12 motive pentru care oamenii încă ignoră mesajele dvs. de poștă electronică

Este puțin mai frustrant decât să faci efortul de a scrie un e-mail urgent, doar pentru ca răspunsul să vină prea târziu. Dar problema poate să nu vină cu destinatarul. Poate fi cu tine și cu felul în care ți-ai creat mesajul.

Cercetările au descoperit multe idei despre cum să convingă mai mulți membri ai unei liste de adrese pentru a deschide, a citi și a da clic pe link-urile din e-mailuri. Dar există mai puține informații despre atingerea obiectivelor similare pentru e-mailurile personale sau de serviciu.

Dacă aveți o problemă urgentă la locul de muncă, doriți să vă prezentați la un influențator 6 moduri de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mail-urile dvs. 6 moduri de a obține oameni ocupați pentru a răspunde la e-mailuri Există un set complet diferit de reguli atunci când vine vorba de e-mail care va încuraja sau descuraja o persoană să lovească butonul "răspuns" și să vă răspundă. Aflați regulile succesului prin e-mail. Citiți mai multe sau organizați o întâlnire, cum faceți mai mult probabil să primiți un răspuns prompt la adresa dvs. de e-mail?

Următoarea este o listă a motivelor pentru care răspunsurile la e-mailurile dvs. continuă să vină cu întârziere sau deloc. Fiind conștienți de aceste greșeli și sfaturi comune, veți putea să cultivați o rată de răspuns mai rapidă și mai consistentă pentru fiecare e-mail.

Ați dat persoana de care aveți nevoie de un răspuns de la

Dacă sunteți oameni de CC în mesajul dvs., ei vor admite adesea că au fost incluși doar pentru a fi păstrați în buclă. Acest lucru micșorează șansa ca acești indivizi să răspundă, deoarece nu consideră că au fost primii beneficiari. Dacă aveți nevoie de toată lumea să răspundeți, evitați utilizarea funcției CC. În mod ideal, ar trebui să trimiteți un e-mail unei persoane la un moment dat. Dar dacă trebuie să faceți CC, clarificați devreme în e-mail că vă nevoie toată lumea să răspundă, inclusiv cei care sunt CC.

Linia dvs. de subiect suge

O linie de subiect de calitate Cum să-ți faci mesajul de e-mail să stai într-o căsuță poștală înșelată Cum să îți faci mesajul de e-mail să stea într-o căsuță poștală aglomerată Ai trimis vreodată un e-mail pe care l-ai simțit important doar pentru a te răspunde după câteva zile mai târziu sau mai rău uitat despre ? Acordat, uneori este în afara controlului dvs., dar există lucruri pe care le puteți face ... Citește mai mult trebuie să lase oamenii să știe că aveți nevoie urgent de un răspuns. Acest lucru înseamnă mai mult decât obișnuit titlul e-mail “URGENT”. Și nu înseamnă că trebuie să fii detaliat în mod ridicol.

Ceva la fel de simplu ca “Stevo, trebuie să luăm decizia până mâine” lucrează bine. În primul rând, se adresează individului, astfel că știe că are responsabilitatea lor. În al doilea rând, conținutul acestei linii de subiecte conferă un sentiment atât de urgență, cât și de curiozitate. Acest lucru crește probabilitatea ca mesajul să fie deschis imediat.

Nu vă declarați rapid cererea

Știm cu toții că e-mailurile trebuie păstrate concise. Dar dacă dvs. aveți mai mult de câteva paragrafe scurte, asigurați-vă că cererea dvs. este în centrul atenției de la bun început, altfel ar putea fi trecută cu vederea.

Aceasta înseamnă că veți obține în mod politicos ceea ce aveți nevoie în prima sau a doua teză. Poți să intri în mai multe detalii mai târziu, dar premisa a ceea ce ai făcut trebuie să vină mai întâi.

Mesajele tale sunt plictisitoare

Dacă toată lumea se așteaptă ca mesajele voastre să fie plictisitoare, pline de jargon și prea detaliate, acestea vor detesta ideea de a vă deschide e-mailurile.

În schimb, așteptați cu nerăbdare să primiți un e-mail de la dvs. Utilizează umorul. Adresați-vă personal. Evitați vorbirea corporativă. Ține-ți propozițiile scurte și plictisitoare. Include un GIF amuzant Găsiți cele mai bune GIF-uri pe Web Cu Giphy, un motor dedicat de căutare pentru imagini animate Găsiți cele mai bune GIF-uri pe Web cu Giphy, un motor dedicat de căutare pentru imagini animate GIF-urile sunt obișnuite pe Web, dar uneori este greu de găsi unul potrivit pentru situația potrivită. Din fericire, a sosit un nou motor dedicat de căutare doar pentru GIF-uri. Numele ei este Giphy și ... Citește mai mult. Încă mai puteți străluci ziua cuiva, chiar dacă îi cereți o favoare.

Nu stabiliți un termen limită

Dacă aveți nevoie de ceva, permiteți destinatarului să știe exact când este necesar. Prea des, suntem rugați să furnizăm un răspuns “cât mai curând posibil”, sau “curând”. Acest lucru face ca termenul să fie subiectiv. Daca spui “Chiar am nevoie de un răspuns la această întrebare până la ora 16:00 astăzi”, cu toate acestea, nu există loc de ambiguitate.

Nu oferiți alternative

Continuând cu exemplul de mai sus, este posibil ca destinatarul să nu vă poată răspunde până la ora 16:00. Trebuie să țineți cont de această posibilitate în mesajul dvs. inițial prin extinderea propoziției:

“Chiar am nevoie de un răspuns la această întrebare până la ora 16:00 astăzi. Dacă nu este posibil, anunțați-mă până la amiază, pentru a putea face aranjamente alternative.”

Emailul nu este Prioritate ridicată

Dacă mesajul tău într-adevăr este urgent, puteți face acest lucru mai evident prin marcarea e-mailurilor ca atare la anumiți clienți de e-mail. Fiți capabili să marcați un e-mail ca Prioritate ridicată este posibilă în Microsoft Outlook și Apple Mail. Din păcate, nu este posibil în Gmail, astfel încât cea mai apropiată alternativă este de a vă preceda subiectul “URGENT:”

Acest lucru ar trebui făcut numai în cazuri cu adevărat urgente. Dacă sunteți văzut că faceți acest lucru prea des, acest sfat își va pierde eficacitatea.

Nu faceți nicio amenințare

Sună mai rău decât este. Lăsați destinatarul să știe că dacă un răspuns nu este primit până la un termen stabilit, atunci vor apărea anumite consecințe. Ca exemplu: “Dacă nu am auzit de la dvs. până la ora 14:00, voi presupune că totul este în regulă și voi trimite 10.000 dolari contractantului”.

Dacă destinatarul alege apoi să ignore întrebarea, ei știu în mod explicit că lucrurile vor continua fără a fi introduse. Dacă vor ca vocea lor să fie auzită, trebuie să vorbească acum.

Nu ajutați

Dacă solicitarea dvs. este foarte largă, destinatarul va crede adesea că trebuie să realizeze un răspuns mai elocvent decât este necesar. Lăsați-i să știe dacă este simplu “da” sau “Nu” se va face. Dacă organizați o întâlnire, oferiți trei sau patru momente convenabile ca punct de plecare. Faceți ceea ce puteți pentru a răspunde la e-mail mai puțin de o povară pentru destinatar.

Trimiteți e-mailuri la ora greșită

Dacă știți că managerul dvs. este întotdeauna urât în ​​picioare într-o joi după-amiază, nu așteptați până joi dimineață pentru a trimite e-mailul dacă ați fi putut să-l trimiteți marți. Dacă știți că colegul dvs. are tone de e-mail-uri la începutul fiecărei zile, probabil așteptați până când știți că au trecut prin căsuța de e-mail. 5 Pași de acțiune pentru tratarea mesajelor primite Zero Email Frenzy 5 Pași de acțiune pentru tratarea mesajelor primite Zero Email Frenzy Inbox Zero este una dintre cele mai populare cuvinte buzz. Pentru a rezolva cu adevărat problemele dvs. de e-mail, trebuie să mergeți dincolo de Inbox Zero și să abordați problemele care stau la baza acesteia. Citiți mai mult înainte de a trimite mesajul. Acest lucru face ca e-mailul să aibă mai puțin un ac într-o fân.

Trimiteți prea multe e-mailuri

Dacă sunteți cunoscut în jurul biroului ca fiind un emailer neobosit, colegii dvs. vor deveni rapid orbi față de dosarul dvs. de primire.

Faceți-i un obicei Cum să utilizați micile obiceiuri și schimbați o schimbare personalizată masivă Cum să folosiți micile obiceiuri și să schimbați o schimbare personală masivă Crearea unor noi obiceiuri este greu. Obiceiurile sunt de obicei construite în săptămâni sau luni de repetiție, iar motivația este provocarea. În cazul în care merge devine greu, micro-obiceiuri poate fi un ajutor imens. Citiți mai mult că e-mailurile pe care le trimiteți sunt e-mailuri importante. Apoi, atunci când cineva vă vede un mesaj de la dvs. în căsuța de e-mail, este mai probabil să fiți atenți.

Ești nerecunoscător

Dacă continuați să întrebați oameni despre lucruri și nu vă dați dovadă de recunoștință, foarte curând oamenii se vor râde de a vă ajuta. În lumea de e-mail, acest lucru se traduce la oameni pur și simplu ignorându-vă. Ei preferă să răspundă și să-i ajute pe alți oameni care își respectă timpul și efortul.

Deci, dacă cineva răspunde rapid, vă mulțumesc. Dacă nu vor ieși din cale să vă răspundă sau vă vor ajuta, asigurați-vă că vă arătați că sunteți recunoscător.

Incearca

Dacă primiți răspunsuri lente sau fără răspunsuri este o problemă pe care ați avut-o, încercați să evitați fiecare dintre aceste greșeli de mai sus. Procedând astfel, fiecare dintre e-mailurile dvs. va fi mai probabil deschis, citit și răspuns rapid. Odată ce ați făcut acest lucru pentru câteva săptămâni, ar trebui să devină a doua natură. Înainte de a ști, veți fi un expert pe e-mail Vrei să devii expert la ceva? Încercați practica deliberată doriți să deveniți un expert la ceva? Încercați practica deliberată Este prea ușor să vă simțiți creștină când încercați să îmbunătățiți o anumită abilitate. Utilizați puterea "practicii deliberate" pentru a vă deplasa peste acele platouri infuriate. Citeste mai mult .

Ce alte tehnici de e-mail vă ajută să primiți un răspuns prompt? Aveți oricare dintre cele de mai sus deosebit de eficiente pentru dvs.?

Creditele de imagine: jobul plictisitor de Ditty_about_summer prin Shutterstock, Ziua Îndrăgostiților de Ziua Îndrăgostiților de Lili Vieira de Carvalho (Flickr). Suntem aproape acolo? de Stuard Richards (Flickr). prudență - pași abrupți: 1 de Crystian Cruz (Flickr). Inbox triaj cu Gmail de David Bruce Jr. (flickr).

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Productivitate.