Sfaturi pentru organizarea și productivitatea sporită

Atunci când evaluează necesitățile organizaționale, analizați cinci domenii funcționale înainte de a face recomandări specifice:

Flux de hârtie: Identificați tipurile de documente (facturi, corespondență, informații de contact etc.) care se varsă în biroul dvs. Împărțiți-le în categorii pentru a servi drept elemente de acțiune, apoi elaborați un sistem pentru a le organiza în funcție de categorii.

Capacitatea ta de a găsi lucruri: Luați în considerare cât de repede puteți găsi în prezent documente individuale în biroul dvs. Dacă petreceți mult timp în căutarea hârtiilor sau a fișierelor, puteți avea nevoie să construiți un sistem de arhivare (sau să actualizați unul deja existent) pentru a vă ajuta să rămâneți organizat.

Categoriile dvs. de lucru: Identificați și enumerați cele opt până la zece categorii generale care alcătuiesc cea mai mare parte a produsului sau serviciului dvs. Făcând acest lucru este primul pas în crearea unui sistem eficient de depozitare, precum și a unui sistem pentru computerul dvs. (inclusiv baze de date, fișiere stocate digital, manager de contact etc.).

Sistemul de gestionare a timpului: Decideți asupra unui sistem de gestionare a timpului care va funcționa pentru dvs. Unii oameni preferă planificatorii de zi cu zi; alții preferă sisteme bazate pe computer, eventual legate de un PDA.

Urmărirea articolelor "a se face": Decideți asupra unui sistem de urmărire a elementelor de acțiune comercială. Ca și în cazul sistemelor de gestionare a timpului, unii oameni preferă metodele tradiționale (cum ar fi păstrarea listelor sau memoriei scrise manual), dar programele software care facilitează această funcție devin din ce în ce mai preferate. Adesea, aceste funcții sunt integrate în pachete software de birou care includ și e-mail, manageri de contact, calendare etc..
Oamenii pot începe uneori să se simtă paralizați de mediul lor de lucru aglomerat și de fluxul de hârtie care nu este controlat. În general, problema provine adesea din prea multă hârtie care curge pe biroul profesionistului, fără nici un sistem metodic pentru a-l scoate de pe birou. Pentru a începe să scăpați de această stare paralizată, urmați pașii următori:

Fel: Nu fi intimidat de ideea de sortare. Este pur și simplu o chestiune de a pune împreună lucrurile. De exemplu, dacă monitorul de birou și monitorul dvs. sunt acoperite de mementouri cu note lipicioase, adunați-le pe toate sau consolidați informațiile pe care le conțin pe o coală de hârtie (sau într-un document text digital). Sortați alte lucrări în categorii funcționale, cum ar fi facturile, serviciile bancare, contabilitatea, informațiile fiscale etc. Stabiliți o tavă de fișiere sau de birou pentru documente care reprezintă elemente de acțiune "urgente" sau "imediat". Aruncați orice hârtie care este clar inutilă, cum ar fi plicurile goale. Grupele sortate cu care veți sfârși vor fi mai târziu clasificate

Purge: Uitați-vă la materialele sortate. Determinați ce documente sau fișiere nu mai servesc un scop util și le eliminați. O frustrare obișnuită și ușor de înțeles este dificultatea de a decide ce documente să păstreze și ce să arunce. Iată câțiva factori care trebuie luați în considerare:

Informații financiare sau fiscale: Situațiile financiare și elementele care ar putea fi solicitate de către I.R.S. ar trebui păstrate în dosar timp de cinci până la șapte ani. În general, documente mai vechi decât acestea pot fi aruncate.

Informații disponibile online: Informațiile mai noi care sunt duplicate sau disponibile pe Internet nu trebuie să fie salvate. Mulți oameni tipăresc paginile de pe site-uri Web pentru referință sau pentru comoditate. (Este posibil să citiți unul dintre aceste materiale în acest moment.) Dacă informațiile sunt susceptibile de a fi disponibile pe un site Web permanent (sau vor fi disponibile probabil cel puțin atâta timp cât veți avea nevoie de el), nu este nevoie să țineți copii pe hârtie pentru totdeauna. De asemenea, este posibil să salvați informații de pe site-uri Web ca fișiere pe hard disk - fie ca fișiere text, fie ca fișiere sursă (html). Câteva kilobiți stocați pe hard disk, dischetă sau CD-R ocupă mult mai puțin spațiu decât un dosar de fișiere umplut cu hârtie imprimată.

Informații transferabile la un alt loc: Dacă informațiile de pe o foaie de hârtie sunt ceva asemănătoare unui memento din calendar sau a unui număr de telefon, transferați-l la locul potrivit, cum ar fi calendarul sau rolodex (fie pe hârtie sau electronic), apoi aruncați resturile.

Categorizați: După ce ați sortat o colecție de hârtii și ați epurat ceea ce ați considerat inutil, este timpul să vă clasificați grămurile sortate într-un sistem de depozitare. Dacă nu aveți experiență în domeniul artei și al științei de depozit, gândiți-vă pur și simplu la un sistem de înmatriculare așa cum ați fost învățat să vă gândiți la o schiță în clasa engleză: informații grupate în categorii și subcategorii. Luați cele opt până la zece categorii largi cu care vă ocupați în afacerea dvs. și distrugeți fiecare dintre aceste categorii în subcategorii. De exemplu, poate doriți să configurați un fișier de categorii majore numit "Financiar". În cadrul acestui dosar, puteți împărți categoria financiară în sub-seturile "Taxe", "Stocuri" și "Declarații bancare". Elementele pe care le-ați plasat în grămada dvs. "Financiară" sunt pur și simplu depuse corespunzător în acele categorii. Asigurați-vă că toate fișierele sunt etichetate în mod clar și succint. Poate doriți să utilizați un sistem de fișiere agățat, utilizând folderele de fișiere agățate mai mari pentru categorii largi și fișierele manila obișnuite pentru subcategoriile. La magazinul de birouri, căutați folderele manila desemnate ca "fișiere interioare". Acestea sunt ușor mai mici decât dosarele obișnuite ale fișierelor și se potrivesc perfect în interiorul fișierelor agățate.

Menţine: Orice sistem de înregistrare este la fel de bun ca și voința dumneavoastră de al menține. Fiți sârguincioși în legătură cu aceasta și puneți un memento în calendarul dvs. pentru a vă solicita să sortați, să curățați și să vă clasificați zilnic.

Pentru a vă organiza calculatorul, urmați aceiași pași ca și în cazul hârtiei: sortați, curățați și clasificați. Cu sistemul de gestionare a fișierelor al computerului, este ușor să creați dosare și subdosare pentru a urmări documentele. (Puteți crea chiar și sub-sub-subfoldere, dacă doriți.În computer lingo, crearea de foldere în foldere este uneori numit "cuiburi".) De obicei, crearea unui folder nou este pur și simplu o chestiune de selectare "File" din bara de meniu ; în meniul File selectați "New"; apoi selectați "Folder". Un nou director (fără titlu) ar trebui să apară pe desktop. Dați-i un nume adecvat și stabiliți unde doriți să îl stocați pe hard disk. La fel ca în sistemul dvs. de depunere a hârtiei, categoriile largi vor fi reprezentate cu dosarele de fișiere digitale, iar acestea vor conține subdirectoare care sunt similare cu fișierele de subcategorie.

Un concept eficient de ședere organizat în biroul dvs. de acasă este tehnica "On-In-and-Around". În ceea ce privește documentele, lucrurile pe care le lucrați zilnic ar trebui să fie pe biroul dvs. Lucrurile la care lucrezi săptămânal ar trebui să fie ÎN biroul tău. Lucrurile la care lucrezi lunar ar trebui să fie ÎNTREAGA biroul tău.