Cele 5 cele mai bune sfaturi de management de proiect pentru începători

Intrați direct în forța de muncă sau un nou loc de muncă cu compania dvs. existentă ca manager de proiect? Învață multe în colegiu și programe pentru această funcție.

Cu toate acestea, multe părți ale unui manager de proiect sunt învățate pe parcurs și prin experiență. Dacă participați pentru prima dată la un rol de manager de proiect, aici sunt doar cinci sfaturi pentru gestionarea proiectelor care vă vor ajuta să începeți.

1. Folosiți instrumentele potrivite

Alegerea instrumentelor potrivite de gestionare a proiectelor Cum se utilizează Microsoft OneNote pentru management de proiect Cum se utilizează Microsoft OneNote pentru management de proiect OneNote este instrumentul ideal de colaborare pentru gestionarea proiectelor simple în echipe mici. Și este complet gratuit. Vedeți cum OneNote poate ajuta proiectele dvs. să decoleze! Citește mai mult este extrem de important. Aceste aplicații vor deveni cei mai buni prieteni pe tot parcursul vieții proiectelor dvs. Dacă sunteți încă în aer cu care să alegeți, iată caracteristicile pe care ar trebui să le căutați și sugestiile pe care le puteți explora.

Usor de folosit

Folosind un instrument care este intuitiv în design și caracteristici este mai important decât credeți. Ar trebui să utilizați o aplicație ușor de înțeles de la poartă.

Accesibilitate pe platformă

Păstrarea de sarcini și stadii de proiecte este simplă cu instrumentele pe care le puteți utiliza atât pe computer, cât și pe dispozitivul mobil.

Caracteristici utile

Unele aplicații sunt robuste și cu funcții complete. Acestea vă permit să creați diagrame Gantt, calendare specifice echipei, liste de sarcini, linii de bază, automatizări și multe altele. Pentru managerii profesioniști de proiect, instrumentele atotcuprinzătoare sunt convenabile. Aceasta include aplicații cum ar fi Microsoft Project, Smartsheet și Zoho Projects.

Este posibil ca alte aplicații să nu conțină toate clopotele și fluierele ca instrumente similare, dar ar putea fi mai ușor de învățat și să includă caracteristicile exacte de care aveți nevoie. Pentru această situație, verificați aplicații precum Trello, Wrike și Asana pentru sarcini, colaborare și urmărire simplă.

Linia de jos este că trebuie să determinați ce caracteristici aveți nevoie și doriți cel mai mult, apoi verificați diverse instrumente pentru a afla care este cel mai bine pentru dvs..

2. Folosiți șabloane

Nu trebuie doar să vă pregătiți pentru proiect, ci și pentru “documente” implicate în gestionarea acesteia. De la planificarea întâlnirilor până la rapoartele de stare la actualizările prin e-mail, pregătiți-vă pentru proiectul dvs. prin colectarea de șabloane utile în timp util.

Șabloanele vin în toate formele și dimensiunile și cel mai frecvent pentru aplicațiile Microsoft Office precum Word, Excel, PowerPoint și OneNote. MakeUseOf te-a acoperit cu o varietate de articole șablon pentru toate nevoile tale de proiect.

• Modele de gestionare a proiectelor Word Cum să vă gestionați proiectul cu template-uri Word Cum să vă gestionați proiectul cu template-uri de Word În managementul de proiect, pregătirea este jumătate din bătălie. Pentru a vă organiza și documenta proiectul, este posibil să aveți nevoie de multe rapoarte, formulare sau planuri diferite. Am compilat o selecție de șabloane Word pentru a începe. Citeste mai mult
• Excel șabloane de management de proiect Cum de a face proiectul dvs. un succes cu template-uri Excel Cum de a face proiectul dvs. un succes cu template-uri Excel Excel template-uri sunt un instrument esențial în portofoliul unui manager de proiect eficient. Chiar și în cel mai mic proiect, șabloanele vă pot ușura viața și puteți economisi timp. Am compilat o selecție. Citeste mai mult
• Șabloane de gestionare a proiectelor PowerPoint Cele mai bune șabloane gratuite PowerPoint pentru prezentarea proiectului Cele mai bune șabloane gratuite PowerPoint pentru prezentarea proiectului dvs. Cum prezentați proiectul dvs. este cel puțin la fel de important ca ceea ce prezentați, deoarece ceea ce auditorul dvs. va aminti este modul în care i-ați făcut să se simtă. Wow cu șabloane profesionale PowerPoint pentru managementul proiectelor. Citeste mai mult
• Șabloane de management de proiect OneNote Cum să adoptați șabloane OneNote pentru gestionarea proiectelor Cum să adoptați șabloane OneNote pentru gestionarea proiectelor O gamă largă de șabloane este una dintre caracteristicile care fac din Microsoft OneNote un instrument excelent pentru gestionarea proiectelor. Să vă arătăm cum puteți utiliza șabloanele OneNote în proiectul dvs. Citeste mai mult
• Șabloane de agendă pentru întâlniri Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Cele 15 cele mai bune șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word Aceste șabloane de agendă pentru întâlniri pentru Microsoft Word vă pot ajuta să începeți cu orice fel de întâlnire. Citeste mai mult
• Șabloanele minutelor de întâlnire Cele șapte șabloane pentru cele mai bune ședințe pentru profesioniști Cele mai bune șabloane pentru cele mai bune ședințe pentru profesioniști din cele 12 întâlniri Cele mai bune șabloane pentru minute de întâlnire pentru Microsoft Word, Microsoft OneNote, Evernote și Google Docs. Citeste mai mult

3. Fii pregatit pentru schimbare

Ar fi minunat dacă fiecare proiect a mers exact așa cum a fost planificat de la început până la sfârșit. Din păcate, acest lucru nu este adesea cazul. Eliminarea problemelor legate de proiect, cum ar fi creepul de domeniu, fac parte din această slujbă. Totuși, alte lucruri vor apărea probabil în afara controlului dumneavoastră.

• Este posibil să aveți un membru al echipei care nu își poate îndeplini sarcinile din cauza unei boli sau a unei situații de urgență. Acest lucru ar putea să vă impună să vă deplasați repede pentru a aduce un nou membru al echipei pentru a termina sarcinile sau chiar a le lua pe dumneavoastră, în unele cazuri.
• Este posibil să aveți o problemă de sistem pe termen scurt, care împiedică întreaga echipă să termine sarcini. Acest lucru ar putea să vă impună tuturor să lucrați ore suplimentare pentru a compensa timpul și pentru a rămâne pe drumul cel bun.
• Este posibil să aveți un supervizor care vă cere să faceți modificări solicitate de client în mijlocul proiectului. Aceasta va determina o evaluare a impactului și ajustări ale sarcinilor și termenelor limită.

Așa că pregătiți-vă să vă ocupați de schimbare prin flexibilitate și adaptabilitate atunci când apar probleme.

4. Cunoaște echipa ta

În funcție de companie și industrie, puteți avea o echipă permanentă sau una care este asamblată cu fiecare proiect nou. Oricum, cunoașterea echipei dvs. este o parte importantă a gestionării acestora pentru un proiect de succes. Dar acest lucru poate fi dificil dacă vă alăturați unei noi companii sau unui departament diferit.

Ascultați și angajați-vă

Când vă întâlniți cu echipa dvs. de proiect 5 Sfaturi pentru a vă ajuta să vă faceți un pitch perfect la seful sau echipa dvs. 5 sfaturi pentru a vă ajuta să faceți un pitch perfect la seful sau echipa dvs. Prezentarea la seful dvs. poate fi o experiență intimidantă. Iată câteva sfaturi pentru a vă asigura că pitch-ul dvs. este perfect. Citiți mai mult, acordați atenție limbajului corporal, atitudinii și interesului participanților. Ascultați ce au de spus, puneți întrebări și încurajați interacțiunea. Fii profesionist, dar nu-ți fie frică să-ți arunci puțin simțul umorului pentru a sparge gheața.

Faceți note

Urmărirea sarcinilor și termenelor limită ale membrilor echipei dvs. face parte din a fi un manager de proiect. Dar a face note despre membrii echipei dvs. vă poate ajuta să le cunoașteți mai bine.

• Bill este întotdeauna la timp, oferindu-i actualizările de stare?
• Carol are probleme să vorbească când are nevoie de ajutor?
• Mark este rău în îndeplinirea termenelor?

Încercați să notați note în timpul întâlnirilor, după discuții unu-la-unu sau în timp ce citiți e-mailuri de la membrii echipei. Acest lucru va contribui cu siguranță la proiectele actuale și la cele viitoare cu acestea.

5. Păstrați comunicarea

În calitate de manager de proiect, vă așteptați la comunicare din echipa ta. Doriți actualizări de stare furnizate și întrebări sau probleme pe care le-ați comunicat. În același timp, ar trebui să planificați să comunicați anumite elemente pentru echipa ta ca manager de proiect.

Desfășurați în mod regulat întâlniri

Pentru a vă menține echipa pe pistă și pe aceeași pagină, programați întâlniri regulate ale proiectului. Cea mai bună modalitate de a face acest lucru este să găsiți ziua și timpul care funcționează cel mai bine pentru echipă și să creați o întâlnire săptămânală recurentă. Acest lucru permite echipei dvs. să cunoască rutina și să se pregătească în consecință.

Urmăriți după discuții

După fiecare întâlnire, trebuie să trimiteți o echipă de urmărire. E-mailul dvs. ar trebui să includă minutele de întâlnire și elementele de acțiune rezultate din discuție. Atunci când acele șabloane extraordinare pot veni la îndemână.

Furnizați actualizări de stare

În calitate de manager de proiect, este posibil să raportați progresele la supervizorul dvs. imediat și, eventual, la lanțul echipei executive. Atunci când sunt necesare modificări de la cele de nivel superior, cererile vin de la client, sau echipa dvs. primește pur și simplu laude pentru munca lor, asigurați-vă că le împărtășiți cu ei.

Aveți sfaturi de management de proiect pentru a adăuga?

Managementul proiectelor este adesea mai mult despre gestionarea oamenilor Cum să se ocupe de oameni dificili ca manager de proiect IT Cum să se ocupe de oameni dificili ca manager de proiect IT Un manager de proiect trebuie să corupă oameni diferiți într-o echipă de proiect de succes. Există câteva abilități ușoare pe care le puteți solicita pentru a menține proiectul și echipa pe drumul cel bun. Citiți mai mult decât despre gestionarea documentelor. Ai fi de acord?

Ce lucruri ați învățat până acum în rolul dvs. de management de proiect? Există abilități interpersonale, profesionale sau personale pe care le găsiți să vă ajute cel mai mult în această poziție? Împărtășiți sugestiile și sfaturile dvs. altor persoane care sunt noi în acest rol comentând mai jos.

Explorați mai multe despre: Management de proiect.