Echipa de lucru 10 sfaturi pentru o colaborare eficientă online în timp real

Nativii digitali co-autorizează articole, teze și cărți online și în timp real. Dacă trimiteți în continuare și înapoi e-mailuri cu atașamente de fișiere pentru a colabora pe un document, faceți acest lucru greșit. Cu excepția cazului în care vă împărtășiți același birou, scris online de colaborare Cum instrumente de colaborare de scriere a face viața mai ușoară Cum instrumente de colaborare de scriere face viața mai ușoară Datorită Internetului, colaborarea la un proiect scris ar trebui să fie o briză. Dacă ați produs vreodată unul, știți că acest lucru poate fi dificil. Nu ar trebui să fie cu instrumentul potrivit. Citește mai mult este, în general, mai sigur, mai fiabil și mai eficient decât e-mailurile. În plus, este distractiv și ușor. Lasă-mă să te ajut să începi.

Echipa

Lucrul la distanță este greu. Astfel este cu atât mai important să atrageți toată lumea pe aceeași pagină și să construiți echipa. Noi am acoperit modul în care spiritul de echipă este atuul tehnologiei Echipa Spirit Trumps Tehnologie: Cum să înveți o colaborare de la distanță pentru echipele online Tehnologie: Cum să înveți colaborarea de la distanță pentru echipele online Colaborarea nu este mai ușoară dacă trebuie să lucrezi împreună de la distanță și să împărtășești doar Internetul ca o conexiune comună. Tehnologia vă poate ajuta să navigați în haos. Dar este doar ceață. Citiți mai mult înainte. Membrii echipei trebuie să învețe despre punctele forte și punctele slabe ale fiecăruia. Echipa are nevoie de un obiectiv comun și de o foaie de parcurs cu obiective și responsabilități individuale. Toată lumea trebuie să se simtă confortabilă cu instrumentele pe care le folosesc și cel puțin o persoană trebuie să țină echipa organizată.

Sfat 1: Nu uitați niciodată importanța unei echipe incluzive care să angajeze toți membrii săi.

Uneltele

În timp real, scrierea sau editarea în colaborare se poate face în mai multe moduri. Instrumentele bazate pe browser includ Google Drive sau OneDrive (fostă SkyDrive). Pe partea de software, Microsoft Office acceptă editare colaborativă cu SharePoint sau OneDrive. Dacă utilizați o versiune mai veche de Word (2007 sau 2010), aveți posibilitatea să instalați add-on-ul CodoxWord pentru a permite scrierea colaborativă. Procesorul de texte liber, cross-platform și open-source Abiword este cel mai bun procesor de text ușor de redactat Abiword este cel mai bun procesor de text ușor de folosit Obțineți un procesor de text ușor, dar nu subevaluat. Dacă aveți nevoie de un program compatibil cu o mare varietate de formate de fișiere, Abiword ar putea fi potrivit pentru dvs. Nu este la fel de puternic ca Microsoft ... Mai mult AbiWord include, de asemenea, un plugin de colaborare, pentru a permite editarea simultană a documentelor prin intermediul AbiCollab.net. Dacă confidențialitatea este o problemă, puteți configura un editor open-source găzduit și un editor online gratuit cu Etherpad.

Sfat 2: Alegeți un instrument pe baza nevoilor proiectului dvs. și a capacităților sau preferințelor echipei dvs..

Instrumentele ar trebui să vă ușureze fluxul de lucru. Dacă membrii individuali ai echipei nu pot utiliza un anumit software sau platformă, progresul proiectului dvs. va suferi. Iată câteva aspecte care trebuie luate în considerare:

• Ce sisteme de operare sunt membrii echipei tale?
• Ce instrumente folosesc acum?
• Cu ce ​​instrumente au experiență?

De asemenea, dacă un instrument nu are caracteristici necesare, obținerea rezultatului dorit va fi dificilă. Creați colectiv o listă a caracteristicilor "must-have" și "nice-to-have". Luați în considerare următoarele:

• scrierea în timp real în colaborare
• comentarii
• bara laterală de chat
• notificări
• gestionarea fișierelor
• istoria reviziilor
• controlul versiunii
• sprijin pentru markdown
• import Export
• suport pentru dispozitive mobile

Această listă și conștientizarea cerințelor prealabile ale echipei dvs. vă vor ajuta să alegeți unul sau mai multe instrumente potrivite.

Sfat 3: Ajutați fiecare membru să configureze instrumentul (elementele) pe care ați decis și, dacă este necesar, să le oferiți o prezentare a caracteristicilor de care vor avea nevoie.

Procesul

La începutul proiectului scris, adunați o prezentare generală a diferitelor sarcini și subiecte pentru a acoperi și a distribui responsabilitățile. Echipa trebuie să elaboreze o schiță, să găsească experți pentru diferite secțiuni, să aleagă un editor de copie pentru a corecta ortografia, gramatica și stilul de scriere. Puneți un editor executiv responsabil de conținut și nominalizați pe cineva care să gestioneze date sau figuri și mese de design.

Sfat 4: Fiecare membru al echipei tale are abilități diferite. Un proces eficient se va baza pe punctele forte ale oamenilor. Atribuiți responsabilitățile în consecință.

Sfat 5: Când vine vorba de execuție, angajați echipa. Oamenii ar trebui să schimbe periodic rolurile și să-și corecteze activitatea celuilalt pentru a acoperi diferite perspective.

Scrierea este un proces creativ și o pasiune pentru mulți oameni.

Sfat 6: Dacă aveți oameni din echipa dvs. care urăsc schimbarea scrisului de către altcineva, editorii pot lucra cu comentarii și sugestii.

Sfat 7: Acordați-vă comentariilor privind convențiile, o nomenclatură și modul în care vor fi procesate comentariile.

În final, succesul documentului depinde de conținut.

Sfat 8: Lăsați-i pe oameni să scrie ceea ce sunt entuziasmați, chiar dacă scrierea lor este eșuată. Ideile lor pot fi strălucitoare și puteți rezolva întotdeauna stilul de scriere.

Sfat 9: Respectați ideea! Când editați scrierea altcuiva, asigurați-vă că ideea pe care o exprimă este păstrată.

În tot acest timp, o persoană trebuie să organizeze echipa, să gestioneze așteptările și să țină cont de timp.

Sfat 10: comunicați frecvent cu colegii de echipă. Actualizați-le cu privire la progresul general, evidențiați lacunele și amintiți-le de responsabilitățile și termenele limită. Lăudați eforturile individuale și încurajați-i să împărtășească propriile progrese, perspective și provocări.

Proiectul finalizat

O echipă care abordează un scris sau alt proiect cu entuziasm și spirit de colaborare - dispus să dea tot ce le stă în putință, să-și sprijine colegii și să facă compromisuri - va avea întotdeauna rezultate mai bune decât indivizii. Totul este mai mare decât suma părților sale. Dă-i în ea și îți promit că va fi cea mai plină de satisfacții din viața ta. Cu siguranta a fost al meu.

Ce lecții ați învățat în timp ce lucrați cu echipe virtuale?

Image Credit: Ed Yourdon prin Flickr, colaborare virtuală prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Instrumentele de colaborare, Sfaturi pentru scriere.