Mergând la proiectele, proiectele și soluțiile digitale fără hârtie

Biroul fără hârtie Viitorul este aici - Ghidul dvs. de a avea o viață fără hârtie Astăzi Viitorul este aici - Ghidul dvs. pentru a avea o viață fără hârtie Azi fără hârtie - un termen care este folosit destul de des acum zile. Dar ce înseamnă asta? Și în ce măsură se aplică? Desigur, cu toții folosim hârtie într-o anumită măsură, în ciuda progreselor ... Citește mai mult pare să fie în sfârșit prins. În parte, acest lucru se poate datora ideii și mai populară a minimalismului Cum să fii un minimalist eficient în viața ta zilnică Cum să fii un minimalist eficient în viața ta zilnică Din ce în ce mai mulți oameni aleg să îmbrățișeze minimalismul. În anumite situații, acest lucru poate face rău frustrant în viața de zi cu zi. Cu unele planificări minime nu trebuie să vină la asta. Citeste mai mult . Dar este tot o nirvană care salvează copaci sau un coșmar de proporții A4?

Investigăm avantajele și dezavantajele, împreună cu sfaturi de acțiune, astfel încât să vă puteți dezvolta propria minte și să continuați cu ea imediat.

Pro-urile unui birou fără hârtie

Să aruncăm o privire mai întâi la avantajele de a spune adios pe hârtie.

A scăpa de mașina de fax învechită

În ciuda faptului că aparatul de fax a fost transformat într-un dispozitiv arhaic, mai există încă unii care insistă să stea pe el prin unghiile lor. Acestea sunt persoanele care au numărul lor de mașină de fax afișate în mod vizibil pe cartea de vizită. Acestea sunt oamenii care nu pot accepta ceva numit “e-mail” a fost inventat și, ca rezultat, se îneacă sub o mare de hârtie fax.

Dacă cineva de genul ăsta insistă absolut că ceva TREBUIE să vă fie trimis prin fax, atunci există modalități de a le găzdui, fără a trebui să vă ocupați de blocaje de hârtie și de copaci căzuți pe conștiința voastră. Numeroase servicii online vă pot atribui a “numărul de fax virtual” iar cealaltă persoană poate trimite prin fax către acel număr. Apoi, faxul se transformă într-un atașament de e-mail și vă trimite prin intermediul interweb-urilor.

Dezavantajul este că planurile gratuite pentru aceste site-uri sunt incredibil de limitative. Pentru a obține orice serviciu decent, va trebui să plătiți pentru un plan lunar.

Unele dintre ele să se uite includ Maxemail, MyFax, RingCentral, Faxburner, eFax și FreeFaxtoEmail.

Mai mult spatiu pentru tango

Chiar acum, am mai multe cutii pline de documente care se întorc de 15 ani. Ei stau în biroul meu așteptând să fie scanați, ca să scot în cele din urmă originalele de pe hârtie. Între timp, în timp ce cel mai bun prieten al meu, Procrastinate, stă cu mine, mă împiedic constant peste cutii, îmi lovește soldurile și, în general, îmi înjură capul.

Când voi ajunge în sfârșit la scanarea hârtiei, voi avea o petrecere uriașă de mărunțire și o băutură de fiecare dată când un document va trece prin tocător (până la urmă, voi fi complet nelegat). Dar ceea ce visez cu adevărat are un spațiu imens în biroul meu. Pot folosi acel spațiu pentru a începe să dansezi sau să lupți cu câinele. Și îmi amintesc ce culoare e podeaua mea.

Dacă sunteți o companie care cheltuiesc mulți bani pe spațiul de stocare pentru documentele dvs., gândiți-vă cât de mult veți economisi, scanând documentele și ardând întregul lot. Moralul angajatului va trece prin acoperiș.

Salvarea mediului înconjurător din partea noastră

Cel mai evident avantaj este, desigur, mediul. Prea mulți copaci sunt tăiați și pădurea tropicală Amazon dispare în parte pentru a alimenta industria celulozei și a hârtiei. Orice putem face pentru a încetini acest lucru este evident o veste bună pentru planeta pe care trăim. Imprimăm prea mult și se pierde prea multă hârtie. Dacă vă deplasați într-un mediu fără hârtie, puteți să vă faceți puțin pentru Mama Natura.

Dacă trebuie să tipăriți ceva Top sfaturi și instrumente pentru a ajuta la tipărirea paginilor Web Top Sfaturi și instrumente pentru a ajuta la imprimarea paginilor Web Indiferent de cât de greu încercați să mergeți fără hârtie, uneori trebuie doar să imprimați acea pagină web. S-ar putea să fie pentru indicații de orientare, un articol pentru clasă, o fișă pentru o întâlnire la lucru etc. Deoarece ... Citește mai mult, atunci există modalități de a minimiza cantitatea de hârtie și cerneală pe care o utilizați. Servicii precum PrintWhatYouLike, PrintFriendly, Aardvark și The Printliminator vă vor ajuta să eliminați toate elementele inutile dintr-o pagină înainte de a le imprima, cum ar fi reclamele. Dar, ori de câte ori este posibil, scanați și trimiteți un e-mail.

Hârtia nu durează pentru totdeauna, dar fișierele digitale vor

Este un fapt de viață că hârtia nu durează pentru totdeauna. Magna Carta probabil nu arata la fel de proaspata ca atunci cand a fost scrisa pentru prima data. Jurnalul lui Anne Frank începe să marcheze și să se îndoaie la margini. Hârtia pur și simplu începe în cele din urmă să se descompună, având în vedere că a trecut suficient timp.

Deci, cu alte cuvinte, este o modalitate teribilă de a stoca informații pe termen lung. Niciodata nu poti fi sigur cand va fi maro, rip, fade, curl sau pur si simplu o cafea aruncata peste tot. Dar un fișier digital? Cu condiția să îl păstrați într-un format popular, cum ar fi PDF sau TXT și să faceți copii de siguranță regulate 5 Fapte fundamentale de rezervă Fiecare utilizator Windows ar trebui să știe 5 Fapte fundamentale de rezervă Fiecare utilizator Windows trebuie să știe Nu ne-am obosit pentru a vă reaminti să faceți copii de siguranță și să vă păstrați datele în siguranță. Dacă vă întrebați ce, cât de des și unde ar trebui să faceți copii de siguranță ale fișierelor, avem răspunsuri directe. Citește mai mult, va fi întotdeauna acolo când ai nevoie de ea. În douăzeci sau treizeci de ani, va arăta la fel ca atunci când ați făcut-o pentru prima dată.

Angajații pot lucra de la distanță

Problema cu hârtia este că într-un mediu de birou, dacă doriți ca colegii din alte locații geografice să aibă o copie, trebuie să-l trimiteți prin poștă prin melc. Este nevoie de timp (cu atât mai mult dacă biroul poștale o pierde). Timpul în multe cazuri înseamnă bani pierduți, oportunități întârziate și frustrare în creștere.

Cu toate acestea, dacă fișierele sunt digitalizate, ele pot fi puse online într-un intranet al companiei. Configurați rapid propriul dvs. Home Intranet cu ocPortal Configurați rapid propriul dvs. Home Intranet cu ocPortal V-ați gândit vreodată cum ar fi să aveți o "pagină portal "pentru familia ta, la fel cum multe companii oferă angajaților? Nu ar fi convenabil să aibă un depozit central pe bază de web ... Citește mai mult sau wiki 4 din cele mai bune Wikis personale pentru a vă organiza 4 dintre cele mai bune Wikis personale pentru a vă organiza Ce se întâmplă dacă a existat software wiki conceput pentru a vă ajuta la nivel personal? Ai putea să o folosești pentru orice, de exemplu pentru a-ți schița romanul, pentru a ține evidența proiectelor de îmbunătățire a locuinței sau pentru a planifica ... Citește mai mult. Sau pot fi trimise prin e-mail sau într-un dosar de stocare în cloud. Acest lucru permite colegilor din celălalt birou să obțină imediat copia, fără a mai fi nevoie de așteptare. Dacă documentul este încărcat într-un site de colaborare 10 + Instrumente de colaborare fără înscriere pe care le puteți utiliza în 10 secunde 10 + Instrumente de colaborare fără înregistrare pe care le puteți utiliza în 10 secunde Colaborarea on-line vă poate salva pe dvs. și pe echipa dvs. atât în ​​timp, cât și în bani. Colaborarea rapidă poate salva un pic mai mult. Aceste instrumente sunt gata să meargă când ești. Nu este necesară înregistrarea. Citiți mai multe, cum ar fi Google Docs sau Dropbox, atunci toți cei din toate locațiile pot începe să lase feedback-ul în timp real.

Consulul unui birou fără hârtie

Dar a merge fără hârtie nu este întotdeauna paradisul care este făcut să fie. Tehnologie pentru salvare!

Scanarea fiecăruia. Singur. Bucată. De. Hârtie.

Departe de lilieci, acesta este cel mai enervant lucru despre întreaga întreprindere. Găsirea energiei și a înclinației de a sta și a scana fiecare bucată de hârtie. E plictisitor, consumatoare de timp și, sincer, ar fi mai degrabă să urmăriți reluările Baywatch la TV.

Dar există câteva lucruri pe care le puteți face pentru a face munca mai ușoară. Mai întâi, revedeți fiecare bucată de hârtie și puneți-o într-una din cele trei grămezi - scanați cu siguranță, poate scanați, și rupe în bucăți. rupe în bucăți chestii ... bine ... l-au tăiat și l-au scăpat.

Probabil că puteți scăpa de facturile plătite, chitanțele pentru lucrurile în care garanția a expirat mult, manualele de instrucțiuni (este posibil ca producătorul să fi încărcat o versiune în format PDF Nu puteți găsi un manual de utilizare pentru echipamentul dvs. Căutați aceste site-uri specializate nu se pot găsi un manual de utilizare a echipamentului dvs. Căutați aceste site-uri de specialitate Tipul meticulos cu foresight va scana manualul de utilizare și va păstra un softcopie în computerul său sau va căuta un softcop care este de obicei disponibil ca PDF pe site-ul producătorului. Mai multe pe site-ul lor), depozite bancare (dar NU afirmațiile) și așa mai departe. Doar aruncă un ochi critic asupra ei și decide “trebuie să păstrez acest lucru?“.

Poate Scan este pentru lucruri despre care nu sunteți sigur încă și nu doriți să vă grăbiți să luați o decizie. Țineți-i pe aceștia în partea laterală.

Veți găsi apoi că Categoric Scanați grămada este probabil mult mai ușor de gestionat. Acum creați foldere pe computer (Impozite, Asigurări, Câștiguri de salariu, etc), iar atunci când scanați un document, mutați-l imediat în dosarul relevant și adăugați un nume descriptiv.

Există aplicații care pretind că accelerează procesul pentru tine (rezultatele sunt amestecate în opinia mea). Evernote are Scannable, care detectează marginile documentului atunci când îndreptați camera dvs. smartphone la acesta. Există, de asemenea, Photomyne, dacă scanați fotografii. AlternativeArată câteva alternative bune pentru scanare dacă căutați altceva. Îmi place deosebit ScanBot 6 din cele mai bune aplicații pentru scanarea, urmărirea și gestionarea încasărilor 6 din cele mai bune aplicații pentru scanarea, urmărirea și gestionarea încasărilor Aceste aplicații scaner de chitanțe vă vor ajuta să scanați, să salvați și să organizați fiecare chitanță pentru afacerea dvs. personală sau de afaceri are nevoie. Citeste mai mult .

Amintirea de a întoarce totul în sus

Cu cât scanați mai mult, cu atât este mai important să vă întoarceți totul. Ghidul de copiere de rezervă și restaurare Windows Se întâmplă dezastrele de rezervă și de restaurare din Windows. Cu excepția cazului în care sunteți dispus să vă pierdeți datele, aveți nevoie de o bună rutină de backup Windows. Vă vom arăta cum să pregătiți copii de siguranță și să le restaurați. Citeste mai mult . Pentru că dacă computerul dvs. decide să se sinucidă sau să se autodistrugă, fără a avea copii de siguranță înseamnă că nu aveți absolut nici un fișier. Și, în multe cazuri, poate fi un dezastru nemijlocit (mai ales dacă ați pierdut hârtiile fiscale). Multe companii din experiența mea oferă copii de înlocuire a documentelor la un preț, iar tu poți decide să faci asta. Dar puteți dormi mai ușor pe timp de noapte dacă aveți o soluție de rezervă în apropiere sau de la distanță (sau ambele).

Cel puțin, ar trebui să aveți un hard disk portabil (obțineți cel puțin 1 terabyte de spațiu). Dacă aveți un PC cu Windows Ultimate Windows 10 Data Backup Guide Ultimate Windows 10 Ghid de copiere de rezervă Am rezumat fiecare opțiune de backup, restaurare, recuperare și reparații pe care le-am putea găsi pe Windows 10. Utilizați sfaturile noastre simple și niciodată disperare peste pierdut date din nou! Citiți mai multe, descărcați și utilizați SyncToy, SyncToy: Soluție simplă de backup și sincronizare Microsoft [Windows] SyncToy: Soluție simplă de backup și sincronizare Microsoft [Windows] Dacă aveți fișiere de pe computer, trebuie să faceți backup. Pur si simplu. Mulți dintre noi sunt familiarizați cu copierea de rezervă și există o mulțime de metode și programe de utilizat. Un alt aspect care ... Citește mai mult un instrument de backup extrem de ușor. Utilizatorii de Mac Ultimate Triple Backup Solution Pentru Mac-ul dvs. [Mac OSX] Soluția Ultimate Triple Backup pentru Mac-ul dvs. [Mac OSX] Ca dezvoltator aici la MakeUseOf și ca cineva care câștigă întregul venit de la lucru online, este corect să spun computerul meu iar datele sunt destul de importante. Acestea sunt configurate perfect pentru productivitate cu ... Citeste mai mult va gravita, probabil, la Time Machine Partition & Utilizați-vă Machine Time Hard Drive Pentru a stoca fișiere Prea partiție și Utilizați unitatea de hard disk dvs. de timp pentru a stoca fișiere prea Dacă hard disk-ul Mac este mic și unitatea hard disk Time Machine este mare, s-ar putea să fie util să utilizați unitatea pentru stocare și stocare. Citeste mai mult . Indiferent de ce decideți să utilizați, trebuie să configurați un sistem automatizat de copiere a fișierelor în același timp în fiecare zi, fără a reuși.

În mod ideal, ar trebui să aveți și o copie de rezervă la distanță, doar în cazul în care locul dvs. devine inundat sau prinde foc. Dar înainte de a trimite fișierele dvs. valoroase în nor, asigurați-vă că pentru a cripta într-un folder special 5 Instrumente eficiente pentru a cripta fișierele dvs. Secret 5 instrumente eficiente pentru a cripta fișierele dvs. Secrete Trebuie să acordăm mai multă atenție decât oricând înainte de instrumente de criptare și nimic menite să protejeze intimitatea noastră. Cu instrumentele potrivite, păstrarea datelor noastre în siguranță este ușoară. Mai întâi citiți mai multe. WinRAR și WinZip pot cripta fișiere, la fel ca și Veracrypt și predecesorul său învechit, TrueCrypt TrueCrypt Is Dead: 4 Alternative de criptare a discurilor pentru Windows TrueCrypt Is Dead: 4 Alternative de criptare a discurilor pentru Windows TrueCrypt nu mai există, dar din fericire există și alte programe utile de criptare . Deși este posibil să nu fie înlocuiri exacte, acestea ar trebui să corespundă nevoilor dvs. Citeste mai mult . Posibilitățile Cloud includ Dropbox, Google Drive, Box și SkyDrive.

Găsirea unei baze de date cu tehnologia tip OCR

Odată ce ați scanat totul, puteți merge pe ruta de a fi sortate folderele și subdosajele în categoria dată și lună (și chiar și foldere de zi, dacă doriți cu adevărat să obțineți o precizie). Sau cea de-a doua ușă este găsirea unui tip de bază de date cu tehnologie de tip OCR 4 Instrumente gratuite OCR Puneți la testul final 4 Instrumente gratuite OCR online Puneți la testul final Cu avansuri în tehnologia OCR, conversia textului și a imaginilor din documentul PDF scanat în formatele de text editabile este mai ușor. Am testat câteva instrumente gratuite OCR online, astfel încât să nu fie nevoie. Citeste mai mult .

OCR înseamnă optic de recunoaștere a caracterelor și este o tehnologie care citește textul imprimat pe o pagină și poate fie să convertească textul în text care poate fi copiat, fie să vă poată returna rezultatele pe baza cuvintelor cheie pe care le dați. Aceasta este tehnologia care conduce Evernote Cum să utilizați Evernote: Manualul neoficial Cum să utilizați Evernote: Manualul neoficial Învățarea cum să utilizați Evernote pe cont propriu durează mult timp. Acesta este motivul pentru care am pus împreună acest ghid pentru a vă arăta cum să profitați din plin de cele mai importante caracteristici ale Evernote. Citește mai multe și proiectul Gutenberg folosește Proiectul Gutenberg: Proiectul Gutenberg: Mai mult decât cărți gratuite Gutenberg: Mai mult decât cărți gratuite Site-uri ca Project Gutenberg, care au peste 45.000 de cărți oferite (la momentul scrisului), se vor asigura că nu cartea va dispărea vreodată cu adevărat. Descoperirea lucrărilor obscure ale literaturii este acum mai ușoară ca niciodată. Citiți mai multe pentru a scana toate textele din domeniul public în cărți electronice. Text în ambele documente și imagini Cele mai bune 5 instrumente OCR pentru extragerea textului din imagini Cele mai bune 5 instrumente OCR pentru extragerea textului din imagini Când aveți înțelesuri de hârtie, cum obțineți tot textul imprimat convertit în ceva ce va fi un program digital capabil să recunoască și să indexeze? Păstrați aproape un software OCR bun. Citiți mai multe pot fi găsite, recunoscute și aduse în rezultatele de căutare când introduceți acel cuvânt.

În scopul căutării documentelor scanate, trebuie să găsiți în mod clar o modalitate de a fi ușor de a scoate ceea ce aveți nevoie imediat. Deci, dacă mergeți pe rută OCR, trebuie să decideți. Veți plăti Evernote o taxă anuală și aveți încredere în documentele dvs. sensibile? Sau o să descărcați ceva în loc și să păstrați totul pe computerul dvs..

Sunteți un cunoscător de hârtie sau un deviant digital?

Există mereu argumente pro și contra în ceea ce privește totul, dar unii oameni pot tolera mai mult decât alții. Deci totul se reduce la ceea ce sunteți pregătit să acceptați.

Acum, scanează totul fără rost și o pierdere de timp? Sau este digitalizarea calea viitorului? Ce zici tu, cititori?

Creditele de imagine: Concedentul de afaceri prin Shutterstock.com, toate celelalte imagini fără atribuire de la PixaBay

Explorați mai multe despre: Backup de date, document digital, Evernote, OCR, imprimare.