Gestionați mesajele primite de poștă electronică Microsoft Outlook ca un șef

Nu lăsați ca inboxul să vă tragă în jos.

Outlook are o multitudine de funcții excelente care vă permit să vă gestionați căsuța poștală, oferindu-vă un control mai mare și timp de economisire. Puteți filtra automat e-mailurile utilizând reguli și formatare condiționată, găsiți rapid ceea ce aveți nevoie utilizând comenzi rapide și căutați și eliminați toate spamurile care utilizează filtrele junk. Vă vom arăta cum să utilizați cel mai bine instrumentele de productivitate din Outlook.

Dacă aveți propriile dvs. sfaturi pentru a le împărtăși atunci când este vorba de gestionarea mesajelor primite din Outlook, asigurați-vă că ne-ați informat în comentarii.

Gestionați cu reguli

Regulile din Outlook sunt foarte puternice și vă pot economisi o grămadă de timp pentru gestionarea mesajelor primite. Orice mesaj care ajunge în căsuța de e-mail va respecta regulile pe care le schițați. De exemplu, puteți marca orice mesaj de la managerul dvs. pentru a fi semnalat și pentru a reda un sunet. Alternativ, puteți muta orice mesaj care conține cuvântul cheie “buletin informativ” în coșul de gunoi.

Pentru a merge, selectați Acasă din panglica de sus și selectați Reguli> Creați o regulă. Dacă ați selectat un e-mail, veți observa că unele câmpuri sunt precompletate, dar le puteți schimba după cum doriți.

Pentru a obține personalizarea cu adevărat a regulilor dvs., veți dori să faceți clic pe Opțiuni avansate… Aici puteți seta orice număr de condiții care trebuie îndeplinite, împreună cu ce se întâmplă cu mesajele care le corespund.

Pentru instrucțiuni complete cu privire la crearea și gestionarea regulilor, citiți ghidul nostru de a lăsa regulile Outlook să vă gestioneze mesajele primite. Permiteți regulilor Outlook să vă gestioneze mesajele primite de e-mail. Să permiteți regulilor Outlook să gestioneze mesajele de poștă electronică. Alertele și filtrele inteligente vă pot ajuta să rămâneți în partea de sus a mesajelor primite. Outlook desktop și Outlook.com oferă o caracteristică numită "reguli" și vă vom arăta cum să configurați acest lucru. Citeste mai mult .

Comandați comenzile rapide

Dacă doriți să gestionați inbox-ul cu eficiență, atunci va trebui să stăpânești toate comenzile rapide de la tastatură disponibile la îndemână.

Unul dintre cele mai bune este să apăsați Alt + H, care apoi scoate în evidență panglica cu tasta respectivă pentru ao apăsa. Alte exemple includ Ctrl + E pentru a trece la caseta de căutare, Ctrl + 1-6 pentru a vă deplasa între diferite viziuni (cum ar fi Mail, Calendar și Contacte) și Introduce pentru a semnala un mesaj.

Desigur, acestea zgâria suprafața. Pentru o listă mai completă, nu uitați să căutați ghidul nostru pentru comenzile rapide de la tastatură Outlook 25+ Shortcut-uri pentru tastatură Outlook pentru a vă face mai productive comenzi rapide 25+ pentru tastatură Outlook pentru a vă face mai productiv Outlook este unul dintre cei mai populari clienți de e-mail de desktop folosiți astăzi. Dacă sunteți unul dintre acei mulți utilizatori Outlook, următoarele comenzi rapide de la tastatură vă vor economisi timp. Citeste mai mult .

Utilizați Filtrul Junk și dosarul Clutter

Spam-ul este rădăcina căsuței poștale. Nu pierdeți timpul încercând să găsiți e-mailuri pe care doriți să le citiți; în schimb, permiteți Outlook să aibă grijă de aceasta utilizând filtrul junk și caracteristica Clutter.

Filtrul junk are niveluri diferite de protecție, în funcție de cât de strictă doriți să fie. Pentru a modifica setările, accesați Acasă în panglică și selectați Junk> Opțiuni Junk E-Mail ...

Aici puteți selecta Scăzut pentru a filtra un junk evident, Înalt pentru a prinde cele mai multe junk, dar cu posibilitatea ca unele e-mail-uri normale pot fi, de asemenea, prins, sau Numai liste de siguranță pentru a primi numai de la expeditorii pe care i-ați aprobat.

Din aceeași fereastră, utilizați Expeditori siguri și Expeditori blocați pentru a afișa adresele sau domeniile de e-mail pe care le faceți și care nu doriți să le primiți de la respectiv.

Office 365 pentru utilizatorii de afaceri poate utiliza, de asemenea, o nouă funcție numită Clutter. Analizând expeditorul, conținutul mesajului și obiceiurile dvs. de citire, Outlook va muta anumite e-mailuri departe de folderul Mesaje primite și în Clutter. Puteți mutați manual un e-mail la Clutter și ajutați sistemul să învețe clic dreapta mesajul și selectarea Mutare> Mutare în Clutter.

Clutterul este activat în mod prestabilit, dar îl puteți dezactiva prin intermediul versiunii web a Outlook. Apasă pe pictograma cog și navigați la Opțiuni> E-mail> Prelucrare automată> Dezordine și dezbrăcați Articole separate identificate ca dezordine, apoi apasa Salvați.

Dacă sunteți după mai multe sfaturi de filtrare a spam-ului, citiți ghidul nostru despre cum să evitați Outlook junk mail Cum de a evita Outlook Mail Junk și e-mail clutter Cum de a evita Outlook Mail Junk și e-mail clutter Dacă vă lupta pentru a obține prin e-mailuri, iubesc aceste caracteristici Outlook. Ele vă pot ajuta să filtrați și să acordați prioritate tuturor emailurilor primite. Citeste mai mult .

Căutați utilizând parametri

S-ar putea să scăpați, probabil, de faptul că nu ați sorta căsuța poștală, dacă ați fi atât de înclinați, și pur și simplu utilizați căutarea puternică în Outlook. Utilizând caseta de căutare instantanee în partea de sus a înregistrărilor dvs. de e-mail, puteți căuta în toate dosarele și căsuțele poștale selectând-o din Căsuța poștală curentă scapă jos.

În caseta de căutare în sine trebuie doar să începeți să introduceți ceva și Outlook va încerca să o găsească în orice câmp, cum ar fi numele expeditorului, subiectul sau corpul mesajului. Puteți obține mai specific prin utilizarea unor operatori logici, cum ar fi ȘI, SAU, și NU. De asemenea, puteți utiliza parametri ca din, subiect, și primit, urmat de un colon și termenul tău. O listă completă a acestora poate fi vizualizată pe pagina de suport corespunzătoare din Outlook.

Clicând în caseta de căutare va apărea Căutare pe panglică, unde puteți selecta mulți dintre acești parametri din interfață.

Flair cu formatare condiționată

Formatul condiționat vă permite să aplicați un anumit stil mesajelor care se potrivesc cu un set de reguli. De exemplu, puteți schimba culoarea fontului de e-mailuri primite în urmă cu o săptămână sau puteți pune e-mailuri care conțin un cuvânt cheie într-o categorie.

Pentru a seta formatarea condiționată, navigați la Vedere în panglică și faceți clic pe Vizualizați setările > Formarea condiționată ... Clic Adăuga pentru a crea o nouă regulă, dă-i o Nume, și setați a Font daca doresti. Când sunteți gata, faceți clic pe Condiție…

Din această fereastră puteți să îmbunătățiți detaliile mai fine ale regulii. De exemplu, utilizați Din… pentru a specifica expeditorii, regula se va aplica la sau Timp să se aplice pe baza datei. Asigurați-vă că ați verificat celelalte file cum ar fi Mai multe opțiuni și Avansat, prima dintre acestea vă permite să setați categorii de culori.

Când ați terminat, faceți clic pe O.K și O.K din nou. Pentru mai multe informații despre toate acestea, citiți ghidul nostru de marcare a e-mailului cu formatare condiționată Cum să marchezi căsuța poștală Outlook cu formate condiționate Cum să marchezi căsuța poștală Outlook cu formate condiționate Fiecare e-mail este o posibilitate de distragere a atenției. Vă vom arăta cum să utilizați formatarea inbox condițională - reguli, steaguri de prioritate și categorii de culori - în Outlook pentru a vă menține căsuța poștală clară și pentru a vă dezamăgi mintea. Citeste mai mult .

Reamintește un e-mail trimis

Ați trimis vreodată un e-mail pe care doriți să-l inversați? Ar putea fi posibil. Trebuie să utilizați un cont Exchange și destinatarul va trebui să fie pe același server. De asemenea, dacă e-mailul inițial a fost citit sau mutat într-un alt dosar, rechemarea va eșua.

Pentru a încerca să vă reamintiți, mergeți la dvs. Obiecte trimise și deschideți mesajul pe care doriți să-l rețineți. Selectează Mesaj pe panglica din partea de sus, apoi în Mișcare grup, faceți clic pe acţiuni și apoi Reamintește acest mesager ...

Din fereastra nouă care se deschide, decideți acțiunea pe care doriți să o luați. Fie Ștergeți copii necitite ale acestui mesaj pentru a elimina e-mailul din căsuța de e-mail a destinatarului sau Ștergeți copii necitite și înlocuiți-le cu un nou mesaj pentru a trimite un nou e-mail în locul originalului.

ticăit Spuneți-mi dacă rechemarea reușește sau nu pentru fiecare destinatar vă va trimite un e-mail pentru a vă informa despre rezultatul fiecărei încercări de rechemare, un rezumat al căruia puteți vedea făcând clic pe Urmărirea pictograma din panglică.

Clic O.K când sunteți gata să încercați să rețineți mesajul. Pentru mai multe informații despre acest proces, împreună cu toți factorii de rechemare și alte alternative, consultați ghidul nostru de reamintire a e-mailului Cum să rețineți un e-mail în Outlook după ce ați trimis-o Cum să rețineți un e-mail în Outlook după ce ați trimis a lovit trimite și regreta momente mai târziu? Am fost toți acolo, dorind să putem anula trimiterea. Vă vom arăta cum să reamintiți un e-mail în Outlook sau să întârziați trimiterea în Gmail. Citeste mai mult .

Boss Inbox

Se estimează că 205 miliarde de e-mailuri sunt trimise în fiecare zi. Din fericire, doar o mică parte din acestea vor ateriza în căsuța de e-mail, dar este adesea o hassle pentru a trece chiar prin ele. Asigurați-vă că utilizați toate sfaturile noastre pentru a deveni un profesionist în gestionarea Inbox.

Mai vrei să știi și mai multe sfaturi minunate despre Outlook? Dacă da, continuați-vă cunoștințele cu sfaturile noastre 10 rapidă de a stăpâni Outlook 10 Sfaturi rapide pentru a obține o mai bună la Outlook 10 Sfaturi rapide pentru a obține mai bine la Outlook Ești folosind Outlook la întregul său potențial? Deveniți un master master cu selecția noastră de sfaturi și trucuri mai puțin cunoscute și urmăriți-vă productivitatea. Citiți mai multe și 6 moduri de a vă stimula fluxul de lucru în Outlook 6 Cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă mări fluxul de lucru 6 Cele mai bune practici pentru Outlook pentru a vă stimula fluxul de lucru Dacă petreceți o perioadă serioasă de timp utilizând Outlook, ar trebui să investiga fluxul de lucru. Asigurați-vă că e-mailul dvs. funcționează pentru dvs. și economisiți timp pentru mai multe sarcini importante. Citeste mai mult . Veți fi un expert de e-mail în cel mai scurt timp.

Ce metode folosiți pentru a vă menține controlul asupra Mesaje primite? Există caracteristici pe care doriți să le vedeți adăugate în Outlook?

Explorați mai multe despre: Client de e-mail desktop, Sfaturi pentru e-mail, Microsoft Outlook.