Cum se imprimă o foaie de calcul Excel pe o singură pagină

Excel este o aplicație fantastică 7 Lucruri distractive și ciudate pe care le puteți crea cu Microsoft Excel 7 Lucruri distractive și ciudate pe care le puteți crea cu Microsoft Excel Imaginați-vă că Excel a fost distractiv! Excel oferă o mulțime de posibilități pentru proiecte care depășesc utilizarea dorită. Singura limită este imaginația ta. Iată cele mai creative exemple despre modul în care oamenii folosesc Excel. Citiți mai multe programe de calcul tabelar, dar nu este nimic mai rău decât să creați o foaie de calcul perfectă și să o imprimați doar pentru a vedea că apare pe nouă foi de hârtie, inclusiv un singur rând pe ultima. Ce bine este o foaie de calcul frumos artizată dacă ar părea teribil pe hârtie?

Din fericire, puteți modifica foaia de calcul și setările programului pentru a obține totul pe o singură pagină și pentru a face ca această pagină să pară cât mai bună. Dacă foaia dvs. de calcul este prea mare pentru o singură pagină, puteți utiliza aceste setări pentru a le distribui mai mult pe un număr mai mare de pagini.

Previzualizare înainte de imprimare

Acesta este un pas important - puteți face față multor probleme înainte de a imprima dacă știți doar despre ele. Dacă imprimați și apoi verificați pentru a vedea cât de bine funcționează, s-ar putea să pierdeți o mulțime de hârtie. Gestionați costurile de imprimare și deșeurile de hârtie tăiate prin configurarea unui server de tipărire cu PaperCut Gestionați costurile de imprimare și deșeurile de hârtie tăiate prin configurarea unui server de imprimare cu PaperCut Read More încercând să obțineți ultimul rând sau coloană pe hârtie.

În funcție de versiunea dvs. de Excel, va trebui să faceți clic pe Fișier> Previzualizare imprimare, Fișier> Imprimare> Previzualizare imprimare, sau doar Fișier> Imprimare pentru a vedea cum va arăta foaia de calcul atunci când iese din imprimantă. Dacă arată bine, continuați și imprimați. Dacă nu, încercați câteva din strategiile enumerate mai jos!

Utilizați Vizualizarea aspectului paginii

Afișarea aspectului paginii vă va arăta modul în care documentul va fi imprimat în timp ce lucrați la el. Nu este o vizualizare excelentă pentru lucrul la foaia de calcul, dar vă poate ajuta să efectuați ajustări pentru a vă asigura că coloanele și rândurile dvs. maximizează spațiul pe care îl aveți. Pentru a activa vizualizarea, mergeți la Vizualizare> Aspect pagină.

Acum veți vedea foaia de calcul așa cum va fi tipărită. Efectuarea de ajustări utilizând instrumentele enumerate mai jos în această vizualizare vă va oferi o idee mai bună dacă au funcționat bine sau nu. (Aceeași funcționalitate este disponibilă în Word și vă poate ajuta să creați documente profesionale Cum se creează rapoarte profesionale și documente în Microsoft Word Cum se creează rapoarte profesionale și documente în Microsoft Word Acest ghid examinează elementele unui raport profesional și examinează structurarea, styling-ul și finalizarea documentului dvs. în Microsoft Word.

Modificați orientarea paginii

Dacă foaia dvs. de calcul este mai mare decât înaltă, o orientare orizontală vă va ajuta să potriviți mai mult pe o pagină. O foaie de calcul mai înaltă va beneficia probabil de o orientare verticală. Pentru a alege ce orientare utilizează foaia de calcul, deschideți Configurare pagina și alegeți Portret sau Peisaj în fila Pagină.

Ștergeți sau ascundeți rândurile sau coloanele

În foile de calcul mari, există adesea rânduri sau coloane care sunt redundante, conțin informații vechi sau nu trebuie să fie tipărite într-o anumită situație. Aceste rânduri și coloane ocupă o valoare imobiliară valoroasă pe pagină și pot face mult mai dificilă obținerea foii de calcul pentru a se potrivi frumos.

Dacă puteți să ștergeți unele dintre aceste date, folosiți doar familia selectați> Editare> Ștergere pentru a scăpa de ele. Dacă conțin informații despre care credeți că ați putea avea nevoie din nou mai târziu, le puteți ascunde făcând clic dreapta pe antetul rândului sau coloanei și selectând Ascunde. Pentru a vedea datele din nou, evidențiați rândurile sau coloanele din fiecare parte a datelor ascunse, faceți clic dreapta pe etichetă și selectați Unhide.

Utilizați pauze de pagină

La fel ca în programul dvs. de prelucrare a textului preferat, puteți introduce pauze de pagină pentru a vă asigura că foaia de calcul este împărțită între mai multe pagini unde doriți să fie, în loc de locul în care Excel decide că este convenabil. Doar folosiți Inserare> Pauză de pagină pentru a le spune Excel unde să vă împărțiți documentul.

Schimbați zona de imprimare

Dacă foaia dvs. de calcul are o cantitate mare de date și trebuie doar să imprimați o parte din ea, puteți tipări doar partea din foaia de calcul pe care o selectați. Selectați celulele pe care doriți să le imprimați și dați clic pe Imprimare. Schimba Print Ce: opțiunea pentru Selecţie, iar previzualizarea va fi actualizată pentru a conține numai datele pe care le-ați selectat.

Dacă aveți tendința de a imprima în mod regulat aceeași selecție, puteți seta o zonă de imprimare permanentă care să cuprindă doar acea secțiune, astfel încât nu trebuie să o selectați de fiecare dată. Pentru aceasta, selectați frecvent zona pe care o imprimați, apoi mergeți la Fișier> Zonă imprimare> Setare zonă imprimare. Acum această selecție va deveni zona de imprimare standard pentru foaia dvs. de calcul. Pentru a scăpa de acel set, utilizați Fișier> Zonă imprimare> Zona de imprimare ștergere.

Modificați marginile paginii

Dacă aveți nevoie de doar puțin mai mult spațiu pentru a se potrivi foii dvs. de calcul pe o pagină, adăugarea unui spațiu suplimentar la marginea paginii vă poate rezolva problema. Puteți accesa dialogul de configurare a paginii fie de la Fișier> Setare pagină sau cu butonul Page Setup din dialogul de imprimare. Adăugați o fracțiune de inch la fiecare margine și verificați din nou previzualizarea tipăririi.

Este ușor să treceți peste bord, adăugând spațiu în margini pentru a se potrivi cât mai mult posibil unei pagini. Cu toate acestea, amintiți-vă că textul care rulează până la marginea unei bucăți de hârtie nu este numai neplăcut din punct de vedere estetic, dar poate fi și greu de citit. Fii judecat cu asta!

Înfășurați textul și redimensionați coloanele

Excel este folosit de obicei pentru date numerice, dar poate fi foarte util pentru text. Salvarea timpului cu operațiuni text în Excel Salvarea timpului cu operații text în Excel Excel poate face magie cu numere și se poate ocupa cu caracterele la fel de bine. Acest manual demonstrează cum să analizați, să convertiți, să înlocuiți și să editați text în foi de calcul. Aceste elemente de bază vă vor permite să efectuați transformări complexe. Citește mai mult. Dacă aveți o mulțime de text în celule, acestea pot întinde cu adevărat foaia de calcul și pot face dificilă montarea pe o singură pagină sau chiar pe mai multe pagini; s-ar putea să ajungeți cu o schemă ciudată de tipărire care face ca documentul să arate astfel:

Unele dintre texte sunt întrerupte, iar celulele care nu sunt tăiate se deplasează prea departe spre dreapta. Pentru a limita lățimea foii de calcul la lățimea unei singure pagini, puteți să limitați lățimea coloanelor dvs. și să utilizați împachetarea textului pentru a vă asigura că nu pierdeți niciunul dintre datele pe care doriți să le imprimați. Mai întâi, du-te la Format> Celule> Aliniere și asigurați-vă Încadra textul este activat.

Acum, când textul dintr-o celulă este mai lat decât lățimea coloanei, textul se va înfășura până la următoarea linie. De aici, puteți ajusta lățimea coloanelor dvs. trăgând marginea unui antet de rând sau rând pentru ao redimensiona.

De asemenea, puteți face dublu clic pe etichetele rândului sau coloanei pentru a le face automat la fel de largi, după cum se arată în videoclipul de mai jos. Pentru a vă asigura că coloanele se încadrează într-o pagină pe care doriți să o utilizați, utilizați vizualizarea aspectului de pagină menționat mai sus.

Scalați foaia dvs. de calcul

Dacă nimic altceva nu a făcut lucrarea, puteți să vă scalați foaia de calcul astfel încât să se potrivească unei singure pagini (sau unui anumit număr de pagini). În Configurare pagina, faceți clic pe butonul radio de lângă Se potrivesc la: și alegeți numărul de pagini pe care doriți ca foaia de calcul să fie tipărită. Selectarea unui număr mai mic de “larg” paginile vor scala documentul pe orizontală și selectând un număr mai mic de “înalt” paginile îl vor scala vertical. De asemenea, puteți selecta o scală procentuală.

Utilizarea opțiunii de scalare poate ajuta la limitarea mărimii documentului atunci când este pus pe hârtie, dar poate și să vă facă textul foarte mic și greu de citit. Verificați previzualizarea și asigurați-vă că nu scalați până acum că este imposibil să citiți oricare dintre datele dvs. Scaling este foarte util atunci când încercați să imprimați diagrame Excel 8 Tipuri de diagrame Excel și când ar trebui să le utilizați 8 Tipuri de diagrame Excel și când ar trebui să le utilizați Grafica este mai ușor de înțeles decât textul și numerele. Graficele reprezintă o modalitate excelentă de a vizualiza numerele. Vă vom arăta cum să creați diagrame în Microsoft Excel și când să utilizați cel mai bine ce fel. Citește mai mult.

Efectuați mai ușor citirea imprimării

Odată ce ați reușit să obțineți foaia de calcul într-un număr acceptabil de pagini, faceți un pas mai departe și faceți cât mai ușor de citit posibil. Prin modificarea altor setări de imprimare, puteți optimiza aspectul imprimării. Iată un cuplu despre care ar trebui să știți.

Tipărirea liniilor de grilă și a rubricilor rândului sau coloanelor

În Configurare pagina (accesat prin dialogul de imprimare sau Fișier> Setare pagină), faceți clic pe fila Sheet (Sheet) și selectați GridLines sub Imprimare secțiune. De asemenea, puteți selecta Titlurile rândului și coloanei pentru a adăuga aceste etichete la imprimat.

Adăugarea informațiilor pentru anteturi și subsoluri

Excel poate adăuga automat informații utile în antetul și subsolul documentului, pentru a face mai ușor de citit. În Configurare pagina meniu, faceți clic pe Antet / Subsol și utilizați meniurile derulante pentru a adăuga în antet sau subsol informații precum numărul paginii, numele fișierului și numele autorului. Dacă foaia dvs. de calcul este foarte lungă, aceste informații vă pot ajuta să păstrați mai ușor paginile organizate.

De asemenea, puteți adăuga text personalizat făcând clic pe Personalizați antetul sau Personalizați subsolul.

Nu rezolvați pentru foi de calcul slab imprimate

Poate fi frustrant încercarea de a obține foaia de calcul pentru a arăta bine atunci când o imprimați - mai ales dacă trebuie să o obțineți pe o singură pagină. Dar, cu câteva modificări la setările și formatul documentului dvs., puteți produce o imprimare frumoasă! Nu uitați să aflați alte sfaturi pentru succesul Excel în birou 5 Aptitudini Microsoft Word & Excel trebuie să trebuiască să reușești la Office 5 Competențe Microsoft Word & Excel trebuie să reușești la birou "Obțineți acest raport pentru mine, ASAP !“ Un set de bază de trucuri Microsoft Excel și Word poate face această sarcină mai puțin stresantă și vă va ajuta să faceți un raport elegant în cel mai scurt timp. Citiți mai multe în timp ce sunteți la el, de asemenea.

Aveți alte sfaturi pentru a tipări foile de calcul din Excel? Trimiteți-le mai jos!

Creditele de imagine: om de afaceri cu semn de întrebare de către Dooder prin Shutterstock