14 sfaturi pentru a economisi timp în Microsoft Excel

Microsoft Excel este un instrument robust, plin de funcții pentru cărți de lucru și foi de calcul. Indiferent dacă îl folosiți la serviciu sau la domiciliu, folosind caracteristici care vă economisesc timp înseamnă că vă puteți deplasa mai repede la următoarea ta sarcină.

Iată câteva modalități convenabile de a vă deplasa rapid prin registrele de lucru, foile de calcul și sarcinile aferente.

1. Șabloane de economisire a timpului

Unul dintre cei mai buni sportivi pentru cele mai multe sarcini este utilizarea unui șablon. Aveți posibilitatea să le utilizați în Microsoft Word Cum să vă gestionați proiectul cu template-uri Word Cum să vă gestionați proiectul cu template-uri de Word În managementul de proiect, pregătirea este jumătate din luptă. Pentru a vă organiza și documenta proiectul, este posibil să aveți nevoie de multe rapoarte, formulare sau planuri diferite. Am compilat o selecție de șabloane Word pentru a începe. Citiți mai multe pentru agende de întâlniri, buletine de știri sau rapoarte. În Excel, șabloanele sunt la fel de utile. Pentru calendarul de proiect, calendare, facturi, bugete și multe altele, profitând de aceste instrumente convenabile pre-formatate, cu siguranță vă pot economisi timp.

Obținerea de șabloane Cum să faci proiectul dvs. un succes cu template-uri Excel Cum să faci proiectul dvs. un succes cu template-uri Excel Excel șabloanele sunt un instrument esențial în portofoliul unui manager de proiect eficient. Chiar și în cel mai mic proiect, șabloanele vă pot ușura viața și puteți economisi timp. Am compilat o selecție. Citiți mai mult de care aveți nevoie este la fel de ușor ca și utilizarea acestora. Site-ul Microsoft oferă o varietate de șabloane Excel pentru calendare, planificatori, trackere de cheltuieli și foi de lucru. Vertex42 are o selecție frumoasă pentru orare, bugete, liste de sarcini și bilanțuri. O altă mare resursă este foaia de calcul 123 pentru facturi, inventar, foi de înscriere și formulare de participare.

2. Rânduri și coloane de îngheț

Dacă aveți o foaie de calcul de lungă durată care conține tone de date, va trebui să parcurgeți prea mult în jos sau chiar peste, pentru a le vizualiza pe toate. Acest lucru înseamnă că veți pierde din vedere titlurile dvs. și vă veți găsi în mod constant derulând înapoi pentru a le vedea. Cu toate acestea, dacă blocați rândurile și coloanele, acele anteturi vor rămâne în timp ce vă deplasați prin foaia de calcul.

1. Navigați la Vedere și selectați Înghețare panouri pe panglică.
2. În meniul derulant Panouri înghețare, selectați Freeze Top Row, Înghețați prima coloană, sau alegeți ambele dacă este necesar.

Acum, când parcurgeți în sus, în jos, în dreapta sau în stânga, veți observa că antetele dvs. vor rămâne vizibile. Pentru a dezgheța acele rânduri și coloane Cum să gestionați coloanele în Excel Cum să gestionați coloanele în Excel Trebuie să adăugați, să mutați, să ascundeți sau să modificați coloanele într-o foaie de calcul complexă? Nu vă panicați. Vă vom arăta operațiile de bază ale coloanei Excel pentru a vă organiza datele. Citiți mai multe, doar selectați Înghețare panouri comanda din nou și faceți clic pe Dezghețați Panele.

Rețineți că în versiunile mai vechi ale programului Excel, procesul este un pic diferit. Selectați celula care este comună pentru rândul și coloana pe care doriți să o congelați, apoi faceți clic pe Înghețare panouri.

3. Utilizarea mânerului de umplere

Mânerul de umplere din Excel poate fi un economizor de timp uriaș când trebuie să apară mai multe celule și există câteva moduri diferite în care această caracteristică poate fi utilizată. Mai întâi, puteți crea rapid o listă de numere care se numără prin introducerea 1 în prima celulă și 2 în celula de dedesubt. Apoi, selectați ambele celule și când apare mânerul de umplere, trageți doar pentru a popula celulele după cum este necesar.

Când utilizați caracteristica pentru date, puteți completa cu ușurință o coloană sau un rând în trepte de o zi. De exemplu, puteți introduce 12/25/16 în celulă, selectați respectiva celulă și când apare mânerul de umplere, trageți doar pentru a adăuga date ulterioare. Această manevră funcționează, de asemenea, cu zile din săptămână și luni ale anului, precum și în jos printr-o coloană și peste un rând.

O altă utilizare la îndemână pentru mânerul de umplere Cum să economisiți timp în Excel prin utilizarea mânerului de umplere Cum să economisiți timp în Excel prin utilizarea mânerului de umplere Stăpânirea mânerului de umplere este primul pas spre a deveni un vrăjitor Excel. Citiți mai mult este dacă trebuie să completați o coloană cu aceeași valoare pentru foaia dvs. de calcul. Dacă introduceți un cuvânt sau o literă, de exemplu, selectați celula și faceți dublu clic pe mânerul de umplere. Aceasta va introduce acea valoare în celulele rămase ale coloanei, cât mai departe de tabelul dvs. de date.

4. Transformarea coloanelor și rândurilor

Dacă aveți o foaie de calcul care utilizează rubrici în coloane sau rânduri (sau ambele) și decideți că acestea ar funcționa mai bine în sens opus, există un proces ușor de făcut schimbarea. Acest lucru vă scutește de necesitatea de a reintroduce aceste titluri. Iată pașii pentru a muta celulele de la rubricile rândului la rubricile coloanelor.

1. Selectați celulele din coloana care conține rubricile.
2. Fie faceți clic dreapta, fie selectați Copie sau faceți clic pe Copie pe butonul " Acasă fila panglicii.
3. Selectați celula din rândul și coloana în care doriți ca rubricile să înceapă.
4. Fie faceți clic dreapta, fie selectați Lipiți speciale sau faceți clic pe Pastă și apoi Lipiți speciale pe Acasă fila panglicii.
5. Bifați caseta de selectare de lângă dreapta din partea dreaptă Transpune.
6. Clic O.K.

5. Accesarea Calculatorului

În timp ce este posibil să utilizați un add-in care afișează un calculator în bara laterală a foii de calcul, puteți profita și de funcția calculatorului încorporat. Acest lucru este convenabil atunci când doriți să efectuați calcule rapide care nu sunt formulate în foaia dvs. de calcul Fă-ți impozitele? 5 Formule Excel trebuie să știi că îți faci impozitele? 5 Formule Excel Trebuie să știți Este cu două zile înainte ca impozitele dvs. să fie datorate și nu doriți să plătiți o altă taxă de depunere târzie. Acesta este momentul să valorificăm puterea Excel pentru a face totul în ordine. Citeste mai mult . Și puteți adăuga calculatorul fie la bara de instrumente pentru panglică, fie la bara de acces rapidă.

Pentru a adăuga calculatorul în oricare locație, începeți prin selectarea Fișier> Opțiuni. Apoi, alegeți fie Personalizați panglica sau Bara de acces rapid, în funcție de locul în care doriți. În Alegeți comenzi de la dulap dropdown, alege Toate comenzile. Derulați în jos, faceți clic pe Calculator, și apoi apăsați pe Adăuga pentru a le introduce în bara de instrumente. Rețineți că dacă alegeți să o adăugați la panglica dvs., va trebui să creați un grup personalizat și să îl adăugați acolo.

6. Legarea la file sau celule

În cazul în care registrul dvs. de lucru conține mai multe foi de calcul care conțin date interconectate între ele, crearea unei legături directe asigură acces rapid. Acest lucru este util mai ales dacă partajați un registru de lucru, astfel încât alții să poată sari repede la aceste date. Urmați acești pași simpli pentru a crea linkul:

1. Selectați celula care conține datele pe care doriți să le conectați.
2. Fie faceți clic dreapta, fie selectați Hyperlink sau mergeți la Introduce fila și faceți clic pe Hyperlink în panglică.
3. În fereastra pop-up, selectați Locul în acest document.
4. Apoi introduceți textul pe care doriți să-l afișați în acea celulă, o referință specifică a celulei, dacă doriți, și foaia de calcul din registrul de lucru cu datele la care vă conectați.
5. Clic O.K.

7. Utilizarea comenzilor rapide de la tastatură

Dacă sunteți un utilizator pasionat de Excel, atunci comenzile rapide de la tastatură vă pot economisi cu siguranță timp 3 Comenzile esențiale de economisire a timpului de Excel trebuie să știți 3 Comenzi rapide esențiale de economisire a timpului Excel trebuie să știți Excel poate fi o durere de cap pentru neinițiați, mână, vă veți salva o tona de timp înainte! Citeste mai mult . În timp ce există aproape prea multe comenzi rapide de la tastatură pentru a lista, aici sunt câteva care vă pot accelera sarcinile.

• F4 (sau Fn + F4) pentru a repeta ultima comandă, inclusiv modificările de formatare, cum ar fi culoarea sau fontul.
• Alt + H, E, A pentru a șterge conținutul, formatarea și alte date atașate celulelor selectate.
• Ctrl + W pentru a închide o foaie de calcul și Ctrl + O pentru a deschide unul.
• Ctrl + Shift + Colon pentru a introduce ora curentă și Ctrl + Shift + Semicolon pentru data curentă.
• Shift + F9 pentru a calcula foaia de lucru activă.
• Shift + Tab pentru a trece la celula sau opțiunea anterioară.
• Ctrl + Acasă pentru a vă deplasa la începutul foii de calcul.
• Ctrl + Page Down pentru a trece la următoarea foaie de calcul într - un registru de lucru și Ctrl + Page Up pentru a trece la cea anterioară.

8. Lucrul cu AutoSum

Unii ar putea crede că lucrul cu formulele din Excel este prea timp-intensiv pentru a intra în. Dar chiar și pentru ecuațiile simple, aceste funcții încorporate pot să vă mișcă cu siguranță munca de lucru mai rapidă.

Cu excepția cazului în care ați mutat sau ați șters-o de pe panglica dvs., AutoSum butonul trebuie să fie pe dvs. Acasă tab. Această caracteristică la îndemână vă oferă cele mai comune formule cu un clic. Puteți să adăugați, să numărați sau să mediați un grup de numere sau să obțineți numărul minim sau maxim. Doar faceți clic pe săgeata de pe AutoSum pentru a alege formula.

În plus față de caracteristica AutoSum, dvs. Formulele fila conține și mai multe opțiuni. Fiecare formulă este grupată într-o categorie pentru a fi ușor de găsit. Puteți selecta din funcții financiare, logice, matematice, statistice sau de inginerie.

Dar pentru cele mai utilizate formule, caracteristica AutoSum este rapidă și convenabilă.

9. Utilizarea formatării simple condiționate

Formatul condiționat este o altă caracteristică Excel pe care mulți o pot găsi intimidantă. Cu toate acestea, pentru datele pe care doriți să le vedeți afișate pe pagină, este un instrument excelent.

De exemplu, spuneți că aveți o foaie de calcul dintr-un sondaj și, pe scurt, doriți să vedeți câte da răspunsurile pe care le aveți spre deosebire de Nu răspunsuri. Acești pași vă arată cum să aplicați formatarea simplă.

1. Selectați celulele care conțin Da nu răspunsuri.
2. Pe Acasă , faceți clic pe Formatarea condițională caseta de dropdown.
3. Alege Evidențiați regulile celulelor și apoi Textul care conține.
4. Introduceți cuvântul da în caseta din stânga și alegeți formatarea pentru aceasta din caseta din dreapta.
5. Urmați aceiași pași pentru Nu răspunsuri.

Veți vedea apoi toate da și Nu răspunsurile formatate așa cum ați ales, făcându-le ușor la fața locului.

Dacă intenționați să adăugați în continuare date, puteți aplica această formatare condiționată întregii coloane sau linii în locul unui grup de celule. În acest fel, datele viitoare vor fi automat formatate pe măsură ce le introduceți. Doriți să aflați mai multe? Aruncați o privire la articolul nostru dedicat despre formatarea condiționată Formatarea automată a datelor în foi de calcul Excel cu formatul condiționat Formatarea automată a datelor în foi de calcul Excel cu formate condiționate Caracteristica de formatare condiționată Excel vă permite să formatați celule individuale într-o foaie de calcul Excel pe baza valorii lor. Vă arătăm cum să folosiți acest lucru pentru diverse sarcini de zi cu zi. Citeste mai mult .

10. Introducerea rapidă a diagramelor

Caracteristica Grafice din Excel este un instrument minunat pentru afișarea vizuală a datelor. Și, puteți alege dintr-o varietate de tipuri de grafice, cum ar fi placinta, bara, linia, coloana și multe altele.

Folosind exemplul de formatare condiționată de mai sus pentru Da nu răspunsuri, puteți introduce o diagramă cu doar câteva clicuri.

1. Selectați celulele care conțin Da nu răspunsuri.
2. Pe Introduce fila, faceți clic pe Diagrame recomandate. Cu această opțiune, Excel va lua datele dvs. și va pune-o în tipul de diagramă care se potrivește cel mai bine.
3. Dacă vă place graficul, faceți clic pe O.K și va fi inserat în foaia dvs. de calcul.

Acesta este cel mai simplu și mai rapid mod de a crea o diagramă în Excel și durează doar un minut. Cu toate acestea, dacă nu vă place graficul creat pentru dvs., puteți face clic pe Toate diagramele în fereastra pop-up și experimentați cu alte tipuri.

Pentru mai multe informații despre formatarea diagramei, aflați totul despre crearea unei diagrame plăcintă Cum să creați o diagramă cu pieptene în Microsoft Excel Cum să creați o diagramă cu pieptene în Microsoft Excel Toată lumea poate crea o diagramă simplă. Dar puteți să-l formați la perfecțiune? Vă vom duce prin proces, câte un pas la un moment dat. Citeste mai mult .

11. Sortare cu filtre

Când aveți o foaie de calcul care conține mai multe coloane de date, vă recomandăm să o sortați sau să o filtrați cu ajutorul unei anumite coloane. În timp ce există câteva moduri în care puteți face acest lucru, folosirea unui filtru este cel mai rapid și mai sigur mod de a face acest lucru.

1. Selectați întreaga foaie făcând clic pe butonul triunghi de lângă prima dvs. coloană din partea stângă sus.
2. Pe Acasă fila, faceți clic pe Sortați și filtrați.
3. Alege Filtru.

Asta e! Această mișcare rapidă va pune o săgeată în primul rând pentru fiecare coloană. Când faceți clic pe o săgeată, puteți sorta întreaga coloană cu coloana respectivă în modul pe care îl alegeți. Dacă este un câmp de date, puteți sorta de la cel mai vechi la cel mai nou și dacă este un câmp text, puteți să sortați în ordine alfabetică.

În plus, puteți filtra datele pentru a vedea numai intrările pe care le doriți. Când faceți clic pe o săgeată, veți observa casetele de selectare de lângă intrările dvs. Marcarea și deselectarea acestor casete va filtra datele astfel încât să vedeți exact ceea ce aveți nevoie.

Lucru frumos despre folosirea Filtru caracteristică este că nu afectează negativ restul datelor. Dacă sortați o coală întregă, Excel va ajusta toate coloanele. Și dacă filtrezi, Excel va ascunde pur și simplu ceea ce nu vrei să vezi.

12. Utilizarea aplicației Format Painter

Dacă utilizați alte aplicații Microsoft Office precum Word, este posibil să fiți deja familiarizați cu Format Painter. În Excel, acest instrument convenabil vă permite să aplicați aceeași formatare de la una sau mai multe celule altora cu un singur clic.

1. Selectați celula, grupul de celule, rândul sau coloana pe care doriți să copiați formatarea din.
2. Pe Acasă fila, faceți clic pe Format Painter.
3. Selectați celula, grupul de celule, rândul sau coloana pe care doriți să copiați formatarea la.

Aceasta este o modalitate fantastică de a aplica rapid o formatare utilă a celulelor pentru alții fără muncă manuală.

13. Comutarea și vizualizarea ferestrelor

Există momente când trebuie să lucrați cu mai mult de un registru de lucru Excel în același timp? Poate că trebuie să examinați datele, să le comparați sau chiar să copiați datele dintr-un registru de lucru în altul. Excel oferă un set util de caracteristici de vizualizare pentru a vă ajuta. Mergeți la Vedere pentru a verifica aceste opțiuni.

• Aranjați toate: Când faceți clic pe acest buton, puteți aranja toate registrele de lucru deschise pe un singur ecran. Alegeți dintr-o vedere în pantă, orizontală, verticală sau în cascadă.
• Afișați una lângă alta: Această opțiune vă permite să alegeți două registre de lucru deschise pentru a le vizualiza lângă sau superioară, ceea ce este perfect pentru comparații.
• Schimbați Windows: Faceți clic pe acest buton când aveți multe registre de lucru Excel deschise simultan și doriți să comutați rapid între ele. Nu este necesară minimizarea și maximizarea ferestrelor cu această caracteristică minunată.

14. Instalarea de accesorii adiționale

Suplimentele de birou sunt similare cu extensiile de browser, deoarece sunt instrumente pentru îmbunătățirea experienței, a datelor și a eficienței aplicațiilor. Și în Excel, aveți multe add-in-uri utile pentru a alege în funcție de nevoile dvs..

Selectează Introduce fila și faceți clic pe Magazin. Apoi puteți verifica instrumentele după categorie. De exemplu, categoria Productivitate conține adaosuri pentru automatizarea documentelor și o galerie de șabloane. Și, categoria Project Management are add-ins pentru graficele Gantt și cronometrele de activitate.

Unele add-ins sunt gratuite în timp ce altele sunt plătite, deci asigurați-vă că verificați detaliile înainte de a le instala. Și dacă sunteți în căutarea de gratis Excel add-ins 8 Free Excel Add-Ins pentru a face vizuale plăcută Spreadsheets 8 gratuit Excel add-ins pentru a face vizuale plăcute Spreadsheets Aceste Microsoft Excel add-ins vă pot ajuta să transformați datele în grafice vizuale plăcută și grafice . Lăsați foile dvs. de calcul să vorbească de la sine. Citiți mai multe pentru a vă ajuta cu vizualizările, ne-ați acoperit.

Care sunt caracteristicile preferate de economisire a timpului?

Cum vom continua să folosim Microsoft Excel, continuăm să aflăm câteva trucuri Cum să vă potriviți foaia de calcul Excel cu ecranul dvs. Cum să vă potriviți foaia de calcul Excel pe ecranul dvs. Sunteți obosit să redimensionați foi de calcul Excel pentru a se potrivi ecranului dvs.? Iată trei soluții rapide care vă pot face mult mai ușor să vedeți foaia de calcul. Citește mai mult care ne ajută să economisim timp.

Aveți trucuri pe care le utilizați în mod regulat și doriți să le împărțiți altora? Vă rugăm să împărtășiți sfaturile utile în comentariile de mai jos!

Credite de imagine: Andreas Poertner / Shutterstock

Explorați mai multe despre: Comenzi rapide de la tastatură, Microsoft Excel, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016.