Cum se utilizează Executarea rapidă a Excel și Completarea automată pentru a automatiza intrarea datelor

Excel este excelent când lucrați cu cantități mari de date și trebuie să păstrați lucrurile organizate 3 Sfaturi pentru începători pentru gestionarea foilor de lucru în Excel 3 Sfaturi pentru începători pentru gestionarea foilor de lucru în fișierele de lucru Excel sunt esența esențială a programului Excel. Iată câteva sfaturi care vă vor ajuta să rămâneți organizați și productivi. Citeste mai mult . Cu toate acestea, introducerea acestor date în documentul dvs. și formatarea corectă a acestuia poate fi adesea foarte consumatoare de timp.

Din fericire, Microsoft proiectează Excel cu acest tip de sarcină în minte și există diferite caracteristici pe care le puteți utiliza pentru a accelera procesul. Utilizând avantajele Auto Fill și Flash Fill, puteți să vă asigurați că nu pierdeți timp 14 Sfaturi pentru a economisi timp în Microsoft Excel 14 sfaturi pentru a economisi timp în Microsoft Excel Dacă Microsoft Excel a consumat o mulțime de timp în trecut, să vă arătăm cum să reușim să ne întoarcem ceva. Aceste sfaturi simple sunt ușor de reținut. Citiți mai multe despre lucrările care ar putea fi automatizate.

Iată cum puteți obține cele mai multe rezultate din Auto Fill și Flash Fill.

Primii pași cu umplere automată

Înainte de a sari în Flash Fill, merită să ne asigurăm că știm cum să profităm de Auto Fill. Fac un început rapid pe cărțile de Crăciun, așa că am creat un document Excel care să mă ajute să-mi organizez lista de destinatari.

Completați seria pentru liste

Vreau să-mi numesc lista, dar nu vreau să scriu fiecare număr individual. În schimb, voi începe lista cu numărul unu din celula A2, apoi trageți colțul din dreapta jos al celulei pentru a completa automat restul coloanei.

Din păcate, acest lucru doar umple lista cu cele care nu sunt foarte utile. Trebuie să folosim cele evidențiate Opțiuni de completare automată pentru a specifica ceea ce căutăm. Faceți clic pe buton și selectați Completați seria. O modalitate mai rapidă de a accesa aceste opțiuni este prin apăsarea și glisarea cu butonul din dreapta al mouse-ului, care deschide automat meniul contextual când îl eliberați.

După cum puteți vedea, numerele noastre progresează succesiv. Este vorba despre cea mai simplă utilizare posibilă pentru Auto Fill. Este într-adevăr devine puternic atunci când poate face presupuneri despre datele dvs. Cum se convertesc fișiere text delimitat la foi de calcul Excel Cum se convertesc fișierele text delimitat în foi de calcul Excel Utilizați Microsoft Excel pentru a importa date dintr-un fișier text într-o foaie de lucru. Expertul de importare a textului vă ajută să importați date din textul delimitat și să îl organizați cu ușurință. Citeste mai mult .

Completați seria pentru date

De exemplu, mai jos puteți vedea modul în care Auto Fill funcționează cu datele. Tragerea în sus în mod automat a datelor datate din trecut în timp ce trageți în jos în mod automat popula populare date din viitor. Acest lucru funcționează exact în același mod atunci când trageți spre stânga și spre dreapta, respectiv.

Completați seria pentru timp

Cele mai multe informații pe care le oferiți Auto Fill, cu atât va funcționa mai bine. Mai jos, puteți vedea că am intrat 10:00 AM într-o celulă, înainte de a specifica că ar trebui tratată ca o perioadă în Număr secțiunea din Acasă tab-ul Panglicii.

Dacă tragem în jos, Auto Fill înmulțește celulele selectate cu timpi secvențiali ca intervale orare.

E suficient de util, dar Auto Fill poate face mai mult decât doar creșteri orare. Dacă introducem manual 10:30 în celulă sub 10:00, putem selecta ambele celule apoi tragem, rezultând în incremente de jumătate de oră.

Completați seria pentru cuvinte

Deci, cum ne ajută această listă de cărți de Crăciun? Voi folosi Auto Fill pentru a determina design-ul cărții pe care o primește fiecare persoană.

Cele trei tipuri de carduri pe care le am disponibile sunt deja prezente în coloana Design. Selectând cele trei celule, apoi folosindu-ne Mânerul de umplere pentru a extinde selecția noastră, putem să umplem repede această coloană.

De asemenea, puteți utiliza funcția Completare automată pentru a adăuga zile ale săptămânii sau lunilor anului. Toate nevoile Excel sunt în prima zi sau lună și vor completa automat restul.

Primii pași cu umplere rapidă

Flash Fill este o rudă apropiată a Auto Fill, dar are o funcție ușor diferită. Mai degrabă decât să continuați o serie de date, puteți să obțineți informații din alte celule și să le prezentați formatul dorit. 9 Sfaturi pentru formatarea unei diagrame Excel în Microsoft Office 9 Sfaturi pentru formarea unei diagrame Excel în Microsoft Office Prima impresie contează. Nu lăsați o diagramă urâtă Excel să vă sperie publicul. Iată tot ce trebuie să știți despre a face ca graficele dvs. să fie atractive și să se angajeze în Excel 2016. Citiți mai multe .

Pentru ca funcția Flash Fill să funcționeze corect, trebuie să folosim celule care sunt adiacente datelor pe care încercăm să le formăm. De asemenea, ajută la modificarea formatării anteturilor, astfel încât Excel nu presupune că fac parte din setul de date.

Mai sus, am adăugat încă două coloane în foaia mea de calcul, prima care conține adresa fiecărui individ, iar al doilea este pregătit să primească codul poștal. De asemenea, am adăugat manual primul cod poștal, pentru a ajuta Excel să înțeleagă ceea ce caut.

Apoi, selectați toate celulele pe care doriți să le completați. De aici, deschideți Date în Panglică și selectați Flash Completați de la Instrumente de date tab. (De asemenea, am putea finaliza acest proces folosind Fill Handle, la fel cum am folosit Auto Fill mai devreme.)

Procedând astfel, Excel se va solicita să găsească toate informațiile care corespund cu ceea ce am transferat manual din celula D2 în celula E2. Software-ul va găsi fiecare cod poștal și copia doar acea informație către celula selectată.

Acesta poate fi un instrument puternic de economisire a timpului. De exemplu, imaginați-vă că pregătiți aceste adrese pentru o îmbinare de corespondență și doriți să reconfigurați modul în care informațiile sunt aranjate și formatate. Flash Fill vă permite să experimentați cu o singură celulă, apoi să populați automat aceleași rezultate pentru restul setului de date.

Deasupra, puteți vedea că am reordonat informațiile și am schimbat cazul numele orașului folosind Flash Fill. Această funcționalitate nu vă poate citi mintea, dar vă poate urmări conducerea dacă oferiți datele potrivite. Amintiți-vă: un al doilea exemplu de celulă poate aduce adesea rezultate mai precise, mai ales dacă formatul dvs. variază între diferite rânduri.

Automatizați Excel

Acum știi cum să creezi automat liste de orice fel cu Auto Fill sau să lași Excel să extragă informații dintr-o celulă și să o adauge la alta cu Flash Fill. Dacă aveți vreodată nevoie de o copie pe hârtie a datelor, asigurați-vă că foaia de calcul este bine formatată pentru imprimare 7 Sfaturi de imprimare Excel: Cum să imprimați foaia dvs. de calcul pas cu pas 7 Sfaturi de imprimare Excel: Cum să imprimați foaia dvs. de calcul pas cu pas Pasul Aveți probleme cu imprimarea din Microsoft Excel? Acest ghid vă va arăta cum să tipăriți perfect o foaie de calcul Excel. Citeste mai mult .

Aveți nevoie de mai mult ajutor pentru a vă face griji cu Auto Fill sau Flash Fill? Sau aveți un sfat pe care doriți să-l distribuiți altor cititori? În orice caz, de ce să nu participați, împărtășiți-vă gândurile în secțiunea de comentarii de mai jos?

Credit de imagine: Rawpixel.com prin Shutterstock.com

Explorați mai multe despre: Microsoft Excel, Sfaturi Microsoft Office.