Permiteți regulilor Outlook să vă gestioneze e-mailurile primite

Există momente în viață când regulile sunt neplăcute. Cu toate acestea, atunci când vine vorba de aplicații cum ar fi Outlook, regulile pot fi salvatorii de viață, salvatorii de timp și eliminatorii de dezordine. Indiferent dacă utilizați Outlook 2016 pe desktop sau Outlook.com pe Web Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Microsoft Outlook Web Vs. Desktop: Care dintre cele mai bune pentru tine? Outlook.com este un puternic client online de e-mail care vine gratuit cu Office Online. Dar poate Outlook de pe web concura cu omologul său desktop? Comparația cu Outlook vă va ajuta să vă decideți singuri. Citiți mai multe, regulile sunt disponibile pentru a vă ajuta să rămâneți organizat Cum să exploatați prin e-mailuri în Microsoft Outlook Cum să exploatați prin e-mailuri în Microsoft Outlook Nu lăsați e-mailurile să vă monopolizeze ziua, utilizați aceste sfaturi Outlook pentru a prelua controlul Inbox . Citeste mai mult .

Ce sunt exact regulile?

Pentru Outlook, regulile sunt instrumente pe care le puteți utiliza pentru a muta automat și pentru a semnala e-mailuri, precum și pentru a vă avertiza de anumite. Odată ce ați stabilit o regulă, toate mesajele noi care sosesc în căsuța dvs. poștală vor fi luate în considerare pentru toate regulile pe care le stabiliți care se aplică.

Regulile sunt utilizate în mod obișnuit pentru mesajele primite, dar le puteți crea și pentru mesajele pe care le trimiteți. De exemplu, puteți fi anunțat când e-mailul dvs. este livrat și citit sau alegeți să amânați livrarea Cum să rechemați un e-mail în Outlook După ce ați trimis-o Cum să reamintească un e-mail în Outlook după ce ați trimis Trimiteți și regretați vreodată momente mai târziu? Am fost toți acolo, dorind să putem anula trimiterea. Vă vom arăta cum să reamintiți un e-mail în Outlook sau să întârziați trimiterea în Gmail. Citiți mai mult pentru o anumită perioadă de timp.

Cum pot fi folosite regulile?

Atât în ​​situații de lucru, cât și în situații personale, regulile din Outlook pot oferi o organizare eficientă a mesajelor dvs. și vă vor ține la curent cu elementele importante. Iată câteva exemple de bază despre care vă puteți referi probabil.

• Trimiteți toate e-mailurile de la o anumită persoană de contact printr-o alertă de pe desktop.
• Trimiteți toate e-mailurile cu un anumit cuvânt în linia de subiect într-un anumit dosar.
• Au șters toate e-mailurile cu text specific în corpul mesajului.

Regulile pot fi la fel de detaliate și avansate, pentru că există o varietate de opțiuni. Iată câteva situații în care puteți defini mai mulți parametri.

• Trimiteți toate e-mailurile de la un anumit contact cu un anumit cuvânt din linia de subiect a unui sunet personalizat de alertă.
• Trimiteți toate e-mailurile cu atașamente într-un anumit interval de dimensiuni și interval de date mutat într-un anumit dosar.
• Au toate e-mailurile unde vă aflați pe linia CC care sunt solicitări de întâlnire și marcate ca importante să fie marcate.

Cum pot fi accesate regulile?

Outlook 2016

Dacă utilizați Outlook 2016 pe desktop, veți vedea reguli în partea de sus a ecranului Mișcare atunci când sunteți pe Acasă fila.

Dacă aveți un mesaj deschis, veți vedea reguli în partea de sus atunci când sunteți pe Mesaj tab. Când faceți clic pe reguli, aveți opțiuni rapide pentru mesajul afișat în prezent la Întotdeauna mișcați de e-mailuri de la acel expeditor sau trimise în mod special la dvs., la un anumit dosar. Aveți, de asemenea, opțiuni pentru Creați o regulă sau Gestionați regulile și alertele.

Outlook.com

Dacă utilizați Outlook.com în browser-ul dvs. Outlook.com obține reguli avansate, caracteristică de revocare, răspuns în linie și mai multe Outlook.com obține reguli avansate, caracteristică de anulare, răspuns în linie și mai multe în prezent la toate Outlook .com utilizatorii sunt patru caracteristici noi, menite să facă viața dvs. de e-mail mult mai ușoară: reguli avansate pentru sortare, caracteristică anulare, răspunsuri în linie și funcție de chat îmbunătățită. Citiți mai multe, veți face clic pe pictograma roată din partea dreaptă sus și apoi selectați Gestionați regulile. În următorul ecran veți vedea o listă de reguli active.

Cum pot fi adăugate și create regulile?

Outlook 2016

Aici începe adevărata magie. Puteți selecta una dintre acțiunile de regulă rapidă descrise mai sus și aveți mesaje mutate cu expeditorul specific sau numai cu cele trimise cu un simplu clic. Dar, dacă doriți să obțineți detalii detaliate cu regulile dvs., aveți anumite nevoi sau doriți să fiți mai bine organizați, atunci cu siguranță aveți Outlook acoperit.

În Outlook 2016, selectați reguli din meniul de sus și apoi Creați o regulă. În continuare, veți vedea o fereastră pop-up cu condiții și acțiuni de regulă utilizate în mod obișnuit. Puteți selecta mai mult de o casetă de selectare pentru a restrânge condițiile. Pot fi alese mai mult de o acțiune dacă este necesar.

Când ați terminat, faceți clic pe O.K. Fereastra de confirmare vă va permite să marcați o casetă pentru a rula regula privind mesajele din dosarul curent, ceea ce este util pentru a avea grijă de majoritatea mesajelor la care se aplică regula. De asemenea, puteți selecta Opțiuni avansate pentru mai mulți parametri, care este descris mai jos.

În plus, puteți selecta Gestionați regulile și faceți clic pe Noua regulă. Alegeți tipul de regulă de la care doriți să începeți din listă, care poate fi editat în ecranul următor și faceți clic pe Următor →. Veți fi prezentat apoi cu Reguli Wizard, care este aceeași fereastră care apare dacă alegeți Opțiuni avansate menționat mai sus.

Veți folosi casetele de selectare pentru a marca cât mai multe condiții doriți. Pe măsură ce fiecare este marcat, va fi afișat în caseta Pasul 2 de mai jos. În zona Pasul 2, veți folosi legăturile pentru a specifica parametrii.

De exemplu, dacă ați selectat să aplicați o regulă folosind anumite cuvinte din mesaj, veți face clic pe termenul respectiv cuvinte specifice apoi introduceți-le în fereastra următoare. Clic Adăuga și toate cuvintele sau expresiile pe care doriți să le aplicați se vor afișa în caseta de mai jos. Clic O.K iar aceste cuvinte sau fraze vor înlocui termenul cuvinte specifice în Pasul 2.

Clic Următor → și adăugați acțiunile care ar trebui să se aplice regulii dvs. Din nou, puteți alege mai mult de unul și puteți configura parametrii în caseta Pasul 2, dacă este cazul. De exemplu, dacă ați ales să mutați o copie a e-mailului într-un dosar, faceți clic pe specifică pentru a face selecția. Clic O.K iar elementul ales va apărea în caseta Pasul 2.

Puteți selecta mai multe opțiuni pentru regula dvs. făcând clic pe Următor → și dacă ați terminat, faceți clic pe finalizarea. Dă-i o regulă un nume, optează-o opțional în căsuța de e-mail și asigură-te că caseta de selectare pentru a activa regula este marcată. Clic finalizarea și sunteți toți pregătiți.

Outlook.com

În Outlook.com, faceți clic pe pictograma roată, selectați Gestionați regulile și faceți clic pe Nou buton. Veți folosi aceleași tipuri de condiții și acțiuni ca cele descrise mai sus pentru versiunea desktop, deși cu opțiuni mai limitate.

Mai întâi, alegeți condiția din lista verticală și introduceți parametrul de lângă ea. Apoi, alegeți acțiunea și din nou, selectați parametrul.

Puteți face clic pe pictograma plus pentru a adăuga ambele condiții și reguli pentru o filtrare mai robustă. Dacă vă schimbați mintea sau faceți o eroare, apăsați doar pictograma pentru gunoi pentru a șterge acel element. Când ați terminat, faceți clic pe Creați o regulă.

Cum pot funcționa regulile pentru dvs.?

Pentru e-mailurile de lucru și personale, regulile pot fi foarte utile și aici sunt doar câteva exemple.

Pentru munca

• Trimiteți toate e-mailurile de la CEO să redea un sunet de alarmă și să afișeze o alertă de pe desktop.
• Trimiteți toate e-mailurile de la echipa dvs. de proiect în fișierul proiectului la care se adauga cei de la anumiți membri ai echipei se vor muta în sub-dosare specifice.
• Aveți toate e-mailurile în timp ce vă aflați în afara biroului Cum să configurați un e-mail de la Oficiul Responder în Outlook Cum să configurați un e-mail din birou Responder în Outlook Ce se întâmplă atunci când combinați o vacanță de două săptămâni cu o viață de lucru ocupat? Veți avea un proiect uriaș când vă întoarceți acasă: e-mailuri! Așteptați - de ce să nu automatizați ceva pentru dvs.? Citiți mai multe, care au atașamente în acea perioadă, sunt marcate ca follow-up-uri.

Pentru personal

• Au toate e-mailurile de la soțul dvs. marcate ca importante și imprimate.
• Au toate e-mailurile cu cuvântul Bursa de studiu în linia de subiect sau în corpul mesajului, să fie transmise părinților dvs..
• Au toate e-mailurile dintr-un anumit magazin cu cuvântul cont fi mutat într-un anumit dosar în timp ce cei cu cuvântul vânzare fi șterse.

Cum sunt gestionate regulile?

Outlook 2016

În versiunea desktop a Outlook, faceți clic pe reguli din meniu și selectați Gestionați regulile și alertele. Această fereastră vă va arăta toate regulile active pe care le-ați configurat. Puteți să creați o nouă regulă sau să editați o regulă nouă, să copiați sau să ștergeți o regulă și să rulați toate regulile dintr-un anumit dosar sau din căsuța de e-mail. Dacă selectați Opțiuni, de asemenea, puteți să exportați sau să importați cu ușurință regulile.

Outlook.com

Dacă versiunea online a Outlook va face clic pe pictograma roată din partea de sus, selectați Gestionați regulile, și veți vedea o listă cu toate regulile actuale. Apoi, aveți opțiuni pentru a le sorta, șterge sau edita.

Utilizați regulile Outlook?

Puteți să economisiți timp în căutarea e-mailurilor, să rămâneți la curent cu mesajele importante și să păstrați mesajele primite în MS Office MS Outlook Sfat: Cum să organizați automat e-mailurile primite MS Outlook Sfat: Cum să organizați automat e-mailurile primite Citiți mai multe cu regulile Outlook. Odată ce ați început să creați reguli, acesta devine un proces rapid și ușor și vă poate economisi timp, energie și hassle 6 cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă îmbunătăți fluxul de lucru 6 Cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă stimula fluxul de lucru Dacă vă petreceți o perioadă serioasă de timp utilizând Outlook, ar trebui să investighezi fluxul de lucru. Asigurați-vă că e-mailul dvs. funcționează pentru dvs. și economisiți timp pentru mai multe sarcini importante. Citește mai mult pe drum.

Folosești regulile? Dacă da, te-au ajutat și cum? Dacă nu, de ce nu i-ai încercat? Nu ezitați să trimiteți comentariile dvs. mai jos!

Credit de imagine: Lumini de trafic de la chonlathit_stock prin Shutterstock

Explorați mai multe despre: Client de e-mail desktop, Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Office 2016, Microsoft Outlook.