10 simplificatori simpli ai Excel ați fi uitat

Lucrul cu foile de calcul poate fi o sarcină care necesită mult timp. Chiar dacă sunteți foarte familiarizat cu Excel, este important să vă asigurați că metodele dvs. sunt la fel de eficiente cu putință, astfel încât să nu pierdeți timpul.

Microsoft a împachetat Excel cu tot felul de moduri diferite de a face lucrurile mai rapide 35 Comenzi rapide de la Microsoft Excel pentru Windows și Mac 35 Comenzi rapide de la Microsoft Excel pentru Windows și Mac Comenzile rapide de la tastatură Microsoft Excel vă pot economisi mult timp! Utilizați aceste comenzi rapide Microsoft Excel pentru a accelera lucrul cu foi de calcul de pe Windows și Mac. Citeste mai mult . Cu toate acestea, nu puteți profita de aceste funcții dacă nu știți despre ele.

Aceste zece tehnici vă pot salva doar câteva secunde de fiecare dată când le folosiți. Este posibil să nu sune prea mult, dar dacă le puteți integra în fluxul de lucru, sunteți sigur că veți profita de avantajele în timp.

1. Editați celulele cu F2

Iată ceva foarte simplu, care vă va economisi timp. Cea mai evidentă modalitate de a edita o celulă în foaia de calcul este prin dublu clic pe ea. Dacă faci o cantitate mare de date de intrare Cum se utilizează Excel Flux Flash și Auto Fill pentru a automatiza intrarea de date Cum să utilizați Excel Fill Flash și Auto Fill pentru a automatiza intrarea de date Când creați în mod regulat foi de calcul Excel și să le popula cu date, trebuie sa stiti despre Auto Fill si Flash Fill. Să vă arătăm ce fac aceste caracteristici și cum vă pot ajuta. Citiți mai multe, trecerea de la mouse la tastatură de peste și din nou nu este foarte eficientă.

Presare F2 vă va permite să editați celula evidențiată curent. Aceasta înseamnă că puteți naviga în jurul documentului și puteți modifica celulele fără a vă lua mâinile de pe tastatură. S-ar putea să durezi puțin pentru ca tu să atingi instinctiv cheia F2, dar, odată ce devine a doua natură, este sigur să accelerezi introducerea datelor.

2. Split Windows În loc de Panouri de congelare

Tabelele de înghețare reprezintă un mod la îndemână de a privi simultan mai multe părți diferite ale unei foi de calcul. Cu toate acestea, dacă trebuie doar să faceți acest lucru temporar, există o metodă mai rapidă.

Deplasați-vă la Vedere filă, găsiți Fereastră secțiune și faceți clic pe Despică. Aceasta vă va împărți fereastra în patru secțiuni separate, pe care le puteți ajusta tragând marginile între ele. Este mult mai flexibil decât panourile de înghețare dacă aveți nevoie de o astfel de prezentare pentru o scurtă perioadă de timp.

3. Folosiți F4 pentru a repeta procesele

Dacă repetați aceeași sarcină de mai multe ori, tasta F4 poate automatiza procesul. De exemplu, aș putea să șterg mai multe rânduri din această foaie de calcul.

pot folosi Shift + Space pentru a selecta un rând întreg.

Apoi pot folosi Ctrl + - pentru a șterge acel rând.

Acum, pot apăsa pur și simplu F4 pentru a repeta comanda de ștergere din nou și din nou.

Această tehnică funcționează cu tot felul de procese diferite. De exemplu, puteți să evidențiați o anumită celulă, apoi să aplicați acel același stil altor regiuni ale documentului prin simpla apăsare a tastei F4 Aceste comenzi rapide Excel vă vor economisi timp și efort Aceste scurtături Excel vă vor economisi timp și efort Citește mai mult .

4. Introduceți ora și data

Nu este neobișnuit să introduceți data sau ora curentă într-o foaie de calcul Excel. În acest sens, Microsoft a făcut foarte ușor acest lucru.

Ctrl +; va introduce data curentă în celula activă. Ctrl + Shift +; va introduce ora curentă a sistemului.

5. Folosiți tasta Alt pentru a se potrivi în celule

Este ușor să creați o diagramă Cum să creați grafice puternice și diagrame în Microsoft Excel Cum să creați grafice puternice și diagrame în Microsoft Excel Un grafic bun poate face diferența între a obține punctul dvs. de vedere peste sau a lăsa pe toată lumea să doare off. Vă vom arăta cum să creați grafice puternice în Microsoft Excel care să vă angajeze și să vă informeze publicul. Citiți mai multe în Excel, dar prezentarea corectă în foaia de calcul poate fi ceva mai dificilă. Efectuarea liniei de diagramă cu celulele înconjurătoare arată îngrijită și profesională, dar nu este nevoie să pierdeți timpul orientându-l prin ochi.

Creați graficul, apoi țineți apăsat pe Alt când ajustați dimensiunea acestuia. Se va fixa în mod automat cu celulele adiacente.

Această funcționalitate este standardă în suita Office, așa că dacă doriți ca un anumit element să se apropie de împrejurimile sale, încercați să țineți apăsată tasta Alt cheie.

6. Duplicați o formulă exact

Când trageți colțul unei celule care conține o formulă, Excel va muta referințele celulelor în consecință. Acest lucru este foarte util în majoritatea cazurilor, dar uneori ar fi mai avantajos să inserați exact aceeași formulă.

Mergeți la celula directă sub formula pe care doriți să o duplicați și apăsați Ctrl + '. Aceasta va popula celula cu o copie exactă a formulei, fără modificări ale referințelor celulei.

7. Configurați preferințele pentru foaia de calcul implicită

Mulți utilizatori Excel au o rutină setată atunci când creează un nou document, modificând fontul, ajustând numărul de coli și așa mai departe. Cu toate acestea, aveți posibilitatea să reglați câteva setări pentru a personaliza setările implicite pentru un registru de lucru nou Cum să creați rapid un template personalizat Excel pentru a economisi timp Cum să creați rapid un template personalizat Excel pentru a economisi timp Șabloanele Excel sunt universal utile - vă pot ajuta să vă păstrați finanțează în ordine, gestionează un proiect și îți organizează viața. Vă vom arăta cum să vă creați propriul șablon personalizat. Citește mai mult și salvează-ți greutatea de a face acest lucru de fiecare dată.

Veniți la Fişier > Opțiuni. În General secțiune, căutați setările cu titlul Când se creează noi registre de lucru.

După cum puteți vedea mai sus, modificați fontul implicit și dimensiunea acestuia, vizualizarea implicită și câte pagini va include un nou registru de lucru. Acestea sunt piulițele și bolțurile oricărui document Excel, așadar setarea preferințelor dvs. vă va economisi timp și efort pe termen lung.

8. Utilizați bara de instrumente Quick Access

Cei mai mulți utilizatori din Excel folosesc probabil bara de instrumente Quick Access. Dar știi cum să-l personalizezi?

Excel oferă utilizatorilor accesul pentru a salva, anula și a reface funcționalitatea ca standard în colțul din stânga sus al ecranului. Puteți adăuga o întreagă serie de alte comenzi făcând clic dreapta pe Panglică și selectând Personalizați bara de instrumente Quick Access.

Puteți adăuga totul dintr-o modalitate ușoară de a insera diagrame, la comenzile rapide care vă vor ajuta imediat să utilizați Windows Ink. Mergeți bine în sortare prin diferitele opțiuni pentru a afla ce beneficiază fluxul de lucru tipic. Personalizați Excel la utilizarea dvs. 9 Simple Tweaks pentru personalizarea Excel pentru nevoile dvs. 9 Simple tweaks pentru a personaliza Excel la nevoile dvs. Excel este un instrument puternic, dar devine chiar mai bine atunci când vă puteți personaliza la nevoile dumneavoastra. Unele dintre cele mai bune opțiuni ale sale sunt ascunse înăuntru și ne retragem cortina pentru tine. Citiți mai multe și veți petrece mai puțin timp navigând în jurul Panglicii.

9. Explicați-vă funcțiile

Credeți că creați foi de calcul complexe Excel, apoi trebuie să explicați modul în care acestea funcționează cu colegii dvs.? S-ar putea să renunțați la această responsabilitate dacă adnotați formulele dvs..

Adăugați următoarele la sfârșitul unei formule pentru a vă oferi ocazia să vă explicați lucrarea:

+N ("comentariul tău merge aici")

Acest lucru face ca un mod discret să adauge o înțelegere suplimentară în ceea ce se întâmplă în spatele scenei.

Nu exagerați această funcție, deoarece puteți ajunge rapid la introducerea prea multor informații scrise în documentul dvs. Cu toate acestea, dacă vă așteptați ca alți utilizatori să aibă nevoie de o explicație, lăsarea unei note rapide poate economisi timp mai târziu.

10. Aflați aceste shortcut-uri de formatare

Formatarea celulelor astfel încât conținutul acestora să fie afișat corect este o modalitate bună de a vă perfecționa foaia de calcul. Cu toate acestea, poate fi nevoie de mult timp să utilizați meniul derulant din secțiunea Număr al Panglicii pentru a face acest lucru. În schimb, încercați să comiteți aceste comenzi rapide în memorie:

• Ctrl + Shift + 1 - Formați ca număr cu două zecimale.
• Ctrl + Shift + 4 - Format ca monedă.
• Ctrl + Shift + 5 - Formatați ca procent.
• Ctrl + Shift + 6 - Formatați ca număr de index.

Aceste comenzi rapide ar putea părea dificil de reținut, dar corespund cu caracterele speciale de pe o tastatură standard, cu excepția formatării numărului, care este de facto implicit.

Pentru a formata ca valută, căutați doar dolar simbol, Pentru o procent, căutați semn semn, și pentru o Numarul indexului (altfel cunoscut sub numele de notație științifică), căutați simbol de putere.

Economisiți timp pentru lucrurile importante

În centrul său, Excel este un instrument de productivitate. Obiectivul său principal este acela de a scoate lucrarea din lucrul cu foi de calcul. Crearea unui registru de lucru ar putea necesita o anumită cantitate de muncă minuțioasă, însă nu uitați că există o mulțime de modalități de a accelera diferitele părți ale procesului.

Extinderea cunoștințelor dvs. despre Excel nu este întotdeauna despre învățarea de noi funcții sau despre explorarea unor funcționalități complexe cum ar fi VBA Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători VBA este un instrument de putere Microsoft Office. Puteți să-l utilizați pentru a automatiza sarcinile cu ajutorul macrocomenzilor, a stabili declanșatoare și multe altele. Vă vom prezenta programarea de bază Visual Excel cu un proiect simplu. Citeste mai mult . Acordarea unei comenzi rapide la memorie sau imaginarea unei modalități de a face o sarcină repetitivă mai rapidă poate fi la fel de benefică pentru utilizarea dvs..

Aveți un sfat despre modul în care utilizatorii pot economisi timp și efort în Excel? Sau căutați mai multe informații despre una dintre tehnicile din acest articol? Oricum, de ce să nu participați la conversație în secțiunea de comentarii de mai jos?

Image Credit: Volha Nalhachova prin intermediul Shutterstock.com

Explorați mai multe despre: Comenzi rapide de la tastatură, Microsoft Excel, Foaie de calcul.