10 Funcții puțin cunoscute ale Microsoft Office pe care trebuie să le cunoașteți

Uneori, cele mai mici dintre lucruri fac cea mai mare diferență. Setați durata de recuperare automată doar la dreapta și puteți recupera un document nesalvat fără flutter. Încercați asta cu o misiune de vară.

Microsoft Office 2016 prezintă un front simplu, dar sub el este un motor puternic, cu o mulțime de știfturi și piulițe. Multe dintre caracteristicile Office sunt ascunse 10 Caracteristici ascunse ale Microsoft Word care vă vor face viața mai ușoară 10 Caracteristici ascunse ale Microsoft Word care vă vor face viața mai ușoară Microsoft Word este înșelător de simplu. Ești bine atâta timp cât aprinzi un document și doar tipi. Dar Microsoft Word nu ar fi cuțitul elvețian, ci fără caracteristicile sale productive. Citiți mai multe pentru că nu știm despre ele. Și dacă nu știm despre ele, atunci nu le putem folosi pentru productivitatea noastră.

Acest articol este despre asta - descoperind puțin cunoscute caracteristici Microsoft Office. Dar nu-mi pot explica importanța fără a-mi extrage avantajele pentru tine. Deci, iată încercarea mea de a explica “ciudat” Caracteristicile Microsoft Office în cel mai simplu mod posibil.

1. Spune-mi

Pentru Word 2016, Excel 2016, Outlook 2016, PowerPoint 2016 și Access 2016.

Nu mai puțin cunoscută ca fiind nou “Spune-mi ce vrei să faci” caseta este probabil cea mai utilă îmbunătățire în Microsoft Office 2016 13+ Motive pentru care trebuie să faceți upgrade la Microsoft Office 2016 13+ Motive pentru upgrade la Microsoft Office 2016 Microsoft Office 2016 este aici și este timpul să luați o decizie. Problema de productivitate este - în cazul în care faceți upgrade? Vă oferim noile caracteristici și motivele mai proaspete pentru a vă ajuta ... Citește mai mult. Câmpul de text de pe Panglică este cel mai rapid mod de a ajunge la funcțiile pe care doriți să le utilizați sau acțiunile pe care doriți să le efectuați. Introduceți un cuvânt sau o expresie naturală care se referă la ceea ce doriți să faceți și căsuța răspunde cu un meniu derulant cu potriviri sugerate. Selectați caracteristica pe care o considerați drept și Office deschide dialogul potrivit pentru a vă ajuta să faceți acest lucru.

Gândiți-vă la aceasta ca la o modalitate mai dinamică de a obține ajutor în orice comandă de la Office. Puteți continua să ajutați făcând clic pe Obțineți ajutor pe așa cum se arată în captura de ecran de mai sus. Aceasta deschide vizualizatorul tradițional de ajutor.

2. Păstrați data și ora documentului curent

Pentru Word 2016 și PowerPoint 2016.

Adăugarea datei curente la documentul dvs. este ușoară prin introducerea și permițând Microsoft Office să umple automat restul. Când reutilizați același document la o altă dată, schimbarea datei și a orei este o mică operă pentru o singură dată, dar una mare dacă ați adăugat mai multe. De exemplu - în subsolul fiecărei pagini.

Este, de asemenea, ceva ce ați putea uita. Microsoft are o caracteristică simplă care actualizează automat data. Asta e suficient pentru a te salva de uitarea ta.

Plasați cursorul în locul în care doriți să inserați data. Apoi du-te la Panglică> Inserare> Data și ora.

În dialog, alegeți formatul de dată pe care doriți să îl utilizați. Activați Actualizați automat pentru a vă asigura că data este actualizată de fiecare dată când deschideți documentul.

3. Piese rapide

Pentru Word 2016.

Componentele rapide sunt “Blocuri de construcție” disponibil în Word și Outlook. Gândiți-vă la ele ca șabloane care nu au crescut încă. După cum spune numele, acestea sunt bucăți reutilizabile de orice conținut pe care doriți să-l utilizați în Microsoft Word. Acestea pot fi paragrafe simple sau multiple ale textului, casetelor de text, tabelelor, listelor, paginilor de acoperire, filigranelor, bibliografiilor sau a oricărei alte forme de conținut. Aceste blocuri, ca orice șablon reutilizabil, pot fi uriași de timp, în special în zonele în care formatele și conținutul sunt repetitive.

În Word și Outlook, utilizați Galerie rapidă pentru a stoca aceste fragmente reutilizabile de conținut. Mergi la Panglică> Introduceți fila > Text grup > Piese rapide.

Această meniuri includ trei tipuri diferite de componente rapide și organizatorul de blocuri de clădiri. AutoText poate fi util imediat, deoarece vă permite să refolosiți orice conținut din nou și din nou ca o comandă rapidă. De exemplu, eu folosesc “Microsoft Office” ca AutoText pentru a evita repetarea acesteia în acest document.

Pentru a salva orice în Galerie rapidă, selectați conținutul. Clic Introduceți> Piese rapide, apoi faceți clic pe Salvați selecția în Galerie rapidă. Schimbați numele și adăugați o descriere dacă doriți. Clic O.K.

Pentru a reutiliza această bucată de conținut, plasați cursorul la locația corectă din document, faceți clic pe Introduceți> Piese rapide, apoi alegeți selecția salvată.

Folosește Organizator de blocuri de constructii afișează toate blocurile disponibile în Word. Puteți oricând să le editați proprietățile, să ștergeți și să introduceți blocuri de clădiri noi.

Acest articol de asistență Microsoft Office explică pe scurt diferitele tipuri de componente rapide.

4. Filigran

Pentru Word 2016.

Filigrane pot fi folosite pentru a stabili un brand sau ca o măsură de securitate. Puteți utiliza chiar text sau o imagine pentru a afișa starea unui document. Un filigran comun este “Proiect”.

Mergi la Panglică> Design> Filigran. Utilizați oricare dintre cele patru filigrane implicite sau creați-vă propriile.

Clic Filigran personalizat> filigran text. Selectați unul din listă sau introduceți propriul text. Apoi, tweak filigran prin setarea de font, aspect, dimensiune, culori, orientare, și transparență.

Clic Filigran personalizat> Filigranul de imagine și navigați la o imagine. Se iluminează automat astfel încât să nu interfereze cu textul documentului decât dacă debifați neomogene cutie.

Puteți să vă salvați creațiile la Galerie de filigrane. Rețineți că comanda Filigranul personalizat este activată numai în ecranul Imprimare.

Crearea de filigrane în Excel 2016 și PowerPoint 2016 nu este atât de automată, așa cum arată informațiile de suport.

5. Flesch Reading Ease

Pentru Word 2016 și Outlook 2016.

Cea mai rapidă modalitate de a vă face mai ușor de citit documentele și e-mailurile? Utilizați scorul de citire pentru a măsura nivelul de citire al documentelor dvs. Cum să obțineți scorul de citire a oricărui document Word Cum să obțineți scorul de citire a oricărui document Word Cunoașterea cât de dificilă este înțelegerea documentului vă poate ajuta să deveniți un scriitor mai bun. Iată cum puteți face Microsoft Word să vă ofere informații de citire. Citeste mai mult . Word și Outlook utilizează două măsuri:

1. Test Flesch Reading Ease
2. Test Flesch-Kincaid la nivelul nivelului

Citirea ușoară testul măsoară numărul mediu de silabe pe cuvânt și cuvinte pe propoziție la o scară de 100 de puncte. Cu cât este mai mare scorul, cu atât este mai ușor să înțelegi documentul. Scopul pentru gama 60-70.

Gradul de nivel testul evaluează conținutul cu nivelurile de clasă din S.U.A. De exemplu, un scor de 7,0 înseamnă că un elev de clasa a șaptea poate înțelege documentul. Scopul pentru 7.0 - 8.0.

În Word: Mergeți la Panglică> Fișier> Opțiuni și faceți clic pe Proofing.

Sub Când se corectează ortografia și gramatica în cuvânt, asigurați-vă că Verificați gramatica cu ortografie este selectată caseta de selectare.

Selectați Afișați statisticile privind lizibilitatea.

(În Outlook: Mergeți la Fișier> Opțiuni și faceți clic pe Mail> Compuneți mesajul> Ortografie și AutoCorectare.)

Dupa o Verificare a ortografiei, caseta de dialog va afișa nivelul de citire al documentului.

6. Vizualizare simplă a marcajului

Pentru Word 2016.

Utilizarea documentelor de birou Urmareste schimbarile pentru a monitoriza schimbările când o echipă colaborează cu un document. Acestea includ indicatori precum modificări de conținut, modificări de formatare, comentarii și alte inserări și ștergeri. Cu cat mai multi autori pe un document, cu atat mai mult va fi dezordinea vizuala. Mergi la Panglică> Revizuire> Urmărire grup pentru a regla modificările care sunt monitorizate.

Dacă credeți că documentul este dificil de citit, porniți-l Marcare simplă. Dezordinea vizuală va dispărea și doar o verticală roșie în apropierea marjei va indica faptul că s-au făcut orice schimbări. Cuvântul arată un mic balon pentru un comentariu.

Dacă faceți clic pe bara verticală roșie (se transformă într-o bară verticală gri), comută documentul înapoi la Toate vizualizările de marcare cu toate modificările urmărite vizibile din nou. Faceți clic pe bara gri pentru a o redirecționa din nou la Marcare simplă vedere.

7. Linia de semnătură

Pentru Word 2016, Excel 2016 și PowerPoint 2016

O linie de semnare este un simplu simbol pentru un document pe care intenționați să îl trimiteți digital sau să îl imprimați. Dar vine cu un alt beneficiu. Puteți include informațiile personale sau orice altă instrucțiune pentru semnatarul pe care îl considerați necesar.

Mergi la Panglică> Inserare> (Grup de text)> Linie semnătură.

Linia Signature poate fi personalizată de la Semnătură Configurare cutie.

Semnatarul poate folosi ID-urile digitale pentru a semna documentul făcând clic dreapta pe substituent și făcând clic Semn.

Dacă nu utilizați o semnătură digitală, puteți să vă creați propriul format de semnătură și să îl salvați ca un bloc de construcție și să îl reutilizați din piesele rapide pe fiecare document.

8. Semnătura digitală invizibilă

Pentru Word 2016, Excel 2016 și PowerPoint 2016.

Semnăturile digitale nu sunt semnături electronice Semnatura dvs. electronică este legală în întreaga lume? Semnatura dvs. electronică este legală în întreaga lume? Sunt semnăturile electronice valide și legale în întreaga lume? Sunt mai de preferat decât semnătura scrisă de mână cu cerneală într-o lume fără hârtie? Ne uităm la ceea ce spune legea la nivel global. Citeste mai mult . Sunt instrumente puternice de autorizare și sunt criptate pentru a vă asigura documentele. Puteți adăuga propriile semnături digitale invizibile în Word, Excel sau PowerPoint pentru a proteja un document.

Obțineți un ID digital al dvs. Microsoft a colaborat cu câteva alte servicii de semnătură digitală în afară de DocuSign.

Mergeți la Fișier fișier> Info> Protejați documentul, protejați registrul de lucru sau Protejați prezentarea și faceți clic pe Adăugați o semnătură digitală.

În Semn caseta de dialog, dați motivul pentru semnătura în Scop caseta și faceți clic pe Semn.

După ce semnați digital documentul, apare butonul Semnături și fișierul este acum numai pentru citire pentru a preveni orice modificare.

Acest articol de asistență Microsoft explică metoda pentru Outlook 2016.

9. Verificarea accesibilității

Pentru Word 2016, Excel 2016 și PowerPoint 2016.

Controlul accesibilității vă ajută să creați conținut ușor de citit pentru persoanele cu dizabilități. Acesta este afișat ca un raport al problemelor pe care le găsește într-un document și explică, de asemenea, de ce fiecare problemă ar putea fi o problemă pentru cineva cu dizabilități.

De exemplu, o imagine care nu conține un text alternativ va îngreuna un cititor de ecran și o persoană cu probleme vizualizate. De asemenea, sunt furnizate soluții care vă ajută să creați documente fără erori pentru toată lumea și nu numai pentru persoanele cu dizabilități.

Mergi la Fișier> Info. Orice probleme de accesibilitate vor fi afișate ca un mesaj de lângă Verificați problemele buton.

Pentru a executa și a repara problemele din fișierul dvs., faceți clic pe Verificați problemele> Verificați accesibilitatea.

Panoul de activitate Accessibility Checker afișează potențiale probleme și soluții privind remedierea eventualelor probleme din documente.

Rularea unui document printr-o verificare a accesibilității indică adesea erori care pot face sau rupe un document profesional. De exemplu, lipsesc anteturile sau problemele de formatare.

10. Tagged PDF Files

Pentru Word 2016, Excel 2016 și PowerPoint 2016.

Tagged PDF nu este același lucru cu adăugarea “Etichete” pentru a organiza fișiere PDF. Un PDF Tagged este o caracteristică de asistență pentru a crea mai multe fișiere PDF mai ușor de utilizat Asigurați-vă că Fișierele PDF sunt mai accesibile și mai prietenoase cu acești utilizatori Asigurați-vă că Fișierele PDF sunt mai accesibile și prietenoase cu acești utilizatori Orice PDF bun trebuie să fie accesibil pentru a comunica idei - urmați aceste sfaturi pentru a vă asigura că documentul dvs. atinge ținta. Citiți mai multe de la Microsoft Office. Tagged PDF este, de asemenea, important pentru crearea de documente reflowable care funcționează în toate tipurile de afișaje. În cele mai simple moduri, “Etichete” defini structura unui PDF. Gândiți-vă la acestea ca hărți care explică relațiile logice dintre diferitele elemente într-un document PDF complex. De exemplu: liste, tabele și imagini.

Microsoft explică elementele de bază ale fișierelor PDF marcate:

Etichetarea adaugă un strat de informații numit “semantică” la un document PDF, care indică ce tipuri de obiecte sunt incluse într-un fișier, de exemplu: titluri, paragrafe, imagini și tabele. Când salvați fișierul ca PDF, aceste semantici sunt identificate și etichetate de aplicația Office pe care o utilizați și adăugați la fișier.

Aplicația Microsoft Office etichetează automat documentul atunci când devine convertit în format PDF, dar ar trebui să știți setarea care o controlează.

Clic Fișier> Salvare ca și navigați la o locație.

În Salvează ca caseta de dialog, alegeți PDF în Salvați ca tip listă.

Click pe Mai multe opțiuni. În Salvează ca , selectați din nou PDF și faceți clic pe Opțiuni buton. Asigurați-vă că Tag-uri de structură a documentelor pentru accesibilitate este selectată și dați clic pe O.K.

Caracteristicile puțin cunoscute sunt Productivitatea

Gândiți-vă la o caracteristică neobișnuită pe care ați descoperit-o dintr-un sfat. Poate că a fost o comandă rapidă de la tastatură 60 Comenzi rapide de la tastatură Microsoft Office pentru Word, Excel și PowerPoint 60 Comenzi rapide pentru tastatură Microsoft Office pentru Word, Excel și PowerPoint Sute de comenzi rapide de la tastatură sunt disponibile în Office, dar acestea sunt cele mai importante ar trebui să știți pentru că vă vor economisi mult timp. Citește mai mult sau ceva mai puternic cum ar fi criptarea sau protecția prin parolă Cum să protejați parola și să criptați fișierele Microsoft Office Cum să protejați prin parolă și să criptați fișierele Microsoft Office Vă deranjează dacă cineva a văzut prin intermediul notebook-urilor OneNote sau a avut acces la documentele Word? Dacă răspunsul dvs. este da, permiteți-ne să vă arătăm cum să vă protejați fișierele Office. Citeste mai mult . Poate că este capacitatea de a publica documentele Office pe Docs.com.

Fiecare caracteristică nouă introdusă în fluxurile noastre de lucru personale nu numai că ne face să apreciem un software, ci și un pas spre curba noastră de învățare.

Acum este rândul tău să ne spui despre o caracteristică Microsoft Office care este aproape la fel de importantă ca mâna ta dreaptă. Câte dintre caracteristicile de mai sus din lista de mai sus au fost “nou” pentru tine?

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word.