3 șabloane gratuite pentru a păstra întâlnirile pe pistă și utile

Întâlnirile reprezintă o parte normală a vieții în lumea afacerilor. Din păcate, nu toate întâlnirile sunt de succes Fed Up de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli către șeful tău hrănit de întâlniri ineficiente? Trimiteți aceste 8 reguli șefului dvs. Dacă o întâlnire este bine organizată, nu există niciun motiv pentru care nu poate crește productivitatea, simțul scopului și moralul. Iată câteva reguli de urmat pentru întâlniri eficiente. Citiți mai multe în scopul lor. De multe ori acest lucru se datorează lipsei de organizare a întâlnirilor.

Cu următoarele șabloane gratuite de întâlniri, puteți să vă pregătiți cu ușurință, să înregistrați și să recapitulați întâlnirile pentru un rezultat general eficient.

1. Înainte de întâlnire

Una dintre cele mai importante părți ale stabilirii oricărei întâlniri este agenda. Acest lucru permite facilitatorului de întâlnire să ofere participanților puncte obiective de discuție, precum și cine va participa. În plus, o agendă care include o secțiune de pregătire poate fi de ajutor. Acest lucru vă permite să includeți documente și alte materiale care sunt esențiale pentru discuție.

Pregătirea participanților dvs. cât mai mult posibil pentru întâlnire face parte din postul dvs. de coordonator. În plus, păstrează întâlnirea organizată și se deplasează Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Aceste șabloane de agendă de întâlniri pentru Microsoft Word vă pot ajuta să începeți cu orice fel de întâlnire. Citeste mai mult .

Șablonul

Acest șablon Microsoft Word de la TidyForms este o opțiune atractivă, profesională și bine structurată. Acesta oferă un aspect curat, pe bază de masă, atât pentru citirea facilă, cât și pentru scanarea simplă. Șablonul începe cu detaliile de întâlnire de bază, cum ar fi titlul, facilitatorul, data, ora și locația.

În următoarea secțiune, veți descrie obiectivul întâlnirii. Aceasta este o parte esențială a agendei care permite tuturor participanților să aibă o imagine clară a intenției întâlnirii. Unul până la două propoziții este de obicei suficient, atâta timp cât este concis.

A treia secțiune este locul unde puteți lista participanții la întâlnire împreună cu departamentul, adresa de e-mail și numărul de telefon. Desigur, campurile sunt opționale, în funcție de afacerea la îndemână și de compania dvs..

Apoi, veți lista articolele de pe ordinea de zi a întâlnirii cu tema, proprietarul și ora. Acest lucru permite din nou participanților să se pregătească pentru partea lor din cadrul întâlnirii. Puteți, de asemenea, să vă păstrați întâlnirea pe pistă, menționând orele alocate pentru fiecare subiect.

În cele din urmă, veți completa secțiunea de pregătire. Trebuie să includeți și să atașați elemente, cum ar fi documente, diagrame sau e-mailuri, ca exemple și cine este responsabil pentru furnizarea fiecăruia.

Fiecare secțiune a acestui șablon de agendă servește scopului propriu și vă permite să aduni oamenii și materialele, precum și așteptările pentru întâlnirea dvs..

2. În timpul întâlnirii

Capturarea notelor în timpul unei întâlniri este următoarea responsabilitate esențială a facilitatorului, deși ar trebui să urmăriți numirea unui notorietate specific. În orice caz, luarea unor note exacte de întâlnire este esențială pentru succesul obiectivului reuniunii.

Aceste note servesc ca mementouri pentru urmărirea, acțiunile, problemele și concluziile pentru toți participanții. Deci, dacă utilizați un șablon de întâlnire minute Cele 12 cele mai bune ședințe de ședință minute pentru profesioniști Cele 12 cele mai bune ședințe de ședință minute pentru profesioniști Aici sunt cele mai bune șabloane pentru minute de întâlnire pentru Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote și Google Docs. Citiți mai multe, luând aceste note vor fi mult mai simple.

Șablonul

Șablonul agendei de la TidyForms de mai sus vine cu oa doua pagină a minutelor de întâlnire. Formatul acestei pagini este identic cu agenda și trei dintre cele patru secțiuni sunt exact aceleași.

Singurele diferențe sunt că elementele de acțiune înlocuiesc secțiunea de pregătire și există o secțiune de urmărire pentru următoarea întâlnire. Dacă sunteți interesat de un aspect consistent și simț atât pentru agendă, cât și pentru minute, atunci acesta este un mod minunat de a merge.

Cu toate acestea, există un alt șablon pentru Word de pe site-ul Microsoft Office care oferă o organizare mai puțină a notelor. Veți vedea că acest șablon are informațiile de bază ale întâlnirii din partea de sus, ca cele mai multe.

Dar, ceea ce oferă este o secțiune pentru fiecare subiect discutat în timpul întâlnirii și toate detaliile care se aplică acelui subiect exact sub. Acest aspect este mai structurat în sensul că puteți include subiectul, timpul alocat, prezentatorul, ce sa discutat, concluziile și elementele de acțiune rezultate pentru fiecare element de agendă într-un singur loc. Întrucât, șabloanele minute TidyForms au o secțiune separată în partea de jos pentru toate elementele de acțiune fără prea multe detalii.

O altă caracteristică utilă a acestui șablon este secțiunea de la sfârșit, care vă permite să adăugați note speciale. Acest lucru poate fi foarte util atunci când apar elemente suplimentare care ar putea să nu se refere la un anumit subiect discutat.

Puteți include, de asemenea, numele persoanelor care apar în întâlnirea dvs. în mod neașteptat în observatorii secțiune.

3. După întâlnire

Acum, că întâlnirea dvs. a fost amânată, este timpul să oferiți participanților dvs. un follow-up. Această recapitulare a întâlnirii ar trebui să rezume notele de întâlnire luate și elementele de acțiune așteptate.

Rețineți că expedierea trimiterii unei recapitări Adevărul despre întâlniri - și este urât Adevărul despre întâlniri - și reuniunea urâtă este menită a fi productivă, nu? Citește mai mult este întotdeauna o idee bună, chiar dacă nu s-au produs elemente de acțiune rezultate din întâlnire. Rezumatul reuniunii poate servi ca referință pentru întâlniri similare și teme sau probleme care reapare.

Șablonul

Acest șablon din Template Lab este o opțiune bună. Doar completați titlul întâlnirii, data, participanții, locația și secțiunile de note-up în partea de sus. Apoi, utilizați tabelul pentru a include urmăririle dvs..

Sub Probleme, puteți include subiectul agendei aferente, pentru De adăugați prezentatorul și sub Discuţie preia din aceleași detalii din notele de întâlnire. Adaugă Responsabil persoană, Termen limita, și ești stabilit.

Puteți, de asemenea, să utilizați acest lucru pentru a urmări continuu, deoarece elementele de acțiune sunt finalizate. De exemplu, puteți adăuga o coloană în tabel și marcați o X sau data de lângă acțiunile finalizate.

Alternativ, puteți lovi un rând întreg pentru a arăta finalizarea acestuia. Apoi, salvați cu un nou nume sau dată și retrimiteți participanților până când toate elementele sunt terminate.

Dacă nu s-au produs elemente de acțiune din întâlnirea dvs., puteți utiliza în continuare acest șablon pentru a furniza un rezumat al întâlnirii. Completați tabelul cu detaliile corespunzătoare și apoi sub Termen limita, introduceți un indicator care a fost completat sau nu.

Dacă vă place acest șablon, îl puteți descărca din pagina de minute a sesiunii de șabloane. Apoi, defilați în jos până la Note de șablon 17 pentru a descărca acest șablon.

Realizați-vă întâlnirea

Șabloane de afaceri pot fi la îndemână Cele mai bune șabloane pentru planurile de afaceri Cele mai bune șabloane pentru planurile de afaceri Fiecare afacere are nevoie de un plan. Aceste șabloane vor face să vă scrieți planul de afaceri ușor. O structură inteligentă, întrebări călăuzitoare și un design inteligent vă vor oferi un start-cap în noua dvs. carieră. Citește mai mult și pentru întâlniri pot fi economizoare de timp. Mintea ta ar trebui să se refere la obiectivul și conținutul întâlnirii, fără a crea documente. Prin urmare, pentru următoarea dvs. întâlnire, verificați aceste șabloane convenabile pentru un rezultat bine executat.

Dacă aveți alte sugestii pentru a organiza întâlniri pe care doriți să le distribuiți, vă rugăm să comentați mai jos!

Credite de imagine: Rawpixel.com/Shutterstock

Explorați mai multe despre: Întâlniri, Microsoft Word, Șabloane Office.