8 Moduri surprinzătoare Puteți importa date în Microsoft Word

Microsoft Word este programul standard de facto pentru documente Microsoft Office, de la lucrări de cercetare la rapoarte profesionale Cum se creează rapoarte profesionale și documente în Microsoft Word Cum se creează rapoarte profesionale și documente în Microsoft Word Acest ghid examinează elementele unui raport profesional și recenzii structurarea, modelarea și finalizarea documentului dvs. în Microsoft Word. Citeste mai mult . Dar, uneori, aveți date într-un alt program pe care trebuie să-l referiți; ar putea fi în Microsoft Excel, ar putea fi un PDF, ar putea fi chiar un alt document Word. Știind cum să importați aceste date vă poate economisi mult timp.

În acest articol, vom acoperi opt moduri diferite în care puteți importa informații în documentele dvs. Microsoft Word; unele vor fi utile pentru lucruri ca rapoartele, altele vor fi bune pentru scrisori de formă și proiecte similare, iar altele vor economisi doar timp în câteva situații specifice atunci când aveți nevoie de ceva din cele obișnuite 10 Simple Microsoft Word Hacks Toată lumea poate face 10 simple Microsoft Word Hacks Toată lumea poate face cunoștințele noastre despre Microsoft Word este testat de fiecare dată când primim un document de lucru. Fiecare vârf mic învățat de-a lungul drumului ajută. Ce zici de încă zece trucuri pentru productivitatea zilnică? Citeste mai mult .

Din moment ce Microsoft Excel este resursa cea mai versatilă pentru a importa date, vom începe acolo.

Importați un tabel din Microsoft Excel

Formatarea tabelelor în Microsoft Word 8 Sfaturi de formatare pentru tabele perfecte în Microsoft Word 8 Sfaturi de formatare pentru tabele perfecte în Microsoft Word Un tabel este mai mult decât o simplă rețea de celule. În Word, tabelele nu sunt doar containere pentru date, ci instrumente esențiale de formatare. Aflați cum să gestionați acest rol dublu cu opt sfaturi simple. Citește mai mult este teribil. De aceea există Microsoft Excel, nu? Din fericire, Microsoft a avut previziunea de a vă permite să includeți tabele direct din Excel în documentul dvs. Word, astfel încât să puteți face tot formatarea în Excel, unde este mult mai ușor.

Pentru a începe, selectați celulele pe care doriți să le copiați în Microsoft Excel, apăsați Editați> Copiere, și înapoi la Microsoft Word.

Mergi la Editați> Paste Special ... (sau faceți clic dreapta și selectați Lipiți special ... ) și selectați Lipește link-ul în bara laterală stângă. În La fel de… meniu, selectați Fișier foaie de lucru Microsoft Excel, apoi lovit O.K.

Veți vedea acum celulele pe care le-ați selectat chiar în documentul dvs. Microsoft Word. Și pentru că ai ales-o Lipește link-ul in loc de Pastă, acele celule se vor actualiza de fiecare dată când efectuați modificări în foaia de calcul Microsoft Excel.

Dacă selectați Pastă in loc de Lipește link-ul, celulele dvs. nu se vor actualiza atunci când efectuați modificări în foaia de calcul. Cu toate acestea, are avantajul de a lucra dacă foaia Excel este prezentă sau nu. Deci, dacă nu aveți nevoie de actualizări - dacă tipăriți sau veți trimite un e-mail fișierului către altcineva și trebuie să afișeze datele corecte, de exemplu - este posibil să doriți să utilizați Pastă.

Importați o singură celulă din Microsoft Excel

De asemenea, puteți utiliza aceeași metodă ca mai sus pentru celule individuale:

În acest caz, în loc de a selecta Fișier foaie de lucru Microsoft Excel, am selectat Textul neformatat; acesta este motivul pentru care numărul vine cu aceeași formatare ca restul documentului Microsoft Word. Totul este actualizat în același mod, dar nu trebuie să vă ocupați de încercarea de a obține caseta de text în locul potrivit.

Puteți utiliza aceeași strategie cu un întreg tabel, dacă doriți să păstrați formatarea în concordanță cu documentul dvs. Word. Dacă acest lucru nu funcționează sau aveți nevoie de un comportament mai complicat din celula dvs. unică, puteți încerca să utilizați Visual Basic pentru a integra datele Excel Cum să integrați datele Excel într-un document Word Cum să integrați datele Excel într-un document Word În timpul muncii săptămâna, probabil că de multe ori vă găsiți copierea și lipirea informațiilor din Excel în Word sau invers. Acesta este modul în care oamenii produc adesea rapoarte scrise ... Citește mai mult în documentul tău Word.

Importați un grafic sau o diagramă din Microsoft Excel

La fel ca importarea unui tabel, poate fi foarte convenabil să importați un grafic sau o diagramă din Microsoft Excel în Word, astfel încât să se actualizeze automat ori de câte ori faceți modificări în foaia de calcul Excel. Acest lucru ar putea fi util în special dacă trebuie să creați rapoarte periodice care includ grafice. Din fericire, Microsoft a făcut acest proces extrem de ușor: copiați și inserați graficul din Microsoft Excel în Word.

De asemenea, puteți să faceți clic și să trageți graficul din Microsoft Excel în Word pentru al încorpora în fișier. Indiferent cum mergeți, diagrama se va actualiza automat ori de câte ori veți efectua modificări în foaia de calcul originală.

Corespondență de corespondență din Microsoft Excel

O îmbinare de corespondență vă permite să creați un număr mare de litere, etichete, plicuri sau aproape orice altceva în Microsoft Word folosind date din Excel. Articol din Brad cu privire la modul de îmbinare a corespondenței cu Microsoft Excel și Word Cum să tipăriți etichete cu corespondență în Microsoft Word și Excel Cum să tipăriți etichete cu corespondență în Microsoft Word și Excel Utilizați încă copiere și lipire pentru a crea etichete, insigne sau alte comunicări personalizate în masă? Mail Merge, un instrument simplu de automatizare pentru Microsoft Office, vă va permite să imprimați etichetele în câteva secunde. Citește mai mult acoperă subiectul mai detaliat decât am putut vreodată, însă versiunea scurtă este aceea pe care o veți utiliza Instrumente> Manager de corespondență în corespondență pentru a selecta sursa de date și a crea șablonul în Microsoft Word.

Dacă utilizați o versiune mai veche a Microsoft Office, acest tutorial îmbină eficacitatea de corespondență utilizând Office 2007 Automate Office cu agregare de corespondență pentru a crea etichete de adresă, insigne de nume și mai multe automate Office cu corespondență pentru a crea etichete de etichete, ecusoane de nume și Mai multe Încă mai folosești copy & paste pentru a crea etichete, ecusoane de nume sau alte documente personalizate? Să vă arătăm un simplu instrument de automatizare Microsoft Office care vă va salva orele! Citiți mai multe ar putea fi de folos și puteți utiliza chiar și îmbinarea de e-mail pentru e-mailurile în masă în Outlook Cum să trimiteți e-mailuri personalizate de masă în Outlook cu corespondență în coș Cum să trimiteți e-mailuri personalizate de masă în Outlook cu corespondență în corespondență Citiți mai multe. Poate dura ceva timp pentru a obține agitația de a folosi îmbinarea corespondenței, dar o dată ce o vei primi, acesta va fi unul dintre cele mai utile instrumente din arsenalul tău Office.

Importul fișierelor PDF

Un cuvânt de avertizare rapid: atunci când importați un PDF în Microsoft Word, el vine în esență ca un fișier imagine, și nu text. Dacă doriți să puteți selecta sau modifica textul, va trebui să îl copiați și să îl inserați din fișierul PDF. Dacă, totuși, doriți doar să încorporați un PDF în documentul dvs. Microsoft Word, apăsați Inserați> Obiect, apoi selectați Din fisier… și alegeți PDF-ul.

Veți termina cu PDF-ul încorporat astfel:

Nu este excelent pentru fișiere PDF bazate pe text, dar dacă există imagini în fișier, este mai ușor decât copierea și lipirea sau găsirea unei modalități de a transforma fișierul PDF într-un fișier imagine pentru ao insera în documentul dvs. Microsoft Word.

Importarea automată a textului din alte documente Word

Dacă trebuie să introduceți același lucru în mod regulat, este posibil să puteți economisi timp introducându-l într-un document Microsoft Word și pur și simplu referindu-l la un alt document.

Să presupunem că aveți o grămadă de scrisori de formă pe care trebuie să le trimiteți tuturor pentru a include numele dvs. și compania pentru care lucrați, dar angajatorul dvs. se schimbă în mod regulat. Nu doriți să schimbați fiecare literă ori de câte ori obțineți un nou contract, astfel încât să puteți salva semnătura dvs. într-un singur document și să le actualizați pe toate celelalte ori de câte ori faceți o schimbare.

Trecând printr-un exemplu, acest lucru va fi mai clar. Iată un “text actualizabil” document pe care l-am salvat:

Vreau să includeți fiecare dintre acestea - o semnătură, informații de contact și un citat - în fiecare dintre litere. Pentru a face acest lucru, voi crea un marcaj pe fiecare. Pentru a crea un marcaj, evidențiați textul pe care doriți să îl legați în alte documente, apoi faceți clic pe Inserare> Marcaj.

Introduceți numele marcajului dvs. și dați clic pe Adăuga.

Acum, salvați fișierul și notați calea completă spre locul în care a fost salvat. Pentru a insera textul salvat, mergeți la un alt document Microsoft Word și apăsați Inserați> Câmp. Selectați IncludeText de la Nume de câmp meniul.

Acum, în caseta text de sub meniu, tastați “INCLUDETEXT “[calea spre fișier]” [numele marcajului]”. Când l-am scris, arăta astfel:

INCLUDETEXT "Macintosh HD: Utilizatori: dralbright: Documente: updateable-text.docx" signoff

(Dacă utilizați Windows, va trebui să utilizați notația standard pentru căi, începând cu “C: \\”. Rețineți că trebuie să includeți două spate-lămpi între fiecare secțiune în loc de una.) Acum apăsați O.K, și veți vedea textul inserat în documentul dvs..

Din când în când, veți scrie ceva greșit și veți primi o eroare, ca aceasta:

Pentru aceasta, faceți clic dreapta oriunde pe eroare și selectați Comutați codurile de câmp - aceasta vă va permite să vedeți și să editați codurile din interiorul documentului. De asemenea, puteți folosi acest lucru pe câmpurile care funcționează corect dacă trebuie să faceți o schimbare.

De aici puteți face orice remediere de care aveți nevoie. În acest exemplu, există un semn extra egal la începutul codului.

După eliminarea semnalului egal, câmpul funcționează corect.

Pentru a modifica toate documentele pe care le-ați conectat la marcajul dvs., reveniți la fișierul de text comun și pur și simplu efectuați modificările. Aici, am înlocuit citatul Groucho Marx cu unul de la Oscar Wilde.

În celelalte documente, faceți clic dreapta pe câmpul care a fost actualizat și selectați Actualizați câmpul.

Și, acolo aveți, câmpul se actualizează cu noile informații.

Acest lucru ar putea părea o mulțime de muncă, dar dacă trebuie să introduceți aceleași lucruri în mod regulat, ar putea să vă economisească un timp foarte mare pe termen lung. Este nevoie de un timp de instalare pe partea frontală, dar veți vedea confortul acestui sistem imediat. Nu uitați să verificați alte automatizări utile cu IFTTT Cum să automatizați sarcinile Microsoft Office cu rețete IFTTT Cum să automatizați sarcinile Microsoft Office cu rețete IFTTT IFTTT, serviciul de automatizare care va finaliza o acțiune odată ce o altă condiție este îndeplinită, are acum 50 retete de sarcini pentru Microsoft Office. Vă arătăm cum funcționează și oferă o selecție de rețete. Citiți mai multe pentru a economisi timp.

Importați text dintr-un fișier text sau dintr-un document Microsoft Word

Dacă doriți să obțineți un text dintr-un fișier text sau un document Word, dar nu doriți să îl deschideți, selectați totul, copiați-l, reveniți la document și lipiți-l (aceasta poate dura mult timp dacă aveți sute de pagini de text), puteți importa direct. Doar lovit Introduceți> Fișier și selectați fișierul text sau documentul Word de la care doriți să importați text.

După ce ați selectat fișierul (poate fi necesar să modificați fișierul Permite dropdown la Toate documentele care pot fi citite), veți vedea textul integral în documentul dvs. Microsoft Word.

Importați text dintr-o pagină Web

Dacă doriți să păstrați o copie actualizată a unei pagini web într-un document Microsoft Word, puteți face acest lucru și dvs.! Să presupunem că vreau să găsesc un fișier text online care să conțină O poveste a doua orase în documentul meu. Voi folosi același câmp INCLUDETEXT, dar în loc să folosesc o cale locală, voi folosi adresa URL:

Actualizarea câmpului aduce întreaga carte în documentul meu.

Veți obține cele mai bune rezultate cu un site web cu text greu. Puteți vedea ce se întâmplă atunci când încerc să folosesc INCLUDETEXT pentru a aduce pagina principală a lui MakeUseof:

Dacă aveți nevoie să importați textul actualizat dintr-un site web în documentul dvs., acesta merită cu siguranță să vă jucați. S-ar putea să trebuiască să experimentați un pic, dar ar putea fi un instrument foarte util.

Ce? Tu Importul în Microsoft Word?

Am acoperit opt ​​lucruri diferite pe care le puteți importa în Microsoft Word Acesta este modul în care puteți obține Microsoft Word gratuit Acesta este modul în care puteți obține Microsoft Word gratis Nu doriți să plătiți pentru întreaga experiență Microsoft Word? Nu vă faceți griji, iată câteva modalități de a utiliza Microsoft Word gratuit. Citiți mai multe aici - dar probabil că există mai multe opțiuni acolo. Ce ați importat în Microsoft Word? Partajați cele mai utile lucruri pe care le-ați putut importa, astfel încât să ne putem ajuta reciproc să economisim ceva timp devenind masterat Word 10 Rutine esențiale Microsoft Word trebuie să știți 10 rutine esențiale Microsoft Word trebuie să știți Cuvântul "rutină" este chiar imaginea de plictisitor. Cu excepția cazului când vine vorba de o aplicație de productivitate precum Microsoft Word. Fiecare secundă salvată adaugă confortul utilizării acesteia pentru nevoile noastre zilnice. Citeste mai mult !