Cum se creează o listă de scalare în Excel

Listele de derulare limitează numărul de intrări pentru un câmp de introducere. Ele ajută la prevenirea greșelilor și greșelilor. Și Excel suportă caracteristici surprinzător de versiuni de listă. Astfel, dacă doriți să utilizați Excel pentru formulare sau colectarea de date, faceți mai ușor pentru utilizatorii dvs. Înainte de a partaja o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că faceți aceste lucruri înainte de a partaja o foaie de calcul Excel, asigurați-vă că faceți aceste lucruri modalitate de a colabora pe registrele de lucru Excel, dar înainte de a pune fișierele Excel în mâinile altora, pregătiți foile de lucru pentru a le partaja cu aceste sfaturi. Citiți mai multe pentru a selecta articole cu listele derulante.

Utilizați o listă verticală într-o celulă atunci când există opțiuni specifice pentru acea celulă. De exemplu, puteți crea liste derulante care conțin opțiuni cum ar fi Masculin și Femeie, da și Nu, sau orice altă listă particularizată de opțiuni Cum se creează o listă personalizată în Microsoft Excel Cum se creează o listă personalizată în Microsoft Excel De multe ori trebuie să completați aceleași seturi de date în foile de calcul Excel? Doar creați o listă personalizată și utilizați Completare automată pentru ao aplica. Citeste mai mult .

Vă vom arăta cum să adăugați liste derulante în foile de calcul Excel.

Cum se creează o listă de scalare în Excel

Crearea unei liste de dropdown este ușor în Excel, dar procesul nu este evident. Iată un rezumat al pașilor pentru a crea o listă particularizată personalizată în Excel:

1. Creați o zonă denumită: Acest pas este necesar pentru a crea lista pe care o vom folosi în lista dvs. drop-down.
2. Adăugați validarea datelor: Acesta este pasul nu-așa-evident în care veți primi celula pentru o listă drop-down.
3. Adăugați intervalul numit la Validarea datelor: În cele din urmă, veți pune totul împreună și veți defini sursa listei derulante (adică gama dvs. numită anterior).
4. Setați mesajul de intrare pentru validarea datelor: Acest pas este opțional. Vă permite să adăugați un mesaj pop-up pentru a vă ghida utilizatorii de foi de calcul.

Îmi place destul de bine că chiar validarea datelor simple + formatul condițional mă mărețește

- x - lilie (@ungilded) 25 octombrie 2017

Excel nu este ușor 8 sfaturi pentru cum să învețe Excel rapid 8 sfaturi pentru modul de a învăța Excel rapid Nu este la fel de confortabil cu Excel așa cum ați dori? Începeți cu sfaturi simple pentru a adăuga formule și a gestiona date. Urmați acest ghid și veți fi rapidi în cel mai scurt timp. Citește mai mult, e puternic. Aceasta înseamnă că aveți multe opțiuni, așa cum veți vedea în curând.

Acum, să aruncăm o privire asupra pașilor pentru a face o listă de meniuri Excel în detaliu.

1. Creați un interval denumit

O modalitate de a adăuga o listă de elemente într - o listă derulantă utilizând Validarea datelor este să adăugați lista dvs. într - o foaie de lucru și denumiți gama de celule care conțin lista. Puteți adăuga lista fie la aceeași foaie de lucru 5 Excel Document Settings Nu trebuie să uitați niciodată să verificați 5 Setări Excel Document Nu trebuie să uitați niciodată pentru a verifica Când alegeți un șablon Excel sau partajați o foaie de calcul, poate conține setări personalizate pe care le- Nu vreau să vadă cineva. Verificați întotdeauna aceste setări. Aflați mai multe unde adăugați lista drop-down sau o altă foaie de lucru. Utilizarea unei game numite de celule dintr-o listă derulantă face mai ușoară menținerea.

Vom crea o listă descendentă care conține câteva tipuri diferite de alimente Foaie2 ca exemplu. Introduceți fiecare element într-o celulă separată, fie într-o singură coloană, fie într-un rând. Selectați elementele, introduceți un nume pentru intervalul de celule selectate în Cutie de nume, și apăsați introduce.

2. Adăugați Validarea datelor

Accesați foaia de lucru în care doriți să adăugați lista drop-down. Apasă pe Date apoi faceți clic pe Data validarii în Instrumente de date secțiune.

Asigurați-vă că Setări fila este activă pe Data validarii căsuță de dialog.

3. Adăugați intervalul numit la Validarea datelor

Apoi, selectați Listă de la Permite lista verticală. Vom folosi numele din gama numită de celule pe care am definit-o pentru a umple lista verticală. Introduceți următorul text în Sursă cutie.

= Alimentare

A inlocui “Alimente” cu orice nume ai dat gama de celule. Clic O.K.

Ignorați spațiul gol este bifată în mod implicit. Aceasta vă permite să selectați celula și apoi să deselectați celula fără a selecta un element. Dacă doriți să solicitați selectarea unei opțiuni din lista derulantă, debifați Ignorați spațiul gol cutie.

Sfaturile lui Tom pentru Excel: Utilizați Validarea datelor în loc de comentariu pentru celula selectată: Alt + D + L> Fila Mesaj intrare> tip msg> Ck Afișare mesaj de intrare ...

- Tom Urtis / Atlas (@TomUrtis) 22 ianuarie 2017

4. Setați mesajul de intrare pentru validarea datelor

Dacă doriți să se afișeze un mesaj popup atunci când este selectată celula care conține lista drop-down, faceți clic pe Mesaj de intrare tab. Verifică Afișați mesajul de intrare când este selectată celula și completați Titlu și Mesaj de intrare cutii. De asemenea, puteți utiliza funcția Alertă eroare pentru a adăuga un mesaj care se afișează când intrarea nevalidă este introdusă în lista derulantă (de exemplu, dacă cineva introduce în celulă mai degrabă decât selectând o opțiune). Verifică Afișați alerta de eroare după introducerea datelor nevalide cutie. Alege o Stil și completați Titlu și Mesaj de eroare cutii.

Clic O.K.

Atunci când selectați o celulă Excel Sfaturi rapide: Cum să Flip Cells & Switch Rows sau Columns Excel Sfaturi rapide: Cum să Flip Cells & Switch Rows sau Columns Aduceți-vă rapid datele în format corect, astfel încât Excel poate face magia lui. Utilizați aceste strategii pentru a răsturna rapid rânduri, a transforma coloanele în rânduri, a schimba rânduri și a salva o mulțime de muncă manuală. Citește mai mult conținând o listă drop-down, săgeata în jos pentru selectarea unei opțiuni se afișează în partea dreaptă a celulei. Butonul săgeată în jos se afișează numai când este selectată celula. Vă vom arăta o modalitate de a afișa o săgeată în jos în dreptul unei liste de dropdown tot mai târziu în acest articol.

Dacă lista derulantă conține mai mult de opt articole, atunci când faceți clic pe săgeată, veți vedea o bară de defilare în lista derulantă.

Opțiuni liste de scalare avansate

Acum, că aveți o listă de dropdown de bază, să ne aruncăm în setările avansate ale Excel pentru editarea și personalizarea listei.

Editați sau ștergeți un interval denumit

Dacă trebuie să editați sau să ștergeți un interval numit, trebuie să utilizați Nume Manager. Apasă pe Formulele apoi faceți clic pe Nume Manager în Denumiri definite secțiune.

Pentru a modifica intervalul de celule pentru un nume pe Nume Manager caseta de dialog, selectați Nume din listă, apoi faceți clic pe butonul pentru intervalul de celule din partea de jos a casetei de dialog. Apoi, selectați intervalul celular și faceți clic din nou pe butonul pentru intervalul de celule pe versiunea compactă a Nume Manager caseta de dialog, așa cum am descris în secțiunea de mai sus.

Apoi, faceți clic pe marcajul verde pentru a salva noul interval de celule pentru cel selectat Nume.

De asemenea, puteți schimba a Nume selectând-o în listă, făcând clic pe Editați | ×, editarea numelui pe Editeaza numele casetă de dialog și făcând clic O.K. De asemenea, puteți modifica intervalul de celule pe Editeaza numele căsuță de dialog.

Pentru a șterge un nume, selectați Nume din listă și faceți clic pe Șterge.

Creați o listă de dezactivare dependentă

O listă descendentă dependentă este una în care opțiunile se modifică în funcție de selecție dintr-o altă listă derulantă.

De exemplu, când selectăm Pizza în lista drop - down creată în Cum se creează o listă de scalare secțiunea de mai sus, o a doua listă ascendentă dependentă conține diferite tipuri de pizza. Dacă selectați chinez, opțiunile celei de-a doua liste ascendente dependente conțin diferite tipuri de feluri de mâncare chinezești.

Doar am învățat cum să creez o listă de dropdown dependentă în Excel, de ex., Celula-stare, celula-2 în acea stare. BAIETI! Este un schimbător de viață.

- Viața la Deloitte (@lifeatdeloitte) 04 februarie 2014

Înainte de a continua, reveniți la Cum se creează o listă de scalare și creați principalele Mâncare favorită lista de dropdown, dacă nu ați făcut deja acest lucru.

Acum, vom crea alte trei liste și le vom numi. Introduceți o listă pentru fiecare dintre opțiunile din lista principală de dropdown. Selectați una dintre celelalte liste, introduceți un nume pentru lista respectivă în Cutie de nume și apăsați introduce. Repetați pentru fiecare listă.

Numele celorlalte liste trebuie să corespundă opțiunilor din lista verticală principală. De exemplu, una dintre celelalte trei liste conține tipuri de cookie-uri și este numită fursecuri, așa cum se arată mai jos. Celelalte două liste din caseta roșie de pe imaginea de mai jos sunt numite Pizza și chinez.

Înainte de a crea o listă descendentă dependentă, trebuie să selectați un element din lista verticală principală. Nu contează ce opțiune alegi. Apoi, selectați celula în care doriți să adăugați lista drop-down dependentă.

Apasă pe Date apoi faceți clic pe Data validarii în Instrumente de date secțiune. Selectați Listă în Permite lista verticală.

Introduceți următorul text în Sursă cutie. A inlocui “$ B $ cu 2” cu referința la celula care conține lista dvs. principală de dropdown. Păstrați semnele dolarului în referința celulei. Aceasta indică o referință absolută la celulă care nu se va schimba chiar dacă copiați sau mutați formula care face referință la acea celulă.

= INDIRECT ($ B $ 2)

Funcția INDIRECT returnează referința specificată de un șir de text, în acest caz, textul din opțiunea selectată în lista principală din celula B2. De exemplu, dacă selectați chinez din lista principală, = INDIRECT ($ B $ 2) returnează chinez referinţă. Ca atare, a doua listă descendentă conține chinez articole.

Clic O.K.

Lista din lista Mancare favorita lista de dropdown din exemplul de mai jos se modifică în funcție de ceea ce este selectat în Mâncare favorită lista verticală.

Copiați și lipiți o listă de derulare

Dacă trebuie să duplicați o listă verticală cu validarea datelor în alte celule, copiați și lipiți cu ajutorul celulei Ctrl + C și Ctrl + V. Aceasta copiază lista derulantă și formatul.

Dacă doriți doar să copiați lista verticală cu validarea datelor, dar nu formatul, selectați celula și copiați-o în mod normal utilizând Ctrl + C. Apoi, du-te la Acasă fila și faceți clic pe Pastă în Clipboard secțiune. Selectați Lipiți speciale.

Pe Lipiți speciale fereastră de dialog, selectați Validare în Pastă secțiune. Apoi apasa O.K.

Aceasta va copia numai lista drop-down și nu formatul din celula originală.

Notă: Aveți grijă atunci când lucrați cu listele derulante din Excel. Când copiați o celulă care nu conține o listă derulantă peste o celulă care conține o listă derulantă, lista verticală este pierdută. Excel nu vă avertizează sau vă solicită confirmarea acțiunii. Cu toate acestea, puteți anula acțiunea utilizând Ctrl + Z.

Selectați toate celulele care conțin liste de scalare

Deoarece butonul săgeată în jos nu se afișează într-o listă drop-down, cu excepția cazului în care acea celulă este selectată, este greu să știți care dintre ele conțin liste derulante. Ați putea aplica formatări diferite celulelor cu listele derulante. Cu toate acestea, trebuie să găsiți mai întâi toate listele derulante, dacă nu le-ați formatat deja. Există o modalitate de a selecta toate celulele care conțin liste derulante, permițându-vă să vedeți unde sunt.

Mai întâi, selectați o celulă care conține o listă derulantă. Mergeți la Acasă fila și faceți clic pe Găsiți și selectați în Editarea secțiune. Apoi, selectați Du-te la Special.

Pe Du-te la Special fereastră de dialog, selectați Data validarii. Toate opțiunea de mai jos Data validarii selectează toate celulele care au aplicată o regulă de validare a datelor. La fel opțiunea selectează numai celulele cu liste derulante utilizând același tip de regulă de validare a datelor ca cel din celula selectată.

Vom accepta selecția implicită de Toate deoarece listele noastre de dropdown au reguli ușor diferite. Unul utilizează un interval numit pentru a obține valoarea acestuia, iar celălalt utilizează funcția INDIRECT.

Clic O.K.

Cele două liste derulante sunt selectate.

Acum puteți să formatați aceste celule Cum să ștergeți rapid toate celulele necompletate în Excel Cum să ștergeți rapid toate celulele goale din Excel Aveți o foaie de calcul Excel care este plină de rânduri și / sau coloane goale? Nu pierde timpul să le ștergeți manual. Această metodă o ușurează. Citiți mai multe pentru a le diferenția de alte celule, astfel încât să știți unde sunt toate listele derulante. Dacă nu doriți să aplicați formate diferite pentru listele derulante, următoarea secțiune vă arată o altă modalitate de a le face întotdeauna vizibile.

Efectuați săgeata listei de derulare întotdeauna vizibilă

Butonul săgeată în jos dintr-o listă derulantă dispare atunci când celula nu este selectată. Vom încerca să rezolvăm această problemă prin adăugarea unui buton cu săgeată în jos în partea dreaptă a listelor derulante.

Am făcut o captură de ecran a butonului săgeată în jos dintr-o listă derulantă din Excel. Vom insera acea imagine în celula din partea dreaptă a listei derulante, astfel încât să vedeți un buton cu săgeată în jos chiar și atunci când lista drop-down nu este selectată. Când selectați lista drop-down, butonul săgeată în jos pentru listă se afișează peste imaginea pe care am inserat-o.

Pentru a începe, descărcați drop-down-arrow.png fișier (faceți clic dreapta pe acel link și selectați Salvați linkul ca). Apoi, selectați celula din partea dreaptă a unei liste derulante și mergeți la Introduce fila.

Apoi apasa ilustraţii și selectați Fotografii.

Pe Inserați imaginea caseta de dialog, navigați la locul unde ați salvat drop-down-arrow.png fișier și selectați fișierul. Apoi apasa Introduce.

Imaginea este inserată în partea stângă a celulei, arătând că este conectată la lista verticală din celula din stânga. Acum, știți unde este lista de dropdown și puteți selecta respectiva celulă, iar butonul real cu săgeata în jos se afișează peste cel fals.

Eliminarea unei liste de derulare de la o celulă

Dacă decideți că doriți să eliminați lista derulantă dintr-o celulă, selectați celula și deschideți Data validarii caseta de dialog descrisă mai sus, în Cum se creează o listă de scalare secțiune (mergeți la Date fila și faceți clic pe Data validarii în Instrumente de date secțiune). Apasă pe Curata tot care este disponibil indiferent de tab-ul selectat în mod curent.

Opțiunile de pe Data validarii caseta de dialog sunt resetate la valorile lor implicite. Clic O.K.

Lista derulantă este eliminată și celula este restaurată la formatul implicit. Dacă a fost selectată o opțiune când ați eliminat lista drop-down, celula este populate cu valoarea acelei opțiuni.

Dacă nu doriți ca niciuna dintre valori să fie păstrată atunci când ștergeți lista verticală, puteți să copiați o celulă necompletată și să o lipiți peste celula care conține lista derulantă. Lista derulantă este eliminată și celula devine o celulă necompletată.

Efectuați liste de dropdown pentru dvs.

Folosiți pe deplin listele derulante pentru introducerea datelor în Excel pentru a fi mai productive și pentru a vă ușura viața. Există multe alte forme de control disponibile în Controale secțiunea din Dezvoltator fila pe care o puteți experimenta în foile dvs. de lucru.

Cum folosiți listele derulante în Excel? Împărtășiți-vă gândurile și ideile cu noi în comentariile de mai jos. De asemenea, ați masterat diagramele Excel 8 Tipuri de diagrame și grafice Excel și când să le utilizați 8 Tipuri de diagrame și grafice Excel și când să le utilizați Grafica este mai ușor de înțeles decât textul și numerele. Graficele reprezintă o modalitate excelentă de a vizualiza numerele. Vă vom arăta cum să creați diagrame în Microsoft Excel și când să utilizați cel mai bine ce fel. Citește mai mult încă?

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Sfaturi Microsoft Office.