Cum puteți prioritiza sarcinile cu sistemul de productivitate Matrix Eisenhower

Aplicațiile din lista de sarcini sunt toate furioșă în aceste zile. Știința a dovedit că listele într-adevăr încurajează productivitatea și puteți crește productivitatea prin utilizarea unor trucuri, cum ar fi publicarea publicației dvs. de sarcini. Unii oameni chiar folosesc inbox-urile de e-mail ca liste de sarcini.

Dar dacă ați încercat toate acestea și nici una dintre ele nu funcționează?

Lucru pentru dvs., metode de productivitate alternativă 5 Noi tehnici de productivitate Probabil că nu ați auzit de 5 noi tehnici de productivitate pe care probabil că nu le-ați auzit Dacă sunteți în continuare în căutarea celei mai bune modalități de a crește productivitatea, încercați una dintre aceste alternative mai bune Pomodoro și GTD. Amintiți-vă să nu mai căutați când ați găsit o soluție "suficient de bună". Citiți mai multe. Dacă găsiți că listele regulate de rezolvare sunt prea supărătoare sau prea copleșitoare, vă recomandăm să încercați o tehnică veche, dar eficientă, numită Eisenhower Matrix.

Ce este Matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower este o rețea de 2 × 2 de cutii. Rândul de sus este pentru sarcinile care sunt “Important” în timp ce rândul de jos este pentru sarcinile care sunt “Nu e important.” În același timp, coloana din stânga este pentru sarcinile care sunt “urgent” în timp ce rândul drept este pentru sarcinile care sunt “Nu e urgent.” Iata cum arata:

Pentru majoritatea oamenilor, termenii Important și Urgenți sunt sinonimi, deci să luăm un moment pentru a defini diferența dintre ei:

• Important - Sarcini care contribuie la obiectivele și valorile pe termen lung, fie ele personale, profesionale etc. Importanța este totul relevanţă. O modalitate de a decide dacă o sarcină este importantă este să vă întrebați: “Pot să-mi ating obiectivele și să rămân conform cu valorile mele dacă trec peste această sarcină?”
• urgent - Sarcini care trebuie rezolvate până la sfârșitul zilei. Dacă programul dvs. are mai multă libertate, puteți prefera până la sfârșitul săptămânii. Oricum, este vorba despre urgență timp. O modalitate de a decide dacă o sarcină este urgentă este să vă întrebați: “Când este termenul limită pentru această sarcină?”

Înainte de a putea decide dacă o sarcină este importantă sau nu, trebuie să știți propriile obiective și valori. Pentru mulți, progresul carierei este un obiectiv pe termen lung, deci sarcini direct legate de acestea sunt importante. Sau dacă prețuiești cel mai mult familia, atunci să ajungi acasă la timp poate fi importantă.

Dar cum poate fi o sarcină urgentă, dar nu importantă? Amintiți-vă că urgența este numai despre timp. Gândiți-vă la termenul limită. Să presupunem că astăzi este Ziua internațională a cafelei, iar magazinul dvs. local de cafea oferă gratuit cafea. Dacă nu profitați de acest lucru astăzi, oportunitatea este pierdută - dar cafeaua gratuită nu are relevanță pentru obiectivele sau valorile pe termen lung. Este urgent, dar nu important.

Folosind aceste definiții, devine mai ușor să descrii tipurile de sarcini care apar în fiecare din cele patru casete. Putem chiar să ne gândim la matrice în acest fel:

De ce folosiți Matricea Eisenhower?

Matricea Eisenhower este pur și simplu o cale prioritizați sarcinile dvs..

Liste de sarcini sunt minunate la urmărire ce trebuie să faceți, dar nu este întotdeauna ușor de determinat care sarcinile au o prioritate mai mare. Eu personal nu am folosit-o niciodată “Prioritate” caracteristică în orice aplicație de listă de rezolvare pentru că am întotdeauna sfârșitul etichetarea totul ca “Prioritate ridicată” - și când totul este prioritar, nimic nu este.

Mai mult, atunci când vă uitați la o listă de sarcini și vedeți 30 de sarcini, cum decideți ce sarcină să faceți? “Începeți cu cea mai ușoară,” unii spun. “Nu, începeți cu cel mai greu,” alții spun. Dar ce e ușor și ce e greu? Nu este niciodată alb și negru. De multe ori, am pierdut 10, 15 sau chiar 30 de minute doar încercând să-mi aleg sarcina!

De aceea, Matricea Eisenhower strălucește. Spre deosebire de o singură listă de sarcini, matricea se auto-prioritizează. Îți spune care sarcina de a ocupa următorul. Reduce sarcina cognitivă, deoarece numai cutia Acum și ulterioară contează cu adevărat. Și dacă sunteți vreodată crunched pentru timp, vă ajută să vedeți ce sarcini puteți sări peste.

În plus, matricea are și alte două beneficii minore. În primul rând, te obligă să fii mai atent la fiecare sarcină. În loc să aruncați totul într-o grămadă mare de dezordine, decideți în mod activ dacă sarcinile sunt în valoare de timpul dvs. în față, menținându-vă lista de sarcini actuală strânsă. În al doilea rând, îți amintește constant obiectivele și valorile tale.

Singura problemă este că Matricea Eisenhower poate fi la început dificilă. În special, noii utilizatori au tendința să se aglomereze de casetele Delegate și Trivial. Acolo este o curbă de învățare, așa că hai să trecem printr-un exemplu practic de a configura o matrice, de a organiza sarcini și de a ajunge într-o zi.

Cum se utilizează Matricea Eisenhower

Chiar dacă Matricea Eisenhower este conceptual un patrat de patru cutii, puteți să o abordați practic sub forma a patru liste de sarcini separate: o listă Now, o listă Delegate, o listă Later și o listă trivială. Cele două liste urgente sunt înaintea listelor non-urgente.

Cred că Trello e minunat pentru asta. Înființați o placă pentru fiecare sferă a vieții dvs. (de exemplu, personală, profesională, biserică, hobby) și configurați aceste patru liste în fiecare placă. Sau dacă nu aveți multe de făcut, puteți utiliza o singură placă pentru toate sarcinile. Depinde de tine. Nu-i place Trello? Luați în considerare aceste instrumente alternative Kanban La revedere, Trello! 5 Alternative gratuite Kanban Board Tools Goodbye, Trello! 5 Instrumente Alternative Free Board Kanban Trello este o aplicație incredibilă pentru gestionarea proiectelor și organizarea sarcinilor dumneavoastră. Dar există și alte aplicații Kanban care ar putea fi ideale pentru sarcinile dumneavoastră. Să vorbim despre cele mai bune alternative Trello. Citeste mai mult .

După ce listele dvs. sunt gata, puteți începe să adăugați sarcini:

Să presupunem că sunteți un lucrător de birou tradițional care dorește să utilizeze Matricea Eisenhower pentru a deveni mai productiv la locul de muncă. Acesta va fi scenariul care va conduce restul acestui exemplu, dar ar trebui să fie ușor de aplicat aceste concepte altfel.

Ce-i pe platoul tău pentru ziua de azi? Primul lucru care vine în minte: e-mail. Să creați o sarcină pentru a ajunge la căsuța de e-mail zero, care este urgentă (e-mailul ar trebui să fie golit zilnic) și important (vorbim de e-mailuri legate de muncă aici):

Astăzi se întâmplă să fie Ziua prețioaselor la birou și ești dor de un covrig negru cu lucrările. Acest lucru poate fi urgent, dar nu este important:

Șeful dvs. vă reamintește că raportul de documentare pentru ultimul proiect al echipei dvs. se va realiza până la ora 4 PM, care este atât urgentă, cât și importantă:

De asemenea, vă reamintește că cererea de buget a echipei dvs. pentru următorul dvs. proiect se va termina vineri până la sfârșitul zilei. Acest lucru este important, dar nu urgent:

Managerul de birou vine la dvs. și spune că hârtia și consumabilele de cerneală sunt scăzute. Trebuie să plasați o comandă cât mai curând posibil - dar acest lucru nu are nimic de-a face cu obiectivele sau valorile carierei dvs.:

Este vara devreme (în acest scenariu) și biroul devine prea muggy cu sezonul umed. Productivitatea fiecăruia ar urca cu un dezumidificator bun, ca să nu mai vorbim de toate celelalte avantaje ale reducerii umidității 4 Beneficii pentru sănătate ale monitorizării Temp și umiditate la domiciliu 4 Beneficii pentru sănătate ale monitorizării Temp și umiditate la domiciliu Știați că există beneficii pentru sănătate prin utilizarea inteligentă produse de origine? Asta e corect. Una sau două achiziții inteligente ar putea îmbunătăți drastic calitatea vieții la domiciliu. Citeste mai mult .

Faceți o notă pentru a aduce acest lucru, dar nu este nici urgent, nici important:

Mai departe și mai departe. Întâlnirile se întâlnesc, planificarea trebuie făcută, vă amintiți lucrurile pe care doriți să le faceți etc. În cele din urmă, matricea dvs. (adică listele) se va umple, iar partea cea mai bună este că este mai puțin intimidantă decât o listă principală de sarcini:

Ori de câte ori sunteți liberi pentru o altă sarcină, pur și simplu porniți la stânga și mergeți drept. Ar trebui să abordați totul în listele Acum și Delegat înainte de a vă referi la listele non-urgente.

daca tu poate sa delegați, abordați mai întâi lista delegatului și eliminați cât mai multe din aceste sarcini. Apoi treceți prin lista Now. Odată ce ați trecut prin lista Now, luați în considerare ziua dvs. de succes. Acum puteți obține un start în lista Later sau puteți termina ziua mai devreme.

daca tu nu se poate delegați, începeți cu lista Now. Dacă treceți prin lista Now și aveți mai mult timp, aveți posibilitatea să alegeți: să tratați lista delegat ca o listă Now, să obțineți un început în lista Later sau să încheiați ziua mai devreme. În practică, probabil că veți dori să alternați între sarcinile delegate și cele ulterioare.

La sfârșitul zilei, treceți prin lista delegatului și aruncați toate sarcinile ale căror termene au trecut. Păstrați-le pe cele pe care le puteți face în continuare. Salvați-le pentru ziua de mâine.

La începutul zilei următoare, treceți prin lista Later și decideți ce sarcini sunt acum urgente. Treceți-le în lista Now. Faceți același lucru pentru lista trivială, cu excepția schimbării acelor sarcini în lista delegatului. Adăugați noi sarcini care apar pe parcursul zilei. Clătiți și repetați.

Când listele de rezolvat nu funcționează pentru dvs.

Rețineți că puteți modifica Matricea Eisenhower oricum doriți. De exemplu, în loc să-l folosiți pentru a ghida întreaga zi, puteți sorta e-mailul cu propria sa matrice Iată cea mai decisivă soluție de sortare a e-mailului pe care o veți avea vreodată nevoie Aici este cea mai decisivă soluție de sortare a e-mailului pe care o veți avea nevoie vreodată O soluție simplă de sortare va asigura sunteți întotdeauna pe partea de sus a mesajelor dvs. de e-mail. Aveți nevoie de doar patru etichete sau foldere pentru a vă gestiona căsuța poștală și pentru a reduce stresul prin e-mail. Citeste mai mult . Întregul concept de urgență / importanță se poate dovedi util în toate tipurile de cazuri, dincolo de muncă și de e-mail.

Mulți oameni au găsit un mare succes în Matricea Eisenhower. Dar dacă ați ajuns la acest punct și nu credeți că va ajuta, este bine. Continuați să căutați metoda care funcționează pentru dvs. Când totul este spus și realizat, singura tehnică de productivitate care contează Cel mai bun instrument de productivitate este cel pe care de fapt utilizați Cel mai bun instrument de productivitate este cel pe care îl utilizați de fapt Într-o lume care urmărește productivitatea, fiecare aplicație nouă și strălucitoare de productivitate promite ceva nou. Dar pierdem ceva când schimbăm prea des aplicațiile noastre de productivitate? Read More este cea pe care o folosiți.

Crezi că Matricea Eisenhower este utilă? Dacă nu, ce tehnică de productivitate folosiți pentru a rămâne organizată și înainte? Trimiteți-ne la comentariile de mai jos!

Image Credit: Amy Bull prin intermediul Shutterstock.com

.