Cum se scrie e-mailul profesional perfect (susținut de date)

Scrierea de e-mailuri eficiente pare destul de ușoară. Dar dacă doriți ca e-mailurile dvs. să funcționeze chiar mai bine, țineți cont de următoarele reguli bazate pe știință.

În trecut, am enumerat 12 motive pentru care oamenii încă ignoră e-mailurile dvs. 12 Motive pentru care oamenii încă ignoră email-urile dvs. 12 Motive pentru care oamenii încă ignoră mesajele dvs. de e-mail Adesea vă luptați cu oamenii să răspundă la e-mailurile dvs.? Vă arătăm de ce oamenii ar putea să vă ignore e-mailurile și să le facă să observe și să reacționeze la mesajul dvs. Citeste mai mult . Noi v-am dat chiar si instructiuni pas cu pas pentru a obtine oameni aglomerati pentru a raspunde la mesajele dvs. 6 moduri de a obtine oameni ocupati pentru a raspunde la e-mail-urile dvs. 6 moduri de a obtine oameni ocupati pentru a raspunde la e-mailuri Există un set complet diferit de reguli atunci când vine vorba de e-mailuri care vor încuraja sau descuraja o persoană să apară butonul "răspuns" și să vă răspundă. Aflați regulile succesului prin e-mail. Citeste mai mult . Dar acum este timpul să împărtășim câteva sfaturi și mai specifice, acționabile - susținute de date.

Fiecare dintre aceste sfaturi nu îmbunătățește doar șansele de citire a e-mailurilor dvs., ci și de la primirea unui răspuns pozitiv din aceste e-mailuri. Acest lucru este important, deoarece e-mailul este în continuare forma principală de comunicare în lumea afacerilor. Cunoscând cum să realizați e-mailuri eficiente, vă oferă un avantaj clar față de colegii dumneavoastră.

1. Obțineți termeni de nume

Acest lucru pare evident, dar dacă doriți cu adevărat ca oamenii să fie atenți atunci când primesc un e-mail de la dvs., folosiți-le numele. Și folosește-o de mai multe ori.

Cercetarea publicată în 2006 a arătat că mai multe regiuni ale creierului “arată o mai mare activare a propriului nume”, furnizând dovezi că “audierea propriului nume are activarea creierului unic de functionare”.

Utilizarea numelui destinatarului dvs. în subiectul e-mailului și Organismul de e-mail este, prin urmare, un truc psihologic care poate atrage atenția. Închiderea cu “Sper să audă de la tine în curând, Stan” este mult mai eficient decât pur și simplu “Sper sa ne auzim in curand”.

2. Îmbrățișează The Efect de halou

Oamenii sunt influențați de oamenii în care au încredere. Dacă un manager vă sfătuiește să intrați în contact cu directorul companiei dvs., numiți acest manager în e-mailul introductiv. Mesajele e-mail sunt oribile pentru a primi. Arătând că aveți sprijinul unei persoane, încrederea destinatarului dvs. este, prin urmare, extrem de importantă.

Acest lucru se datorează în parte unei teorii numite Efect de halou. Acesta este un fel de părtinire a confirmării. În acest caz, părtinirea va îmbunătăți probabil impresia generală a directorului tu pur și simplu din cauza impresiei lor favorabile a managerului care te-a referit.

Nu trebuie să rămânem la menționarea superiorilor. Având în vedere punctele de vedere și ideile experților, clienții, prietenii și colegii pot, de asemenea, să vă consolideze e-mailurile, cu condiția ca destinatarul să valorifice opiniile persoanelor pe care le menționați.

3. Fii supărat sau fericit. Dar niciodată neutru

Cand Bumerang, o aplicație Gmail de vârf, și-a analizat datele, au găsit ceva incredibil de interesant. “Unul dintre cei mai importanți factori în stabilirea ratelor de răspuns este modul în care pozitiv (cuvinte mari) sau negative (cuvinte cum ar fi rele), cuvintele din mesaj sunt”.

Ambele moderat pozitive și mesajele negative primite cu 5-15% mai multe răspunsuri decât e-mailurile neutre. Acestea fiind spuse, e-mailuri extrem de ostile 10 Email Sfaturi pentru a face cu email-uri triste, trollish sau rude 10 Sfaturi pentru a face email-uri cu e-mailuri furios, trollis sau rude Este incredibil de frustrant pentru a verifica mesajele de e-mail numai pentru a găsi un mesaj complet de ură. De ce oamenii se comportă așa în lume? Cu asta a spus, ar trebui să înveți cum să vă apărați în timp ce ... Citește Mai mult nu a primit niciun răspuns. E-mailurile prea elastice nu au avut rezultate mult mai bune. Cu alte cuvinte, treci peste sentimentele tale, dar nu reacționa prea mult.

4. Păstrați-l scurt (Dar cât de scurt?)

Știu, știu. Vor exista excepții de la acest lucru. Unul dintre site-urile mele cerebrale preferate Citiți mai mult conținut inteligent în 2016 cu aceste 35 site-uri Citește mai mult conținut inteligent în 2016 cu aceste 35 site-uri Ar trebui să citim toate aceste 35 site-uri mai des. Dacă sunteți obositor de conținut groaznic în jos face lucrurile oarecum mai atent în acest an viitoare cu această listă super. Citește mai mult, Descărcări de creier trimite mesaje e-mail incredibil de lungi, care sunt o plăcere de citit. Dar, în ansamblu, datele sugerează că ar trebui să evitați e-mailurile lungi.

De fapt, împreună cu acele informații despre tipurile de cuvinte pe care ar trebui să le folosești în mesaje, Boomerang a găsit de asemenea “ideal” lungimea unui e-mail. Pe baza analizei lor de 40 de milioane de e-mailuri, au constatat că cele care conțin nu mai mult de 50-175 de cuvinte au avut cea mai mare șansă de a primi un răspuns (49-50%). Acest lucru este susținut, de asemenea, de rezultatele unui studiu pe 2010 al MIT.

Acest lucru este sfat sfaturi, dar nu este întotdeauna practic. Dar lecția este să păstrați e-mailurile dvs. concise. O modalitate de a face acest lucru este să vă abonați la filozofia Cincizeci de sentințe și să nu trimiteți niciodată e-mailuri de peste cinci fraze în lungime. Ca investitor și autor Guy Kawasaki a spus Entrepreneur.com, “mai puțin de cinci fraze este adesea abruptă și nepoliticoasă, mai mult de cinci propoziții pierde timpul.”

5. Utilizați Cuvântul “pentru că”

Dacă aveți îndrăzneala să întrebați pe cineva să facă ceva pentru dvs., cel puțin spuneți-i De ce. Am cunoscut acest lucru din anii '70, când Profesor de Psihologie de la Universitatea Harvard, Ellen Langer a publicat un studiu care evidențiază importanța cuvântului “deoarece”.

Destul de mult primim e-mailuri care cer doar ceva (“Îmi puteți trimite raportul până la ora 14:00?”), fără a explica de ce. Dar introducând cuvântul “deoarece” în cererea noastră (“Poți să-mi trimiți raportul până la ora 14:00, deoarece trebuie să fie editat până la ora 17:00), șansele de creștere a conformității.

Potrivit acestui studiu, acest lucru se poate datora faptului “oamenii merg pe comportamentul "automat" ... ca formă de euristică sau de scurtă durată. Și auzirea cuvântului "pentru", urmată de un motiv (indiferent cât de lame este motivul) ne determină să ne conformăm.”

6. Nu oferiți mai mult de 3 opțiuni

Paradoxul alegerii este locul în care avem o astfel de abundență de opțiuni, încât devenim paralizați. Pentru a vă asigura că e-mailurile nu duc la un Paradox de alegere, încercați să nu oferiți mai mult de trei opțiuni.

Mintea umană iubește magia celor trei. De aceea oferim trei medalii la Jocurile Olimpice. Analizăm lucrurile din punct de vedere optimist, realist și pesimist (sau înalt, mediu și scăzut). Iată de ce piețele economice adesea ajung să găzduiască doar trei concurenți majori.

În ceea ce privește luarea deciziilor, ne place să ne bazăm pe trei motive sau pe trei alegeri. Acest lucru a fost demonstrat prin cercetare intitulata Când trei Charms Dar patru Alarme, condusă de doi oameni de știință comportamentali. Aplicată la trimiterea prin e-mail, dacă organizați o întâlnire sau un apel, încercați să oferiți doar trei opțiuni de timp și dată. Alternativ, ați putea folosi un instrument de programare a întâlnirilor, cum ar fi Doodle, pe care l-am revizuit. Doodle elimină frustrarea întâlnirilor sau evenimentelor de planificare. Doodle elimină frustrarea întâlnirilor sau evenimentelor de planificare Adesea programați o întâlnire sau eveniment pentru un grup de oameni de acord poate fi la fel de frustrant și de consumatoare de timp ca și găsirea copiilor dvs. pierduți într-un mall ocupat. Aplicația web de sondaj online, ... Citește mai mult în trecut.

7. Scrieți la Nivelul III

Gradul de citire al e-mailurilor dvs. poate avea un efect masiv asupra ratelor de răspuns. Potrivit lui Boomerang, e-mailurile scrise la nivel de lectură la colegiu au avut o rată de răspuns de doar 39%. Cea mai eficientă notă de citire a fost clasa a treia, care a atins o rată de răspuns de 53%.

Nivelul de citire se bazează în principal pe privirea “numărul de silabe în cuvintele tale și numărul de cuvinte din propozițiile tale.” Pentru a vă îmbunătăți rata de răspuns, păstrați atât propozițiile, cât și scurtele cuvinte. Pentru a verifica gradul de lectură al propriilor e-mailuri, copiați-le și lipiți-le în instrumente precum Readability-Score sau Hemingway Editor.

8. Verificați-vă textul

Pentru e-mailuri mai lungi, acest lucru este de la sine înțeles, dar pentru e-mailuri mai scurte, corectarea este adesea trecute cu vederea. Aceasta este o idee rea.

Într-un studiu din 2001, Larry Beason a arătat că greșelile în scris (inclusiv greșelile de ortografie și gramatică, precum și greșelile logice) au mai multe efecte negative asupra percepției scriitorului.

Când un cititor observă o greșeală, ei fac automat ipoteze despre scriitor. În acest studiu, cele mai comune ipoteze au fost că scriitorul era un gânditor defectuos, nu o persoană detaliată, un comunicator prost și / sau slab educat.

Acestea sunt câteva atribute destul de dăunătoare, pe care le puteți evita să le vedeți, prin simpla corectare Grammarly Lite - O extensie a browserului pentru toate nevoile dvs. de pregătire [Chrome, Firefox, Safari] Grammarly Lite - O extensie a browserului pentru toate nevoile dvs. de redactare [Chrome, Firefox , Safari] Cum corectați în prezent ceea ce introduceți pe computer? Introduceți-l pe Google? Îl lipiți în Cuvânt? Sau utilizați un site web de corectură în care vă lipiți textul? Sunt sigur ... Citește mai mult fiecare e-mail.

9. Afișați numerele ca numere

Dacă numere precum statistici, date, date, timp etc. sunt importante în mesajul dvs., afișați-le ca cifre, nu tastați-le (12, în loc de doisprezece).

Studiile de urmărire a ochilor au arătat că ochii cititorului scot în general peste text, în timp ce “numeralele opresc adesea ochiul rătăcitor”. Asta pentru ca “numerele reprezintă fapte”. Numerele sunt date grele pe care mintea le poate alege repede. Mintea cititorului presupune că aceste numere reprezintă o parte importantă a mesajului.

Țineți cont de acest lucru atunci când creați propriile dvs. e-mailuri. Dacă numerele reprezintă o parte importantă a mesajului dvs., afișați-le ca cifre, astfel încât cititorul dvs. să poată filtra ceea ce este important din partea neimportantă.

Efectuarea de e-mail de lucru pentru tine

În majoritatea locurilor de muncă, e-mailurile reprezintă un element crucial pentru modul în care comunicăm cu colegii noștri. Fie că trimiteți 10 sau 100 de e-mailuri pe zi, știind cum să realizați mesaje eficiente este o abilitate pe care trebuie să o învățați.

După cum puteți vedea mai sus, acest lucru nu este dificil. Modificările minore, cum ar fi simplificarea e-mailurilor, corectarea sau schimbarea emoției scrisului dvs. pot avea un impact mare. Și cu ajutorul instrumentelor gratuite de îmbunătățire a e-mailului 5 Instrumente care vă pot ajuta să scrieți mai bine mesaje de poștă electronică 5 Instrumente care vă pot ajuta să scrieți mai bine mesaje de poștă electronică Toată lumea încă încearcă să rezolve problema e-mailului. Deci, hai să vorbim, de asemenea, despre cel mai de bază obicei al tuturor - arta de a scrie e-mailuri mai bune. Cu ajutorul unor instrumente reci. Citiți mai multe pentru a vă ajuta, nu există nicio scuză.

Aceste șanse nu numai că vor face mai multe șanse ca mesajele dvs. de poștă electronică să fie observate și reacționate, ci vor contribui și la cultivarea unei imagini profesionale îmbunătățite a dvs..

Ce modificări ați făcut în modul în care scrieți e-mailuri care le-au îmbunătățit eficacitatea? Ne-ar plăcea să auzim!

Image Credits: Hug de Hernán Piñera (Flickr), Întrebarea marcată de Marco Bellucci (Flickr), Recunoașterea mărcilor prin volkspider (Flickr), E-mail de Dennis Sklay (Flickr)

Explorați mai multe despre: Tehnologie de afaceri, Sfaturi pentru e-mail.