Cum se elimină datele personale ascunse în Microsoft Office

De fiecare dată când trimiteți un document unui coleg, îl salvați, îl corectați, corectați orice greșeli de ortografie și / sau gramatică și trimiteți-l. Este un obicei foarte bun de a intra în, și poate cu siguranță să economisiți timp și energie pe linie, dacă munca dvs. este în mod constant exacte. Editorii te vor iubi (nu ?!). Dar cum rămâne cu celelalte informații pe care le-am putea furniza neintenționat atunci când trimitem un document?

Microsoft Office Care suită Office este cea mai bună pentru dvs.? Ce suită Office este cea mai bună pentru dvs.? Veți fi presați pentru a găsi o ocupație care nu necesită o prelucrare de cuvinte sau numere de un fel. Și vă puteți întreba, este Microsoft Office cu adevărat cea mai bună soluție? Iată opțiunile dvs. Citește mai mult creează și menține un fișier de metadate atașat documentului. De fiecare dată când le trimiți, detaliile dvs. sunt transmise înainte destinatarului și oricui altcineva în care se deplasează documentul. Acest lucru este bine în anumite situații, dar în alte momente poate fi util să vă curățați documentele de orice date personale înainte de a le elibera în sălbăticie.

Să aruncăm o privire rapidă asupra modului de curățare a documentelor utilizând caracteristica Document Inspector 10 Caracteristici ascunse ale Microsoft Word care vă vor face viața mai ușoară 10 Caracteristici ascunse ale Microsoft Word care vă vor ușura viața Microsoft Word este înșelător de simplu. Ești bine atâta timp cât aprinzi un document și doar tipi. Dar Microsoft Word nu ar fi cuțitul elvețian, ci fără caracteristicile sale productive. Citiți mai multe despre Microsoft Office.

Ce tipuri de informații vorbim aici?

Microsoft Office stochează automat mai multe tipuri de informații personale, împreună cu alte forme de date ascunse. Datele nu sunt imediat evidente. Nu este afișat alături de documentul dvs.; va trebui să o răsturnăm. Documentele de birou pot conține următoarele forme de informații:

• Comentariile, semnele de revizuire din modificările urmărite Cele mai bune 20 de aplicații pentru elevii care trec printr-o zi de școală Cele mai bune 20 de aplicații pentru studenți pentru a obține printr-o zi de școală Fie că sunteți în liceu, intrați în colegiu ca student în anul întâi, un grad avansat, aceste aplicații ar trebui să fie în partea de sus a listei de cumpărături din spate! Citiți mai multe, versiuni și adnotări pentru cerneală. Dacă ați colaborat în documentul dvs., este posibil ca acesta să conțină note de revizuire, comentarii și multe altele din procesul dvs. de lucru. Aceste fragmente pot permite altor persoane să vadă cine a lucrat în document, precum și schimbările pe care le-au făcut.
• Proprietățile documentelor și informațiile personale. Proprietățile documentelor se referă la metadatele documentului, cum ar fi autorul, subiectul și titlul. Proprietățile documentului sunt în mare parte doar informații pe care Biroul le generează și le întreține automat de fiecare dată când lucrați cu un document. Poate include și informații referitoare la caracteristicile specifice pe care le utilizați cu un document. De exemplu, anteturile de e-mail Ce puteți afla de la o antet de e-mail (metadate)? Ce puteți afla de la o antet de e-mail (metadate)? Ați primit vreodată un e-mail și v-ați întrebat de unde provine? Cine la trimis? Cum ar fi putut ei să știe cine ești? În mod surprinzător, o mulțime de informații pot fi de la ... Citește mai mult, rutele de rutare, căile de imprimantă și informațiile despre calea fișierelor sunt toate frecvente.
• Anteturi, subsoluri și filigrane. Documentele Word și registrele de lucru Excel pot conține informații în anteturi și subsoluri. De asemenea, pot fi adăugate și ascunse filigrane.
• Text ascuns. Documentele Word pot conține text ascuns. Adică conținut care a fost formatat ca text ascuns. Dacă nu sunteți sigur, Document Inspectorul îl poate căuta.
• Rânduri, coloane și foi de lucru ascunse. În același sens ca un document Word, registrele de lucru Excel pot conține conținutul lor ascuns.
• Conținut invizibil. Notele de lucru Excel și prezentările PowerPoint pot conține articole 7 Sfaturi pentru crearea de șabloane profesionale PowerPoint 7 Sfaturi pentru crearea de șabloane profesionale PowerPoint Nimeni nu beneficiază de o prezentare plictisitoare PowerPoint. Utilizați aceste sfaturi pentru a vă asigura că eforturile dvs. vă apucă mereu audiența. Citiți mai multe formate ca obiecte invizibile. Inspectorul de documente le poate localiza pentru dvs..
• Conținut în afara conținutului. Prezentările PowerPoint pot conține, de asemenea, conținut sau obiecte care nu sunt vizibile deoarece au fost trase din partea laterală a diapozitivului. Acest lucru se întâmplă cu o gamă largă de obiecte, inclusiv artă, cutii de text, butoane și grafică.
• Note de prezentare. Dacă utilizați toate funcțiile PowerPoint 10 moduri creative de a utiliza PowerPoint pentru auto-creștere 10 moduri creative de a utiliza PowerPoint pentru auto-creștere Gândiți-vă în afara casetei. Demolați faptul că PowerPoint este doar un instrument de prezentare plictisitor. Să găsim zece utilizări creative pentru asta. Citiți mai multe, puteți adăuga note remarcabile la prezentarea dvs. De asemenea, este posibil să nu doriți să le trimiteți pe nimeni altcineva sau să le apară în timpul marelui dvs. moment de prezentare.
• Proprietățile serverului de documente. Documentul poate conține proprietăți suplimentare ale documentului dacă utilizați un site Workspace sau o bibliotecă bazată pe servicii Microsoft Windows SharePoint.
• Date personalizate XML. Documentul dvs. poate conține date ascunse XML; Inspectorul de documente îl poate găsi și elimina.

Evident, aceasta este doar o problemă dacă o considerați una. Majoritatea persoanelor care creează și trimit documente folosind Microsoft Office nu trebuie să aibă probleme cu informațiile create împreună cu munca lor. Dacă aveți nevoie să vă dezbrăcați de oricare dintre informațiile menționate mai sus, citiți mai departe!

Inspectorul de documente

Document Inspector 10 Setări implicite Microsoft Word Puteți optimiza 10 setări implicite ale Microsoft Word pe care le puteți optimiza Câțiva simpli pași de optimizare vă pot amplifica productivitatea cu Microsoft Word. Vă oferim zece setări rapide și ușoare pentru sarcinile de zi cu zi. Citește mai mult este un amalgam al tuturor serviciilor de inspectori diferite disponibile pentru Microsoft Office. Funcțiile lor principale sunt de a localiza și elimina orice date suplimentare din documentele dvs. Înainte de a utiliza Inspectorul de documente, salvați documentul curent.

Odată ce sa terminat, du-te la Fișier> Info. Veți fi prezentat un ecran asemănător cu acesta:

În partea dreaptă puteți vedea o parte din informațiile generate de Microsoft Office: pagini, cantitatea de timp de editare, eu însumi ca autor. Pentru a elimina acest lucru, mergeți la Verificați problemele> Inspectați documentul. Apoi, veți ajunge la panoul de opțiuni pentru inspectorul de documente. Verificați opțiunile de care aveți nevoie, urmate de Inspecta. În funcție de mărimea documentului dvs., acest lucru ar putea dura o clipă.

Odată ce inspectorul de documente și-a îndeplinit misiunea, veți putea elimina toate datele ascunse găsite. Priviți lista de documente. presa Inlătură tot pe secțiunile pe care doriți să le ștergeți.

Odată ce ați curățat informațiile ascunse din documentul dvs., îl puteți salva. Încercați redeschiderea și scanarea din nou pentru a vă asigura că toate datele au fost eliminate. În caz contrar, ar trebui să nu mai aveți nici o informație de identificare pe care ați trimis-o neintenționat.

N.B: În Office 2007, documentul Inspector poate fi găsit de la rubrica la Butonul pentru birou> Pregătiți> Inspectați documentul> Inspectați. Asigură-te că salvați-vă munca înainte de a face orice modificări.

Pot să-l opresc de la întâmplare?

Da - dar este o setare specifică pentru document, ceea ce înseamnă că va trebui să aplicați setarea pentru fiecare document pe care îl creați. Pentru a împiedica Office să salveze metadatele cu fiecare document, mergeți la Fișier> Opțiuni> Centru de încredere> Opțiuni de confidențialitate. În setările specifice documentului, bifați Eliminați informațiile personale din proprietățile fișierelor pe care le salvați.

Așa cum am menționat, acest lucru va opri salvarea metadatelor din documentul dvs. curent, dar va trebui să îl aplicați din nou data viitoare.

Document Inspector Breviar

Există un număr mare de motive pentru a elimina informațiile personale dintr-un fișier Office, fie că este vorba de o prezentare PowerPoint, un registru de lucru Excel sau un document Word. Deoarece Office 2016 a introdus în colaborare 11 Întrebări frecvente 2016 Întrebări primite 11 Întrebări frecvente Office 2016 Întrebări primite Office 2016 se ridică și ridică multe întrebări. Trebuie să cumpărați un abonament, puteți actualiza acum și puteți reveni la Office 2013? Am compilat întrebări frecvente și oferim instrumentele ... Read More, poate deveni din ce în ce mai important să curățați documentele importante înainte de a le trimite.

Cel puțin, gândiți-vă unde ar putea ajunge documentul dvs. și informațiile pe care acesta le oferă în mod involuntar persoanei următoare.

Îți scrii regulat documentele? Care este motivul pentru care le-ați curățat? Spuneți-ne mai jos!

Explorați mai multe despre: document digital, metadate, Microsoft Excel, Microsoft Office 2007, Microsoft Office 2010, Microsoft Office 2013, Microsoft Office 2016, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word.