18 Sfaturi avansate pentru Pagini, Numere și Keynote

iWork nu poate fi în aceeași liga ca Microsoft Office, dar este încă o suită de birouri puternică pe Mac.

Acest ghid este disponibil pentru download ca un PDF gratuit. Descărcați 18 sfaturi avansate pentru Pagini, Numere și Keynote acum. Simțiți-vă liber să copiați și să partajați acest lucru cu prietenii și familia.

Odată ce vă familiarizați cu elementele de bază ale iWork Cum funcționează iWork: Elementele de bază ale paginilor, numerelor și principalelor Cum funcționează iWork: Elementele de bază ale paginilor, numerelor și principalelor Ai respins mereu aplicațiile de productivitate ale Apple ca neadecvate pentru nevoile dvs. de birou? E timpul să ne reconsiderăm! Citiți mai multe, sunteți gata să treceți la pasul următor, care descoperă ce altceva puteți face în cadrul aplicațiilor iWork și cum. Aici intră următoarele sfaturi. Ele evidențiază unele dintre funcțiile utile disponibile în cele trei aplicații iWork (Pagini, Numere și Keynote).

Înainte de a ajunge la aceste sfaturi iWork, totuși, am dori să subliniem o diferență semnificativă de numire între Pagini / Numere și Keynote.

Fiți atenți la această convenție de numire cheie

În Keynote, Apple se referă la șabloane ca teme. Dar noi vom face referire la ele ca șabloane în acest articol pentru a evita confuzia.

Rețineți însă că veți vedea cuvântul temă in loc de șablon în opțiunile de meniu și astfel în Keynote. Opțiunile se afișează în aceleași locații ca în Pagini și Numere; doar denumirea diferă.

Acum, să explorăm câteva caracteristici utile ale aplicațiilor iWork.

1. Schimbați preferințele pentru limbă și regiune

Aplicațiile iWork vă permit să modificați setările de limbă și regiune pentru fiecare document. Acestea influențează modul în care documentul afișează valori numerice, valute, date și altele.

Puteți accesa setările de limbă făcând clic pe Fișier> Avansat> Limbă și regiune. În mod prestabilit, acestea sunt setate pentru a se potrivi cu setările de sistem așa cum le vedeți în secțiunea Preferințe sistem> Limbă și regiune.

Când comutați la o altă limbă și / sau regiune, veți vedea o previzualizare a formatelor de date actualizate chiar sub setările. Loveste O.K pentru a salva setările.

Se va actualiza automat conținutul documentului pentru a se potrivi cu noul format? Nu toate. S-ar putea să aveți nevoie de un punct de încercare și de eroare pentru a afla ce se schimbă exact.

Dar toate datele proaspete pe care le introduceți au un format specificat de preferințele limbii și regiuni actualizate. Din acest motiv, este bine să modificați aceste setări de îndată ce ați configurat documentul.

2. Personalizați setările de autocortare

Setările de autocorrect pe care le-ați configurat sub Preferințe sistem> Tastatură> Text aplicați în MacOS. Știați că puteți să le înlocuiți pe cele pentru fiecare aplicație iWork Preferințe> Auto-corectare?

Da, paginile, numerele și preferințele Keynote au fiecare o filă specială cu mai multe setări de autocortare pe care le puteți modifica după cum doriți. În afară de setările personalizate pentru formatare și ortografie, veți avea liste personalizate pentru înlocuirea textului.

3. Dă obiecte un makeover cu stiluri

iWork are combinații prestabilite de culori, fonturi, forme și multe altele pentru a vă ajuta să modificați aspectul obiectelor. Veți găsi aceste stiluri ascunse în Format inspector.

Desigur, opțiunile pe care le vedeți în inspector depind de obiectul pe care l-ați selectat, iar numele filei corespunzătoare variază de asemenea. Nu vă faceți griji, totuși, deoarece filele sunt foarte ușor de găsit.

Veți vedea a Stil fila pentru casete de text, forme și suporturi media. Stilurile de masă apar sub Masa tab și stiluri de diagramă în cadrul Diagramă tab. Veți vedea stiluri de paragrafe și stiluri de caractere sub Text fila.

Pentru a aplica un stil, selectați obiectul pe care doriți să îl împăturiți și alegeți dintr-unul dintre stilurile prestabilite.

4. Creați stiluri personalizate

Aplicațiile iWork vă permit să creați propriile stiluri. Pentru a adăuga unul, selectați orice obiect al cărui stil doriți să îl salvați și dați clic pe Format> Avansat> Creați stil.

Ați prefera o comandă rapidă cu un singur clic în locul opțiunii de meniu? Faceți clic pe + butonul care urmează stilurile existente din Format inspector. Și stilul dvs. este acum salvat ca presetat!

Pentru paragrafe, caractere și stiluri de listă veți găsi adăuga buton într-o locație puțin diferită. Se află în partea dreaptă sus a listei de stil.

Este păcat că Apple a demontat caracteristica de import cu care ați putea aduce stiluri personalizate de la un document la altul. Puteți face acest lucru în continuare, dar este nevoie de un efort suplimentar și puteți să mutați un singur stil personalizat la un moment dat.

În primul rând, trebuie să selectați obiectul a cărui stil doriți să îl copiați și faceți clic pe Format> Copiere stil. Apoi, trebuie să utilizați Format> Inserare stil în documentul în care doriți să reproduceți stilul.

5. Adăugați hyperlink-uri

Selectați textul pentru care doriți să creați un hyperlink și accesați Format> Adăugați o legătură meniu sau meniul clic dreapta pentru a începe. Veți vedea că puteți crea linkuri către pagini web și adrese de e-mail.

În Keynote, veți putea, de asemenea, să vă conectați la anumite diapozitive. De asemenea, veți putea să vă conectați la anumite elemente (numite marcaje) ale unui document în Pagini. Desigur, va trebui să aveți un marcaj în loc înainte de a vă putea conecta la el.

Pentru a crea un marcaj, selectați mai întâi elementul la care doriți să aveți acces rapid. Apoi, în Marcaje secțiunea din Document inspector, faceți clic pe Adaugă semn de carte buton. Marcajul apare în lista din dreptul butonului.

6. Comprimare fișiere

Introducerea obiectelor media precum fotografiile și filmele într-un document iWork poate crește semnificativ dimensiunea fișierului. Acest lucru se întâmplă deoarece fișierul stochează acele obiecte la dimensiunea și rezoluția originale, chiar dacă le-ați redus.

Desigur, este util atunci când doriți să restaurați versiunile originale ale obiectelor media. Dar, ca un compromis, trebuie să vă ocupați de un dosar mai amplu.

Ce zici de comprimarea fișierelor, permițând iWork trim-ul audio / video și reducerea rezoluției imaginii? Dând clic pe Fișier> Avansat> Reduceți dimensiunea fișierului face truc. Asigurați-vă că utilizați opțiunea după ce totul din document este în vigoare și toate obiectele media sunt la dimensiunea dorită.

Apoi, veți primi o casetă de mesaje care vă va spune cât va reduce aplicația dimensiunea fișierului. Faceți clic pe Reduce pentru a merge mai departe cu compresia.

7. Blocați obiectele

Deseori se termină mutarea sau editarea elementelor pe care nu v-ați gândit? Împiedicați acest lucru prin fixarea obiectelor în poziție cu Aranjați> Blocați opțiune. Nu trebuie să faceți acest obiect la un moment dat; blocarea funcționează chiar dacă aveți mai multe obiecte selectate.

Cu excepția casetelor de comentarii, puteți bloca orice tip de obiect pe care îl vedeți afișat în bara de instrumente principală a unei aplicații iWork. Aceasta include casete de text, tabele, forme, imagini și videoclipuri.

Nu puteți bloca obiecte în Pagini? Uneori veți vedea Blocare opțiune gri în Aranja din meniul aplicației Pagini. Încercați următoarea remediere pentru a o activa.

Mai întâi, deschideți Format inspector pentru obiectul selectat și comutați la el Aranja tab. Sub Plasarea obiectelor secțiune, trecerea de la Mutați cu text la fila Rămâi pe pagină tab. Asta ar trebui să aducă înapoi Blocare pentru obiectul selectat.

Dacă doriți să mutați sau să modificați un obiect pe care l-ați blocat, va trebui să îl deblocați mai întâi făcând clic pe Aranjați> Deblocați.

8. Obiectele grupului

Să presupunem că doriți să mutați câteva obiecte fără să vă deranjați poziția relativă una față de cealaltă. Sau poate doriți să aplicați același stil tuturor. În astfel de cazuri, vă ajută dacă puteți trata aceste obiecte ca un singur element. De fapt, puteți, odată ce grupați-i împreună făcând clic pe Aranjați> Grup.

Pentru a separa obiectele grupate și pentru a reveni la editarea lor individuală, tot ce trebuie să faceți este să selectați grupul și să faceți clic pe Aranjați> Ungroup.

De asemenea, puteți grupa / dezgropa obiecte (plus blocare / deblocare) de la clic-dreapta sau pe Control-faceți clic pe meniu.

9. Păstrați aranjamentele la îndemână

Format inspector include un Aranja pentru a vă oferi opțiuni pentru poziționarea obiectelor cu precizie. Dar este greu să treci de la fiecare altă filă de fiecare dată.

De ce să nu faceți Aranja instrumente mai ușor de accesat? Dați-le un panou portabil dedicat făcând clic pe Vizualizare> Afișare instrumente de asortare. Puteți, de asemenea, pune colorate și Ajustați imaginea instrumente în ferestre de tip popout similare făcând clic pe partea corespunzătoare Spectacol opțiune în Vedere meniul.

10. Opțiuni de vizualizare rapidă

Vedeți acel mic Vedere bara de instrumente din stânga extrema? Ascunde un meniu util pentru a comuta vizibilitatea elementelor cheie de pe ecran, cum ar fi rigle, comentarii și Găsiți și înlocuiți cutie.

Pe baza aplicației iWork în care vă aflați, puteți utiliza bara de instrumente respectivă Vedere pentru a accesa și câteva funcții speciale. De exemplu, în Pagini puteți să ascundeți miniaturile și să dezvăluiți numărul de cuvinte din acel meniu. În Keynote, aveți posibilitatea să comutați între diferite planuri și de asemenea să începeți editarea diapozitivelor principale.

11. Ascundeți opțiunea de selectare a șabloanelor

Când deschideți orice aplicație iWork, aceasta vă arată un set de șabloane de economisire a timpului pentru a alege.

În timp ce șabloanele sunt utile, puteți prefera să începeți cu un document gol de fiecare dată. În acest caz, selectorul de șabloane devine un popup enervant. Ascunderea este ușor.

Mai întâi du-te la App Preferințe secțiune cu comanda rapidă Cmd + Comma. Sub Pentru documente noi secțiunea din General , selectați butonul radio pentru Utilizați șablonul.

În pagini și numere, șablonul implicit este Gol, în timp ce în Keynote este Gradient. Nu trebuie să rămâi cu astea. Selectează Modificați șablonul butonul de mai jos Utilizați șablonul opțiune pentru a selecta o nouă valoare implicită. De asemenea, puteți crea un nou șablon pentru a fi utilizat ca implicit. Vom vedea cum să procedăm în secțiunea următoare.

Doriți să accesați selectorul șablon după ce l-ați ascuns? Aduceți-o în sus ținând apăsată tasta Opțiune atunci când creați un document nou. Opțiune + Cmd + N este comanda rapidă corespunzătoare.

12. Creați șabloane noi

Să presupunem că ați creat un document iWork doar așa, iar acum doriți să îl utilizați ca punct de plecare pentru documentele viitoare. Poți, odată ce salvezi documentul model ca șablon. Pentru a face acest lucru, faceți clic pe Fișier> Salvare ca șablon. (În Keynote, veți vedea Salveaza Tema in loc de Salvați ca șablon.)

În caseta de dialog care apare, faceți clic pe Adăugați la Selector șablon pentru a salva șablonul în locația implicită. Acesta va apărea apoi în Șabloanele mele din selectorul șablonului. Dacă doriți să salvați șablonul într-o altă locație, faceți clic pe Salvați buton în loc.

13. Creați locașuri pentru text și media

Dacă lucrați la un șablon personalizat, trebuie să selectați biții existenți de text de fiecare dată când doriți să le înlocuiți. Nu veți avea această problemă dacă fragmentele de text din șablon sunt substituenți. Când sunt, puteți începe să introduceți textul imediat, fără a trebui să selectați mai întâi textul existent.

De asemenea, dacă definiți locașuri pentru suporturi media, le puteți înlocui cu medii proaspete într-o clipă. Tot ce trebuie să faceți este să faceți clic pe adauga imagine butonul din partea de jos-dreapta a substituentului propriu-zis (a se vedea imaginea de mai jos).

Aceasta deschide browserul de tip pop-up din care puteți selecta imaginea sau videoclipul de care aveți nevoie. Nu va trebui să vă deranjezi prin redimensionarea sau restabilirea noului suport media; ei iau acelasi stil ca si substituentul.

După cum puteți vedea, având suporturi pentru text și media, economisiți mult timp și veți dori să le folosiți în timp ce creați șabloane. A face acest lucru este destul de simplă.

Selectați orice bit de text pe care doriți să îl definiți ca un substituent și faceți clic pe Format> Avansat> Definiți ca înlocuitor de text. Dacă doriți să setați o imagine sau un videoclip ca substituent, alegeți Definiți ca loc de substituție pentru mass-media opțiune din același meniu.

14. Să importați șabloane pregătite

Nu este necesar să creați șabloane personalizate. De ce să nu importați câteva minunate din iWorkCommunity? Sunt libere să folosească! (Poti de asemenea “împrumuta” șabloane de la prieteni și familie prin e-mail.)

iWorkCommunity are template-uri pentru foi de pontaj, colectori de fonduri, jurnale și multe alte tipuri de documente. Descărcați orice șablon dorit și deschideți-l cu aplicația iWork relevantă.

Șablonul se deschide ca fișier obișnuit. Pentru a le instala, va trebui să le salvați ca un șablon personalizat, așa cum am văzut în secțiunea de mai sus. Odată ce faceți acest lucru, acesta se afișează în Șabloanele mele secțiunea de selector șablon ca de obicei.

15. Restaurați versiunile anterioare ale fișierelor

Aplicațiile iWork vă salvează automat munca la intervale regulate după ce ați salvat un fișier o dată numindu-l. Puteți vizualiza și restabili oricare dintre versiunile anterioare de fișiere cu Fișier> Revenire la> Navigare toate versiunile opțiune. Acest lucru aduce sistemul de configurare a fișierelor pe macOS în acțiune.

Dacă există o versiune specială a fișierului pe care doriți să o salvați ca punct de restaurare, faceți clic pe Fișier> Salvare sau lovit Command + S pentru a salva această versiune manual. Acesta va apărea împreună cu versiunile salvate automat și îl puteți restabili oricând.

16. Faceți copii de siguranță la fișierele Microsoft Office

Dacă doriți să asigurați compatibilitate maximă pentru fișierele dvs. de birou pe majoritatea platformelor și versiunilor software, păstrați o copie a:

• Paginile documentează ca fișiere DOC (Word),
• Formează foile de calcul ca fișiere XLS (Excel) și
• Prezentări cheie ca fișiere PPT (PowerPoint).

S-ar putea să pierdeți câteva setări de fișiere cu această abordare, dar datele dvs. sunt mai mult sau mai puțin intacte și compatibile cu versiunile anterioare. Acum, să vedem cum să exportăm de fapt aceste fișiere.

Priviți sub Fișier> Export la meniu pentru a găsi aplicația Microsoft Office corespunzătoare pentru exportul fișierului. Cand Exportați documentul caseta de dialog se afișează, selectați formatul relevant din Opțiuni avansate secțiune.

Rețineți că DOC, XLS și PPT sunt formate de fișiere vechi pe care Microsoft le-a înlocuit de mult cu formatele DOCX, XLSX și PPTX. Explorați aceasta din urmă cu articolul nostru despre formatele de fișiere de birou rare.

17. Protejați fișierele cu parole sau cu ID-ul tactil

Aplicațiile iWork vă permit să vă ascundeți fișierele în spatele unei parole. Click pe Fișier> Setare parolă pentru a începe setarea unul. Asigurați-vă că adăugați o sugestie pentru parolă pentru a vă reaminti ușor. Dacă doriți să primiți Keychain să vă amintiți parola pentru dvs., bifați această casetă: Amintiți-vă această parolă în brelocul meu. Loveste Seteaza parola pentru a închide fișierul.

Dacă Mac-ul dvs. acceptă ID-ul tactil pentru deblocarea amprentelor digitale, puteți utiliza această funcție pentru a debloca fișierele iWork. Dar, mai întâi, va trebui să configurați Pagini, Numere și Keynote pentru a utiliza ID-ul Touch. Pentru a face acest lucru, în Preferințe pentru fiecare dintre aceste aplicații, bifați caseta de selectare Utilizați ID-ul de atingere.

ID-ul de atingere funcționează numai în paralel cu o parolă de text, astfel încât să nu puteți utiliza numai ID-ul de identificare pentru a bloca / debloca un fișier. Va trebui să configurați mai întâi o parolă pentru text și, în timp ce faceți acest lucru, veți putea selecta Deschideți cu ID-ul tactil opțiune.

18. Aflați ce este nou

Doriți să știți care este cea mai recentă actualizare a iWork pentru dvs.? Click pe Ajutor> Ce este nou în în orice aplicație iWork pentru a vedea cele mai importante intr-o cutie pop-up. Loveste Continua pentru a ieși din cutie. Dacă doriți să știți despre toate funcțiile noi de top, faceți clic pe Lista de caracteristici complete pentru a vizita pagina relevantă de suport pentru Apple.

Împărtășiți un secret iWork sau două singuri

Fie că vă pierdeți Microsoft Office pentru iWork 5 motive pentru care ar trebui să utilizați iWork în loc de Microsoft Office 5 motive pentru care ar trebui să utilizați iWork în loc de Microsoft Office Mulți utilizatori de Office de lungă durată nu vor să renunțe la aplicațiile pe care sunt atât de obișnuiți să lucreze cu , dar este timpul să oferim iWork o altă șansă. Citiți mai multe sau utilizați ambele suite de birou unul lângă celălalt este de până la dvs. În ambele cazuri, învățarea celor mai bune sfaturi și trucuri pentru iWork este sigur că vă va economisi mult timp.

Explorați mai multe despre: iWork, Longform Guide.