Cum să organizați Google Drive ca un pro

Google Drive poate fi un instrument fantastic de productivitate și colaborare. Odată ce ați început să o utilizați foarte mult, cu toate acestea, poate fi greu să păstrați totul organizat. Din fericire, Google a anticipat această problemă și a reușit să găsească ușor ceea ce cauți și să vă asigurați că nu-l pierdeți din nou.

1. Instalarea Google Drive de bază și Adăugarea de fișiere

La fel ca exploratorii de fișiere standard, Google Drive vă permite să vă organizați fișierele în dosare, ceea ce este util dacă lucrați la mai multe proiecte distincte. Ceea ce face mai puțin complex este faptul că fișierele dvs. pot proveni din trei surse diferite, listate în bara laterală sub drive.google.com: Discul meu, Împărțit cu mine, și Google Foto.

Dacă căutați un fișier, acesta ar putea fi în oricare dintre aceste categorii, ceea ce face dificilă navigarea către un fișier. Pentru a face mai ușoară, puteți adăuga orice fișier sau folder pe unitatea proprie. Dacă dați clic și trageți un fișier pe unitatea dvs., acesta elimină fișierul din locația sa actuală și îl relochează pe unitatea dvs..

Pentru a evita confundarea altor persoane, făcând ca fișierele și folderele lor să dispară, utilizați Adăugați în Discul meu opțiune din meniul clic-dreapta. Adăugarea unui fișier pe unitatea dvs., în esență, adaugă o comandă rapidă la fișier sau dosar la nivelul superior al unității. În acest fel, îl puteți găsi mai rapid, dar nu trebuie să-l mutați din locația inițială,

2. Sortați după diferitele factori

Acesta este unul cu adevărat de bază, dar are nevoie de explicații deoarece nu este clar imediat unde să găsiți această opțiune. Sortați opțiunile butonul este în partea dreaptă a barei de instrumente și arată literele A și Z între două săgeți. Faceți clic pe acea pictogramă și vi se va oferi opțiunea de a sorta după nume, data ultimei modificări, modificată ultima dată de mine și ultima dată deschisă de mine.

Se pare extrem de simplu, dar poate fi extrem de util!

3. Selectați Fișiere mai rapide

Un alt sfat foarte simplu, dar știai că poți SHIFT + clic sau apasa si trage pentru a selecta mai multe fișiere în Google Drive?

Unele servicii on-line nu acceptă această funcționalitate, dar Google Drive face și vă permite să selectați fișiere și să efectuați operațiuni pe lot mult mai repede decât dacă ați încercat să faceți modificări fiecăruia în mod individual.

4. Utilizați Instrumentele avansate de căutare

Căutarea unui fișier utilizând bara de căutare din partea de sus a ecranului este cu siguranță cea mai bună modalitate de a găsi ceva pe care l-ați pierdut și folosirea instrumentelor avansate care sunt doar câteva clicuri distanță o va face chiar mai eficientă.

Când faceți clic pe bara de căutare, veți vedea că puteți face clic pe orice tip de fișier pentru a limita căutarea dvs. la acel tip de fișier. Când faceți clic pe el, “Tip: [tipfișier]” va apărea în bara de căutare și veți vedea o listă a tuturor tipurilor de fișiere pe care le aveți în Drive. Deplasarea prin această listă este un loc bun pentru a începe să căutați.

Puteți, de asemenea, să introduceți “[tipul căutării]: [filetype]” pentru a căuta un document, o foaie de calcul, o prezentare PDF, o prezentare sau alt tip de fișier pentru a face căutarea mai rapidă.

În plus față de căutarea după tipul fișierului, puteți da clic pe Mai multe instrumente de căutare din partea de jos a meniului de selectare a fișierului pentru a obține acces la opțiuni de căutare mai avansate, cum ar fi data modificată, cuvintele conținute în fișier, proprietar și partajate cu.

Aceste opțiuni vor ajuta foarte mult persoanele care stochează o tona de fișiere în Google Drive, mai ales dacă păstrați mai multe tipuri de fișiere diferite (elevii care folosesc Google Drive 7) Noile caracteristici Google Drive Fiecare student trebuie să știe 7 noi caracteristici Google Drive Fiecare student Școala trebuie să știe că școala se află în sesiune și Google este gata să facă lucrurile mai ușoare pentru elevii cu Google Drive.Aveți au fost introduse noi caracteristici și au fost perfecționate cele vechi.Avem detalii.Citește mai multe pot găsi aceste instrumente utile).

5. Utilizați culorile și stelele pentru a crea categorii

Puteți crea ierarhii complexe de foldere, dar uneori este mai ușor să aveți un sistem vizual mai vizibil. Dând clic dreapta pe un dosar, puteți selecta Schimba culoarea și selectați o culoare nouă pentru dosar.

În locul standardului (și mai degrabă neinspirat) gri, veți avea acum un folder colorat luminos, pe care îl veți putea găsi printre masele altor foldere din Drive.

Puteți, de asemenea, să marcați articole prin selectarea Adăugați stea în meniul cu butonul din dreapta, iar fiecare fișier și dosar pe care l-ați marcat cu stea vor apărea când faceți clic steluță în meniul din stânga.

Este ca și cum ați folosi stelele în Gmail, dacă sunteți familiarizat cu această practică.

6. Previzualizați Documentele pentru a le Scana Rapid

Dacă nu sunteți sigur ce este numit documentul dvs. sau doriți doar să vă amintiți rapid ce se află într-un fișier, puteți folosi bine butonul de previzualizare - este în bara de meniuri din partea de sus și arată ca un ochi.

Faceți clic pe un fișier, apăsați pe butonul de previzualizare și veți avea o scurtă privire asupra a ceea ce se află în fișier, oferindu-vă un memento pentru ce este în el. Nu este fulger-rapid, dar ar putea fi mai rapid decât deschiderea fișierului într-o filă nouă pentru a vedea dacă este cea pe care o căutați.

Dacă aveți nevoie doar de o privire foarte mică asupra documentului dvs., puteți utiliza vizualizarea grilă pentru a vedea miniaturile fiecărui document din unitatea dvs. Vizualizare în grilă butonul este lângă Sortați opțiunile butonul din bara de instrumente).

Probabil că nu este la fel de util ca lista de vizualizare a listei, dar știind că ar putea să vă economisească ceva timp dacă vă aflați într-o situație în care ar putea ajuta.

7. Verificați revizuirea și editați istoricul din Drive

Un clic rapid rapid vă poate arăta cine a făcut revizii și când le-a făcut pe orice document, chiar dacă nu este un Doc Google. (În această imagine, folosesc acest lucru pe un PDF - știați că Google Drive este, de asemenea, minunat pentru lucrul cu fișiere PDF 10 sfaturi pentru a face mai multe cu fișierele PDF pe Google Drive 10 sfaturi pentru a face mai mult cu fișierele PDF pe Google De la gestionarea fișierelor dvs. la colaborarea în Documente, Drive este o suită de birou cu funcționare completă. Ceea ce mulți oameni nu realizează este capacitatea sa de a face mult mai mult decât să vizualizeze PDF-uri.

Pentru a vedea aceste informații, faceți clic dreapta și selectați Gestionați revizuirile ...

Pentru a vedea istoricul modificărilor pentru un document Google, faceți clic dreapta și apăsați Vezi detalii. Aceasta va deschide panoul de detalii din partea dreaptă a ecranului:

Acum puteți selecta alte fișiere pentru a vedea istoricul lor de revizuire și editare sau faceți clic pe Detalii pentru a vedea lucruri cum ar fi datele create, modificate, dimensiunea, locația, proprietarul și cine are acces la fișier.

8. Adăugați articole la mai multe foldere

Google Drive a folosit o funcție de etichetare care vă permite să găsiți fișiere similare, chiar dacă acestea nu au fost memorate împreună. Funcționalitatea a fost eliminată. Cu toate acestea, acesta poate fi înlocuit de o aplicație Google Drive, care vă va permite să adăugați un singur fișier în mai multe foldere.

Pentru a conecta această aplicație, faceți clic pe orice fișier, cu mouse-ul peste Deschis cu, și selectați + Conectați mai multe aplicații. Utilizați bara de căutare pentru a găsi Multifolder și adăugați-o pe Google Drive. Acum, faceți clic dreapta pe un fișier sau pe un dosar, loviți-l Deschideți cu> Multifolder, și veți putea să o adăugați în mai multe directoare.

9. Utilizați aplicațiile pentru a vă ajuta să organizați

În plus față de Multifolder, un număr de alte extensii de pe Google Drive 5 Suplimente Google Drive pe care trebuie să le utilizați 5 extensii Google Drive pe care trebuie să le utilizați Google Docs și Google Spreadsheet sunt ambele servicii gratuite uimitoare, dar când includeți unele dintre add-on-urile enumerate aici, pot respira viață nouă în aceste instrumente. Citiți mai multe și aplicațiile vă pot ajuta să rămâneți organizați - alegeți care dintre ele să depinde doar de ceea ce încercați să faceți. De exemplu, FileThis este o aplicație foarte utilă care va trage automat extrasele de cont, facturile și facturile de utilitate într-un dosar din Google Drive.

Contul gratuit de la FileThis.com vă permite să conectați până la șase conturi și să le actualizați o dată pe săptămână.

Se numește o altă aplicație utilă Folder ascuns, și vă permite să împiedicați alte aplicații să vadă anumite fișiere în Drive. Discul Google este destul de sigur Cum sunt securizate documentele dvs. în Google Drive? Cât de sigure sunt documentele dvs. în Google Drive? Citiți mai multe, dar această aplicație adaugă un alt nivel de securitate, în cazul în care pierdeți dispozitivul mobil.

Există tot felul de aplicații Google Drive utile Utilizați Google Drive absolut minunat cu aceste instrumente Faceți Google Drive absolut minunat cu aceste instrumente Google Drive este dotat cu funcții inteligente. Și vă puteți extinde potențialul său cu instrumente de la terțe părți. Aici am compilat câteva dintre cele mai bune instrumente care se conectează la Google Drive. Citiți mai multe acolo - trebuie doar să le găsiți. Lovit + Conectați mai multe aplicații și faceți niște explorări pentru a vedea care vă pot ajuta!

Sfaturile dvs. preferate pentru Google Drive

Aceste sfaturi vă vor ajuta să vă controlați Google Drive Ghidul Unic Google Drive Veți avea nevoie să citiți singurul Ghid Google Drive pe care veți avea nevoie să îl citiți Google Drive este combinația perfectă a instrumentelor online de stocare a fișierelor și a documentelor. Vă explicăm cum să utilizați cel mai bine Google Drive online și offline, de unul singur și în colaborare cu alții. Citiți mai mult și faceți mult mai ușor să navigați.

Printre toate strategiile minunate de organizare a Google Drive, care sunt preferatele dvs.? Cum vă asigurați că puteți găsi fișierele de care aveți nevoie în Google Drive? Utilizați alte aplicații sau doar un sistem organizațional solid?

Distribuiți cele mai bune sfaturi în comentariile de mai jos!

Explorați mai multe despre: Gestionarea fișierelor, Partajarea fișierelor, Google Drive, Software de organizare.