Crearea comenzii din haos 9 Idei grozave pentru gestionarea fișierelor computerului

E frustrant când nu găsești dosarul, nu-i așa? Când ați căutat toate fișierele imaginabile pe computerul dvs. și s-au pierdut cumva ... sau, mai rău, au fost șterse. Acum, există instrumente excelente de căutare pentru Windows 6 Alternative minunate pentru Windows Search 6 Alternative minunate pentru Windows Search O căutare de sistem Windows vă ajută să găsiți mai mult decât o căutare manuală? Nu esti singur. Să vă arătăm mai eficiente instrumente de căutare Windows. Citiți mai multe care vă permit să găsiți fișierele, dar acestea funcționează numai dacă știți numele fișierului. Și nu doriți să deschideți un program pentru a găsi fiecare fișier și folder de care aveți nevoie. Este frumos să ai lucruri ușor și ușor de accesat ori de câte ori ai nevoie de ele.

Am creat o listă de 9 lucruri pe care le puteți face pentru a gestiona fișierele pe computer și pentru a obține maximum de pe computer. Pentru că asta este scopul - să fie Mai Mult util, nu mai puțin util. Dar computerele sunt adesea mai complicate în anumite moduri atunci când nu sunt configurate și utilizate în mod corespunzător, ceea ce este, în esență, contraproductiv.

Începeți acum - nu o dezactivați

“Suna complicat. Voi face asta mai tarziu”. Nu lăsați ca gândul să se strecoare sau să nu citiți restul acestui articol. Acest lucru este mai mult de a “fără scuze” sfat decât o idee tehnică, dar ca multe lucruri, este nevoie de foarte puțină pricepere pentru a fi într-adevăr organizată și eficientă. Cea mai mare resursă este timpul, dar chiar și acest lucru nu este necesar. În loc să-ți spui singur “O să ajung la asta mai târziu“, doar repede o faci chiar acolo și apoi.

Desigur, prioritățile sunt întotdeauna importante pentru a păstra în minte și acest lucru nu este un articol de gestionare a timpului. Cu toate acestea, este surprinzător cât de puțin efort este necesar pentru a începe procesul. Cea mai mare resursă de care are nevoie este doar o conștiință globală de a pune acest fișier sau dosar în locul potrivit.

Întrebați-vă acest lucru - ar trebui să aruncați o grămadă de fișiere sau dosare peste tot pe birou la serviciu sau acasă? Ce zici de tot în camera ta de zi, podea, pat, dulap ... trebuie să continui? Răspunsul este, sperăm, că nu ați fi. Calculatorul dvs. poate fi comparat cu casa dvs. Nu doar biroul sau spațiul de lucru - facem totul pe computerele noastre acum, deci este important ca totul să fie curat, la fel ca și casa ta.

Utilizați dosarele ... Vă rog!

Permiteți-mi să vă povestesc despre un bărbat și despre unitatea lui flash. El a conectat-o ​​în computerul meu odată și nu avea dosare, doar fișiere ... multe de fișiere. Am explicat deja de ce ar trebui să vă organizați fișierele, așa că sunt destul de sigur că este clar de ce aveți nevoie de dosare. Dar, în caz că nu este, folderele sunt coloana vertebrală a organizării, dar chiar dacă aveți dosare, puteți fi totuși foarte neorganizată.

Un folder care nu este etichetat corect sau este în locul greșit este la fel de rău, dacă nu chiar mai rău, decât fișierele de pe tot calculatorul fără un dosar (dosar).

Un loc pentru tot

Nu vă confundați cu acest lucru pentru a vă pune toate fișierele într-un singur dosar ... sau chiar toate folderele într-un singur dosar ... sau, mai rău, pe desktop. Dar ai nevoie de un loc unde tu ști că vă puteți accesa fișierele și dosarele acolo. Documentele mele folderul este locul logic și perfect pentru acest lucru - dar din nou, acest lucru nu este un loc pentru umplerea tuturor fișierelor dvs., aceasta este o casă pentru dosarele dvs., care conțin fișierele. Gândește-te la asta, în sensul că nu ți-ai pune dosarele în curte și nici nu ți-ai pune dulapul în curte ... le-ai pus pe amândouă în casă. Ta Documentele mele dosarul este al tău “casă” de felul.

Organizați după categorie

O modalitate de a vă organiza dosarele și fișierele este de categorie sau tip. De exemplu, să presupunem că aveți documente pentru școală, muncă, personal și profesional (separate de muncă), precum și muzică, fotografii și filme. Evident, muzica, fotografiile, videoclipurile și documentele trebuie păstrate separat, însă organizarea merge mai departe. De exemplu, ar trebui să organizați și tipurile de documente pe care le aveți. Există câteva moduri de a face acest lucru.

Puteți organiza după tipul de fișier, pe care nu îl recomand foarte mult. Sigur că e mai bine, dar nu este ideal. Este cea mai mare parte folosită pentru organizarea în masă și “fixare rapidă” deși nu este prea mult “repara” implicat. Această metodă ar putea fi cea mai mare parte utilă dacă treceți prin lucruri pe care nu mai aveți nevoie în acest moment și / sau nu vă interesează prea mult. Are loc și am niște fișiere pe care le-am organizat în acest fel, dar întotdeauna te lasă să știi că trebuie să te organizi “acele fișiere”. Din acest motiv, nu este o metodă pe care o recomand foarte mult - există modalități mai bune.

De asemenea, puteți organiza în ce categorie este cel mai relevant pentru fișierul respectiv. De exemplu, un document școlar ar trebui să intre într-un dosar școlar.

Organizați după dată

Organizarea după dată este, de asemenea, utilă, dar nu trebuie utilizată exclusiv de ea însăși. Motivul este că, dacă efectuați vreodată o căutare pentru un fișier, este posibil să îl găsiți într-un dosar etichetat “04-11-2006”. Dacă acesta este tot ce trebuie să faceți, va trebui probabil să deschideți dosarul pentru a vedea conținutul acestuia pentru a vedea ce este în el. Se poate inrautati daca inregistati toate fisierele in acest fel si aveti tot felul de tipuri de amestecuri intre ele. Din nou, acest lucru nu este foarte organizat și poate mai rău decât nimic.

Dacă sunteți de părere că adăugați o dată este necesară (ceea ce voi face adesea pentru fișierele sau fișierele care sunt actualizate frecvent, cum ar fi un CV), adăugați o descriere cu data la sfârșit sau la început, în funcție de preferința dvs..

Nu exagerați subdirectoarele

Subfolderele reprezintă o necesitate pentru organizarea de fișiere. Este unul dintre cele mai mari avantaje pe care le are un computer peste dulapurile tradiționale de depozitare. Un exemplu de utilizare bunã a subfolderelor ar fi sã vã aibã Muncă director în Documentele mele, A proiecte dosar în Muncă pliant, “[Numele proiectului și data] pliant” în proiecte dosar și așa mai departe (dacă sunt necesare foldere suplimentare).

Cu toate acestea, fiți conștienți de numărul de directoare din dosarele pe care le aveți, deoarece poate fi un dosar dificil de deschidere a sarcinii după ce folderul caută fișierele. Dacă există fișiere despre care știți că aveți nevoie să accesați rapid, încercați să le păstrați numai un dosar sau două. O parte din acest lucru are de-a face cu sistemul pe care îl creați, l-ați creat sau vă simțiți cel mai confortabil, dar trebuie să faceți și cu practic și ușor de accesat.

Denumirea fișierelor și a dosarelor: scurte, dar precise

Un alt lucru important care trebuie luat în considerare atunci când vă organizați fișierele trebuie să fie cât mai scurt posibil, dar și cât mai detaliat posibil. În multe cazuri, s-ar putea să fiți singurul care folosește folderele sau fișierele, dar dacă decideți să împărțiți ceva cu cineva, fie pe bază personală sau profesională, doriți să fie clar pentru ei, precum și pentru dumneavoastră. Nu vrei să te gândești la ceea ce încerci să descrii într-un titlu de folder. Nu denumiți un dosar “rechizite” numeste “Şcoală” - observați accentul pus pe capitalizarea lucrurilor, ceea ce face lucrurile să arate mai bine.

Apoi, sub folderul școlii, puteți organiza lucrurile la școală (dacă există mai multe). Dacă nu aveți mai multe școli pe care le-ați participat, s-ar putea să vă numiți dosarul “Școală: [Numele școlii].” Dacă doriți să abreviate inițialele școlare, ar trebui să fie bine, deoarece probabil veți ști ce înseamnă ei. Cu toate acestea, aveți grijă să nu treceți peste bord cu abrevieri. Deși pot fi la îndemână păstrarea numelor scurte, cel mai important lucru este că înțelegeți ce este în acel fișier sau dosar.

Accesați rapid dosarele și fișierele

După cum am menționat anterior despre asigurați-vă că fișierele dvs. nu sunt ascunse adânc în pădurea Subfolder, există și alte lucruri pe care le puteți face pentru a face fișierele dvs. ușor accesibile. Pe lângă faptul că este în măsură să găsească rapid un fișier, acesta joacă, de asemenea, un rol imens în menținerea statutului de gestionare a fișierelor. Cu alte cuvinte, este esențial să puteți salva rapid și ușor un fișier nou pe locul corect din computer.

Modificați vizualizarea dvs.

În Windows Explorer există numeroase moduri de vizualizare a fișierelor. Împreună cu vizualizarea fișierelor în diferite dimensiuni ale pictogramelor, există și un panou de previzualizare pentru a vedea cum arată fișierul înainte de ao deschide. De asemenea, puteți sorta fișierele după dată, nume, etc. Acest lucru nu se corelează direct cu gestionarea fișierelor pe cuvânt, dar permite o experiență generală mai bună. Pentru care ne propunem este mai puțină muncă și mai multă eficiență și cum vedeți fișierele dvs. poate face doar asta.

O altă caracteristică în cadrul Windows Explorer este capacitatea de a adăuga un dosar la “Favorite.” Dacă este un dosar pe care îl accesați foarte mult, dar nu face parte din folderele setate pe care Windows le-a numit “favorit,” puteți să glisați și să abandonați directoarele în acea secțiune. Aveți grijă să nu glisați directorul într-un alt folder aflat deja în lista favorită.

Pentru a vă asigura că aveți efectiv dosarul din secțiunea Preferințe, căutați linia solidă neagră și un mesaj care spune “Creați un link în preferate.”

Jumătate liste

Windows 7 are o caracteristică minunată numită “Jumătate liste” care vă permite să conectați directoarele la pictograma pop-up Windows Explorer lângă butonul Start de pe bara de sarcini. Puteți accesa acest lucru făcând clic dreapta și apoi selectând ce folder să se deschidă. Pentru a adăuga un nou dosar, pur și simplu, apucați-l și trageți-l și fixați-l pe pictograma Windows Explorer din bara de sarcini. Apoi, puteți muta dosarele în jur, în orice fel doriți.

Organizați folderele de birou cu garduri

Într-un articol anterior al meu, Curățați desktop-ul dvs. Windows o singură dată și pentru toți Cum de a curăța Desktop-ul dvs. Windows o dată pentru totdeauna Cum de a curăța desktop-ul Windows o dată și pentru totdeauna Nebunie este mai dăunătoare decât îți dai seama. Un desktop Windows ordonat face lucrurile mai ușor de găsit, este mai plăcut să se uite la, și reduce stresul. Vă vom arăta cum să vă pregătiți desktop-ul. Citeste mai mult , Am menționat atât listele de sărituri, cât și gardurile. Garduri este un program excelent pentru organizarea dosarelor pe care le aveți pe desktop. Vă recomandăm să consultați acest articol pentru o privire detaliată în curățarea desktop-ului dvs. (care în multe feluri este gestionarea fișierelor dvs., dar într-un mod diferit). Deși nu-mi plac prea multe icoane și comenzi rapide pe desktop-ul meu, Fences oferă o modalitate frumoasă de a trece de la icoane la icoane fără un simplu dublu clic.

Din nou, recomand doar să aveți dosarele esențiale de pe desktop. Dacă accesați în mod frecvent folderul dvs. cu CV-urile dvs., continuați-l și adăugați-l pe desktop și utilizați Garduri pentru a ascunde pictogramele atunci când nu aveți nevoie de ele. În multe privințe, aceste foldere ar putea fi adăugate și în lista dvs. de salt și accesate cu același timp, clicuri și efort.

Cu oricare dintre aceste opțiuni, trebuie să știți ce adăugați pentru a vă asigura că nu adăugați prea mult și că eliminați ceea ce nu mai utilizați. În caz contrar, veți întâlni aceeași problemă pe care încercați să o remediați chiar acum - haos dezordonat.

Arhivă Ce nu aveți sau nu veți avea nevoie

În primul rând, trebuie să ne uităm la termen “Arhiva“. Nu se șterge fișierele - rareori doriți să faceți acest lucru (în funcție de fișier). Este stocarea dosarelor care conțin fișiere într-un folder desemnat intitulat “Arhiva” sau “Fișiere vechi”. Observați că am spus “dosarele care conțin fișiere” deoarece nu doriți doar să aruncați o grămadă de fișiere învechite într-un dosar și să îl numiți bine. Asta doar adaugă mizeria pe care o aveți deja.

Acum, unde ar trebui să meargă acest dosar? Ei bine, probabil că nu doriți să fie amestecat cu celelalte fișiere, dar asta depinde în întregime de dvs. Personal vă recomandăm să îl aveți în continuare Documentele mele pentru a păstra lucrurile ușor de reținut și consecvent. Cu un nume de genul “Arhiva” probabil că va fi aproape de partea de sus a fiecărui dosar pe care decideți să-l puneți. Pentru a schimba acest lucru, puteți adăuga a “z” și o perioadă până la începutul numelui, astfel încât dosarul ar putea să arate ceva asemănător “z.Archive“. Acest lucru o va pune în partea de jos a listei, astfel încât nu va trebui să vă faceți griji că este în modul în care tot timpul.

Eliminați și renunțați la crearea de duplicate

Cum se creează duplicate rămâne adesea un mister. Uneori, prin copierea accidentală a fișierelor într-o altă locație. Din fericire, există un program gratuit care vă poate ajuta să eliminați duplicatele de orice fel de pe computer. Am folosit mult timp Duplicate Cleaner și recomandăm-o foarte mult. Se actualizează recent, are o interfață ușor de utilizat și funcționează.

Nu faceți copii, faceți comenzi rapide

Pentru a preveni copiile viitoare ale fișierelor, este important să faceți comenzi rapide ale fișierelor și folderelor, nu copiile. Diferența dintre cele două este că o copie este o replică exactă a primului fișier sau a dosarului, în timp ce o scurtătură duce pur și simplu la fișierul din locația inițială. În afară de a nu ajuta la aglomerație la fel de mult, comenzile rapide, de asemenea, ocupă mai puțin spațiu.

Pentru a face o scurtătură, faceți clic dreapta pe dosar sau fișier și faceți clic pe “Crează o scurtătură“. Aceasta va crea o scurtătură în aceași locație în care se află fișierul. Puteți apoi să faceți această scurtătură, să o mutați în orice locație doriți și chiar să o redenumiți dacă doriți. Pentru a crea o scurtătură de ceva pe desktop, faceți clic dreapta și treceți peste “Trimite catre” apoi apasa “Spațiul de lucru“.

Împiedicați clutterul cu aplicații bazate pe cloud și documente

Există lucruri pe care doriți să le salvați, dar vă pare neobosit să faceți un document de birou sau un fișier text și să îl salvați într-un dosar de pe computer. Destul de repede, dosarul devine plin de tot felul de documente de tip note și devine copleșitor chiar să cauți o notă specială. Din acest motiv, aplicațiile bazate pe cloud sunt în continuă creștere în popularitate și există multe de ales.

Pe cele pe care le folosesc personal pe larg sunt Evernote și Google Docs.

Motivul pentru care cred că Evernote reușește este în primul rând datorită aplicării sale locale. Nu aveți nevoie de un browser web pentru al utiliza, dar totuși puteți accesa fișierele dvs. în cloud. Prefer Google Docs, pentru că mi-am dezvoltat sistemul în jurul meu.

Dacă tocmai ați început (sau încă nu s-au stabilit în unul sau două programe, vă recomandăm să luați în considerare aceste patru, precum și orice alte aplicații similare și să vedeți care dintre ele vă potrivesc cel mai bine).

Motivul pentru care vă recomandăm să utilizați aceste aplicații în modul tradițional de a crea un document în Microsoft Word sau într-o altă variantă de birou este pentru că vă permite să vă organizați, să căutați și să creați note foarte ușor. Există o mulțime de articole despre MakeUseOf, precum și despre restul internetului, care arată cum se poate face acest lucru. Asa cum inseamna titlul acestei sectiuni, ea pastreaza dezordinea in jos pe calculatorul dumneavoastra.

Sincronizați fișierele locale cu Cloud-ul

Sincronizarea fișierelor locale cu cloud-ul este diferită de crearea de note și de documente din cloud. Acesta este unul din ultimii pași, deoarece este important să înțelegeți mai întâi toți pașii anteriori. Dacă nu, sincronizarea mai multor fișiere cu norul poate ajuta de fapt în dezordinea haotică a fișierelor și folderelor. Există o mulțime de opțiuni în acest domeniu, dar jucătorii mari sunt SugarSync, Dropbox, Google Drive și Microsoft OneDrive. Acestea sunt favoritele mele personale și le folosesc pe toate, dar sunt atât de multe altele ca Mozy, iDrive și așa mai departe.

Vă recomandăm SugarSync pentru o copie de rezervă globală a folderelor calculatoarelor dvs. în nor. Pentru fișiere individuale, Dropbox, Google Drive și SkyDrive funcționează foarte asemănător. Indiferent dacă sunteți un fan Google Docs sau un fan Microsoft Apps Web, puteți determina dacă utilizați Google Drive sau SkyDrive. Ambele sunt cap la cap și dacă nu ați încercat ambele, vă recomand să faceți.

Îmi place Dropbox pentru partajarea fișierelor și SugarSync pentru copierea de rezervă și accesarea tuturor documentelor mele pe un alt dispozitiv conectat la Internet. Am creat SkyDrive pentru a crea o copie de rezervă a multor alte fișiere de pe computerul meu și folosesc Google Drive pentru a organiza și a adăuga fișiere în Docs fără un browser web.

Rămâneți consecvent și prompt

Acesta este unul dintre cele mai importante lucruri de făcut. Odată ce începeți procesul, trebuie să-l continuați cu diligență, altfel nu este nimic și veți ajunge la un sistem de fișiere semi-organizate. Acest lucru nu este doar neproductiv, ci vă reamintește că niciodată nu ați terminat.

Cheia pentru aceasta este să fie promptă. În momentul în care trebuie să salvați sau să creați un fișier, îl puneți la locul potrivit și, dacă nu există încă un loc pentru el, creați unul. Fie că faceți acest lucru în nor sau pe plan local, trebuie să vă amintiți toate sfaturile anterioare, cum ar fi scurtă, dar detaliată, refuzând să faceți duplicate și acordând atenție ierarhiei dosarelor organizând ceea ce are sens, dar nu exagerat prin adăugarea prea multe foldere.

Începeți organizarea fișierelor dvs. chiar acum!

Amintiți-vă că cel mai important lucru este să începeți pur și simplu. Nu așteptați până când “au mai mult timp” - nu veți avea niciodată mai mult timp. Deși acum nu este cel mai bun moment pentru a efectua o revizuire completă a tuturor fișierelor, puteți începe să faceți unele foldere și încetiniți să începeți să adăugați fișierele pe care le salvați pe computer, indiferent dacă acestea sunt descărcate sau create. Timpul vă va permite apoi să vă extindeți și să vă concentrați mai mult pe celelalte fișiere și să le obțineți în ordine.

Și dacă aveți nevoie de ajutor cu gestionarea fișierelor pe Android Gestionarea fișierelor pe Android: 7 Sfaturi esențiale trebuie să știți Gestionarea fișierelor pe Android: 7 Sfaturi esențiale trebuie să știți Aflați cum să gestionați fișierele pe Android cu abilitate datorită acestui ghid cuprinzător . Citește mai mult sau doriți să știți cum să utilizați aplicația pentru fișiere iOS Cum să utilizați aplicația Fișiere noi pentru iOS 11 pe iPhone și iPad Cum să utilizați aplicația pentru fișiere noi pentru iOS 11 pe iPhone și iPad iOS are o nouă aplicație pentru fișiere noi care vă permite în cele din urmă să gestionați fișierele pe iPhone și iPad, și în stilul Apple adevărat se face fără a expune orice fel de funcționalitate a sistemului. Citiți mai multe, suntem aici pentru a vă ajuta!

Image Credit: Un sertar de fișiere de fișiere plin de fișiere și foldere prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Gestionarea fișierelor, Software de organizare.