Ar trebui să utilizați documente PDF sau Microsoft Office? Avantajele și dezavantajele

Cu toții ne confruntăm cu documentele PDF în fiecare zi - este formatul pentru declarații bancare, manuale de instrucțiuni, rapoarte online și o mulțime mai mult.

Dar este întotdeauna cel mai bun format? De unde știți dacă ar trebui să utilizați un document PDF sau unul dintre tipurile de fișiere Microsoft Office?

Dacă sunteți într-o problemă cu privire la ce format să utilizați în ce scop, continuați să citiți. În acest articol, voi explica argumentele pro și contra de a folosi un PDF în comparație cu fișierele DOC, XLS și PPT.

PDF-uri: Beneficiile

Să începem prin evaluarea avantajelor documentelor PDF. În ce condiții ar trebui să le folosiți întotdeauna?

Independent

Dacă produceți conținut de distribuit altor persoane - de exemplu, prezentări de vânzări, note de curs sau buletine de știri - ar trebui să utilizați formatul PDF pentru a trimite fișierele.

Motivul? PDF-urile sunt autonome. Fișierul în sine conține toate modelele de formatare, fonturi și layout. Aceștia vor face același lucru de fiecare dată fără a se baza pe sistemul de operare, hardware sau software.

Oricine a deschis un document Microsoft Word pe Google Drive știe cât de important este acest lucru. Dacă trimiteți un fișier DOC unui alt utilizator care nu folosește aceeași aplicație sau nu are aceleași fonturi instalate, va fi deseori dezordonat.

Imprimare de înaltă calitate

Deoarece documentele PDF sunt autonome, magazinele de imprimare le vor accepta fericit. De multe ori nu vor accepta documentele Word Cum să imprimați Documentele Microsoft Office pe calea cea bună Cum să imprimați documentele Microsoft Office pe calea cea bună Este uneori imposibil să imprimați documente exact așa cum doriți? Noi putem ajuta! Vă vom arăta toate opțiunile de imprimare și vă vom ajuta să alegeți setările potrivite pentru documentele tipărite perfect. Citiți mai multe sau alte formate Microsoft Office.

PDF-urile sunt “Ceea ce vezi este ceea ce primești” - indiferent de aspectul paginii pe ecran, puteți fi siguri că va arăta la fel în copie fizică. Imaginile de înaltă rezoluție își păstrează aspectul profesional și aspectul paginilor nu va fi compromis.

Prin urmare, dacă doriți să imprimați un lot de postere, pliante sau chiar o prezentare de tip PowerPoint, asigurați-vă că salvați fișierul ca un PDF înainte de a merge în oraș.

Formate multiple

Da, puteți importa paragrafe de text într-un fișier PowerPoint sau lipiți un diapozitiv PowerPoint în Excel, dar procesul necesită o mulțime de tinkering dacă doriți să faceți ca documentul finit să arate respectabil. Diferitele formate de Office nu sunt într-adevăr concepute pentru nenumărate formate și multe încorporări.

Chiar dacă obțineți documentul dvs. arătând bine pe ecran, dacă fișierul este mare, ar putea dura mult timp pentru a deschide și / sau salva. Documentele PDF pot susține cu ușurință text, aproape orice tip de imagine, grafică vectorială, diapozitive, cod HTML și multe altele.

Interactiv

Fișierele Microsoft Office pot fi interactive, dar PDF-urile reprezintă o alegere mai bună pentru formularele de cerere, formularele de feedback și alte situații care necesită introducerea datelor. Iata de ce:

• Câmpuri fixe - Nu există nicio posibilitate ca un utilizator final să șterge accidental un câmp, să interpreteze incorect ce date sunt necesare sau să rateze o întrebare.
• Ghiduri pas-cu-pas - Creatorii pot adăuga note de margine pentru a ghida utilizatorii prin formulare complicate.
• Formulele - Puteți adăuga instantaneu un PDF pentru impozitul pe vânzări sau puteți calcula ratele de schimb pe o factură. Evident, Excel vă permite de asemenea să lucrați cu formule și ecuații Aveți nevoie de ajutor cu formule Excel? 7 Resurse pentru consultare Aveți nevoie de ajutor cu formule Excel? 7 Resurse pentru a consulta Excel este standardul de tabel de aur. Dacă vi se cere să utilizați Excel și totuși trebuie să vă familiarizați cu acestea, aceste resurse vă vor prezenta rapid elementele de bază și multe altele. Citiți mai mult, dar nu există nicio modalitate de păstrare a formulelor la conversia de la XLS la PDF.
• Semnătură - Unele servicii, cum ar fi Adobe Sign și DocuSign, vă permit să adăugați semnătura dvs. Puteți semna electronic documente și trebuie să vă? Poți semna prin e-mail documentele și ar trebui să faci asta? Poate că ați auzit prietenii tăi în tehnologie aruncând atât semnătura electronică, cât și semnătura digitală. Poate că le-ați auzit chiar că au fost folosite interschimbabil. Totuși, trebuie să știți că nu sunt aceleași. De fapt, ... Citiți mai multe pentru contracte și alte documente personale într-un mod ușor și sigur.

Compatibilitate

Există merite pentru utilizarea atât a browserelor, cât și a cititorilor PDF specializați PDF Reader vs. Browser: Ce PDF Viewer este cel mai bun pentru dvs.? PDF Reader vs. Browser: Ce PDF Viewer este cel mai bun pentru tine? Un cititor PDF este adesea unul dintre primele instrumente pe care oamenii le instalează pe computerul nou. Nu este plin de farmec sau sexy, dar este un instrument vital în arsenalul tău de productivitate. Sau este? Citeste mai mult .

În cele din urmă, cu toate acestea, atâta timp cât receptorul are un browser instalat pe sistemul lor, acesta va fi capabil să vă deschidă fișierul. Nu este cazul dacă trimiteți un fișier în DOC, XLS sau PPT. Nu toate suitele de birouri pot gestiona toate formatele.

PDF-uri: dezavantaje și alternative

În ciuda acestor beneficii aparente, există încă momente când un format PDF nu este potrivit. Mă voi uita la unele dintre aceste situații și vă voi sfătui ce ar trebui să utilizați în schimb.

Compunerea textului

Documentele PDF nu dispun de instrumentele puternice de formatare ale Microsoft Word și ale altor procesoare. Nu puteți edita aranjamente, fonturi și alte aspecte stilistice importante.

Mai mult, nu au verificatori de ortografie, dame de gramatică și alte mijloace de scriere. Ar trebui să utilizați un procesor de text tradițional pentru a compune textul. Salvați fișierul numai ca un PDF când sunteți sigur că ați terminat.

Editarea conținutului

PDF-urile nu sunt, de asemenea, o alegere bună atunci când altcineva trebuie să editeze sau să adauge mai multe detalii în documentul dvs. 5 Instrumente gratuite pentru a edita fișiere PDF 5 Instrumente gratuite pentru a edita fișiere PDF PDF-urile sunt universal utile. Cu toate acestea, acestea nu se potrivesc atunci când vine vorba de editare. Suntem aici pentru a vă arăta cele mai bune instrumente gratuite pentru a vă edita fișierele PDF. Citeste mai mult . De exemplu, dacă sunteți responsabil pentru adăugarea de texte într-un document și într-o etapă ulterioară a procesului altcineva este responsabil pentru adăugarea de imagini, nu este înțelept să trimiteți fișierul într-un format PDF.

Formatul nu poate fi editat prin natura sa. PDF-urile reprezintă doar o imagine a unui document existent, în loc să fie un document original în sine. În cel mai bun caz, majoritatea cititorilor PDF vă vor permite doar să editați câteva cuvinte în același timp.

Imagini

Dacă este posibil să trebuiască să reutilizați imagini dintr-un document la o dată ulterioară, lipiți aplicațiile Office. Veți găsi mai greu - dacă nu chiar imposibil - să extrageți imaginile încorporate dintr-un document PDF.

Dacă este absolut necesar să extrageți o imagine dintr-un PDF, puteți să prindeți un ecran de imprimare și să editați imaginea în Paint - dar nu este un flux de lucru eficient și probabil veți pierde o parte din calitatea imaginii.

Colaborare

Aplicațiile de creare a PDF-urilor nu au instrumente de colaborare; Unele instrumente cu plată introduc caracteristicile celor mai bune cititoare gratuite Cei mai buni cititori PDF pentru Windows Cei mai buni cititori PDF pentru Windows Adobe Reader nu sunt întotdeauna cea mai bună alegere pentru vizualizarea fișierelor PDF. Iată cele mai bune cititoare PDF pentru Windows 10 pe care le puteți lua în considerare. Citiți mai multe nu includeți, dar procesul este greoi.

Majoritatea suitelor de productivitate, cum ar fi aplicațiile Microsoft Office 365 și Google Drive, permit colaborarea în timp real pe documente 3 Unelte de lucru și colaborare Microsoft Office Online care impresionează 3 instrumente Microsoft Office online de colaborare și colaborare care impresionează Cu Office 2016 și partenerul său online gratuit, , Microsoft a lansat noi instrumente pentru ca echipele să colaboreze de la distanță și în timp real. Vă arătăm ce nu puteți pierde. Citeste mai mult . Din nou, puteți să vă faceți toată munca folosind o suită tradițională, apoi salvați-o în format PDF numai după finalizarea documentului.

Împărtășește-ți părerile

Sper că v-am oferit o prezentare generală despre modul în care se compară documentele PDF cu formatele tipice de fișiere de suită Office, precum și despre momentul când se utilizează PDF-urile și când să le evitați.

Mi-ar plăcea să văd ce altceva ați adăuga la această listă. Am pierdut orice profesionisti? Am neglijat orice contrare semnificativă? Puteți lăsa gândurile și opiniile dvs. în caseta de comentarii de mai jos.

Image Credit: Studioul NY prin intermediul Shutterstock.com

Explorați mai multe despre: Document digital, PDF.