Cum se marchează Inbox Outlook cu formate condiționate

Fiecare e-mail este o posibilă distragere a atenției. Puteți gestiona e-mailurile utilizând reguli, steaguri de prioritate și categorii de culori. Acest proces de lucru automat 6 Cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă mări fluxul de lucru 6 Cele mai bune practici pentru ca Outlook să vă stimuleze fluxul de lucru Dacă petreceți o perioadă serioasă de timp utilizând Outlook, ar trebui să investiga fluxul de lucru. Asigurați-vă că e-mailul dvs. funcționează pentru dvs. și economisiți timp pentru mai multe sarcini importante. Citește mai mult vă va ajuta să țineți clar căsuța de e-mail din Outlook și mintea dvs. să nu fie dezordonată.

Luați în considerare formatarea automată a intrărilor condiționate pentru a vă duce productivitatea la nivelul următor. Fiecare mesaj poate fi clasificat și filtrat momentul în care intră în căsuța de e-mail. Acest articol vizează toți utilizatorii Outlook, deși ar putea fi deosebit de util pentru cei care utilizează conturi de e-mail IMAP. Conturile IMAP nu permit utilizarea pe scară largă a categoriilor de culori, utilizatorii POP3 se pot bucura de IMAP și POP3: Ce este și ce ar trebui să utilizați? IMAP vs. POP3: Ce este și ce ar trebui să utilizați? Dacă ați configurat vreodată un client de e-mail sau o aplicație, veți fi întâlnit cu siguranță termenii POP și IMAP. Vă amintiți pe cine ați ales și de ce? Dacă nu sunteți ... Citește mai mult .

Ce este formatarea Inbox condiționată?

Condiționarea Inbox Formatarea este o metodă automatizată de colorare a mesajelor în momentul în care intră în căsuța de e-mail. Putem aloca o gamă diferită de culori, fonturi și stiluri pentru fiecare mesaj specificat într-o serie de condiții. Dacă condițiile sunt îndeplinite, mesajul va primi condițiile de formatare respective, făcându-l să stea în evidență și să vă relaxeze fluxul de lucru.

Acum vă voi arăta câteva exemple rapide pentru a vă mută inbox-ul.

Configurarea formatării Inbox condiționate

Setarea mai multor reguli condiționate de formatare a intrărilor este într-adevăr destul de ușoară și poate face o mare diferență în fluxul de lucru 25+ Outlook Shortcut-uri de tastatură pentru a vă face mai productive 25+ Outlook shortcut-uri pentru tastatură pentru a vă face mai productiv Outlook este unul dintre cele mai populare e-mail de pe desktop clienții care se află în uz astăzi. Dacă sunteți unul dintre acei mulți utilizatori Outlook, următoarele comenzi rapide de la tastatură vă vor economisi timp. Citeste mai mult .

Deplasați-vă la Vedere tab. Sub Vedere actuala, Selectați Vizualizați setările. Aceasta va deschide panoul Setări avansate de vizualizare. Selectați Formatarea condițională. Aceasta vă va arăta o listă de opțiuni implicite de formatare condiționată, dintre care unele vor fi deja utilizate.

presa Adăuga. Introduceți un nume pentru prima dvs. regulă. Voi asigurați-vă că nu voi pierde niciodată un buletin școlar, deci regula este denumită în mod corespunzător “Școala de știri.” Acum, alegeți a Font. Aveți la dispoziție întreaga gamă de fonturi Windows disponibile Fonturi OTF vs. TTF: Care dintre ele este mai bună? Fonturile OTF vs. TTF: Care dintre ele este mai bună? Majoritatea fonturilor din aceste zile sunt OTF sau TTF, dar ce înseamnă asta? Care sunt diferențele? Ar trebui chiar să vă pasă? Citiți mai multe, adică Comic Sans, Chiller și Wingdings sunt la dispoziția dvs. Cum Pentru a descărca Fonturi gratuite și a le gestiona în Windows Cum Pentru a descărca Fonturi gratuite și a le gestiona în Windows Fonturile sunt elementele de bază ale esteticii digitale. Deoarece Windows nu vine cu un manager de fonturi, am analizat alternativele terților. Citeste mai mult . Cu toate acestea, pe măsură ce încercăm să ne menținem fluxul de lucru din mesajele primite, aș sugera să vă lipiți de ceva sensibil, care nu vă distrage atenția!

După ce ați selectat un font, alegeți o culoare și măriți dimensiunea fontului mare (dintr-un anumit motiv, acest sistem elimină fonturile obișnuite, probabil că nu alegem o dimensiune absurd de mare, ceea ce ar sparge panoul de mesaje din Outlook). Când sunteți gata, apăsați O.K.

Acum, selectați Condiție. Adăug doar o singură adresă la această regulă, în Din cutie. Dacă cunoașteți adresa unică, introduceți-o acolo unde este cazul. Dacă adăugați o listă lungă sau chiar mai multe adrese, apăsați Din va deschide agenda de adrese Outlook. După ce ați adăugat adresele necesare, apăsați O.K, și du-te înapoi în căsuța de e-mail. Această regulă se va aplica din următorul e-mail pe care îl primiți.

Adăugarea de categorii de culori

Acum știm cum să creăm un format condițional pentru poșta primită, putem începe să ne specializăm regulile. Panoul Condiții are trei file: Mesaje, Mai multe opțiuni, și Avansat. Putem pune fiecare fila sa se foloseasca pentru a raționaliza inbox-ul nostru Buried In Emails? Reduceți căsuța poștală masivă la zero cu Mailstrom îngropat în e-mailuri? Reduceți corespondența dvs. masivă la zero Cu Mailstrom Am oferit o serie de soluții pe parcursul anilor pentru a vă gestiona contul Gmail și pentru a curăța o inbox aglomerată. Nimic nu este mai convenabil decât o soluție centrală online, cum ar fi Mailstrom. Citeste mai mult .

Mesaje

Folosește Mesaje pentru a crea o anumită căutare de cuvinte pentru fiecare e-mail în momentul în care sosește. Izolați un cuvânt cheie, cuvinte sau expresii care intră în repetare în căsuța poștală 5 Pași de acțiune pentru a vă vinde mesajele de poștă electronică Zero E-mail Frenzy 5 Pașii de acțiune pentru a vă vinde Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero este una dintre cele mai populare cuvinte buzz. Pentru a rezolva cu adevărat problemele dvs. de e-mail, trebuie să mergeți dincolo de Inbox Zero și să abordați problemele care stau la baza acesteia. Citiți mai multe și, dacă sunt importante, aplicați un filtru.

De asemenea, putem aplica formatarea e-mailurilor noastre, bazate pe o varietate de filtre de timp, inclusiv timpul primit, trimis, creat, modificat și când e-mailul a aterizat în căsuța dvs. poștală, cum ar fi Anytime, Yesterday, În ultimele 7 zile sau Ultima săptămână.

Mai multe opțiuni

Mai multe opțiuni este unde veți găsi categorii de culori, precum și opțiuni pentru potrivirea elementelor care sunt citite sau citite, au atașamente multiple, au nivele de importanță diferite sau au fost semnalizate în mod independent de către utilizator.

Filtrele de formatare a categoriilor de culori sunt aceleași cu cele pe care le-ați stabilit deja, însă ușurează utilizarea oricăror reguli de culoare pe care le utilizați deja. În acest fel, puteți să vă automatizați culorile!

Avansat

Avansat vă permite să creați criterii de formatare condiționată specializate pentru filtrarea și aplicarea în căsuța de e-mail. Dând clic pe Camp va permite accesul la o listă oarecum copleșitoare a criteriilor potențiale de filtrare, din care puteți selecta mai multe opțiuni pentru a construi o “filtru arbore.”

Există un număr semnificativ de opțiuni aici, dar nu lăsați-vă să vă scape de crearea propriilor liste. Ia timp și scana prin fiecare listă. Un număr mare de opțiuni pur și simplu nu se vor aplica în căsuța de e-mail, astfel încât ar trebui să teoretic limiteze domeniul de căutare.

Acum sunteți formatat condițional

Acum ar trebui să puteți seta o serie de reguli de formatare condiționată pentru căsuța dvs. poștală, indiferent dacă filtrați totul în anumite dosare sau nu. Chiar și e-mailurile care se îndreaptă în acele foldere specifice pot lua formatul cu ele, permițându-vă câteva variante cu privire la modul în care aplicați anumite culori. De exemplu, în loc să evidențiați nume specifice, încercați să colorați și să filtrați o anumită temă sau un cuvânt cheie.

Condiționarea formatării este incredibil de ușor de configurat și, odată ce ați început să funcționeze, va păstra inbox-ul dvs. și, sperăm, mintea dvs. - oarecum clar de agitate digitale 5 Pașii de acțiune pentru tratarea dvs. Inbox Zero Email Frenzy 5 Pașii de acțiune pentru vindecarea dvs. Inbox Zero Email Frenzy Inbox Zero este una dintre cele mai populare cuvinte buzz. Pentru a rezolva cu adevărat problemele dvs. de e-mail, trebuie să mergeți dincolo de Inbox Zero și să abordați problemele care stau la baza acesteia. Citeste mai mult .

Utilizați formatarea inbox condiționată? Aveți niște trucuri sau sfaturi pentru cititorii noștri? Spuneți-ne mai jos!

Explorați mai multe despre: Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Outlook, Productivitate.