Scanați și gestionați facturile, salvați spațiu, hârtie și timp

Încasările de hârtie sunt ușor de pierdut și greu de găsit când aveți nevoie de ele cel mai mult. Din fericire, folosirea soluțiilor digitale rezolvă ambele probleme. Înarmat cu un smartphone, stocare în cloud și propria dvs. capacitate organizațională, și dvs. puteți rezolva problema chitanțelor greșite.

Indiferent dacă vă depuneți taxele sau solicitați o garanție, încasările sunt vitale. Unele companii oferă chitanțe opționale de e-mail, cele mai multe nu. În timp ce ar trebui să păstrați mereu resturile de până la rola cât mai sigure posibil, o copie de rezervă digitală poate fi o economie de viață - chiar dacă vă faceți doar impozitele.

Smartphone Scanere

Destul de mult, toată lumea are un smartphone în aceste zile, și fiecare smartphone are o cameră foto. Există câteva aplicații excelente pentru scanarea hârtiei, indiferent de sistemul de operare pe care îl utilizați. De fapt, magazinele de aplicații sunt absolut gem ambalate cu aplicații de scanare și concurență acerbă este întotdeauna bună pentru consumatori.

Următoarele aplicații sunt construite în primul rând cu scanarea în minte și documentele sunt salvate în memoria smartphone-ului dvs. Este posibil ca acestea să ofere cea mai bună calitate având în vedere scopul lor unic, iar altele oferă caracteristici utile de export, partajare și colaborare.

iOS, iPhone și iPad

Mereu am avut un loc bun pentru TurboScan (1.99 dolari), o aplicație de scanare a bugetului care oferă rezultate excelente TurboScan - Sau de ce scannerul dvs. următor va costa 1.99 dolari [iPhone] TurboScan - Sau de ce scanerul dvs. următor va costa 1.99 dolari [iPhone ] Am avut un scaner o dată. A fost nevoie de o cantitate enormă de spațiu pentru biroul din copilărie în jurul anului 1998, conectat prin port paralel, iar raportul calitate-la-viteză a fost cel mai puțin sărac. A fost ... Citește mai mult. Acesta vă permite să creați PDF-uri cu mai multe pagini, precum și fișiere JPEG. În timp ce interfața nu este prea mult pentru a scrie acasă despre, detectarea marginilor și calitatea generală a scanării (cu setări de contrast reglabile) sunt ambele excelente și există o “SureScan 3x” caracteristică care combină trei expuneri, în special la îndemână în lumină scăzută.

De asemenea, am reușit să apuc CamScanner + (4.99 dolari) în timp ce era în vânzare, iar după ce am folosit-o de mai multe ori, am fost mulțumiți de rezultate. Aplicația vă permite să expediați scanările prin fax direct (pentru o taxă), să introduceți etichete, să colaborați, să identificați textul și chiar să setați un cod de trecere pentru a vă securiza documentele private. Există o versiune gratuită disponibilă care utilizează anunțurile și filigranele scanărilor dvs., printre alte limitări.

Una dintre aplicațiile cu cele mai multe funcții vine în formatul Scanner Pro (6.99 dolari), cu o etichetă de preț adecvată pentru a se potrivi. Aplicația are caracteristici precum detectarea frontierelor în timp real pentru o încadrare mai bună, sincronizarea iCloud pentru păstrarea scanărilor dvs. copiate și sincronizate cu dispozitivele dvs. și încărcarea directă în Dropbox, Google Drive și Evernote. Dacă aveți nevoie de o aplicație care face totul, Scanner Pro este probabil acesta.

Android

Utilizatorii Google pot de asemenea să utilizeze CamScanner + (4.99 dolari) sau versiunea gratuită mai populară, care are un set de caracteristici asemănătoare. Așa cum este de așteptat, încercarea gratuită filtrează scanările de intrare și limitează unele dintre caracteristicile aplicațiilor mai utile, dar calitatea oferită de CamScanner este excelent Scan Documents on your Phone cu CamScanner pentru Android Scanați documente pe telefonul dvs. cu CamScanner pentru Android Puteți utiliza această aplicație la îndemână pentru a scana orice document direct de pe telefon. Citeste mai mult .

O altă alternativă bună pentru CamScanner + este scanerul de documente mobile ($ 4.99) cunoscut și ca MDScanner. Cu suport pentru mai multe pagini, detectarea marginilor și o gamă largă de opțiuni de procesare a textului, a imaginilor sau a desenelor de tablă, aplicația reprezintă o adăugare extrem de capabilă la biroul dvs. mobil. Ca întotdeauna, puteți verifica versiunea gratuită care se bazează pe publicitate, filigranare și o scanare limitată în lot.

Windows Phone

În graba lor de a domina peisajul mobil de scanare, dezvoltatorii CamScanner au lovit magazinul Windows Phone cu CamScanner gratuit pentru Windows Phone. Din câte vă pot spune, aplicația nu are nicio limitare și nici nu costă un ban - prețul pe care îl plătiți este în funcții, deoarece nu tot ceea ce este disponibil în versiunile iOS și Android este destul de activ aici încă. Totuși, este gratuit și oferă un PDF cu aspect gustos.

Datorită popularității platformei (lipsei), utilizatorii de Windows Phone nu au prea multe opțiuni atunci când vine vorba despre alte aplicații. Există Handyscan-ul gratuit, dar nu arată mai bine decât CamScanner, astfel încât să fiți mai bine cu primul.

Stocare in cloud

Unul dintre avantajele scanării chitanțelor în format PDF sau în format imagine este posibilitatea de a le stoca în cloud, gata să fie accesate ori de câte ori aveți nevoie de ele. Din fericire, există câteva aplicații care se căsătoresc atât cu spațiul de stocare, cât și cu organizarea și chiar prin captarea documentelor - și toți sunt liberi să booteze.

Disc Google (gratuit, iOS și Android)

Platforma Google propriu de stocare în cloud face un loc minunat pentru a vă păstra încasările, cu condiția să nu vă deranjați prea mult să puneți istoricul achizițiilor în mâinile Google. Aplicațiile iOS și Android au o funcție de scanare a documentelor, care vă permite să capturați, să încărcați și să organizați rapid chitanțele și alte documente. Cea mai bună parte a acestui lucru este că puteți utiliza mai multe dispozitive care rulează sisteme de operare diferite pentru a capta totul și pentru a stoca (sau accesa) totul în același loc.

Ne pare rău de utilizatorii Windows Phone, Google nu a deranjat să realizeze o aplicație pentru platforma dvs. - și nu pare că vor fi în curând.

Evernote (gratuit, iOS, Android, Windows Phone & Blackberry)

Evernote este o alternativă excelentă la Google Drive dacă utilizați deja serviciul de preluare a notațiilor. Pe lângă faptul că este gratuit pentru un cont de bază (dimensiunea maximă a notei de 10MB, limita de încărcare de 60MB pe lună), versiunile de iOS și Android conțin un excelent scaner de documente, ideal pentru salvarea înregistrărilor încasate de text. Puteți să le atașați la o notă sau un notebook de dvs., să le etichetați și chiar să le deschideți în Skitch pentru adnotare.

Din păcate, versiunile Windows Phone și Blackberry nu includ scanarea documentelor, dar vă permit să faceți o captură și să o încărcați de pe dispozitiv - deci există.

Lentit de birou pentru OneNote (gratuit; WindowsPhone)

Când vine vorba de scanare, utilizatorii de Windows Phone au un truc destul de la îndemână - o aplicație dedicată numită Office Lens scanează direct documentele și tabelele albastre către OneNote. Aplicația vă cere să vă conectați cu un Cont Microsoft și vă permite să salvați imagini în ambele “document” și “tablă albă” direct spre nor. Apoi le puteți accesa prin intermediul aplicației OneNote încorporată WindowsPhone sau al unei ediții similare de pe desktop.

Scanați mai inteligent utilizând un scaner de documente

Dacă sunteți dezamăgit în mod constant de rezultatele scanării de la mâna telefonului, vă recomandăm să luați în considerare un scaner de documente. Noi v-am arătat cum să faceți una în trecut Cum să-ți construiești propriul scaner de documente Smartphone Cum să-ți construiești propriul scaner de documente Smartphone Ați încercat vreodată să faceți o fotografie a unui document cu camera dvs. smartphone, sperând să o convertiți utilizând OCR software-ul într-un document PDF sau Word mai târziu? Poate că ați încercat să luați ... Citește mai mult, și dacă scanezi multe chitanțe, ar fi bine să ai timp să-ți faci propriul.

Prin menținerea în continuare a dispozitivului și lăsarea unei cantități mari de lumină, o cutie de scanare poate îmbunătăți considerabil calitatea scanărilor dvs. și poate reduce erodarea provocată de corecția de margine.

Utilizați IFTTT pentru o organizare mai inteligentă

IFTTT este un instrument de automatizare infinit de util care utilizează o combinație de declanșatoare și acțiuni. IFTTT vă poate ajuta să organizați chitanțe în mai multe moduri, dar principalul beneficiu pe care îl pot vedea este să-l utilizați pentru a vă organiza încasările digitale astfel încât acestea să apară alături de cele scanate.

Dacă sunteți utilizator Gmail, puteți configura diverse declanșatoare, cum ar fi adăugarea unei anumite etichete la un mesaj, la linii de subiect sau la poștă de la expeditorii desemnați. Dacă ați setat deja filtrele astfel încât e-mailurile pentru cumpărături să fie etichetate automat în momentul în care ajung în căsuța dvs. poștală, întregul proces poate fi uimitor de simplu.

Este un caz simplu de a alege acțiunea dvs. - pentru a stoca într-un dosar desemnat în Google Drive, pentru a salva în Dropbox, pentru a salva o notă nouă în Evernote “încasări” notebook, pentru a adăuga o notă nouă în contul dvs. OneNote - alegerea este a ta, și destul de nelimitată la asta.

Serios despre scanare?

În sfârșit, dacă ești într-adevăr serios despre scanare, poate doriți să luați în calcul un scaner mobil de la Doxie sau Flip-Pal. Spre deosebire de modelele de tip flatbed din trecut, aceste modele (în special cele de la Doxie) sunt proiectate pentru a fi ușoare și mobile. Modelul de bază al fiecărei companii începe de la 149 $, deși dacă faci o mulțime de scanări, taxa de intrare nu ar trebui să fie o problemă.

Care sunt sfaturile dvs. pentru a rămâne pe partea de sus a teancul de chitanțe de hârtie? Adăugați propriile mecanisme de coping în comentariile de mai jos.

Credite de imagine: chitanțe de supermarketuri prin intermediul Shutterstock

Explorați mai multe despre: Stocare în cloud, Scaner, Windows Phone.