Copierea de rezervă a emailurilor dvs. Microsoft Outlook simplificată

Pentru o mulțime de oameni, arhivarea și copierea de rezervă a e-mailurilor vechi pare complicată și insurmontabilă, dar într-adevăr nu trebuie să fie foarte complicată, mai ales dacă sunteți un utilizator Outlook.

Microsoft Outlook stochează e-mailuri într-un fișier de date numit fie un fișier PST sau OST Un ghid rapid pentru importarea și exportul de contacte de e-mail Un ghid rapid pentru importarea și exportul de contacte de e-mail V-ați pierde contactele de e-mail ca un coșmar? Mai bine să le copiezi! Vă vom arăta cum pentru Outlook, Gmail și Thunderbird. Procesul de backup al contactelor ar trebui să fie similar pentru alți clienți. Citeste mai mult . PST reprezintă tabelul de stocare personalizat, iar OST reprezintă tabela de stocare offline. În ambele cazuri, aceste fișiere conțin toate e-mailurile trimise sau primite de la conturile încărcate în clientul dvs. Outlook.

Arhivarea și copierea de rezervă a e-mailurilor este pur și simplu o chestiune de setare a Outlook-ului pentru arhivarea e-mailurilor vechi într-un fișier special și apoi stabilirea unui program pentru a arhiva aceste fișiere într-o locație sigură pentru stocare pe termen lung. În acest articol veți vedea cât de simplu este acest proces.

Utilizarea Outlook exclusiv

S-ar putea să vă duceți cu siguranță toată viața doar folosind clienți de e-mail on-line cum ar fi Gmail și Yahoo și niciodată să nu folosiți deloc un client de e-mail de pe desktop. Cu toate acestea, dacă sunteți o persoană foarte ocupată care nu are prea mult timp să curețe acele conturi online, nu va dura prea mult timp pentru ca Mesajele primite să conțină mii de e-mailuri.

Frumusețea unui client precum Outlook este că puteți descărca aceste conturi online prin încărcarea tuturor e-mailurilor către clientul Outlook. Iată avantajele acestei acțiuni:

• Dacă nu deschideți niciodată clientul Outlook, e-mailurile rămân în contul dvs. online, care este încă accesibil de pe dispozitivul dvs. mobil.
• Când deschideți e-mailuri cu Outlook, e-mailul este descărcat și stocat în fișierul de date local.
• Odată ce e-mailurile se află în Outlook, aveți posibilitatea să utilizați funcțiile automate ale Outlook pentru a arhiva e-mailurile importante.

Acest lucru vă poate elibera conturile online precum Google și Yahoo, împiedicându-vă să atingeți limitele de stocare a datelor și, eventual, să trebuiască să plătiți pentru stocarea suplimentară.

Puteți adăuga aceste conturi la clientul dvs. Microsoft Outlook făcând clic pe Fișier> Setările contului, apoi apasa Setările contului care scade sub ea.

În fila E-mail, puteți adăuga câte conturi de poștă electronică doriți, atât timp cât cunoașteți toate setările POP3 sau IMAP IMAP vs. POP3: Ce este și ce ar trebui să utilizați? IMAP vs. POP3: Ce este și ce ar trebui să utilizați? Dacă ați configurat vreodată un client de e-mail sau o aplicație, veți fi întâlnit cu siguranță termenii POP și IMAP. Vă amintiți pe cine ați ales și de ce? Dacă nu sunteți ... Citiți mai multe pentru cont (sau serverul Exchange). Setarea tot ce este în Outlook este în afara sferei de aplicare a acestui articol, dar Brad a acoperit recent modul în care vă puteți configura clientul dvs. Outlook Cum să exploatați prin e-mailuri în Microsoft Outlook Cum să exploatați prin e-mailuri în Microsoft Outlook Nu lăsați e-mailurile dvs. monopolizați-vă ziua, utilizați aceste sfaturi Outlook pentru a prelua controlul Inbox. Citește mai mult pentru a fi mai eficient cu e-mailurile.

Creați arhive automate de e-mail

Presupunând că aveți câteva conturi de e-mail care alimentează e-mailuri în clientul dvs. Outlook, următorul pas este să vă asigurați că arhivați fișiere vechi.

În acest exemplu, voi arhiva toate e-mailurile mele MakeUseOf care sunt mai vechi de un an. Pentru a face acest lucru, creați fișierul de arhivă în care doriți să stocați aceste e-mailuri, accesând Fișier> Setările contului așa cum ați făcut mai sus, dar de data aceasta faceți clic pe Fișiere de date fila.

Click pe Adăuga… și denumiți noul fișier de date în care veți stoca vechile e-mailuri arhivate.

Dacă doriți să vă asigurați acele e-mail-uri vechi, astfel încât nimeni să nu poată snooping în jur și să deschidă fișierul, mergeți mai departe și faceți clic pe caseta de selectare pentru a include protecția prin parolă. Aceasta este o bună practică, mai ales dacă aceste e-mailuri conțin date de afaceri sau informații personale despre persoanele pe care le cunoașteți.

Există două moduri de a configura AutoArchive pentru e-mailurile vechi. Prima cale este să mergi la Fișier> Instrumente de curățare> Arhiva…

Aici puteți selecta căsuța de e-mail unde doriți să arhivați e-mailurile, să definiți vârsta dincolo de care doriți să arhivați și apoi să navigați la fișierul de date de arhivă pe care tocmai l-ați creat în pasul de mai sus.

A doua abordare este doar să faceți clic dreapta pe căsuța Inbox din interiorul clientului Outlook, faceți clic pe Proprietăți, și du-te la AutoArchive fila.

În aceste ferestre, puteți configura, de asemenea, când să arhivați e-mailurile din Inbox, oferindu-i un prag în luni. Selectați Mutați obiectele vechi la ... și navigați la fișierul de date pe care l-ați creat în pasul de mai sus.

Arhivarea unui cont nou importat

Primul lucru pe care cineva îl va face după ce a citit cele de mai sus este de a instala imediat Outlook, de a adăuga toate conturile lor preferate clientului și de a importa mii și mii de e-mailuri care s-au acumulat în acele conturi online în timp.

Grozav! Cu excepția ... nu va funcționa.

Iată de ce: AutoArchive este destinat tuturor e-mailurilor primite din momentul în care ați instalat AutoArchive. Acest lucru se datorează faptului că Outlook utilizează “modifica” data e-mailului. Și ghiciți ce se întâmplă când importați acele 10.000 de e-mailuri din conturile dvs. online. Ai ghicit, fiecare e-mail primește o “modificată” data de azi.

Deci, ce faceți despre aceste e-mailuri? Puteți să le mutați manual în fișierul de date de arhivă.

Doar du-te la Inbox unde aveți toate acele e-mail-uri vechi pe care doriți să le arhivați, subliniați-le pe toate și apoi pur și simplu faceți clic și trageți-le în arhiva creată pentru ei.

Ar putea dura foarte mult, în funcție de numărul de e-mailuri pe care încercați să le arhivați. Dar veți vedea o fereastră de stare ca cea de mai jos, așa că du-te să luați o ceașcă de cafea și să-i dați ceva timp.

Gestionați-vă arhivele

După ce ați terminat arhivarea acestor e-mailuri, există mai multe opțiuni pe care le aveți disponibile, în funcție de modul în care doriți să vă organizați arhivele de e-mail.

• Opțiunea 1: Când numiți fișiere de arhivă, dați-le numele anului trecut. La sfârșitul fiecărui an, închideți arhiva (vedeți mai jos) și creați un nou fișier de arhivă.
• Opțiunea 2: Creați un singur fișier de arhivă, configurați AutoArchive pentru a menține arhivarea a ceva mai vechi de 6 luni la acea arhivă și apoi să uitați de ea.

Există argumente pro și contra pentru fiecare abordare. A doua opțiune este minunată atunci când arhivați doar câteva e-mailuri pe măsură ce puteți seta și uita pur și simplu. Totuși, va reveni pentru a te bântui, dacă nu mai ai spațiu de stocare pentru fișierul de arhivă. Cu prima opțiune, trebuie să vă amintiți în fiecare an să faceți clic dreapta pe fișierul Arhiva în clientul dvs. Outlook și să închideți arhiva.

Apoi puteți muta acest fișier PST într-o altă locație pentru păstrare. Locația implicită a fișierelor de date din Outlook se află în / Documents / Fișiere / pliant.

Puteți fie să mutați fișierul de arhivă închis / Documente / Dosare Outlook / Arhive 2014 / - sau, mai bine, să copiați aceste e-mailuri arhivate vechi la o anumită locație de stocare în afara cloud-ului, cum ar fi contul Dropbox sau Google Drive. Aceasta este o opțiune mai bună, deoarece în cazul unui incendiu (sau dacă hard disk-ul computerului dvs. devine altfel distrus), nu ați pierdut acele e-mail-uri vechi.

Dacă vreți să rețineți acele fișiere de date completate cu e-mailuri arhivate, copiați-le înapoi în / Documents / Fișiere / director, mergeți în Outlook, și în același Fișiere de date la care ați creat fișierele de date, puteți utiliza Adăuga… pentru a parcurge fișierul arhivat stocat și pentru a-l adăuga înapoi în clientul dvs. Outlook, unde puteți naviga din nou prin toate e-mailurile vechi.

Numai o copie de rezervă e-mail este un e-mail sigur

Cheia aici este de a vă controla conturile online și Outlook vă poate ajuta. Prima fază este conectarea clientului dvs. Outlook Combinați-vă conturile de e-mail într-o singură intrare: Iată cum combinați conturile dvs. de e-mail într-o singură intrare: Iată cum verificați mai multe intrări zilnic? Nu mai pierde timpul! Combinați conturile dvs. de e-mail într-o singură intrare. Vă vom arăta cum pentru Gmail, Outlook și Yahoo. Citiți mai multe aceste conturi online. Următoarea etapă este să copiați manual toate e-mailurile vechi pe care le-ați scufundat într-un fișier de arhivă și să stocați fișierul într-un loc sigur Ghidul de copiere de rezervă și restaurare Windows Se întâmplă dezastrele de rezervă și recuperare din Windows. Cu excepția cazului în care sunteți dispus să vă pierdeți datele, aveți nevoie de o bună rutină de backup Windows. Vă vom arăta cum să pregătiți copii de siguranță și să le restaurați. Citeste mai mult .

Ultima fază și ultima este de a configura AutoArchive în clientul dvs. Outlook păstrați cutia dvs. Inbox curată și clientul dvs. funcționează bine, prin arhivarea automată a acelor e-mailuri mai vechi într-un alt fișier de date. Lucrul la un fișier de date mai mic vă menține rapid și eficient mesajele primite.

Ați folosit Outlook ca principal client de e-mail? Acum, că știți cât de ușor vă poate ajuta să vă salvați cele mai importante e-mailuri salvate, vă recomandăm să vă dați drumul? Împărtășiți-vă gândurile cu noi în secțiunea de comentarii de mai jos!

Explorați mai multe despre: Backup de date, Client de e-mail desktop, Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Outlook.