Cum de a sarcinilor de lot cu Google Calendar pentru a crește Focus și productivitate

Mitul multitasking este omniprezent. Indiferent cât de mult cercetăm multitasking vedem, vom continua să ne spunem asta cel mai oamenii nu pot multitasc, dar noi poate sa.

Din când în când, cercetările arată că atunci când ne gândim că suntem multitasking, nu facem mai mult decât un lucru dintr-o dată. Schimbăm între activități și că un fenomen cunoscut sub numele de “costul de comutare” ne face mai puțin eficienți (și ne poate pune în pericol).

Dar…

Există un tip particular de multitasking care ar putea fi mai eficient. Poate că nu e la fel de eficient ca să se concentreze pe o singură sarcină. Dar dacă nu puteți să vă concentrați asupra unui singur lucru mai mult de câteva minute, puteți avea noroc.

(Pentru a fi corect, există câteva cazuri în care multitasking-ul poate fi o modalitate eficientă de a face lucrurile Single-versus Multitasking: Ce este cel mai bun pentru productivitate Multitasking este o metodă comună de creștere a productivității Se pare că nu este neapărat un glonț de argint pentru productivitate, cheia este să știi când să faci mai multe sarcini.

O introducere în sarcinile de dozare

Gurusii cu productivitate diferită au definit lotul de sarcini în moduri puțin diferite. Dar ceea ce vine în jos este acesta:

“Activitatea de dozare este practica grupării unor sarcini similare împreună.”

Deci ai putea avea o listă cu “de codificare,” “depanare,” “documentarea,” și “planificare” sarcinile, de exemplu. În propria mea viață, probabil aș avea sarcini ca și el “scris,” “editare,” “cercetarea,” “cabrare,” si asa mai departe.

Cum este util acest lucru?

Executarea sarcinilor vă ajută să deveniți mai productivi, încurajându-vă să rămâneți la un grup similar de sarcini pentru a reduce costul de comutare atunci când vă deplasați între ele. Trecerea de la editarea fotografiilor la gestionarea e-mailului este un comutator important și ar putea genera un cost mare de comutare deoarece creierul se străduiește să schimbe uneltele.

Trecerea de la editarea fotografiilor la, să zicem, postarea fotografiilor pe site-urile de fotografie de pe stoc ar putea crea un cost redus de comutare. Sau imaginați-vă că treceți de la apelarea clienților potențiali cu terenuri de vânzări la apelarea clienților existenți pentru a vă înregistra. Asta ar fi mai ușor decât trecerea de la apelurile la pitch la crearea rapoartelor trimestriale.

Iar costul redus de comutare are ca rezultat o atenție sporită.

Modul în care puneți sarcini în loturi depinde de dvs. - important este că ele sunt similare. Dacă vă este greu să comutați unelte între două sarcini, atunci acestea nu aparțin aceluiași lot. Puteți avea un număr mare de loturi sau unul mai mic, în funcție de tipurile de lucruri pe care trebuie să le faceți.

Odată ce ți-ai grupat sarcinile, poți dedica timp pentru fiecare lot.

Programarea loturilor dvs.

Acesta este locul unde lotul de sarcini devine cu adevărat util. Când desemnați un anumit bloc de timp Cum să blocați timpul în calendarul Google pentru o zi de lucru productivă Cum să blocați timpul în calendarul Google pentru o zi lucrătoare productivă Vă luptați cu gestionarea timpului? Vă vom arăta cum să blocați timpul în Google Calendar pentru a crește concentrarea, a reduce stresul și a spori productivitatea. Citiți mai multe într-un anumit lot, aveți libertatea de a comuta între sarcinile din lotul respectiv. Ceea ce este minunat pentru cei care ne place să se mute între proiecte.

Atâta timp cât nu treceți la o sarcină in afara din lotul respectiv, veți fi mai eficient. Costul cognitiv de comutare va fi mai mic, iar tu vei face mai mult.

Este la fel de simplu ca asta.

Și odată ce începeți să puneți loturile de sarcini pe calendarul dvs., deci aveți un timp prestabilit pentru a lucra la ele, veți începe să vedeți că productivitatea dvs. crește foarte mult. Deoarece costul dvs. de comutare este mai mic, veți petrece mai puțin timp pentru a obține viteza la fiecare sarcină. Și dacă aveți un timp prestabilit pentru anumite loturi, vă veți ajuta să reduceți distragerile (care au imens costul de comutare).

Folosind un sistem de gestionare a timpului cum ar fi tehnica Pomodoro Cum un timer simplu Pomodoro a făcut viața mea mai bună Cum un timer Pomodoro simplu mi-a făcut viața mai bună Tehnica Pomodoro este una dintre cele mai simple hack-uri de management al timpului. Păstrați distragerile cu ajutorul bucăților de 25 de minute și un cronometru. Ar putea fi o schimbare de rutină schimbătoare de viață dacă vi se potrivește. Citește mai mult sau ceva similar vă va crește productivitatea chiar mai departe.

Dacă sunteți gata să încercați lotul de sarcini, iată ce trebuie să faceți:

Sarcinile de dozare cu Google Calendar

Primul lucru pe care trebuie să-l faceți este să creați loturi de sarcini. Pe măsură ce toată lumea va avea diferite seturi de sarcini și diferite metode de dozare, modul în care treceți prin acest proces vă revine în totalitate. După cum am menționat, ar fi bine să începeți cu trei sau patru categorii. În scopul exemplului nostru, vom folosi “planificare,” “clădire,” “revizuirea,” și “raportare.”

Vom combina aceste loturi cu conceptul de blocare a timpului Blocarea timpului - Arma secrete pentru o mai bună focalizare a timpului de blocare - Arma secrete pentru o mai bună orientare Sunteți în căutarea unei modalități mai eficiente de a vă organiza zilele de lucru? Încercați blocarea timpului. Această tactică de gestionare a timpului vă poate ajuta să vă mențineți pe drumul următor, păstrând distragerile, amânarea și multitaskingul neproductiv la bay. Citeste mai mult . Pur și simplu puneți deoparte blocuri de timp în Google Calendar pentru anumite loturi.

Aici am adăugat evenimente care îmi spun când ar trebui să lucrez pe anumite loturi:

De asemenea, am adăugat un memento pentru a vă asigura că știu când începe blocul de raportare:

Acum voi primi un memento când va fi timpul să lucrez la sarcinile mele de raportare. În acest timp, aș putea folosi tehnica Pomodoro Cele mai bune aplicații Timer Pomodoro pentru a vă racla Productivitatea Cele mai bune aplicații Timer Pomodoro pentru rachete Productivitatea dvs. Dacă ați lovit adesea un perete de productivitate după câteva ore de lucru, un timer Pomodoro vă poate ajuta să vă păstrați se concentreze. Această selecție de cronometre are o opțiune pentru fiecare platformă. Citește mai multe pentru a-mi gestiona timpul pe diverse sarcini. Sau aș putea lăsa să se întâmple mai natural, unde mă mut între sarcinile ori de câte ori doresc. Această parte depinde de dvs..

Ai idee. Acum introduceți mai multe loturi în calendar! Dar țineți minte că încă mai aveți nevoie de timp deblocat. Veți avea nevoie de câteva minute aici și acolo pentru a gestiona e-mailurile, pentru a vă recupera apelurile, pentru a discuta cu oamenii din birou sau pentru a vă lăsa mintea să se odihnească puțin.

O întrebare pe care o puteți întreba acum: cum să aleg când să programez fiecare lot? Nu există un răspuns corect la asta. Dacă aveți un anumit tip de activitate pe care o faceți cel mai bine dimineața, programați-o mai devreme. Dacă vă plac sarcinile mai puțin cognitiv intense în după-amiaza, programați-le acolo. Preferați trecerea la ceva complet diferit când schimbați sarcinile? Puteți face și asta.

Știi cum și când lucrezi cel mai bine Cum să rămâi productiv dacă ești o persoană de dimineață sau o bufnita de noapte Cum să rămâi productiv dacă ești o persoană dimineața sau o noapte bufniță Nu te strădui să te trezești devreme sau să rămâi târziu. În schimb, optimizați sistemele astfel încât să puteți aborda faza în care productivitatea dvs. este scăzută. Iată câteva strategii inteligente. Citiți mai multe și puteți pune acele cunoștințe pentru a lucra în programul dvs. de lot.

Odată ce aveți loturile în calendar, sunteți pregătit să mergeți! Acum, tot ce trebuie să faceți este să vă duceți la muncă.

Utilizând Google Calendar pentru a vă mări productivitatea

Programarea seriilor de sarcini în Google Calendar ar putea fi suficientă pentru a vă revoluționa complet productivitatea. Dar dacă aveți nevoie de un pic mai mult, puteți utiliza alte funcții minunate ale Google Calendar.

De exemplu, puteți să vă sincronizați lista de sarcini cu Google Calendar Cum să vă sincronizați calendarul Google cu lista dvs. de rezolvare Cum să vă sincronizați calendarul Google cu lista dvs. de rezolvare În organizarea vieții dvs, sunt indispensabile două instrumente: calendarul și lista dvs. de rezolvare. Dar cele mai multe soluții de gestionare a sarcinilor mențin aceste două lucruri separate. Vă vom arăta cum să le combinați. Citiți mai multe și vedeți sarcinile importante pe lângă programul dvs. de loturi. Acest lucru vă poate ajuta să acordați prioritate între sarcinile din fiecare lot.

Sau puteți utiliza vizualizarea actualizată în mai multe agende 5 Noile caracteristici Google Calendar noi pe care trebuie să le încercați! 5 noi funcții Calendar Google trebuie să încercați! Calendarul Google a devenit mai fantastic. Google și-a actualizat în sfârșit calendarul. Vă vom arăta cum să obțineți noul design și ce noi caracteristici trebuie să încercați. Citiți mai multe pentru a vă menține programarea în șarje separate de celelalte întâlniri.

Puteți chiar să vă etichetați intrările din calendar Cum să profitați cât mai mult de Google Calendar cu 7 + Instrumente noi Cum să profitați la maximum de calendarul Google cu 7 sau mai multe instrumente noi Utilizați Google Calendar pentru a economisi timp și pentru a profita la maximum de munca dvs. Aceste noi instrumente și servicii Google Calendar oferă câteva mai multe trucuri de productivitate. Citiți mai multe pentru a vedea unde merge timpul și cum vă puteți îmbunătăți gestionarea timpului.

Există atât de multe funcții și instrumente disponibile pe care le puteți face aproape orice doriți cu Google Calendar.

Lucrări de dozare pe termen lung

Desigur, nu este niciodată atât de simplu. Întotdeauna se întreține. De exemplu, ar trebui să rezervați în mod regulat câteva minute pentru a vă revizui loturile. Dacă vă simțiți ca o anumită sarcină să nu curgă cu ceilalți în lotul său, este posibil să doriți să creați un lot nou pentru a reduce costurile de comutare.

Și puteți afla că programarea dvs. nu este optimă. Poate că aveți nevoie de mai mult timp între loturi, sau aveți nevoie de o zi întreagă fără activități programate pentru a prinde lucrurile.

Chiar și atunci când găsiți sistemul perfect de productivitate Cum să creați ultimul sistem de gestionare a timpului Perfect Veți utiliza vreodată Cum să creați ultimul sistem de gestionare a timpului Perfect Utilizați vreodată Productivitatea este o căutare constantă pentru mai multă organizație cu mai puțină muncă. O modalitate de a realiza tot ce visați să realizați, fără a pierde din somn. Poate acest sistem de gestionare automată a timpului să facă totul? Citiți mai multe, va exista întotdeauna o întreținere pe care trebuie să o îndepliniți. Sarcinile de dozare nu reprezintă o excepție.

Dar atunci când vă grupați sarcinile cu succes și le integrați în Google Calendar, veți avea un sistem de gestionare a timpului aproape automatizat. Și nu ajunge mult mai bine decât asta!

Ați încercat lotul de sarcină? Ce faceți pentru a minimiza timpul și efortul necesar pentru schimbarea sarcinilor? Împărtășiți sfaturile dvs. în comentariile de mai jos!

Credit de imagine: photographee.eu/Depositphotos

Explorați mai multe despre: Focus, Google Calendar, Productivitate, Gestionarea sarcinilor.