Creați cu ușurință agendele de întâlnire utilizând așteptările de întâlnire [iPad]

Deși niciunul dintre noi nu așteaptă cu nerăbdare să participăm la întâlniri, există, din fericire, o serie de aplicații utile online și mobile, cum ar fi AgreeDo Agreedo: Scrieți și gestionați întâlnirile de afaceri pentru minute gratuite Agreedo: Scrieți și gestionați întâlnirile dvs. de afaceri acum câteva săptămâni am căutat un site sau o aplicație ușor de folosit care să-mi permită să păstrez și să stochez procesul-verbal al întâlnirilor. Abordarea tradițională a documentelor text nu mai este un produs productiv ... Citește mai mult, care face sarcina de a planifica întâlnirile mai ușoară. Toate reuniunile de succes pornesc de la o agendă bine gândită, care include un obiectiv și un scop clar definit pentru fiecare punct de pe ordinea de zi. O agendă bine dezvoltată vă poate ajuta pe dvs. și pe membrii echipei dvs. să vă concentrați și, probabil, să reduceți timpul pe care îl întâlniți.

Folosesc în mod regulat MyCommittee MyCommittee este cel mai bun instrument online pentru crearea agendelor și minutelor online MyCommittee este cel mai bun instrument online pentru crearea de agende și minute online Instrumentele și resursele online pentru organizarea unor întâlniri eficiente sunt largi și variate și extrem de utile. Cu site-uri cum ar fi MyCommittee.com puteți reduce nevoia de emailuri înainte și înapoi și de redirecționare a documentelor pentru a trage împreună ... Citește mai multe pentru a dezvolta agende și pentru a lua minute pentru majoritatea reuniunilor pe care le organizează și le facilitează. Dar am descoperit și o aplicație iPad bine gândită, numită Așteptări întâlniri (gratuit), concepută pentru crearea și partajarea agendelor de întâlniri. Deși aplicația nu este concepută pentru a lua câteva minute, aceasta nu include o caracteristică care ar putea fi utilizată într-o amprentă în acest scop.

Configurare de bază

Întâlnire așteptări are o interfață de utilizare curată, care vă salvează de fapt câteva butoane atunci când adăugați date. Pentru a configura o agendă, apăsați pur și simplu butonul + din partea stângă sus a barei de meniu. Există câmpuri de intrare pentru titlul obligatoriu, locația, data și durata ședinței.

Este deasemenea o “scop” domeniu care nu trebuie neglijat. O întâlnire bine gândită ar trebui să aibă un scop clar definit care începe cu un verb de acțiune - de ex. “evaluarea strategiei de marketing actuale”.

Așteptările pentru întâlniri includ, de asemenea, o caracteristică a participanților care se conectează la lista dvs. de contacte a iPad-ului. Fără îndoială, oamenii cu care vă întâlniți probabil vor fi sau ar trebui să fie în lista de contacte. Dacă un participant nu se află pe lista dvs., puteți adăuga contacte noi din cadrul aplicației. Nu numai că această caracteristică este o limită de timp, deoarece reduce nevoia de a scrie nume și adrese de e-mail, este, de asemenea, utilă pentru împărtășirea rapidă a agendei cu participanții prin e-mail.

Setarea elementelor agendei

Întâlnirea cu așteptările este într-adevăr o oportunitate atunci când vine vorba de dezvoltarea unei agende. Adăugați elemente de agendă, desigur, utilizând câmpul de introducere, însă aplicația vă salvează câteva robinete pe baza modului în care este setată. După ce introduceți intrarea și atingeți Terminat butonul adaugă elementul în listă, dar, din fericire, nu închide tastatura.

Notă - de obicei, elementele agendei ar trebui să înceapă cu un verb de acțiune, de ex. Examinați, evaluați, discutați, Brainstorm, Raportați, Debrief.

Puteți să adăugați în continuare elemente de agendă, fiecare dintre acestea fiind atribuite în mod implicit 15 minute. În acest moment, nu vă faceți griji cu privire la stabilirea duratelor de timp pentru fiecare element de agendă.

Întâlnirile așteptărilor includ, de asemenea, o caracteristică minuțioasă pentru adăugarea pauzelor de prânz și cafea la agenda dvs. Timpul prestabilit pentru aceste articole este de 45 și respectiv 15 minute, însă timpul poate fi ajustat.

Elementele de ordine noi și importante ar trebui să includă, de asemenea, numele participantului responsabil pentru acest post, precum și o scurtă descriere a motivului pentru care articolul este adăugat la ordinea de zi. Dezvoltatorii așteptărilor de întâlnire au înțeles clar importanța definirii elementelor de pe ordinea de zi.

Puteți apăsa pe un element de agendă și puteți adăuga numele membrilor echipei responsabili pentru acel punct și o scurtă descriere și note care se referă la ceea ce va fi acoperit în acea parte a agendei. În acest moment, această caracteristică poate fi folosită și pentru a lua minute. Descrierile agendei dvs. sunt ascunse în timp ce sunteți editorul agendei aplicației, dar acestea vor apărea în pagina principală salvată și în documentul pe care îl trimiteți prin e-mail.

După cum veți vedea, Așteptările la întâlniri vor calcula automat durata duratei întâlnirii pe baza timpului alocat pentru fiecare element de agendă. Acesta este un timp foarte mic și, desigur, elementele și orele agendei pot fi editate. Elementele pot fi de asemenea mutate cu ușurință sau șterse. Capacitatea de a ajusta timpii poate fi făcută și în timpul întâlnirii. Deci, dacă treceți în timp pentru un anumit element, puteți ajusta alte elemente de pe ordinea de zi, astfel încât întâlnirea să se încheie la timp.

Împărtășirea agendei dvs.

Când ați terminat setarea agendei, toate intrările dvs. sunt bine formatate în pagina de pornire a aplicației. Cu toate acestea, asigurați-vă că atingeți Salvați înainte de a închide aplicația, altfel toate datele dvs. nesalvate vor fi șterse.

Într-o întâlnire, așteptările vă fac foarte ușor să vă partajați agenda prin e-mail. E-mailul real va include toate intrările din agendă, inclusiv data și ora și elementele și notele agendei, pentru întâlnire. Din păcate, cu toate acestea, trebuie să introduceți manual adresele de e-mail ale participanților în “La” câmpul de întâlniri de e-mail creează așteptările. S-ar salva câțiva pași dacă aplicația a făcut asta pentru tine.

Cu toate acestea, trimiterea agendei la participanți cu câteva zile sau o săptămână înainte de întâlnire reprezintă o modalitate excelentă de a colabora și de a obține contribuții suplimentare pentru ordinea de zi.

De asemenea, puteți salva elementele de dată și agendă în aplicația Calendar de pe iPad.

Alte caracteristici

O altă perioadă uriașă în așteptările întâlnirilor este abilitatea de a clona întâlnirile salvate. Aceasta înseamnă că nu trebuie să reintroduceți elementele agendei de la întâlnirile anterioare, ci pur și simplu să editați acele elemente pentru următoarea întâlnire. Aceasta este o caracteristică utilă în mod frecvent pentru întâlnirile periodice, programate în mod regulat, care conțin elemente vechi și noi.

Puteți, de asemenea, să salvați agendele ca schițe neprogramate și toate agendele dvs., desigur, să fie arhivate.

În general, Meeting Expectations este o aplicație mobilă bine proiectată și care economisește timp. Ar fi chiar mai bine ca o aplicație desktop. Examinările de întâlnire înlocuiesc necesitatea de a utiliza șabloane Microsoft Word sau alte aplicații bazate exclusiv pe text. Această aplicație vă face agendele să arate profesionale.

Meeting Expectations este în prima sa versiune, așa că sper că înseamnă că sunt disponibile și alte caracteristici, inclusiv capacitatea de salvare a agendelor în Dropbox și ca PDF-uri. Câteva alte dorințe includ posibilitatea de a adăuga nume la note din lista Participanților, mai degrabă decât să le scrieți manual. Acestea sunt solicitări minore, mai ales că există doar câteva alte aplicații mobile similare în iTunes App Store.

Spuneți-ne ce credeți despre întâlnirea cu așteptările. Voi încercați sau folosiți deja o altă soluție similară?

Explorați mai multe despre: Instrumentul de planificare.