Cum se integrează datele Excel într-un document Word

Actualizat de Brad Jones la 25 august 2017.

În timpul săptămânii de lucru, probabil că de multe ori vă găsiți copierea și lipirea informațiilor din Microsoft Excel în Word sau invers.

Acesta este modul în care oamenii produc adesea rapoarte scrise pe baza datelor acumulate și actualizate într-o foaie de calcul. Excel este un program minunat pentru orice, de la crearea de diagrame profesionale 6 Noile diagrame Excel și cum să le folosiți 6 noi diagrame Excel și cum să le folosiți Trebuie să obțineți mai mult din graficele Excel? Iată un ghid unic pentru unele dintre noile hărți introduse în cea mai recentă versiune a programului Excel. Citiți mai multe, pentru a configura un tracker de gestionare a proiectelor 10 Șabloane utile de gestionare a proiectelor Excel pentru urmărire 10 Șabloane utile de gestionare a proiectelor Excel pentru urmărirea șabloanelor de management de proiect vă pot ajuta să replicați proiecte de succes. Iată temele esențiale Microsoft Excel pentru dvs. Citește mai mult - dar când vine vorba de scrierea unui raport, Word este un instrument mult mai bun.

În acest articol, vom scufunda în script-uri VBA de fundal, care vă permite să programați conexiuni între datele stocate într-un fișier Excel și în documentele Word unde produceți rapoarte.

Este surprinzător de ușor să integrați datele Microsoft Excel în Microsoft Word odată ce știți cum să adăugați referințele corecte și cum să stabiliți sintaxa codului VBA de fundal.

Configurarea foii de calcul

În acest exemplu, am să încep cu o foaie de calcul destul de simplă în Excel. În practică, fișierul Excel poate consta din mai multe foi de calcul cu o mulțime de date - nu contează.

Atâta timp cât știți unde să găsiți datele din foaia de calcul, veți putea ajunge și să-l apucați folosind VBA Cum să trimiteți e-mailuri dintr-o foaie de calcul Excel Folosind Scripturi VBA Cum să trimiteți e-mailuri dintr-o foaie de calcul Excel utilizând Scripts VBA șablon de cod vă va ajuta să configurați e-mailuri automate din cadrul aplicației Excel utilizând Scripturi de colaborare pentru obiecte de date (CDO) și VBA. Citeste mai mult .

Iată ce arată foaia de calcul pentru eșantioane. Este o listă a totalurilor de cheltuieli care au fost calculate pe parcursul întregului an.

Configurarea documentului Word

Să presupunem că aveți un manager care ar dori să vadă un raport frumos formatat care descrie cheltuielile, grupând împreună articolele și prezentând informațiile într-un aspect care este puțin mai plăcut din punct de vedere estetic.

Puteți face acest lucru încorporând obiecte ca casete de text și etichete în documentul dvs. Word. Când sunteți în Word, faceți clic pe Dezvoltator , apoi selectați “Mod de proiectare” în Controale secțiune. Folosește Legacy Tools drop-down pictograma pentru a insera diverse elemente diferite în documentul dvs..

Utilizați acest meniu pentru a introduce a Eticheta.

Odată ce ați plasat eticheta în documentul în care doriți (nu întotdeauna o sarcină ușoară), sunteți gata să programați feedul de date. Dar mai întâi, va trebui să denumiți eticheta astfel încât VBA să o poată identifica. Faceți clic dreapta pe etichetă și intrați în Proprietăți. Găsi (Nume) câmp și spuneți-i ceva ce vă veți aminti.

Acum, adăugați a Butonul de comanda de la aceleași Legacy Tools drop-down listă și faceți dublu clic pe el pentru a deschide editorul VBA. Când obțineți codul dvs. de lucru mai târziu, îl puteți modifica astfel încât codul să ruleze pe Document deschis () eveniment. Veți vedea că în casetele drop-down obiect în fereastra de editor.

Lucrul cu VBA

Pentru a începe să conectați Word la Excel, va trebui să vă asigurați că puteți face referire la acesta din urmă în VBA Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători Exercițiul de programare Excel VBA pentru începători VBA este un instrument de putere Microsoft Office. Puteți să-l utilizați pentru a automatiza sarcinile cu ajutorul macrocomenzilor, a stabili declanșatoare și multe altele. Vă vom prezenta programarea de bază Visual Excel cu un proiect simplu. Citeste mai mult .

Pregătiți importul de date Excel

Click pe Unelte, și apoi Referințe. Derulați în jos pe listă până când vedeți Biblioteca de obiecte Microsoft Excel 16.0 și selectați-l.

Odată ce ați făcut acest lucru, restul este doar o chestiune de scriere a unui script VBA foarte ridicol de simplu pentru a trage date dintr-o foaie de calcul Excel și actualiza automat legenda cu date.

Iată codul:

Private Sub CommandButton1_Click () Dim objExcel ca nou Excel.Application Dim exWb Ca Excel.Workbook Setați exWb = objExcel.Workbooks.Open ("C: \ Users \ Brad \ Desktop \ expenses.xlsx") ThisDocument.total_expenses.Caption = exWb. Sheets ("Sheet1"). Celule (12, 2) exWb.Close Set exWb = Nothing End Sub

Vezi cum funcționează? “exWb” Obiectul aplicației Excel deschide fișierul Microsoft Excel pe calea pe care o furnizați și va merge direct în foaia și numărul celulei, extrage datele și le va plasa în proprietatea Caption a etichetei pe care am denumit-o cheltuieli totale. Tot ce trebuie să editați în scriptul dvs. este calea fișierului și numele etichetei.

Testați-vă macroul

Pentru a testa butonul de comandă, salvați documentul, amintiți-vă că specificați că doriți a Word Macro-Enabled Document astfel încât codul dvs. funcționează.

Iată macroul VBA în acțiune.

Integrați etichetele Excel

Partea greu de a face cu etichetele în Word este că uneori este greu să o aliniați la sfârșitul unei propoziții sau alături de orice alt text.

O modalitate de a depăși acest lucru este de fapt încorporarea unor texte alături de datele din codul VBA însuși. După cum puteți vedea aici, am pus textul static direct în subtitrare când creez eticheta în sine.

Acum, tot ce trebuie să faceți este să includeți acest text când actualizați eticheta cu scriptul VBA și doar să adăugați datele din fișierul Microsoft Excel la sfârșitul acelui text.

Iată cum va arăta genul ăsta de cod.

Dim objExcel ca noul Excel.Aplicație Dim exWb Ca Excel.Workbook Setați exWb = objExcel.Workbooks.Open ("c: \ Users \ Brad \ Desktop \ expenses.xlsa") ThisDocument.total_expenses.Caption = ExWb.Sheets ("Sheet1" ) .Cells (12, 2) ThisDocument.total_hotels.Caption = "Hoteluri:" & exWb.Sheets ("Sheet1"). "Celule" (2, 2) ThisDocument.total_tolls.Caption = "Tolls:" & exWb.Sheets ("Sheet1") Cells (3, 2) ThisDocument.total_fuel.Caption = "Combustibil" & exWb. Sheets ("Sheet1") Celule (10, 2) exWb.Close Set exWb = Nimic

Puteți utiliza concatenarea șirului “&” simbolul pentru a conecta textul static cu datele extrase din foaia Excel. Iată ce arată rezultatele finale în documentul Word actualizat:

Luând lucruri mai departe

Dacă doriți să vă testați abilitățile, de ce să nu vă automatizați raportul 5 Resurse pentru Macro-urile Excel pentru a vă automatiza foile de calcul 5 Resurse pentru Macro-urile Excel pentru automatizarea foilor de calcul Căutați macrocomenzi Excel? Iată cinci site-uri care au ceea ce căutați. Citește mai mult? Puteți elimina acel buton de comandă gri urât din documentul dvs. Microsoft Word, pur și simplu prin activarea scriptului de actualizare a datelor Document.Open () - întregul proces va avea loc în spatele scenei.

Acest lucru înseamnă că, în multe cazuri, puteți crea documentul inițial o singură dată și apoi nu trebuie să îl creați din nou. Tot ce trebuie să faceți este să-l deschideți și toate etichetele se vor actualiza automat pentru dvs. cu datele din fișierul Microsoft Excel actualizat. Doar click Imprimare, și trimiteți raportul managerului dvs. O slujbă de 30 de minute tocmai sa transformat într-o amprentă de un minut!

Vă puteți gândi la orice alte utilizări reale pentru această tehnică de integrare a datelor folosind VBA? Împărtășiți câteva idei și gânduri proprii în secțiunea de comentarii de mai jos.

Credit de imagine: Punkaphat Larpsomboon prin Shutterstock.com

Explorați mai multe despre: document digital, Microsoft Excel, Microsoft Word, programare Visual Basic.