Cum să utilizați vizualizări personalizate Excel ca un pro

Aici este o caracteristică Excel excelentă pe care chiar utilizatorii obișnuiți le-au pierdut: vizualizări personalizate Excel.

Vizualizările personalizate Excel vă permit să manipulați o foaie de calcul tabelar automat Formatarea datelor în foi de calcul Excel cu formatare condiționată Formatare automată a datelor în foi de calcul Excel cu formate condiționate Caracteristica condiționată de formatare Excel vă permite să formatați celule individuale într-o foaie de calcul Excel pe baza valorii lor. Vă arătăm cum să folosiți acest lucru pentru diverse sarcini de zi cu zi. Citiți mai multe sau imprimați setările și salvați-le pentru o implementare rapidă mai târziu.

Vom analiza patru modalități de a utiliza vizualizările personalizate Excel în avantajul dvs. Înainte de asta, trebuie să știi cum să creezi unul.

Cum se creează vizualizări personalizate în Excel

Deschideți un registru de lucru Excel și căutați Vedere în partea de sus a ecranului. Când faceți clic pe aceasta, veți vedea opțiunea pentru Vizualizări personalizate. Apasă-l.

În caseta de dialog care apare, faceți clic pe Adăuga și introduceți un nume pentru vizualizarea personalizată. Dacă doriți, puteți să includeți tot sau o parte din numele cărții de lucru deschise în ea. (Luând această abordare ar putea fi mai ușor să găsiți mai târziu o anumită viziune personalizată!)

Veți vedea un panou cu mai multe căsuțe de selectare sau deselectare. Ele se referă la setările de imprimare ale documentului, la rândurile ascunse, la coloane și la filtre. Schimbați setările, dacă este necesar, în funcție de domeniul proiectului.

Acolo aveți-o: procesul de bază Utilizați vizualizările personalizate în Excel pentru a salva layerele de foi de lucru specifice Utilizați vizualizări personalizate în Excel pentru a salva layerele de foi de lucru specifice Setarea Vizualizării personalizate a Excel facilitează vizualizarea informațiilor specifice într-o foaie de calcul aglomerată sau crearea de machete diferite pentru dvs. date. Citiți mai multe despre crearea unei vizualizări personalizate în Excel. Dacă doriți să vă salvați acești pași în viitor, salvați doar registrul de lucru ca un șablon Cum să creați rapid un șablon Excel personalizat pentru a economisi timp Cum să creați rapid un șablon Excel personalizat pentru a economisi timp Șabloanele Excel sunt universal utile - vă țineți ordinele financiare, gestionați un proiect și organizați-vă viața. Vă vom arăta cum să vă creați propriul șablon personalizat. Citeste mai mult !

Cum se utilizează vizualizările personalizate Excel

Funcția de vizualizare personalizată nu este una dintre cele mai cunoscute capabilități ale programului, dar este destul de utilă, ceea ce vă va oferi un avantaj față de colegii dvs. care ar putea fi mai puțin familiarizați cu acest program.

1. Eliminați setarea foii de calcul pentru timpul bun

Excel oferă multe moduri de a specifica modul în care o foaie de calcul arată 5 Resurse pentru Macro-urile Excel pentru a vă automatiza foile de calcul 5 Resurse pentru Macro-urile Excel pentru a vă automatiza foile de calcul Căutați macro-uri Excel? Iată cinci site-uri care au ceea ce căutați. Citește mai mult când lucrezi cu el.

De exemplu, dacă introduceți propoziții lungi într-o celulă, vă recomandăm să lărgiți rândurile. A face acest lucru face mai ușor pentru a vedea mai mult de conținutul celulei.

Dacă fiecare celulă conține doar câteva numere, este posibil să nu trebuiască să modificați lățimea. Cu toate acestea, este posibil să doriți să modificați înălțimea rândului. Acest lucru este valabil mai ales în funcție de fontul ales și de modul în care acesta arată într-o celulă nealterată.

O vizualizare particularizată vă permite aproape să eliminați timpul petrecut în setarea foilor de lucru Cele mai bune șabloane de productivitate pentru Microsoft Excel pentru a obține lucrurile terminate Cele mai bune șabloane de productivitate pentru Microsoft Excel pentru a obține lucrurile terminate Dacă doriți să utilizați Microsoft Excel pentru planificarea, gestionarea sarcinilor și urmărirea cheltuielilor , începeți cel mai bine cu șabloanele. Am compilat mai multe șabloane care vă vor ține viața, afacerea și biroul pe drumul cel bun. Citiți mai multe pentru a răspunde nevoilor speciale.

În loc să treceți prin același proces de configurare pentru fiecare foaie de calcul, puteți face o vizualizare personalizată. Acesta include specificațiile dvs. și împiedică modificările repetate ale setărilor. În plus, după cum am menționat mai sus, puteți salva această vizualizare personalizată ca șablon pentru mai multe utilizări, astfel încât să nu mai fie nevoie să creați din nou acea vizualizare personalizată.

Acest sfat simplu este extrem de util dacă trebuie să creați mai multe foi de calcul similare. Dacă toate au setări identice, dar există informații diferite în fiecare, creați mai întâi un șablon de vizualizare personalizat. Apoi, adăugați doar datele.

2. Imprimați rapid numai celulele de care aveți nevoie

Când lucrați cu date într-o foaie de calcul masivă, este posibil să fie necesar să restricționați zona de imprimare. În caz contrar, informațiile străine sau confidențiale pot fi vizibile pentru alții 5 Excel Document Settings Nu trebuie să uitați niciodată să verificați 5 Excel Document Settings Nu trebuie să uitați să verificați Când alegeți un șablon Excel sau partajați o foaie de calcul, poate conține setări personalizate pe care le Nu vrea nimeni să vadă. Verificați întotdeauna aceste setări. Citiți mai multe care nu ar trebui să aibă acces la acesta.

Excel face acest lucru destul de ușor, dar puteți face chiar mai ușor cu vederi personalizate.

Pentru a crea o vizualizare personalizată având în vedere acest obiectiv, evidențiați pur și simplu celulele pe care doriți să le imprimați. Apoi, du-te la Aranjament în pagină fila și faceți clic pe Zona de imprimare. A fost selectată opțiunea Setați zona de imprimare.

Apoi parcurgeți pașii pentru a crea o vizualizare particularizată, așa cum sa discutat mai sus. Amintiți-vă caseta de dialog care apare după ce introduceți un nume pentru vizualizare? Fiți atenți la Setări de imprimare câmpul în interiorul acestuia și asigurați-vă că are un marcaj.

Grozav! Acum, când mergeți să tipăriți această foaie, puteți să vă simțiți bine știind că vor fi tipărite numai informațiile conținute în câmpul de imprimare.

Iată ce arată previzualizarea tipăririi pentru această foaie:

Această vizualizare personalizată este excelentă pentru redactarea rapoartelor pentru clienți sau șeful dvs. Puteți păstra toate datele și calculele dvs. de asistență în aceeași fișă Excel cu raportul dvs. oficial, dar includeți doar cele mai necesare informații din documentul dvs. final.

3. Creați mai multe rapoarte dintr-o singură foaie de calcul

Profesioniștii depind deseori de Excel pentru a crea rapoarte. Dar dacă trebuie să o utilizați pentru un raport distribuit mai multor grupuri diferite? În acest caz, puteți utiliza o vizualizare personalizată pentru a ascunde sau afișa cu ușurință coloane și rânduri.

Acest lucru vă va permite să creați în mod eficient mai multe rapoarte pentru diferite segmente de public, toate utilizând aceleași date. Cu toate acestea, fiecare raport va avea doar datele corespunzătoare pentru fiecare public. Destul de la îndemână, corect?

Pentru a configura aceste vizualizări personalizate, salvați o vizualizare particularizată a foii dvs. cu toate rândurile și coloanele în vizualizare simplă. (Dacă doriți să păstrați vârful zonei de imprimare selectate din ultimul punct, asigurați-vă că aveți încă Imprimați setările opțiunea a fost verificată.) Mi-am denumit a mea “Toate datele” pentru a fi ușor de găsit mai târziu.

După aceea, este ușor să utilizați câteva comenzi rapide de la tastatură pentru a ascunde rânduri sau coloane. Ctrl + 0 (zero) ascunde coloane, în timp ce Ctrl + 9 elimină rândurile din vizualizare.

Salvați o vizualizare personalizată pentru diferitele rapoarte pe care trebuie să le creați, ascunzând de fiecare dată rândurile sau coloanele corespunzătoare. Când salvați vizualizarea particularizată, asigurați-vă că este pentru cutie Rânduri ascunse, coloane și setări pentru filtre este bifat.

Puterea reală a acestui truc vine de la faptul că puteți trece cu ușurință între toate aceste vederi personalizate. Doar faceți clic pe Vizualizări personalizate , selectați vizualizarea pe care doriți să o vedeți și faceți clic pe Spectacol.

Încercați acest truc atunci când lucrați cu date sensibile care conțin materiale care nu sunt potrivite pentru toată lumea să le vadă. Utilizarea vizualizărilor personalizate în acest fel vă împiedică să creați o foaie de calcul dedicată fiecărui grup care primește materialul, dar vă permite să păstrați confidențial informațiile necesare.

De exemplu, dacă trebuie să trimiteți informații mai multor departamente din compania dvs., poate că nu este adecvat ca echipa de vânzări să vadă raportul echipei de marketing sau invers.

De asemenea, puteți aplica această vizualizare particularizată atunci când creați foi de calcul utilizate în scopuri de instruire în biroul dvs. Oamenii se simt adesea copleșiți de privirea inițială a celulelor nefamiliare și a datelor pe care le conțin. Prin filtrarea celor inutile, puteți ajuta persoanele să se concentreze asupra celor mai relevante informații.

4. Selectați mai repede opțiunile dvs. personalizate salvate

Așa cum am menționat deja, ridicarea viziunii personalizate dorite pe ecranul dvs. implică accesul la Vedere meniul. Este în partea de sus a Excel, într-o secțiune cunoscută și sub numele de “panglica.” Cum să optimizați interfața Panglică sau interfață de meniu pentru Office 2016 Cum optimizați interfața Panglică sau interfața cu meniul Office 2016 Deseori căutați elemente de meniu din Microsoft Office? Este timpul să rearanjați și să personalizați meniul Panglică pentru nevoile dvs. personale. Veți fi surprins de cât de flexibil și ușor este! Citeste mai mult

Pașii pe care i-am utilizat pentru a scoate vederile personalizate salvate au făcut treaba. Cu toate acestea, ele nu sunt la fel de eficiente. Adăugarea unei comenzi de afișare personalizate la panglica Excel pentru a vedea rapid vizualizările personalizate într-un format dropdown.

Pentru a adăuga comanda la panglică, faceți clic pe Fişier în partea stângă sus a ecranului Excel, apoi selectați Opțiuni.

După ce vedeți categoriile care apar în stânga, alegeți Personalizați panglica.

În partea dreaptă, veți vedea o secțiune cu titlul Tab-uri principale. Găsi Vedere și căutați semnul plus (+) la stânga.

Dacă faceți clic pe semnul plus, apare un grup numit Vizualizări de carte de vizită. Selectați-l, apoi faceți clic pe Adăugați un grup nou (pentru a nu fi confundat cu opțiunea Adăugați o filă nouă chiar lângă ea).

Faceți clic dreapta pe noul grup și selectați Redenumiți. Un titlu legat de vizualizările personalizate are cel mai mare sens, astfel încât să îl puteți găsi ulterior.

După ce ați selectat grupul dvs., faceți clic pe meniul derulant din dreptul comenzii Alegeți comenzile din antetul din stânga-sus a acestei interfețe de setări principale. Selectați Comenzi nu în panglică.

În cele din urmă, defilați în jos și găsiți Vizualizări personalizate. Apoi faceți clic pe Adăuga , astfel încât să mutați comanda respectivă în noul grup. Lovit O.K pentru a finaliza setarea.

Acum veți putea să selectați rapid oricare dintre vizualizările dvs. personalizate din principal Vedere panou.

Acest lucru vă va economisi tone de timp suplimentar pentru foi și rapoarte pe care trebuie să le recreați în fiecare lună.

Vizualizările personalizate vă fac un Superstar la locul de muncă

Înainte de a citi totul aici, probabil că ați simțit îndoielnic că o funcție Excel ar putea oferi atât de multă conveniență 3 Formule de nebun Excel care fac lucruri uimitoare 3 Formule de nebun Excel care fac lucruri uimitoare Formule de formatare condiționată în Microsoft Excel pot face lucruri minunate. Iată câteva trucuri Excel de productivitate. Citeste mai mult . Dacă nu sunteți încă convins, încercați oricare dintre aceste sugestii să vă deschideți mintea.

Distribuiți noile cunoștințe cu colegii de muncă pentru a îmbunătăți productivitatea întregii companii. Sau păstrați-vă aceste informații pentru a vă arăta chiar mai bine în comparație cu colegii dvs..

Ce folosiți cel mai frecvent Excel pentru muncă? Cum puteți aplica vizualizări personalizate pentru a ușura această sarcină?

Credit de imagine: Rawpixel / Depositphotos

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Sfaturi Microsoft Office, Spreadsheet.