6 Reguli Apple Mail pentru a vă ocupa de e-mail

Nu este posibil ca mulți dintre noi să ștergem email-ul cu totul. Dar cel puțin putem să primim mesajele primite pentru a ne ocupa de majoritatea e-mailurilor noastre pentru noi.

Dacă sunteți un utilizator Mac care utilizează Apple Mail Cum de a face Apple Mail un client de e-mail Desktop mai bine Cum de a face Apple Mail un client de e-mail Desktop mai bine Ia timp pentru a configura Apple e plictisitor de e-mail client dreapta, și de a face prelucrarea e-mail ca nedureroasa pe cat posibil. Citiți mai multe, va trebui să configurați regulile potrivite (altfel cunoscute sub numele de filtre) pentru a vă eficientiza experiența.

Avem șase reguli utile pentru a vă ajuta să începeți, dar mai întâi vă vom trece prin elementele de bază ale creării de reguli în clientul de e-mail nativ al Mac.

Cum se creează o regulă în Apple Mail

Apăsați comanda rapidă Cmd + Comma pentru a afișa secțiunea Preferințe de poștă electronică sau pentru a trece la ea prin intermediul Mail> Preferințe. Acum treceți la reguli și faceți clic pe Adăugați o regulă pentru a începe să creați reguli. Nu e prea mult. Mai întâi selectați o condiție listată mai jos Dacă meniul derulant.

Apoi, îi spuneți Mail să efectueze o anumită acțiune atunci când găsește e-mailuri care corespund criteriului pe care l-ați adăugat. Veți vedea acțiunile disponibile listate în Efectuați următoarele acțiuni meniul derulant.

Pentru a încheia, introduceți un nume potrivit pentru această regulă și apăsați pe O.K buton. În acest moment, Mail vă va întreba dacă doriți să aplicați noua regulă mesajelor existente care corespund condiției pe care ați specificat-o. (Face acest lucru automat pentru mesaje noi.) Dacă răspunsul dvs. este da, faceți clic pe aplica buton. Rețineți că acest lucru nu va funcționa pe e-mailurile arhivate.

Doriți să creați mai multe condiții pentru filtrarea e-mailurilor?

Apasă pe + butonul de lângă starea implicită pentru a începe. Dacă mergeți pe acest traseu, puteți specifica dacă doriți ca regula să funcționeze numai când se potrivesc mesajele orice a condițiilor sau toate dintre ei. Asta e ceea ce orice meniul derulant de lângă Dacă este pentru.

De asemenea, poți obține Mail pentru a efectua mai multe acțiuni pe e-mailurile pe care le-a filtrat. Să presupunem că doriți să mutați aceste e-mailuri într-o cutie poștală și să le copiați în altul. Apoi faceți clic pe + butonul de lângă acțiunea implicită pentru a începe setarea mai multor acțiuni pentru a urma condițiile.

Este ușor să treceți peste bord cu reguli. Păstrați numărul lor scazut prin utilizarea mai multor condiții și acțiuni în loc de reguli separate.

1. Identificați e-mailurile de la persoanele pe care nu le cunoașteți

Cu această regulă, veți găsi mai ușor să identificați sursele de e-mailuri pe care nu le interesați prea mult. Acesta capturează cea mai mare parte a acelor e-mail-uri care vă scurtează timpul și atenția.

Selectați Expeditorul nu este în contactele mele ca starea ta. Depinde de dvs. dacă doriți să redirecționați e-mailurile filtrate într-un dosar separat, să le semnalizați, să le evidențiați într-o anumită culoare și așa mai departe. Selectați răspunsul corespunzător din Efectuați următoarele acțiuni meniul derulant.

În fiecare săptămână, treceți prin e-mailurile pe care le identificați cu această regulă. Veți dori să vă dezabonați de la unele dintre ele, să le marcați ca spam sau chiar să creați noi reguli pentru a le șterge automat data viitoare.

Este o idee bună să duplicați regula de mai sus și să o modificați pentru a se potrivi cu această condiție: Expeditorul nu se află în recipienții mei anteriori. Folosește Duplicat buton în reguli pentru a începe.

Pe o notă laterală, pentru a reduce cantitatea de spam pe care o primiți, luați în considerare crearea unui cont de e-mail cu un serviciu de e-mail de unică folosință Aveți nevoie de o adresă de e-mail de unică folosință? Încercați aceste servicii minunate Aveți nevoie de o adresă de e-mail de unică folosință? Încercați aceste servicii minunate Trebuie să trimiteți sau să primiți un e-mail fără a utiliza adresa dvs. reală? Iată câteva servicii excelente care vă permit să faceți acest lucru. Citeste mai mult . Dați această adresă de e-mail atunci când doriți să păstrați adresa dvs. de e-mail reală privată.

2. Ștergeți emailurile persistente și e-mailurile expediate

Cu această regulă, nu veți mai simți cum vă mai rupeți părul. Este pentru e-mailurile de pe site-urile web care nu onorează cererile de dezabonare și continuă să picure feed-ul dvs. primite.

A stabilit Din conținutul ca criteriu, urmat de numele expeditorului responsabil pentru e-mailurile pe care doriți să le blocați. Alege Sterge mesajul ca acțiunea pe care doriți să o efectuați Mail.

Rețineți că Sterge mesajul acțiunea șterge mesajul pentru totdeauna. Dacă doriți să îl trimiteți în Trash în loc să o păstrați accesibil mai târziu, selectați Mutați mesajul în cutia poștală Coșul de gunoi ca acțiune preferată.

Notă: Dacă doriți să replicați Gmail “blocați expeditorul” funcția, utilizați Mutați mesajul de acțiune pentru a șterge e-mailuri în dosarul Junk în schimb.

Această regulă este de asemenea utilă pentru a scăpa de mesajele expediate trimise, de exemplu, membrilor familiei în bloc. Desigur, dacă preferați să nu primiți astfel de mesaje, este mai bine să lăsați expeditorul să știe despre el. Dacă aceasta nu este posibilă sau nu funcționează, lăsați Mail să filtreze aceste mesaje și să le șterge pentru dvs..

In timp ce tu poate sa stabili o regulă separată pentru fiecare expeditor ale cărui e-mailuri doriți să le blocați, nu este cea mai curată cale. Este mai bine să editați o regulă existentă pentru a introduce o nouă condiție pentru fiecare expeditor nou. Acest lucru funcționează pentru că Dacă meniul derulant este setat la orice, ceea ce înseamnă că regula funcționează când orice a condițiilor să fie îndeplinite.

Dacă doriți să puneți o interdicție în pătură, înlocuiți-o Din conținutul condiție cu Subiectul începe cu Fw:.

3. Marcați e-mailurile non-muncă ca fiind citite

Cea mai mare parte a e-mailului dvs. personal nu este cel mai probabil sensibilă la timp. Până când nu sunteți pregătiți să abordați aceste e-mailuri, nu lăsați-i să vă atragă atenția, marcând-o ca fiind citită cu următoarea regulă.

A stabilit Cont ca criteriu și apoi selectați contul asociat e-mailului personal. Apoi, setați Marcheaza ca citit ca acțiune care trebuie luată.

Mai degrabă arăți toate mesaje de la toate conturi citite de îndată ce au lovit inbox-ul dvs.? În acest caz, selectați Fiecare mesaj in loc de Cont de la Dacă meniul derulant.

4. Utilizați numele de domeniu pentru a prinde e-mailuri importante

Veți dori probabil să știți fiecare e-mail care vine de la banca dvs., chiar dacă este un e-mail promoțional. Același lucru este valabil și pentru e-mailurile legate de muncă. Puteți utiliza o regulă pentru a vă asigura că nu le veți pierde niciodată.

De exemplu, în timp ce primesc multe e-mailuri la [email protected], cele care sunt pertinente pentru munca mea vin întotdeauna makeuseof.com. Pentru a identifica aceasta din urmă, pot stabili această condiție: Din conținutul @ makeuseof.com.

Pot să evidențiez e-mailurile filtrate, de exemplu, schimbând culoarea de fundal, redând un sunet sau redirecționându-le în altă parte.

Inlocuieste @ makeuseof.com bit de mai sus cu numele de domeniu al companiei sau bancii dvs. și puteți utiliza același filtru cu rezultate similare.

5. Trimiteți cele mai importante e-mailuri de lucru la Slack

Nu toate e-mailurile au nevoie de atenția dumneavoastră imediată. Da, chiar și la locul de muncă. Dacă echipa dvs. comunică printr-o aplicație cum ar fi Slack, puteți ignora destul de mult căsuța poștală de mai multe ori. Pentru a vă asigura că e-mailurile importante importante, dacă există, nu vă scapă de notificare, trimiteți-le la Slack cu această regulă următoare.

Setați condiția pentru a identifica e-mailurile de la managerul dvs. sau de la un alt nivel superior sau cu un anumit cuvânt / expresie în subiect. Acum selectați Redirecționează mesajul ca acțiune preferată și tastați-vă “trimite la Slack” adresa în câmpul furnizat.

Unde poți găsi adresa ta de redirecționare??

Este ascuns sub [Your_Team_Name]> Preferințe> Mesaje și suporturi media. Derulați în jos până la Aduceți e-mailuri în Slack secțiune, și acolo este. Acum veți putea citi e-mailurile redirecționate din Slackbot!

6. Colectați e-mailuri cu PDF-uri

De la facturi și chitanțe la contracte gratuite, primiți în căsuța dvs. poștală documente utile ca PDF. Prindeți toate e-mailurile corespunzătoare într-un singur loc cu această regulă următoare.

Setați condiția pentru a se potrivi Tipul de atașament este PDF și utilizați Mutați mesajul acțiune pentru a izola e-mailurile care conțin PDF-uri. Dacă doriți să evidențiați e-mailurile în loc să le mutați într-un folder separat, utilizați Setați culoarea mesajului acțiune.

De asemenea, puteți filtra e-mailuri cu alte tipuri de atașamente, cum ar fi arhive, prezentări și filme cu o regulă similară.

Ce face “Opriți evaluarea regulilor” Do?

La sfârșitul Efectuați următoarele acțiuni , ați fi observat acest articol: Opriți evaluarea regulilor. Mă întreb ce face? Ei bine, îi ajută pe Mail să identifice cursul corect de acțiune pe care trebuie să-l adopte atunci când regulile sunt în conflict.

Luați regula implicită Știri de la Apple, de exemplu. Dacă creați o nouă regulă care are una sau mai multe condiții similare ca aceasta, toate acțiunile pe care le adăugați la noua regulă nu vor fi executate. Asta pentru că Știri de la Apple regula are Opriți evaluarea regulilor etichetate pe ea, ceea ce face ca acțiunile de urmărire să fie ineficiente.

Să ilustrăm cu un al doilea exemplu.

Spuneți că doriți să marcați toate mesajele primite într-o căsuță poștală ca citite, cu excepția celor de la o anumită adresă de e-mail numită hello@my_inbox.com. De asemenea, doriți să semnalizați mesaje de la această adresă. În acest scenariu, iată cum vor arăta regulile:

1. Dacă Din conținutul hello@my_inbox.com, Marcați ca roșu marcat și Opriți evaluarea regulilor
2. Dacă Fiecare mesaj, Marcheaza ca citit.

Ce se întâmplă dacă renunți la asta? Opriți evaluarea regulilor acțiune de la prima regulă? Mesaje de la hello@my_inbox.com va fi marcat și marcat ca citit.

Acum, dacă schimbați ordinea regulilor în timp ce le creați, toate mesajele vor fi marcate ca citite. Cei de la hello@my_inbox.com vor fi marcate ca fiind citite și marcate. Dacă adăugați Opriți evaluarea regulilor acțiune la prima regulă aici, e-mailurile de la hello@my_inbox.com va fi marcat ca citit, dar nu va fi marcat.

Lăsați Apple Mail să vă ridice grele pentru dvs.

Nu este problema cutia de mesaje. Este că trebuie să treci prin el în fiecare zi pentru a evita pierderea mesajelor importante și pentru a învinge trivia care își găsește drumul spre tine.

Dacă aveți reguli în vigoare, Mail evidențiază ceea ce are nevoie de atenția dvs. și se ascunde sau scapă de restul. Redirecționați e-mailurile care contează la una sau două locații sigure și veți simți liber să ignorați restul, poate chiar pentru totdeauna!

Desigur, regulile sunt unu modul de sortare a e-mail-urilor în Apple Mail, dar ați putea încerca un client alternativ 5 Alternative Apple Mail pentru Mac OS X 5 Alternative Apple Mail pentru Mac OS X Fiecare Mac vine cu o aplicație de e-mail gratuită, dar nu este totul și final- toate soluțiile de e-mail de la OS X. Iată cinci dintre cele mai bune alternative. Citiți mai multe pentru mai multe opțiuni.

Explorați mai multe despre: Apple Mail, Sfaturi pentru e-mail.