3 Unelte de lucru și colaborare Microsoft Office online care impresionează

Într-o lume în care munca la distanță devine din ce în ce mai acceptată și muncitorii se văd mai puțin frecvent, gama îmbunătățită de caracteristici de colaborare a Microsoft este uriașă.

Mulți dintre utilizatorii Microsoft specializați în Office au devenit frustrați, necesitând să trimită în mod constant fișiere editate înainte și înapoi. Cum se pot folosi instrumentele de colaborare de scriere pentru a face viața mai ușoară Cum scrii instrumente de colaborare pentru a vă face viața mai ușoară Mulțumită Internetului, colaborarea la un proiect de scriere ar trebui să fie briza. Dacă ați produs vreodată unul, știți că acest lucru poate fi dificil. Nu ar trebui să fie cu instrumentul potrivit. Citeste mai mult . Integrarea diferitelor modificări într-un document final a devenit un coșmar. Cu ajutorul funcțiilor de colaborare disponibile acum în Office 2016 și Office Online, Microsoft promite acest lucru “conținutul dvs. rămâne într-un singur loc și nimeni nu trebuie să renunțe la editările altor persoane vreodată din nou”. Dacă aveți un abonament Office 365 Cum să vă gestionați abonamentul Office 365 Cum să vă gestionați abonamentul Office 365 Cum să vă gestionați cu Office 365? Asigurați-vă că aveți control complet asupra setărilor dvs. de cont și de abonament cu acest ghid. Citiți mai multe și nu ați făcut upgrade la Office 2016 încă, actualizați acum Actualizați la Office 2016 pentru azi gratuit cu Office 365 Abonament Upgrade la Office 2016 gratuit astăzi cu abonamentul Office 365 Microsoft Office 2016 pentru Windows a aterizat și aduce multe caracteristici inteligente noi. Dacă aveți un abonament Office 365, îl puteți obține acum gratuit și vă vom arăta cât de jos. Citeste mai mult .

Sună piersică, nu? Mai degrabă ca Google Docs mulți ani în urmă, de fapt. Dar mai bine.

Despre ceea ce vorbim în mod esențial aici este noul buton de acțiuni strâns în colțul din dreapta sus al fiecărui program major din Office 2016 (Word, Excel, PowerPoint și chiar OneNote) și Office Online (gratuit, bazat pe browser versiunea Office nu plătiți pentru Word! 5 motive pentru care trebuie să utilizați Office Online Nu plătiți pentru Word 5 motive pentru care trebuie să utilizați Office Online Office Online este versiunea gratuită și cloud-related a Microsoft Office Limitările sunt compensate de caracteristici , util chiar și pentru utilizatorii de birou de birou. Cel mai bine este Citește mai mult). Dar asta nu este tot. Microsoft a introdus, de asemenea, Outlook Groups și Office 365 Planner.

Vă vom duce prin fiecare dintre acestea, la rândul său, împreună cu alte câteva instrumente care vă vor ajuta să colaborați mai eficient decât oricând. Lucrul în echipă: 10 sfaturi pentru o colaborare eficientă online în timp real Colaborare în echipă: 10 sfaturi pentru un timp real în timp real Colaborare online Citește mai mult. Dacă nu utilizați prea mult Microsoft Office, există o mulțime de alte instrumente de colaborare Cum să lucrați de la domiciliu și să fiți productivi cu instrumente online de colaborare Cum să lucrați de la domiciliu și să fiți productivi cu instrumente online de colaborare Vă doresc să puteți sări peste naveta și de a lucra de acasă? Munca de la distanță are, de asemenea, dezavantajele sale. Vă arătăm cum să folosiți puterea Internetului pentru a rămâne productivă în timpul telecomunicațiilor. Citiți mai multe pe care le puteți utiliza.

Colaborarea cu documentele Office

Dacă doriți să colaborați cu un document Office, utilizând Office 365 sau Office Online (pe orice dispozitiv), va trebui mai întâi să salvați acest lucru în cloud (prin OneDrive sau SharePoint). După ce ați terminat, puteți în sfârșit începeți să schimbați fluxul de lucru pentru colaborare spre bine.

Împărtășirea cu invitații

Când faceți clic pe butonul de partajare din colțul din dreapta sus al aplicației Word, Excel, PowerPoint sau OneNote, citiți prezentarea OneNote. Cum să utilizați OneNote ca un om de renume mondial Cum să utilizați OneNote ca un om de renume mondial, Charles Darwin ar fi iubit OneNote. El a fost un avid care a înregistrat tot ce a observat. Iată cum ar fi putut să utilizeze OneNote pentru a-și organiza munca și a-și mișca cercetarea înainte (Citiți mai mult), puteți alege să invitați persoane fie prin nume, fie prin e-mail. De asemenea, puteți alege ce permisiuni să-i acordați colegilor: Pot edita, sau Numai citire.

Veți fi avertizat în cadrul Oficiului atunci când invitația a fost acceptată. În Word, veți putea observa tipul colaboratorilor în timp real. Această caracteristică de co-editare în Excel și PowerPoint nu este la fel de raționalizată încă, atât de presantă Salvați va reîmprospăta documentul, astfel încât să puteți vedea noi modificări imediat.

Împărtășirea cu legături

O altă modalitate de partajare a documentelor Office este să trimiteți un link de distribuire colegilor. Dacă partajați cu un grup de persoane, aceasta va fi mai rapidă decât invitarea fiecărei persoane în mod individual.

Aveți posibilitatea să alegeți două link-uri pentru a le distribui (găsiți-le făcând clic pe Distribuiți> Copiați linkul, apoi alegerea pentru a copia Read-Only sau Pot edita legătură). Trimiteți colegii dvs. linkul (ele) relevant (e). Când cineva face clic pe aceste linkuri, acestea vor fi întotdeauna preluate la cea mai actualizată versiune a fișierului.

În Office Online, puteți chiar să faceți clic pe sigla Skype pentru a vă apela rapid la colaboratorii dvs. pentru o decizie mai rapidă.

Gestionarea colaboratorilor dvs.

Odată ce ați trimis un document, puteți vedea o listă a colaboratorilor dvs. în panoul de distribuire din partea dreaptă a ecranului. Aici puteți vedea cine editează în prezent documentul.

Dacă “editare în timp real” este afișat în dreptul numelui colaboratorilor, veți putea vedea modificările în timp ce le tastați. Doar daca “editare” este afișat, va trebui să așteptați până când salvează versiunea lor înainte de a vedea aceste modificări.

Pentru a modifica permisiunile colaboratorilor, faceți clic dreapta pe numele acestora și dați clic pe modificați permisiunile. De asemenea, aveți opțiunea de a elimina toate permisiunile colaboratorului, astfel încât să nu mai poată accesa documentul.

Outlook 2016 Grupuri

Prima repornire a grupurilor Office 365 a fost lansată în 2014. A fost transformată pentru Outlook 2016, însă este disponibilă ca aplicație independentă pe Windows Phone, iOS [No Longer Available] și Android [Nu mai este disponibilă] ca în aplicația Desktop. Înainte de a vă conecta, veți avea nevoie de un abonament plătit pentru Office 365 (există o încercare gratuită de 30 de zile) sau un cont școlar.

În esență, Grupul este răspunsul Microsoft la Slack, unde membrii pot să înceapă și să se alăture canalelor / conversațiilor despre diferite subiecte. Dar există mult mai multă integrare cu produsele Microsoft.

Atât grupurile publice cât și cele private sunt formate din persoane individuale “conversații” (în loc de e-mailuri). Membrii grupului pot discuta în timp real despre diverse proiecte, pentru a le ajuta să le mute mai ușor. Există, de asemenea, o integrare utilă cu OneDrive pentru accesul la fișiere, un calendar de grup pentru întâlniri de programare și Skype pentru Business pentru apeluri vocale și video importabile și un inbox partajat și un notebook OneNote.

Dacă echipa dvs. se bazează în mare măsură pe produsele Microsoft, acesta este un plus extraordinar față de funcțiile sale de colaborare. Dar, dacă utilizați o mulțime de alte servicii, cum ar fi Google Drive, Dropbox, etc., probabil că veți fi mai bine să utilizați Slack în loc de 365 de Grupuri, datorită munților de integrare disponibile. Acestea fiind spuse, colaborarea Office utilizând Dropbox Îmbunătățirea procesului de editare colaborativă a fișierelor Office cu Dropbox & Project Harmony Îmbunătățirea editării în colaborare a fișierelor Office Cu Dropbox & Project Harmony Dropbox a făcut o mișcare promițătoare pentru scrierea și editarea în colaborare. Proiectul Harmony oferă utilizatorilor Dropbox pentru utilizatori de afaceri acces rapid la o nouă funcție de colaborare desktop. Citește mai mult este posibil, nu este ideal.

Pentru a crea un grup în Outlook 2016, urmați aceste instrucțiuni. Pentru a crea un grup utilizând Outlook 365 bazat pe web, urmați aceste instrucțiuni.

Planificatorul Office 365

La fel cum grupurile Outlook pare a fi răspunsul Microsoft la Slack, planificatorul 365 pare să fie răspunsul lui Microsoft la Trello.

Din păcate, este disponibil numai pentru anumite planuri de afaceri și școală. Cu Planner, puteți organiza vizual mai multe proiecte și sarcini de echipă, pe toate dispozitivele dvs., pentru a le face mai ușor de gestionat. În cuvintele proprii ale Microsoft:

Planificatorul vă ajută să creați planuri noi, să organizați și să atribuiți sarcini, să distribuiți fișiere, să discutați despre ceea ce lucrați și să obțineți actualizări privind progresul.

Sarcinile pot fi clasificate în funcție de stare sau la care sunt alocate, iar utilizatorii individuali pot vedea cu ușurință o listă de sarcini care le sunt atribuite. Graficele colorate vizualizează, de asemenea, starea fiecărui proiect dintr-o privire.

Acesta este doar inceputul

Ultimii câțiva ani au văzut-o pe Microsoft, jucându-se cu concurenți care erau mult mai departe de ei în ceea ce privește caracteristicile de colaborare.

Dar, chiar dacă Microsoft a ajuns destul de mult, compania nu se oprește acolo. În curând vom vedea că Microsoft lansează GigJam. Această aplicație vă va permite să vă conectați lucrarea la diferite aplicații de pe web, de la Salesforce, la Google Drive. La rândul său, automatizarea sarcinilor repetitive va deveni mai ușoară, la fel și colaborarea. Permițând oamenilor potriviți să vadă doar informațiile corecte la momentul potrivit, sperăm că va deveni mult mai ușor.

Mai rămân multe de făcut. Structura produselor Microsoft este departe de a fi ușor de înțeles. Numărul de pachete la care vă puteți înscrie și aplicațiile la care veți avea acces este încă o problemă. Co-editare în timp real în unele aplicații trebuie îmbunătățită. Cu toate acestea, caracteristicile de colaborare oferite de Microsoft au adus, în cele din urmă, Oficiul în concordanță cu majoritatea concurenților săi.

Credeți că veți folosi aceste funcții pentru a vă îmbunătăți fluxurile de lucru colaborative la lucru?

Explorați mai multe despre: Instrumentele de colaborare, Microsoft Office 2016, Microsoft Office 365, Microsoft Office Online.