Cum se utilizează Outlook pentru sarcini simple și Management de proiect

Dacă lucrați la un proiect mic, în calitate de freelancer sau într-o companie cu puțini angajați, Outlook 2016 vă poate ajuta să vă gestionați proiectele și sarcinile fără a fi nevoie de software greu. Cu personalizări simple la secțiunea de sarcini, puteți seta mementouri și date scadente, puteți atribui to-dos și puteți urmări cu ușurință timpul.

De ce utilizați Outlook pentru proiecte și sarcini?

Pentru proiectele mari, managerii de proiect și companiile mai mari folosesc software profesional cum ar fi Microsoft Project sau Basecamp, unele dintre cele mai bune instrumente de management de proiect pentru a face treaba. Acestea oferă caracteristicile extinse necesare organizării și gestionării proiectelor de succes.

Cu toate acestea, pentru proiectele mici, persoanele independente sau echipele de unul sau două, Microsoft Outlook are caracteristicile esențiale necesare pentru a reuși în orice situație subdimensionată. Iată câteva dintre caracteristicile de bază pe care le conține:

• • Domenii de activitate personalizabile

• Assignable to-dos
• Sugestii utile
• Urmărirea timpului
• Actualizări de stare
• Prioritizarea și clasificarea
• Funcția de export

Cum pot fi utilizate aceste caracteristici Outlook?

Personalizați cu câmpurile de care aveți nevoie

Puteți adăuga și elimina cu ușurință câmpuri din secțiunea de sarcini. De exemplu, pentru a urmări timpul, puteți adăuga munca reală și munca totală. Pentru urmărirea stării, puteți adăuga o stare completă și personalizată procentuală.

Pentru a alege câmpurile, faceți clic dreapta pe una dintre coloane și selectați Selectarea câmpului. Apoi, trageți și plasați câmpurile dorite în zona coloanei.

Atribuirea sarcinilor cu ușurință

Dacă lucrați cu un partener sau un angajat, atribuirea de sarcini între ele este simplă. Deschideți sarcina și selectați din navigația de sus Alocați sarcină. Apasă pe La pentru a deschide lista dvs. de contacte, selectați cesionarul și faceți clic pe La în fereastra pop-up. Aceasta va introduce contactul dvs. în sarcină și după ce faceți clic pe Trimite, sarcina va fi în drum spre cesionar.

De asemenea, puteți include un câmp pentru Echipa de lucru care include simboluri simple și un Atribuit câmp pentru a vedea dintr-o privire a cui responsabil.

Configurați mementouri

Ca și în cazul oricărei aplicații de sarcină, memento-urile sunt instrumente esențiale. Microsoft Outlook vă permite să vă personalizați mementourile selectând data, ora și un anumit sunet, dacă doriți. Alegerile de date sunt într-un format de calendar, iar alegerile de timp sunt în incremente de 30 de minute.

Ora de urmărire

Pentru persoanele care desfășoară activități independente sau pentru alții care percep clienții cu ora, este necesară o urmărire a timpului. Cu Microsoft Outlook puteți utiliza ambele Lucrul efectiv și Lucrul total domenii sau doar unul dintre ele, în funcție de nevoile dvs. exacte. De exemplu, puteți utiliza lucrările reale pentru suma facturabilă și Total Work pentru întreaga perioadă petrecută pentru sarcină. Ambele câmpuri înregistrează timpul în zecimale.

Actualizați starea

Microsoft Outlook include atât câmpuri complete cât și stare de stare, pentru a vă menține proiectele și sarcinile. Ca și în cazul urmăririi timpului, puteți utiliza ambele sau doar una, în funcție de preferințele dvs..

Avantajul utilizării împreună a acestora este că, dacă marcați o activitate ca 100% completă, de exemplu, câmpul de stare va fi afișat automat terminat iar sarcina va fi zgâriată.

Câmpul de stare include, de asemenea, opțiuni pentru În curs de desfășurare, Așteptare pe altcineva și Avansat, fiecare dintre acestea putând fi foarte util pentru a rămâne pe drum.

Utilizați prioritizarea și categorisirea

Utilizarea câmpului de prioritate este un alt instrument excelent pentru vizualizarea celor mai importante elemente Sistemul 3-Strike: Cum să prioritizeze lista dvs. de sarcini Sistemul 3-Strike: Cum să vă prioritizeze lista dvs. de lucru Nu reușești să- face lista? Problema ar putea să nu fie productivitatea ta, ar putea fi doar prioritățile tale. Să învățăm să prioritizăm lista de sarcini și să facem lucrurile. Citiți mai multe dintr-o privire. Elementele cu prioritate ridicată vor afișa un semn de exclamare roșie, iar elementele cu prioritate scăzută vor afișa o săgeată albastră, în jos. De asemenea, puteți adăuga a Prioritate personalizată câmpul dacă este necesar.

Funcția de categorie din Microsoft Outlook este de asemenea utilă pentru a observa dintr-o privire anumite tipuri de sarcini. În mod prestabilit, categoriile sunt denumite pentru culoarea lor, însă modificarea acestora la nume mai semnificative este utilă. De exemplu, puteți utiliza categoria verde pentru toate sarcinile de finanțare și numiți-o ca atare. Puteți crea propriile categorii și puteți alege și culoarea.

Exportați datele dvs.

Dacă doriți să exportați sarcinile într-o foaie de calcul, este un proces simplu Cum să exportați Persoane de contact Outlook în orice loc Cum să exportați Persoane de contact Outlook oriunde Aveți nevoie să exportați persoanele de contact Outlook și nu sunteți sigur de unde să începeți? Vă vom arăta cum să exportați din Outlook și să importați în destinație. Citeste mai mult . Pentru a începe, selectați Fişier > Deschideți și exportați > Import Export. Când fereastra următoare se deschide, selectați Exportați într-un fișier în lista de alegeri. Puteți alege din două tipuri de fișiere; Valori separate prin virgulă (.csv) sau Fișierul de date Outlook (.pst).

Opțiunea Valori separate prin virgulă este o alegere frecvent utilizată. Acesta vă permite să cartografiați câmpurile pentru o tranziție curată și fișierul poate fi încărcat sau importat în baze de date și foi de calcul. Dacă doriți să creați o copie de rezervă simplă a sarcinilor Outlook, atunci fișierul de date Outlook poate fi ales.

În pasul următor, selectați Sarcini din lista de opțiuni și faceți clic pe Următor →. Apoi, puteți ajusta numele fișierului și locația, dacă este necesar. Apoi, veți finaliza exportul. Puteți face clic pe Cărți personalizate pentru hartă mai întâi, dacă este necesar, care vă va permite să modificați câmpurile din fișierul dvs.; acest pas este opțional. Clic finalizarea și vi se va solicita să introduceți un interval de date pentru sarcinile de export.

Alte caracteristici utile

Pentru ușurința utilizării, sarcinile din Microsoft Outlook oferă funcții suplimentare convenabile și utile pentru a vă ajuta în proiecte și în dos.

• Sortați după orice coloană.
• Trageți și fixați pentru a rearanja coloanele.
• Trimiteți un raport de stare pentru o activitate individuală cu un singur clic.
• Vizualizați secțiunea detaliilor privind sarcina pentru ore, informații de facturare și companie.
• Filtrați toate sarcinile după cuvânt cheie, statut sau timp.

Este disponibilă sincronizarea aplicațiilor mobile?

În prezent, aplicația mobilă Microsoft Outlook nu include o caracteristică de activitate. Dar, dacă aveți nevoie să sincronizați sarcinile Outlook în deplasare, din fericire există aplicații pe care le puteți conecta pentru Android sau iOS.

• Amintiți-vă de lapte (Pro versiune), Android și iOS, 39.99 dolari anual
• Sarcini și note pentru MS Exchange (necesită cont de schimb), Android, 4,99 USD
• SymTasks - Outlook Tasks Sync, Android [nu mai este disponibil]
• TaskTask pentru Microsoft Outlook și Google Tasks, iOS, 4,99 dolari
• Sarcini de schimb Todo (necesită cont de schimb), iOS [nu mai sunt disponibile]

Ați încercat sarcinile Outlook pentru proiecte mici?

Utilizarea funcției de activitate a Microsoft Outlook nu funcționează pentru toată lumea sau pentru fiecare proiect. Cu toate acestea, dacă sunteți deja un utilizator Microsoft Outlook și aveți nevoie doar de un instrument simplu, atunci funcționează bine.

Pentru mai multe, verificați câteva caracteristici puțin cunoscute ale Outlook 10 Caracteristicile ascunse ale Microsoft Outlook care sunt utilizate rar 10 caracteristici ascunse ale Microsoft Outlook care sunt rar folosite Microsoft Outlook are o mulțime de caracteristici. Utilizați aceste caracteristici Outlook mai puțin cunoscute și îmbunătăți fluxul de lucru prin e-mail Citiți mai multe .

Ați încercat sarcini Microsoft Outlook pentru a urmări timpul, a atribui sarcini sau a ține pasul cu proiectele? Care sunt gândurile tale cu privire la funcțiile disponibile? Vă rugăm să împărtășiți gândurile dvs. în comentariile de mai jos.

Explorați mai multe despre: Calendar, Microsoft Outlook, Management de proiect, Managementul sarcinilor, Managementul timpului, Listă de sarcini.