Cum să gestionați semnătura dvs. de e-mail în Outlook

La fel ca o notă sau o scrisoare, o comunicare scrisă ar trebui să includă o semnătură. Acum, că atât de mult a trecut digital, e-mailurile au devenit o modalitate comună de comunicare, atât pentru afaceri, cât și pentru plăcere. Și o semnătură la sfârșitul mesajului poate face diferența. Acest lucru este deosebit de important în lumea afacerilor.

Am explicat anterior beneficiile semnăturilor de e-mail Puteți să beneficiați prea mult de puterea semnăturilor de e-mail Sunteți prea avantajați de puterea semnăturilor de e-mail O semnătură vă spune ceva despre o personalitate. La fel cum doi scriu abia la fel, ei semnează și altfel. Așa a apărut "știința" grafologiei. Dar vârsta digitală și e-mailul ... Citește mai mult, inclusiv deschiderea spre comunicare și profesionalism, precum și oferirea unui instrument de rețea și de promovare. Toate acestea pot fi făcute cu o simplă semnătură care include numele și informațiile dvs. de contact și, opțional, site-ul web și adresa companiei.

Acest lucru a fost spus, dacă utilizați Outlook pentru e-mailurile dvs. apoi crearea unei semnături este foarte ușor. Nu durează mult, oferă flexibilitate și vă poate oferi mai multe semnături pentru comunicațiile de afaceri și personale.

Cum se adaugă o semnătură în Outlook

Dacă nu sunteți sigur cum să creați o semnătură în Outlook, trebuie să accesați mai întâi ecranul de configurare. Puteți deschide această zonă în două moduri diferite în aplicația desktop Outlook.

• Prima metodă este să faceți clic Fişier > Opțiuni > Poștă. Ar trebui să vedeți opțiunea pentru Semnături și a lovit acel buton.

• Cea de-a doua modalitate de a accesa fereastra de configurare se află pe ecranul compoziției de e-mail. Selectează Introduce , tabelul, Semnături dropdown box, și alegeți Semnături.

Ambele metode vă vor aduce la Semnături și articole de papetărie ecran. Aici vă veți crea semnătura și veți configura setările.

Cum se creează o semnătură

Pentru a începe cu prima dvs. crearea de semnături, asigurați-vă că sunteți pe Semnatura email în fereastra de configurare. Apoi, selectați contul de e-mail pe care doriți să îl utilizați în partea dreaptă, dacă aveți mai multe adrese configurate. Rețineți că puteți crea mai multe semnături pentru mai multe conturi.

Clic Nou, care ar trebui să fie singurul buton accesibil dacă încă nu există alte semnături.

Apoi, va trebui să vă dați semnătura un nume. Acest lucru este la fel de important pe cât este util dacă intenționați să configurați mai multe semnături. De exemplu, puteți alege să aveți semnături diferite pentru mesaje și răspunsuri noi sau pentru mesaje în birou și în afara biroului. Deci, încercați să utilizați un nume semnificativ pe care îl veți recunoaște dintr-o privire.

Cum se formează o semnătură

Acum vine distracția, creând o semnătură de e-mail în editorul de text. Desigur, puteți să o păstrați simplu prin inserarea numelui și a informațiilor de contact. Dar puteți utiliza instrumentele disponibile pentru a schimba fontul Cum se modifică fonturile de e-mail și formatarea în Microsoft Outlook Cum se editează fonturile de e-mail și formatarea în Microsoft Outlook Se menține fontul dvs. Outlook în continuă schimbare? Poate că dimensiunea fontului este prea mică, de exemplu când răspundeți la un e-mail. Acest ghid vă va ajuta să remediați formatarea e-mailului și fonturilor în Microsoft Outlook. Citiți mai mult stil și dimensiune, formatați textul, modificați culoarea și aliniați-l spre stânga, spre dreapta sau spre centru.

Dacă doriți să faceți aceste ajustări, puteți utiliza instrumentele înainte de a introduce semnătura sau după. Să începem făcând clic în interiorul Semnatura email și introduceți semnătura pentru a efectua modificările ulterior. Apoi, vom examina celelalte opțiuni pentru a introduce o carte de vizită, o imagine sau o legătură.

Pentru a schimba textul în semnătura după ce îl tastați, trebuie doar să selectați textul și să efectuați modificări în stilul, dimensiunea, formatarea sau culoarea fontului. De exemplu, poate doriți ca numele dvs. să apară mai mare și într-un font elegant. Sau poate doriți ca numele companiei și numărul de telefon să fie afișate în culorile companiei dvs..

O caracteristică frumoasă a creării semnăturii pe desktop-ul Outlook este că, dacă doriți să adăugați un link către un site web, aplicația o va face automat. De exemplu, dacă începeți să tastați “www.” și apoi restul adresei URL, când ați apăsat introduce cheie, textul este legat de site-ul dvs..

Alternativ, puteți conecta singur textul și utilizați altă limbă cu Hyperlink buton. Aceasta vă permite să compuneți orice text doriți și să îl conectați. De exemplu, puteți dori ca numele companiei să apară așa cum este, ci să îl conectați la site-ul companiei.

Pentru aceasta, selectați textul și faceți clic pe Hyperlink în partea de sus a editorului. Sub Link către asigura-te ca Fișier existent sau pagină Web este selectată, confirmați textul care se afișează în partea de sus, apoi introduceți adresa URL din partea de jos, în Adresa camp. Clic O.K și ești stabilit.

Veți observa că puteți să vă conectați, de asemenea, la un e-mail în aceeași căsuță, care este un alt mod la îndemână de formatare a adresei dvs. de e-mail. Puteți include chiar și o linie de subiect, astfel încât să știți că mesajul este de la un utilizator care a făcut clic pe adresa dvs. în e-mail. Rețineți, utilizatorul poate ajusta probabil acea linie de subiect cu propria aplicație.

O altă modalitate excelentă de a vă face semnătura în evidență este prin introducerea unei imagini. Cea mai obișnuită utilizare pentru acest lucru este pentru logo-ul companiei dvs. Și multe companii au nevoie de sigla lor să fie în semnătură. În orice caz, adăugarea acestui lucru este la fel de ușor ca adăugarea unui link.

Mutați cursorul la fața locului în semnătura dvs. unde doriți imaginea și faceți clic pe Imagine buton. Căutați fișierul în fereastra pop-up, selectați-l și apăsați Introduce. Asta este, imaginea ta este introdusă apoi în semnătura ta.

Dacă îți dai seama după inserarea imaginii că ar putea folosi formatarea, poți face și asta. Doar faceți dublu clic pe imagine pentru a deschide fereastra de formatare. Apoi, puteți ajusta dimensiunea sau culorile și liniile, precum și să introduceți textul alternativ și să decupați imaginea.

O altă modalitate teribilă de a formata o imagine în semnătura dvs. este să o conectați. În acest fel, destinatarul dvs. poate doar să facă clic pe siglă și să se îndrepte spre site-ul companiei. Pentru aceasta, adăugați imaginea și introduceți linkul cu pașii de mai sus.

În timp ce poate nu este la fel de obișnuit ca și alte instrumente de formatare, este disponibil opțiunea de a adăuga o carte de vizită. Doar puneți cursorul unde doriți, faceți clic pe Carte de vizită , selectați locația în Uită-te în dropdown box și faceți clic pe O.K.

Dacă aveți o carte de vizită salvată care include numele, titlul postului și numele companiei, aceasta este o modalitate convenabilă de a adăuga aceste detalii rapid.

Cum se configurează o semnătură

O singură piesă finală după ce vă creați semnătura este să decideți când trebuie folosit. Ați ales deja adresa de e-mail pe care doriți să o atașați, dar există mai multe. Puteți utiliza semnătura pentru mesaje noi, răspunsuri și înainte sau ambele. Și puteți crea diferite pentru fiecare.

De exemplu, dacă aveți o semnătură care include multe detalii împreună cu numele dvs., este posibil să nu doriți tot ce este inclus atunci când pur și simplu răspundeți sau transmiteți un e-mail cuiva. În acel moment, puteți dori doar o simplă “mulțumesc” împreună cu numele dvs. în schimb.

Deci, ați păstra numele în noua dvs. semnătură de e-mail în Mesaje noi și creați apoi o nouă semnătură și selectați numele în Răspunsuri / înainte cutie. Rețineți că aceste opțiuni vor fi inserate în e-mailurile dvs. în mod prestabilit, dar pot fi modificate în e-mail înainte de a le trimite.

Cum să utilizați o altă semnătură

Acum, când ați stabilit semnăturile prestabilite, nu trebuie să vă faceți griji cu privire la introducerea acestora atunci când compuneți, răspundeți sau redirecționați un mesaj. Dar, dacă vrei să folosești o altă semnătură în e-mail-ul respectiv?

În fereastra noului mesaj, faceți clic pe Introduce tab. Apoi, selectați Semnături dropdown box și selectați semnătura pe care doriți să o utilizați. Apoi, veți vedea că alegerea ta se va afișa direct în e-mailul dvs., înlocuindu-se implicit.

Modificarea unei semnături în Outlook

S-ar putea să aveți toate semnăturile înființate acum, dar să vă dați seama că trebuie să faceți o schimbare. Cum editați o semnătură existentă? Acest lucru este la fel de simplu ca și crearea unui.

Încă o dată, accesați fereastra de configurare a semnăturii dând clic pe Fişier > Opțiuni > Poștă. Sau pe ecranul compoziției de e-mail, selectați Introduce , tabelul, Semnături drop-down box, și alegeți Semnături.

Apoi, alegeți numele semnăturii în Selectați semnătură pentru editare cutie. Efectuați modificările în cadrul editorului și apoi faceți clic pe Salvați. Puteți, de asemenea, să vă redenumiți semnătura din acest domeniu, dacă este necesar. Clic Redenumiți, dați-i un nume nou și dați clic pe Salvați.

Semnăturile sunt pentru mai multe e-mailuri de afaceri

S-ar putea să vă aflați într-o situație în care compania dvs. are reguli stricte pentru semnăturile de e-mail și formatare. Sau poate preferați să vă păstrați simplu semnăturile din motive profesionale. Dar semnăturile de e-mail nu sunt doar pentru afaceri și cu ajutorul instrumentelor oferite de Outlook, puteți face mesajele personale distractive și creative.

Iată câteva sugestii.

Adăugați o mulțime de vacanță la e-mailurile pe care le trimiteți prietenilor și familiei. Puteți să vă prezentați într-o imagine de vacanță drăguță, să adăugați o închidere veselă și să vă îmbogățiți semnătura cu culori festive.

Include motivația, inspirația sau bunul umor vechi cu un citat. Puteți face orice cuvinte să arate fantezie sau amuzant cu instrumentele de formatare din Outlook.

Arătați spiritul de echipă pentru sezonul de fotbal, baschet sau baseball. Puteți insera o fotografie a echipei tale preferate, le poți conecta la site-ul lor oficial și poți folosi culorile echipei pentru un efect rece.

Nu uitați de Web

Dacă accesați ocazional contul Outlook pe Web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Outlook.com este un puternic client online de e-mail care vine gratuit cu Office Online. Dar poate Outlook de pe web concura cu omologul său desktop? Comparația cu Outlook vă va ajuta să vă decideți singuri. Citiți mai multe, puteți adăuga și aici o semnătura implicită. Da, Outlook pe web nu este același lucru ca și Outlook pe desktop-uri, dar acesta este un lucru pe care și-l împărtășesc ambii. Aflați mai multe despre diferențele dintre serviciile de e-mail Microsoft Outlook, Hotmail și Microsoft Hotmail este mort! Serviciul de e-mail Microsoft Outlook Explained Hotmail este mort! Microsoft Outlook Email Services Explained Opriți căutarea Hotmail! Terminologia din jurul diverselor servicii de e-mail Microsoft Outlook este confuză. Dacă nu mai știți dacă se numește aplicație web Outlook, Outlook Online sau altele, să ne explicăm. Citeste mai mult .

Apasă pe pictograma roții în partea de sus pentru a deschide setările. Apoi, selectați Opțiuni > Poștă > schemă > Semnatura email.

În timp ce în prezent puteți să creați și să utilizați o singură semnătură pe site-ul Outlook, aveți posibilitatea să îl formatați, să adăugați imagini și linkuri și să-l configurați pe tipul de mesaj.

Împărtășiți sfaturile și sugestiile dvs. de semnătură

Pentru e-mailurile de afaceri, semnăturile pot fi simple, atractive și utile toate în același timp. Acestea oferă destinatarilor dvs. o modalitate ușoară de a vă vedea informațiile de contact și de a vizita site-ul companiei. Pentru e-mailurile personale, semnătura poate fi unică, distractivă și distractivă. Ei pot arăta personalitate și spirit.

Ce sfaturi aveți pentru alții cu privire la semnăturile de e-mail? Aveți o regulă generală pe care doriți să o partajați pentru mesajele de afaceri sau o idee creativă pe care doriți să o sugerați pentru mesajele personale de e-mail? Împărtășiți-vă gândurile cu noi de mai jos.

Explorați mai multe despre: Client de e-mail desktop, semnături de e-mail, sfaturi de e-mail, Microsoft Outlook.