocare preferat în cloud - cum ar fi Dropbox, Box, Google Drive sau SkyDrive.

După ce v-ați înscris la serviciu, acesta va apărea în partea dreaptă a contului Gmail de fiecare dată când deschideți un e-mail cu un atașament. Puteți să faceți clic pe “Trimiteți-vă în Cloud” pentru a trimite acel atașament la caseta dvs. preferată de stocare online, fără a fi nevoie să vă petreceți timpul descărcându-l pe PC.

Acest lucru economisește timp, dar dacă doriți să economisiți și mai mult timp, automatizați procesul! Veți vedea o pictogramă de clipă în partea de sus a ecranului Gmail. Faceți clic pe acesta și alegeți “Reguli automate de depunere“.

Acum puteți crea ceva similar cu filtrul Gmail pe care l-ați aplicat până acum. De exemplu, primesc rapoarte AdSense săptămânal de la un client, așa că am creat un dosar pentru Adsense_Files în contul meu DropBox, și aici am stabilit o regulă pentru a căuta e-mailuri de la Adsense, cu linia de subiect de la acel client.

Acum, când Attachement.me vede un e-mail de intrare care se potrivește cu aceste reguli, acesta va încărca automat fișierul în contul dvs. de stocare Cloud. Aceasta înseamnă că nu trebuie să faci nici un singur lucru - poți fi sigur că atunci când te duci la acel dosar în contul tău de stocare online, vei avea întotdeauna cele mai recente fișiere acolo.

Acest lucru transformă în principal contul dvs. Gmail într-un asistent automat care primește informații și sortează toate informațiile pentru dvs. Este ca și cum ai avea un secretar personal, cu excepția faptului că nu trebuie să plătești beneficii.

Trimiteți e-mailurile primite ca sarcini

Unul dintre cele mai bune lucruri pe care Google le-ar putea face ar fi să adauge capacitatea de a adăuga un filtru în Gmail care creează automat o sarcină Google. Din păcate, această caracteristică nu este disponibilă încă, însă cel puțin aveți posibilitatea ca contul dvs. Gmail să sorteze anumite e-mailuri primite ca sarcini pe care trebuie să le adăugați manual în lista dvs..

De exemplu, primesc e-mailuri vocale și e-mailuri de formular de contact de la cititori de la TopSecretWriters la care trebuie să răspund ocazional. Nu am întotdeauna timp să răspund când le primesc, dar vreau să răspund mai târziu.

Pentru a face acest lucru, am creat doar un filtru pentru acele e-mailuri, după cum se arată la începutul acestui articol, și apoi creează o nouă etichetă pentru el și creează acea etichetă sub o etichetă de bază pe care am creat-o “TASKS_TO_ADD“.

Folosind această abordare, contul dvs. Gmail înregistrează în mod automat acele tipuri de e-mailuri primite, despre care știți că va avea sarcini asociate cu acestea, sub această etichetă în bara de navigare.

În fiecare zi sau ori de câte ori doriți, puteți merge la acele dosare, verificați e-mailurile și, dacă credeți că e-mailul justifică o acțiune suplimentară din partea dumneavoastră, trebuie doar să faceți clic pe “Mai Mult” dropdown pierdut în partea de sus a contului Gmail și faceți clic pe “Adăugați la Sarcini“.

Acest lucru trimite automat acel e-mail ca a “sarcină” în contul dvs. Sarcini Google.

Din nou, dacă arhivați automat e-mailurile și le eliminați din Mesaje primite, acele tipuri de e-mailuri nu trebuie să vă dezordine, dar știți că nu le veți pierde din cauza ritualului zilnic de gestionat “a face” articole din contul dvs. de e-mail.

Utilizați răspunsurile conservate pentru a face lucrul de grămadă

Sfatul final privind modul de utilizare a automatizării Gmail pentru a reduce volumul de muncă este prin răspunsurile automate conservate.

În cazul meu, vreau ca Gmail să trimită un răspuns de conservare de fiecare dată când primesc un e-mail de la formularul de contact Top Secret Writers. Doar creați un filtru pentru acele e-mailuri și selectați “Trimiteți răspunsul conservat“.

Bineînțeles, va trebui să fi creat deja un răspuns conservat de utilizat, dar puteți învăța să faceți acest lucru în articolul pe care Yaara la scris recent pe tema E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate E-mail mai rapid și mai bine cu răspunsuri conservate Don ' Ai timp să gătești prânzul? Nici o problemă, apuca o cutie. Aveți nevoie de niște chiuvete de camping care nu vor merge rău? Ușor, ia niște conserve. Obosit de a scrie aceleași răspunsuri la e-mail? Încercați e-mailuri conservate! Gândiți-vă ... Citește mai mult .

Odată ce ați configurat toate aceste automatizări în contul Gmail, nu va trebui să vă faceți griji atât de mult cu privire la gestionarea activă a Mesaje primite manual. Nu există nicio modalitate mai bună de a vă recâștiga controlul asupra Inbox decât de a automatiza toate sarcinile care pot consuma atât de mult din timpul dvs. în fiecare zi.

Știți despre alte trucuri cool de automatizare Gmail pentru a vă aduce sub control conținutul Gmail? Distribuiți propriile sfaturi și trucuri în secțiunea de comentarii de mai jos.

Credit de imagine: Robot Worker prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Gmail.